Een selectielijst voor het dynamisch papieren archief van het nationaal secretariaat van de vzw Oxfam-Wereldwinkels en de CV Oxfam Fairtrade. (Katlijn Vanhee)

Het Directiesecretariaat van de CV is een nog jonge dienst, die totstandgekomen is bij de hervorming van het nationaal secretariaat in 2003. Tot dan werkte de CV met dezelfde structuren als de vzw. Beiden deelden dezelfde directeur, Algemene Vergadering en Raad van Bestuur. Ook de diensten op het nationaal secretariaat waren volledig met elkaar verweven.

Sinds de hervorming heeft de CV een eigen directeur, met een takenpakket dat gelijkaardig is aan dat van de directeur van de vzw. De functie concentreert zich op twee domeinen. De directeur staat ten eerste in voor de interne coördinatie van de diensten. De werking van de CV moet vlot verlopen en hetzelfde geldt voor de communicatie met het personeel. Beslissingen moeten worden genomen in samenspraak met de andere directeurs en medewerkers. Ten tweede heeft de directeur een belangrijke vertegenwoordigingsfunctie buiten de CV, vooral in het kader van de verkoopswerking.

De directeur van de CV werkt samen met een directiesecretaresse, die alle praktische zaken en administratie van de directeur opvolgt. Momenteel is de vroegere, eerste directeur van de CV overgestapt naar de vzw, waar de post van directeur vacant was. De vroegere directeur zet de taken nog wel verder, zij het op een laag pitje, tot er een opvolger aangeduid is.

De directeur is verantwoordelijk voor de goede werking van de organisatie. Hij delegeert samen met de diensthoofden de werkzaamheden van de diverse diensten. Hij moet een correct beleid voeren en zorgt ervoor dat de diensten kwalitatief werk afleveren.

Deze coördinatie van taken en functies krijgt vorm in een opendebat- en overlegcultuur, typerend voor de werking van Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade. De directeur werkt in de eerste plaats nauw samen met het Managementteam van de CV. Dat team is samengesteld uit de diensthoofden en eventueel andere medewerkers die binnen de organisatie een belangrijke functie uitoefenen. Tijdens de vergaderingen gaat het vooral over de strategie van de CV. Belangrijke beleidsaccenten voor de werking van de coöperatieve vennootschap worden daar geboren.[261] Het Managementteam van de CV bespreekt ook de werkzaamheden van de diverse diensten en de eventuele problemen die daarbij gepaard gaan.

Daarnaast neemt de directeur deel aan andere overlegorganen, heel vaak opgezet rond specifieke thema’s die van belang zijn voor het nationaal secretariaat, bijvoorbeeld het productmanagement. Verder biedt de halfjaarlijkse plandag de directeur en de medewerkers van het nationaal secretariaat de mogelijkheid om stil te staan bij de gevolgde koers en om nieuwe ideeën en projecten te laten ontstaan. Daarnaast heeft de directeur ook de bevoegdheid over de organisatie van dienstoverschrijdend projectwerk onder leiding van een projectverantwoordelijke.

Door de deelname aan of organisatie van de vele vergaderingen, plandagen en projectgroepen, kan de directeur toezicht houden op de werking van de vennootschap, maar kan hij zich ook een duidelijk beeld vormen van wat leeft onder het personeel. Met deze kennis kan de directeur in de Raad van Bestuur, de Adviesraad[262], op de Algemene Vergadering van de aandeelhouders en bij het Directiecomité de vennootschap beter vertegenwoordigen en de vennootschap ook beter besturen. Na overleg en discussie in de Raad van Bestuur of de Algemene vergaderingen van aandeelhouders kan de directeur concrete en efficiënte beslissingen nemen op maat van de vennootschap, waarvoor hij vervolgens de volle verantwoordelijkheid draagt.

De vennootschap leeft niet in een ivoren toren. Voor een goede, dagelijkse werking van de vennootschap legt de directeur contacten met de bedrijfswereld, andere alternatieve organisaties en de financiële sector in het kader van het aankoop-, verkoop- en transportbeleid.

