Een selectielijst
voor het dynamisch papieren archief
van het nationaal secretariaat
van de vzw Oxfam-Wereldwinkels
en de CV Oxfam Fairtrade.

 

Katlijn Vanhee

 

Scriptie GGS Archivistiek en Hedendaags Documentbeheer

Academiejaar: 2003-2004

Vrije Universiteit Brussel

 

Promotor: Prof. Dr.Frank Scheelings

 

home lijst scripties inhoud volgende  

 

Ten Geleide

 

Probleemstelling

 

DEEL 1: Theorie

    Hoofdstuk 1. De archiefselectietheorie en ľmethodologie

        1.1. Inleiding

        1.2. Een historisch overzicht van de voornaamste selectietheorieŰn tot vandaag.

            1.2.1. Algemeen: micro-, meso- en macroselectie.

            1.2.2. De eerste stappen in de richting van archiefselectie

            1.2.3. De theorieŰn na Schellenberg

            1.2.4. Het PIVOT-model: macro-appraisal

            1.2.5. Archiefselectie in BelgiŰ

        1.3. Archiefselectie door middel van de selectielijst: een methodische aanpak

            1.3.1. Analyse van de archiefcontext

            1.3.2. Het valideren van het archief en het opstellen van de selectielijst.

            1.3.3. Het schonen van een archief

        1.4. Een selectielijst voor het nationaal secretariaat van Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade.

            1.4.1. De nood aan een selectielijst

            1.4.2. Het institutioneel - organisatorisch onderzoek

            1.4.3. De studie van de bronnen

            1.4.4. De gehanteerde selectiecriteria

            1.4.5. De verwerking van de resultaten: een overzicht van het vervolg van de verhandeling.

        1.5. Besluit

    Hoofdstuk 2: De geschiedenis en organisatiestructuur van Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade

        2.1. Inleiding

        2.2. Beknopt historisch overzicht

            2.2.1. De eerste wereldwinkel

            2.2.2. De oprichting van de vzw Oxfam-Wereldwinkels in 1975

            2.2.3. De oprichting van de CV Oxfam Fairtrade

            2.2.4. De drie pijlers

        2.3. De organisatiestructuur van de vzw Oxfam-Wereldwinkels tot 1994

            2.3.1. De beleidsorganen

            2.3.2. De werkstructuur

        2.4. Een periode van grondige herstructurering: 1994-2003

            2.4.1. De oprichting van een co÷peratieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid.

            2.4.2. Het jaar 2000 in het teken van de vernieuwing van de centrale secretariaten

            2.4.3. De grondige herstructurering van de vzw en de CV in 2003

        2.5. Het nationaal secretariaat anno 2004

            2.5.1. De diensten van de vzw

            2.5.2. De diensten van de CV

            2.5.3. De centrale diensten

            2.5.4. Bijzondere aandacht voor een intense samenwerking van de drie centrale structuren.

        2.6. Besluit

Hoofdstuk 3. Concrete aandachtspunten voor een gestructureerd archiefbeheer op het nationaal secretariaat.

        3.1. Inleiding

        3.2. Nood aan een grondige schoning

        3.3. Het bepalen van het bewaarniveau

        3.4. Centrale bewaring van de stukken

        3.5. De afdrukstrategie

        3.6. De interne ordening van een serie, dossier of onderwerpsmap

        3.7. De naamgeving van de series, dossiers of onderwerpsmappen

        3.8. Een duidelijke vermelding van naam en datum op notulen en andere archiefstukken

        3.9. De uitbouw van een centrale documentatiedienst en een centrale bibliotheek

 

DEEL 2: De diensten van het nationaal secretariaat

 

A. De diensten van de vzw

    Hoofdstuk 4: Directie en Directiesecretariaat vzw

        4.1. Inleiding

        4.2. Het werkveld van het Directiesecretariaat

            4.2.1. De interne co÷rdinatie van de vzw Oxfam-Wereldwinkels

            4.2.2. De vertegenwoordigingsfunctie buiten de vzw

        4.3. De archiefvorming en het archiefbeheer

            4.3.1. Het algemeen archiefbeleid

            4.3.2. De series en onderwerpsmappen van de directeur

            4.3.3. De series, dossiers en onderwerpsmappen van de directiesecretaresse

        4.4. De interne co÷rdinatie van Oxfam-Wereldwinkels

            4.4.1. De series en onderwerpsmappen van de directeur

            4.4.2. Series, dossiers en onderwerpsmappen van de directiesecretaresse

        4.5. De vertegenwoordigingsfunctie buiten de vzw

            4.5.1. Onderwerpsmappen en series van de directeur

        4.6. Stukken met een permanente algemene informatiewaarde voor Oxfam-Wereldwinkels

        Selectielijst van het Directiearchief.

