Algemeen besluit

Het nationaal secretariaat van de vzw Oxfam-Wereldwinkels en de CV Oxfam Fairtrade kampt met ernstige archiefproblemen. Enerzijds heeft de snelle groei van de organisatie ertoe geleid dat er nooit een archiefbeleid van de grond is gekomen, anderzijds beseffen de medewerkers en vrijwilligers heel goed de secundaire waarde van de archieven. Deze scriptie was een eerste stap in het rechttrekken van de situatie. Het volledige proces wordt gestuurd vanuit het Amsab-ISG, waarmee het nationaal secretariaat een samenwerkingsakkoord heeft afgesloten.

Als we het volledige plaatje bekijken, past deze casus in een vrij recente evolutie binnen de archivistiek. Nog niet zolang geleden werd het veld nog sterk gedomineerd door de problematiek van de overheidsarchieven. Pas de laatste decennia is er een beweging om meer aandacht te schenken aan archiefproductie in de economische of sociale gebieden van de samenleving. Naast de historische motieven voor deze belangstelling, speelt uiteraard ook de maatschappelijke evolutie naar een kennissamenleving, een welvaartsstaat en de technologische vooruitgang zijn daar niet vreemd aan. De hoeveelheid archiefmateriaal wordt zo overweldigend, dat de productiviteit en de overzichtelijkheid in het gedrang komen.

Op het nationaal secretariaat liep de situatie al in het honderd tijdens de dynamische fase. Alles wat maar fout kon gedaan worden, gebeurde ook. Series, dossiers en onderwerpsmappen werden niet consequent bijgehouden, de naamgeving liep mank, en door een gebrek aan coördinatie was de hoeveelheid dubbels niet meer te overschouwen. Het is veelzeggend dat het Amsab-ISG bij de verwerking van een eerste archiefoverdracht zijn tanden stukbeet op de nagenoeg ongeordende massa papier.

Om alvast voor de toekomst dergelijke situaties te vermijden, is in deze scriptie geprobeerd om het dynamisch documentbeheer van het nationaal secretariaat te stroomlijnen. Dat betekende in de eerste plaats het aanreiken van een hulpmiddel dat de diensten zou toelaten om een gefundeerde selectie door te voeren in het dynamisch archief. Dat zou al veel problemen op het nationaal secretariaat kunnen oplossen.

Uiteindelijk hebben we geopteerd voor het opstellen van één selectielijst per dienst. Dergelijke lijsten hebben het voordeel dat ze efficiënt en systematisch zijn, en overzichtelijk in het gebruik. Bij het uitwerken ervan hebben we als theoretisch referentiekader het pragmatische standpunt dat het Belgische archieflandschap domineert, overgenomen. Dat betekent dat men niet alleen rekening houdt met het primaire belang van de archieven, maar dat heel veel aandacht gaat naar de informatieve secundaire waarde ervan. In het licht van de onderzoeksobject, een ngo en een vennootschap, is die combinatie niet meer dan een logische keuze.

Deze optie impliceert meteen een grondig archievenonderzoek, een combinatie van micro- en mesoselectie. Daarop hebben we een methodologie geënt die, rekening houdend met de specificiteit van het archief van het nationaal secretariaat, het beste resultaat kon opleveren. We zijn gestart vanuit de procedure die in de literatuur wordt aangegeven. In eerste instantie is aan de hand van een institutioneel-organisatorisch onderzoek en die studie van het wettelijk kader de brede archiefcontext geanalyseerd. Vervolgens werd aan de hand van een interview en enquête gepeild naar het algemeen archiefbeleid en de concrete archiefproductie van de diensten op het nationaal secretariaat. Omdat een strak uitgevoerde enquête weinig concrete resultaten met zich meebracht, werd vooral de klemtoon van de studie gelegd op het bronnenonderzoek.

De validering van de archiefbescheiden is onder archiefwetenschappers een heikel thema. In het pragmatische model wordt de klemtoon gelegd op intersubjectiviteit. Ook in deze casus hebben we daarnaar gestreefd door te overleggen met zowel het personeel van het nationaal secretariaat als archivarissen, met name mijn begeleider op het Amsab-ISG en mijn promotor.

Het uiteindelijke resultaat is een lijst die per dienst de series, onderwerpsmappen en dossiers identificeert, de wettelijke en administratieve bewaartermijnen vermeld en een verantwoording geeft van de uiteindelijke beslissing, bewaren of vernietigen. Bij het gebruik mag echter niet uit het oog verloren worden dat de lijsten een samenvatting zijn van het onderzoek. Inhoudelijk moet de klemtoon blijven liggen op een voortdurend teruggrijpen naar het vertrekpunt: een analyse van de taken en functies van de dienst, en de archiefbescheiden die de dienst produceert. De dynamiek die een administratie kan immers groot zijn, zoals de institutionele geschiedenis van het nationaal secretariaat heel overtuigend heeft aangetoond. De lijst is geen eindpunt, maar moet op regelmatige tijdstippen herzien worden om het dynamisch archief te kunnen blijven beheersen.

Het was de bedoeling om met deze scriptie de aanzet te geven voor een diepgaande hervorming van het archiefbeleid. De activiteiten van Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade zijn een belangrijke getuigenis van een tijdsgeest, van een maatschappij die geconfronteerd wordt de ingrijpende gevolgen van de mondialisering. De eerlijkehandelsorganisaties combineren een kritische houding met een concreet voorstel om de zaken anders aan te pakken. Hun inzichten en idealen zijn het waard om bewaard te blijven. Hopelijk kan deze scriptie dan ook de start inluiden van een gezond dynamisch archiefbeheer, en bij uitbreiding, van een rijk archief.