De directeur onderhoudt een netwerk van relaties met diverse invloedrijke personen en organisaties in het politieke, economische en sociale veld, om de belangen van de vennootschap zo goed mogelijk te verdedigen.

In functie van het gevoerde beleid vertegenwoordigt de directeur de vennootschap in uiteenlopende nationale en internationale overlegorganen, niet alleen binnen de ngo-wereld. Ook op die manier kunnen de belangen van de vennootschap veiliggesteld worden.

Doordat de functie van directeur CV slecht één jaar bestaat, is de omvang van het archief minimaal. De directeur houdt er twee grote archiveringsmethodes op na: een reeks series en een reeks onderwerpsmappen. Enerzijds vormt hij enkele duidelijke series die in mappen worden bijgehouden. Anderzijds hanteert de dienst een uitgebreid hangmappen- en bakjessysteem van onderwerpsmappen. De hangmappen bevatten enkele stukken die werden opgemaakt of ontvangen vanuit zijn functie als directeur, maar er zitten ook stukken in die niet werden opgemaakt of ontvangen in de functie van directeur (cf. infra). In het bakjessysteem worden de meest recente werkdocumenten bewaard. De belangrijke stukken uit deze bakjes komen later voor permanente bewaring in de hangmappen terecht. Verder houdt ook de secretaresse een klein aantal hangmappen bij op haar bureau. Die bevatten vooral nuttige werkinformatie.

Het is de directiesecretaresse die de series en onderwerpsmappen van de directeur bijhoudt, wat evenwel niet altijd op een even consequente manier gebeurt. Verslagen van vergaderingen worden min of meer chronologisch per vergadering in een afzonderlijke serie bewaard. De archivering van alle andere stukken, onder andere van de diverse contacten met bedrijven, belangrijke of invloedrijke personen en de eerlijkehandelsorganisaties, verloopt minder functioneel. Net als bij de directie van de vzw, worden ook hier per thema onderwerpsmappen aangelegd. De keuze van de thema’s of onderwerpen is echter niet altijd logisch. Het gebeurt dan ook vaak dat men sommige stukken over een bepaald onderwerp niet kan onderbrengen in één of andere map. De oplossing is dan meestal de aanleg van een nieuwe map, waardoor die vaak maar één of enkele stukken bevatten.

Daarenboven zitten in de hangmappen van de directeur slechts enkele stukken die werden opgemaakt of ontvangen in zijn functie als directeur. De overgrote meerderheid van het archief in deze hangmappen heeft de directeur aangelegd vanuit zijn vroegere functie als hoofd van de opgedoekte Dienst Verkoop en Distributie[263], en de stukken van vroeger en nu zitten vaak samen in één onderwerpsmap. Deze praktijken zijn onhoudbaar. Met het oog op het herkomstbeginsel moet alle archief dat werd opgemaakt of ontvangen in functie van een bepaalde taak of functie in het archief worden bewaard waaronder deze functie ressorteert. Archiefstukken zijn niet gebonden aan de persoon die ze heeft opgemaakt of ontvangen, maar wel aan de functie van die persoon op het moment dat de stukken werden aangemaakt.

Dit betekent dus dat alle archief dat zich momenteel in het archief van de directie van de CV bevindt, maar afkomstig is van een andere functie, uit het archief van de directie moét verdwijnen en herenigd moet worden met het archief van de huidige Dienst Verkoop. Deze stukken worden hieronder kort becommentarieerd, maar niet opgenomen in de selectielijst.