    Hoofdstuk 5: De Campagnedienst

        5.1. Inleiding

        5.2. Het werkveld van de Campagnedienst

            5.2.1. Het sensibiliseren van een breed publiek

            5.2.2. Beleidsbe´nvloeding

            5.2.3. Overige taken van de Campagnedienst

        5.3. De archiefvorming en het archiefbeheer

            5.3.1. Het algemeen archiefbeleid

            5.3.2. Sensibilisatie van meer mensen voor eerlijke handel

            5.3.3. Beleidsbe´nvloeding

            5.3.4. Overige taken van de Campagnedienst

        Selectielijst van de Campagnedienst

    Hoofdstuk 6: Dienst In Beweging

        6.1. Inleiding

        6.2. Het werkveld van de dienst

            6.2.1. Informeren van de wereldwinkelier

            6.2.3. Begeleiding van de wereldwinkeliers

            6.2.4. Studiewerk voor de ondersteuning en de begeleiding van de wereldwinkeliers

            6.2.5. Andere taken in functie van de wereldwinkelwerking

            6.2.6. Overige taken van de Dienst In Beweging

        6.3. De archiefvorming en het archiefbeheer

            6.3.1. Het algemeen archiefbeleid

            6.3.2. Informeren van de wereldwinkelier

            6.3.3. Begeleiding van de wereldwinkelier

            6.3.4.Studiewerk voor de ondersteuning en de begeleiding van de wereldwinkeliers

            6.3.5. Andere taken in functie van de wereldwinkelwerking

            6.3.6. Andere taken van de Dienst In Beweging

        Selectielijst van de Dienst In Beweging

    Hoofdstuk 7: De Dienst Verkoop en Marketing vzw

        7.1. Inleiding

        7.2. Het werkveld van de dienst

            7.2.1. Begeleiden van de verkoopswerking en het marketingbeleid

            7.2.2. Andere taken van de dienst

        7.3. De archiefvorming en het archiefbeheer

            7.3.1. Het algemeen archiefbeleid

            7.3.2. Begeleiden van de verkoopswerking en het marketingbeleid

            7.3.3. Andere taken van de dienst

            7.3.4. Archief dat niet thuishoort op de Dienst Verkoop en Marketing van de vzw.

        Selectielijst van de Dienst Verkoop en Marketing

    Hoofdstuk 8: De Producenten- en Studiedienst

        8.1. Inleiding

        8.2. Het werkveld van de dienst

            8.2.1. De Partnerwerking

            8.2.2. De Studiedienst

            8.2.3. Overige taken

        8.3. De algemene werking van de dienst

            8.3.1. Partnerwerking

            8.3.2.De Studiedienst

        8.4. De archiefvorming en het archiefbeheer

            8.4.1. Het algemeen archiefbeleid

            8.4.2. De partnerwerking

            8.4.3. De Studiedienst

            8.4.4. Overige functies van de Producenten- en Studiedienst

        Selectielijst van de Producenten- en Studiedienst

 