De directeur probeert de werking van de diensten van de CV zo goed mogelijk op te volgen en te begeleiden via een uitgebreid netwerk van overlegorganen. Deze actieve deelname brengt een omvangrijke papierproductie met zich mee, ook al houdt hij niet van alle vergaderingen de notulen bij. De dienst bewaart momenteel de verslagen en de bijhorende agenda’s en bijlagen van de Algemene Vergadering van de vzw, de Algemene Vergadering van de CV, de verslagen van de zaakvoerder, de Raad van Bestuur, het Directiecomité, de Adviesraad, het Managementteam van de CV en het Verkoopsoverleg. Niet alle verslagen moeten echter permanent worden bijgehouden omdat deze elders op het nationaal secretariaat al in aanmerking komen voor een permanente bewaring. Enkel de verslagen van de Algemene Vergadering van aandeelhouders van de CV, de verslagen van de Zaakvoerder, de Adviesraad en het Managementteam van de CV moeten bewaard blijven. De ordening van deze series in afzonderlijke mappen is meestal correct. Enkel de verslagen van de Algemene Vergadering van de CV en die van de zaakvoerder, die in het licht van het Wetboek van Vennootschappen tot vijf jaar na de opheffing van de vennootschap moeten worden bijgehouden[264], kunnen beter elk in een afzonderlijke serie worden bewaard. Momenteel zitten ze samen met onder meer de statuten, volmachten en samenwerkingsakkoorden met de vzw en andere organisaties, in één map.

Daarnaast heeft de dienst ook notulen bewaard van de Infomomenten en van het tijdelijke Coördinatieoverleg, dat de herstructurering van het nationaal secretariaat begeleid heeft. Deze verslagen moeten niet permanent bewaard worden omdat alle stukken met betrekking tot de herstructurering in het archief van de directie van de vzw permanent worden bijgehouden. De bewaring van de verslagen van het Coördinatieoverleg verloopt momenteel echter ongestructureerd. De notulen en randdocumenten liggen ongeordend op een stapeltje op een rek. Het zou beter zijn ze meer gestructureerd en chronologisch op te bergen in een map of doos.

De dienst bewaart nog een aantal andere heel belangrijke stukken die betrekking hebben op de organisatie en de werking van de vennootschap.

Naast de verslagen van de Algemene Vergadering van aandeelhouders van de CV en de verslagen van de zaakvoerder houdt de directeur ook de statuten van de CV, het huisreglement, stukken met betrekking tot de samenwerkingsakkoorden met de vzw en volmachten van de CV bij. Deze archiefdocumenten hebben allen een bijzonderde waarde in verband met de werking en geschiedenis van Oxfam Fairtrade, waardoor ze zeker en vast permanent moeten worden bewaard. De statuten, de huisreglementen en andere belangrijke stukken bewaart men nu nog samen in een onderwerpsmap. Dit is niet verkeerd, maar toch is het aan te raden de stukken per type document seriematig bij te houden.

De hangmappen van de directeur bevatten een onderwerpsmap ‘jaarplanning’ met enkele belangrijke beleidsdocumenten erin: jaarplanningen, stukken over het strategisch beleid en de operationele planningen van de CV. Deze stukken zijn uitermate interessant en bieden een goed beeld van het beleid en de werking van Oxfam Fairtrade. Ze moeten daarom eveneens permanent worden bijgehouden.

Hetzelfde geldt voor documenten in verband met de toegekende budgetten waarmee de vennootschap moet werken die elders in het hangmappensysteem opgeborgen zijn. Het verdient echter aanbeveling om deze belangrijke stukken niet permanent bij te houden in de bakjes of de hangmappen, maar seriematig in archiefdozen. Enkel de omzetcijfers van Oxfam Fairtrade moeten niet permanent bijgehouden worden omdat de Verkoopdienst deze cijfergegevens opstelt en correct bijhoudt.

Na diepgaand bronnenonderzoek op het nationaal secretariaat werd duidelijk dat nog meer stukken voor centrale en permanente bewaring bij de directie van de CV in aanmerking komen. In functie van de werking van de CV zou dit het evidente geval zijn voor alle Warenkennisgidsen, leverancierscatalogussen en productcatalogussen van Oxfam Fairtrade. Stuk voor stuk hebben ze een algemeen informatieve inhoud.

Naast de belangrijke beleidsdocumenten houdt de directie in het bakjessysteem ter informatie heel wat stukken bij over het beleid en de werking van de diverse diensten van Oxfam Fairtrade. Voor elke dienst is er een bakje. De stukken die zich daarin bevinden, worden slechts in uitzonderlijke gevallen langer bijgehouden want enkel in het geval van het marketingbeleid, het grootverbruik of stukken rond de aanvraag als ngo bij DGIS, werd ook in de hangmappen informatie teruggevonden. Toch moeten al deze documenten niet permanent in de archieven van de directie worden bewaard omdat ze enkel ter goedkeuring of kennisgeving aan de directeur werden toegestuurd en daarenboven permanent worden bijgehouden op de respectievelijke diensten. Enkel die stukken die de directeur heeft opgemaakt of waarbij hij een belangrijke actor in het geheel was, kunnen in het archief van de directie bewaard worden.

Die stukken die voor permanente bewaring in het archief van de directie in aanmerking komen, bewaart men ook hier beter niet in de bakjes of hangmappen, maar per onderwerp in een archiefdoos.

Verder volgt de directeur om bestuurstechnische redenen ook de Raad van Bestuur en de Algemene Vergadering van de wereldwinkels van Brugge en Tielt. Ook deze stukken worden uitsluitend bijgehouden ter informatie en moeten niet permanent worden bewaard.

De directeur onderhoudt veel contacten met diverse, vaak invloedrijke, personen en organisaties. Hij neemt ook deel aan overlegorganen van ngo’s en andere instellingen. De directeur participeert onder meer aan het overleg met de zusterorganisatie Magasins du Monde-Oxfam, aan de Algemene Vergadering van het Vlaams Overlegplatform Sociale Economie en Meerwaarde-Economie’ (VOSEC), de managersmeeting van de EFTA-leden en de Conseil d’Administration van Max-Havelaar/FLO. Verder neemt hij ook deel aan het Informal Fair Trade Overleg, een werkgroep van het Europees Parlement. De vaak belangrijke briefwisseling, de verslagen van de contacten en de verslagen van deze overlegorganen moeten permanent worden bijhouden. Ze bieden een goed beeld van de belangenverdediging van Oxfam Fairtrade in het nationale en internationale veld. Enkel de notulen van de overlegmomenten met Magasins du Monde-Oxfam moeten niet permanent bij de directeur worden bewaard. Mark De Ceuster, hoofd van de Dienst Verkoop en Marketing van de vzw, is namelijk de voorzitter van deze vergaderingen. Het is aan hem om alle notulen en bijlagen te bewaren.

In de archieven van de directeur komen naast de notulen van deze vergaderingen ook veel informatiebrochures en andere beleidsdocumenten van deze organisaties voor. Het spreekt voor zich dat deze brochures die ook bij de organisaties in kwestie worden bewaard, niet permanent moeten bijgehouden blijven. Enkel belangrijke stukken over de onderwerpen die werden behandeld in de vergaderingen waaraan de directeur heeft deelgenomen of die de oorzaak zijn geweest van het contact met Oxfam-Fairtrade, kunnen permanent worden bijgehouden.

De lijst van contacten en deelnames aan vergaderingen buiten de vennootschap is slechts een momentopname en is bijgevolg niet lang actueel. Daarom is het van belang een aantal vuistregels in acht te nemen. Alle notulen en bijbehorende agenda’s en bijlagen van vergaderingen waaraan de directeur in naam van Oxfam Fairtrade deelneemt, moeten permanent bewaard blijven in de archieven van de directeur. Hetzelfde geldt voor alle belangrijke stukken die werden aangemaakt of ontvangen van de contacten met andere organisaties of belangrijke personen op basis van de directeursfunctie. De verslagen en hun bijlagen kunnen best seriematig worden bijgehouden, de stukken van andere contacten moeten per organisatie of contactpersoon in een onderwerpsmap bewaard worden.