B. De diensten van de CV

    Hoofdstuk 9: Directie en Directiesecretariaat CV

        9.1. Inleiding

        9.2. Het werkveld van de dienst

            9.2.1. De interne co÷rdinatie van de CV Oxfam Fairtrade

            9.2.2. De vertegenwoordigingsfunctie buiten de vennootschap

        9.3. De archiefvorming en het archiefbeheer

            9.3.1. Het algemeen archiefbeleid

            9.3.2. De interne co÷rdinatie van Oxfam Fairtrade

            9.3.3. De vertegenwoordigingsfunctie buiten de vennootschap

            9.3.4. De archieven van de directiesecretaresse

            9.3.5. De archieven aangemaakt of ontvangen vanuit de vroegere functie van de directeur

        Selectielijst van de Directeur en het Directiesecretariaat

    Hoofdstuk 10: Dienst Aankoop en Productie CV

        10.1. Inleiding

        10.2. Het werkveld van de dienst

            10.2.1. De aankoop van producten

            10.2.2. De verwerking van de aangekochte grondstoffen

            10.2.3. Verkoop van afgewerkte of halfafgewerkte producten

            10.2.4. Overige taken

        10.3. De archiefvorming en het archiefbeheer

            10.3.1. Het algemeen archiefbeleid

            10.3.2. De aankoop van producten

            10.3.3. De verwerking van aangekochte grondstoffen

            10.3.4. Verkoop en eventueel transport van halfafgewerkte en afgewerkte producten

            10.3.5. Overige taken

        Selectielijst van de Dienst Aankoop en Productie

    Hoofdstuk 11: Verkoopdienst

        11.1. Inleiding

        11.2. Het werkveld van de dienst

            11.2.1. De verkoop van producten

            11.2.2. De stimulering van het grootverbruik

            11.2.3. Trade marketing

            11.2.4. Andere taken van de Verkoopdienst

        11.3. De archiefvorming en het archiefbeheer

            11.3.1. Het algemeen archiefbeleid

            11.3.2. De verkoop van producten

            11.3.3. Het grootverbruik

            11.3.4. Trade Marketing

            11.3.5. Andere taken van de Verkoopdienst

        Selectielijst van de Verkoopdienst

    Hoofdstuk 12: Marketingdienst CV

        12.1. Inleiding

        12.2. Het werkveld van de dienst

            12.2.1. Het productgamma

            12.2.2. De verpakking

            12.2.3. De productkwaliteit

            12.2.4. De organisatie en deelname aan interne vergadering

        12.3. De archiefvorming en het archiefbeheer

            12.3.1. Het algemeen archiefbeleid

            12.3.2. Het productgamma

            12.3.3. De verpakking

            12.3.4. De productkwaliteit

            12.3.5. De organisatie en deelname aan interne overlegorganen

        Selectielijst van de Marketingdienst

    Hoofdstuk 13: Logistieke Dienst

        13.1. Inleiding

        13.2. Het werkveld van de dienst

            13.2.1. De werking van het magazijn

            13.2.2. De organisatie van het transport

            13.2.3. Overkoepelende taken

            13.2.4. Vaste taken los van centrale werking van de dienst

        13.3. De archiefvorming en het archiefbeheer

            13.3.1. Het algemeen archiefbeleid

            13.3.2. Co÷rdinatie van het magazijn

            13.3.3. Transport

            13.3.4. Overige taken

            13.3.5. Andere taken los van de centrale functie van de dienst

        Selectielijst van de Logistieke Dienst.

    Hoofdstuk 14: Dienst FinanciŰn

        14.1. Inleiding

        14.2. Het werkveld van de dienst

            14.2.1. Boekhouding

            14.2.2. Fiscaliteit

            14.2.3. Opvolging van de thesaurie

            14.2.4. Debiteurenbeheer.

            14.2.5. Begroting en begrotingscontrole

            14.2.6. Deelname aan overlegorganen

        14.3. De archiefvorming en het archiefbeheer

            14.3.1. Het algemeen archiefbeleid

            14.3.2. De boekhouding

            14.3.3. Fiscaliteit

            14.3.4. Opvolging van de thesaurie

            14.3.5. Debiteurenbeheer.

            14.3.6. Begroting en begrotingscontrole

            14.3.7. Deelname aan overlegorganen

        Selectielijst van de Dienst FinanciŰn

    Hoofdstuk 15: Personeelsdienst

        15.1. Inleiding

        15.2. Het werkveld van de dienst

            15.2.1. Het aanwerven van personeel

            15.2.2. Personeelsadministratie

            15.2.3. De bewaking van de profielen van de medewerkers

            15.2.4. De co÷rdinatie van interne vorming en bijscholing

            15.2.5. De interne communicatie met het personeel

        15.3. De archiefvorming en het archiefbeheer

            15.3.1. Het algemeen archiefbeleid

            15.3.2. Het aanwerven van personeel

            15.3.3. Personeelsadministratie

            15.3.4. De bewaking van de profielen van de medewerkers

            15.3.5. De co÷rdinatie van interne vorming en bijscholing

            15.3.6. De interne communicatie met het personeel

        Selectielijst van de Personeelsdienst

 

Algemeen besluit

 

BIBLIOGRAFIE

 

home lijst scripties inhoud volgende