De archieven die de directiesecretaresse bijhoudt in het hangmappensysteem op haar eigen bureau, staan vooral in verband met het praktische werk ter ondersteuning van de directeur. De mappen bevatten veel documentatie over hotels, trein- en vliegtuigtarieven, overzichten van de tijdschriften en kranten waarop de directeur is geabonneerd of onbelangrijke briefwisseling van de directeur over onder andere uitnodigingen voor vergaderingen. Deze stukken zijn van weinig informatief nut en komen dan ook niet voor een permanente bewaring in aanmerking.

Verder houdt de secretaresse ook heel wat informatie bij over functioneringsgesprekken, functiekaarten, informatie over de wettelijke feestdagen en gegevens over de opleidingen die diverse medewerkers van de diensten van de CV hebben gevolgd. Al deze informatie moet ofwel de Personeelsdienst bijhouden of is van weinig informatief nut waardoor de stukken snel vernietigd kunnen worden.

De meeste stukken in het hangmappensysteem van de directeur zijn een restant van zijn vroegere functie. Als voormalig hoofd van de Dienst Verkoop en Distributie bewaarde hij in eerste instantie gegevens over de verkoopscijfers van de dienst, contacten met de zusterorganisatie MdMO, het grootverbruik, commerciële klanten, de organisatie van de Klantendag en de Week van de Eerlijke Handel, de marketing van de producten, de verslagen van de werkgroep Verkoop en Promotie, stukken rond de productkwaliteit, de contacten met de media of stukken over contacten met transportfirma’s.

Daarnaast bevatten deze archieven stukken over thema’s en onderwerpen waarrond andere diensten werken of verslagen van vergaderingen waaraan ook de Dienst Verkoop en Distributie deelnam maar niet de leiding over had of waarvan de verslagen elders permanent worden bijgehouden. Het gaat onder meer om stukken over de Partnercommissie, de Financiële Commissie, diverse personeelszaken, de scholen- en jongerenwerking, labelingorganisaties of campagnes en acties van andere diensten.

Van alle stukken moet men nagaan in hoeverre ze verband houden met de taken en functies van de Dienst Verkoop en Distributie. Werden de stukken effectief opgemaakt of ontvangen vanuit de functies en taken van de dienst, kan men ze permanent bewaren. Uiteraard moet men trachten te achterhalen of de stukken al niet bewaard zijn gebleven op de dienst of elders op het nationaal secretariaat. Zijn het dubbels, dan moet men nagaan op welke plaats het archief best wordt bewaard en kan men de overbodige stukken vernietigen. Werden de stukken uitsluitend ter informatie bijgehouden, dan kan men, weliswaar na een grondige studie over de informatiewaarde ervan en nadat men heeft onderzocht of de stukken elders op het nationaal secretariaat niet worden bijgehouden, overwegen ze te vernietigen.

Het is niet nuttig een selectielijst te maken van deze stukken omdat ze niet langer behoren tot het dynamisch documentbeheer. Daarenboven wordt het gros van de vermelde documenttypes besproken bij de Verkoopdienst, de Marketingdienst, de Dienst Aankoop en Productie en bij de Logistieke Dienst.

*Beschrijving*	*Wettelijke bewaartermijn*	*Archivalische* *bewaartermijn*	*Verantwoording*
1.1. Overlegorganen
Verslagen van de Algemene Vergadering van de aandeelhouders van de CV.	5 jaar na de opheffing van de vennootschap.	Permanent.	Art. 195 § 1 °1 van het Wetboek van Vennootschappen. De stukken hebben een permanente informatiewaarde.
Verslagen van de Zaakvoerder.	Idem.	Idem.	Idem.
Verslagen van de Algemene Vergadering van de vzw.	/	Zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	Deze stukken worden al correct bijgehouden door het Directiesecretariaat van de vzw.
Verslagen van de Raad van Bestuur.	5 jaar na de opheffing van de vennootschap.	Idem.	Art. 195 § 1 °1 van het Wetboek van Vennootschappen. Deze stukken worden al correct bijgehouden door het Directiesecretariaat van de vzw..
Verslagen, uitnodigingen en bijlagen van de Adviesraad.	/	Permanent.	De stukken bieden heel wat informatie over de interne werking van de vennootschap.
Verslagen, uitnodigingen en bijlagen van de vergaderingen van het Directiecomité.	/	Zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	Deze stukken worden al correct bijgehouden door het Directiesecretariaat van de vzw.
Verslagen van het Coördinatieoverleg.	/	Permanent.	De stukken bevatten belangrijke informatie over de herstructurering van het nationaal secretariaat in 2003.
Verslagen van de Infomomenten.	/	Permanent.	De stukken hebben een belangrijke informatiewaarde in verband met de werking van de CV.
Verslagen, uitnodigingen en bijlagen van het Managementteam van de CV.	/	Idem.	De stukken bieden een goed beeld van de interne werking van de CV.
Verslagen, uitnodigingen en bijlagen van het Verkoopoverleg.	/	Zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De stukken worden permanent bijgehouden door de Verkoopdienst.
1.2. Andere stukken met betrekking tot de interne organisatie van de vennootschap
Beleid
Statuten van de CV.	5 jaar na de opheffing van de vennootschap.	Permanent.	Art. 195 § 1 °1 van het Wetboek van Vennootschappen. Deze stukken hebben voor de werking en geschiedenis van de vennootschap een blijvende waarde.
Stukken rond het samenwerkingsakkoord tussen vzw en CV.	/	Permanent.	Deze stukken hebben voor de werking en geschiedenis van de vennootschap een blijvende waarde.
Stukken met betrekking tot de volmachten van de CV.	/	Idem.	Idem.
Jaarplannen van de CV.	/	Idem.	Idem.
Stukken betreffende de operationele planning van de CV.	/	Idem.	Idem.
Stukken betreffende het strategisch beleid van de CV.	/	Idem.	Idem.
Stukken betreffende het budget en de begroting van de CV.	/	Idem.	Idem.
Stukken met betrekking tot de omzet van de CV.	/	Zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De stukken worden opgemaakt door de Verkoopdienst en daar ook bijgehouden.
Werkdocumenten
Werkbakjes van de diensten van de CV.	/	Zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 2 j.	De stukken worden permanent in de archieven van de diensten zelf bijgehouden.
Werkbakjes van de diensten van de vzw[266].	/	Idem.	De stukken worden permanent in de archieven van de diensten zelf bijgehouden.
Verslagen van opgevolgde Algemene Vergaderingen en Raden van Bestuur van lokale Wereldwinkels.	/	Zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	Deze stukken worden ook bijgehouden door de individuele wereldwinkels.

*Beschrijving*	*Wettelijke bewaartermijn*	*Archivalische* *bewaartermijn*	*Verantwoording*
Verslagen, bijlagen en briefwisseling van de EFTA-managersmeeting.	/	Permanent.	De stukken tonen goed de samenwerking aan met de andere ngo’s aangesloten bij EFTA.
Stukken met betrekking tot de contacten en de samenwerking met het FLO/Max Havelaar	/	Idem.	De stukken illustreren de samenwerking met de labelingorganisaties.
Verslagen, bijlagen en briefwisseling van de deelname aan de Conseil d’Administration van FLO/Max Havelaar.	/	Idem.	De stukken bieden een goed beeld van de participatie in de Raad van Bestuur van FLO/Max Havelaar.
Stukken rond de samenwerking met MdMO in verband met het huren van magazijnruimte in Waver.	/	Idem.	De stukken geven informatie over de logistieke werking van Oxfam Fairtrade, en de samenwerking met MdMO.
Verslagen en notulen van de vergaderingen met MdMO.	/	Zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De stukken worden bijgehouden door Marc De Ceuster van de Dienst Verkoop en Marketing van de vzw. Documentatie en andere informatieve stukken van MdMO die niet werden opgemaakt of ontvangen in functie van deze vergaderingen, moeten niet bewaard blijven.
Briefwisseling en andere stukken betreffende een meeting van de EU over eerlijke handel waaraan de directeur van de CV heeft deelgenomen.	/	Permanent.	De stukken bieden een goed beeld van de netwerking van de directeur ter verdediging van de belangen van de vennootschap.
Verslagen, uitnodigingen en bijlagen van het Fair Trade Overleg van de Informal Fair Trade Intergroup.	/	Idem.	Idem.
Verslagen van de Algemene Vergadering van het Vlaams Overlegplatform Sociale Economie en Meerwaarde-Economie (VOSEC).	/	Idem.	Idem.

*Beschrijving*	*Wettelijke bewaartermijn*	*Archivalische* *bewaartermijn*	*Verantwoording*
Uitgaande briefwisseling in opdracht van de directeur.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 1 j.	De stukken worden ook bijgehouden in de archieven van de directeur of op pc.
Documentatie en andere stukken rond het vastleggen of huren van hotelkamers, zalen en restaurants.	/	Idem.	De stukken hebben geen enkele permanent informatiewaarde voor de werking of geschiedenis van Oxfam Fairtrade.
Briefwisseling en andere stukken betreffende de abonnementen op tijdschriften voor de directeur van de CV.	/	Idem.	Idem.
Kopieën van bestelbonnen en facturen van diverse bestellingen voor de directeur.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 1 j.	De originelen worden bijgehouden door de Dienst Financiën.
Opvolging van de gevolgde cursussen van diverse medewerkers van Oxfam Fairtrade.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De stukken hebben geen enkele permanente informatiewaarde voor de werking of geschiedenis van Oxfam Fairtrade.
Adreswijzigingen van diverse organisaties waarmee wordt samengewerkt.	/	Idem.	Idem.
Praktisch informatiemateriaal over de werking van diverse diensten of specifieke taken op het nationaal secretariaat.	/	Idem.	Deze informatie is ook terug te vinden in de functiekaarten van de diverse diensten of in algemene beleidsstukken.
Stukken in verband met functioneringsgesprekken.	/	Idem.	Deze stukken worden permanent bijgehouden door de Personeelsdienst.
Functiekaart van de directiesecretaresse.	/	Permanent.	Alle functiekaarten moeten permanent op de Personeelsdienst worden bewaard.
Diverse stukken met ad hoc-personeelsinformatie.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 1 j.	Deze stukken hebben geen permanente informatiewaarde of moeten worden bijgehouden door de Personeelsdienst.

De handelscontacten met de partners uit het Zuiden zijn de laatste jaren sterk toegenomen. Enerzijds stijgt de verkoop van eerlijkehandelsproducten, anderzijds is er binnen Oxfam-Wereldwinkels een coöperatieve vennootschap uitgebouwd die specifiek in het teken staat van de verkoopswerking. De belangrijke hervorming naar een meer onafhankelijke vzw en CV heeft ervoor gezorgd dat voor het eerst een dienst werd opgericht die uitsluitend focust op een vlotte aankoop en verwerking van de fairtradeproducten: de Dienst Aankoop en Productie.

De werking van de dienst concentreert zich op drie domeinen. De Dienst coördineert het aankopen van grondstoffen of verwerkte producten bij rechtstreekse partners of via de tussenstations van het Europese netwerk van fairtrade-organisaties EFTA en andere fairtrade-organisaties. Indien nodig staat de dienst ook in voor de verwerking van de aangekochte producten. Tot slot neemt de dienst ook een deel van de verkoop op zich van de producten die niet verpakt zijn als Oxfam Fair Trade-producten. Deze laatsten vallen namelijk onder de verantwoordelijkheid van de Verkoopdienst.

Op de Dienst Aankoop en Productie werken drie medewerkers en een diensthoofd. Allen nemen dezelfde taken op zich, maar verdelen het werk volgens de afgewerkte producten. De ene medewerker concentreert zich op de koffie, choco en muesli, een andere medewerker spitst zich bijvoorbeeld toe op de aankoop van wijn, honing en chocolade.

Omdat één fairtrade-organisatie niet alle partners waarmee wordt samengewerkt van dichtbij kan opvolgen en omdat verschillende onder hen binnen Europa toch met dezelfde partners samenwerken, hebben heel wat Europese organisaties zich verenigd in een European Fair Trade Association (EFTA). Elk volgen ze een aantal partners rechtstreeks op en kopen ze de grondstoffen of afgewerkte producten van de rechtstreekse partners aan.

Ook Oxfam-Wereldwinkels volgt via zijn Producenten- en Studiedienst enkele partners rechtstreeks op. Met deze directe partners worden er niet alleen effectieve contracten voor een nauwere handelssamenwerking afgesloten, er wordt ook regelmatig gecorrespondeerd en ze worden ook meermaals bezocht.

De Dienst Aankoop en Productie koopt rechtstreeks grondstoffen of afgewerkte producten aan van deze directe partners. Jaarlijks stelt de dienst, in samenwerking met de partner, een aantal concrete aankoopplannen en chronogrammen op. Deze plannen bieden zowel de partner als de Dienst Aankoop en Productie een richtsnoer voor de hoeveelheid verhandelde producten en een basis om goederen tijdig te laten aanleveren. Afgewerkte producten worden rechtstreeks geleverd aan de magazijnen van Oxfam-Wereldwinkels. Grondstoffen of halfafgewerkte producten komen terecht bij bedrijven binnen Europa die instaan voor de verdere verwerking. De medewerkers van de dienst bestellen de goederen rechtstreeks bij de partner en staan in voor het transport ervan. De dienst reserveert de tankcontainers voor het zeevervoer en organiseert het transport over de weg binnen Europa. Al dat transport wordt uitbesteed aan transportbedrijven.

De indirecte partners, waarmee Oxfam-Wereldwinkels geen onmiddellijke rechtstreekse samenwerking heeft ontwikkeld, worden in eerste instantie via de EFTA-kanalen opgevolgd. Ook de producten van deze indirecte partners worden via EFTA-collega’s ingevoerd. De Dienst Aankoop en Productie bestelt dan ook via deze collega’s de nodige grondstoffen of afgewerkte producten en regelt opnieuw het transport.

Een beperkt aantal voedingswaren die in de lokale wereldwinkel te verkrijgen zijn, komen niet van de partners uit het Zuiden waarmee Oxfam-Wereldwinkels samenwerkt, maar van andere eerlijkehandelsorganisaties die niet zijn aangesloten bij EFTA. De aankoop van honing van de organisatie Miel Maya is daarvan een voorbeeld.

De grondstoffen die zowel rechtstreeks als via EFTA-collega’s werden aangekocht, moeten verder worden verwerkt tot afgewerkte producten. Oxfam Fairtrade doet hiervoor een beroep op Europese bedrijven die de grondstoffen van de partners verwerken. Met deze bedrijven worden samenwerkingsakkoorden afgesloten en contracten ondertekend. Oxfam Fairtrade zorgt voor de aanlevering van het ruw of halfafgewerkt materiaal en voor het transport van de afgewerkte producten naar de magazijnen.

De Dienst Aankoop en Productie beslist ook samen met de Marketingdienst over de kwaliteit van de te gebruiken verpakkingen. De dienst coördineert vervolgens, volgens de hoeveelheid te verwerken producten in de bedrijven, de aanlevering van de verpakking. Sommige verwerkers staan zelf in voor de aanlevering van de verpakking, maar dat moet altijd bevestigd worden door Oxfam Fairtrade. Andere verwerkers zorgen er niet zelf voor waardoor de dienst zelf de verpakkingen moet laten drukken, bestellen en aanleveren bij de verwerker.

Om de kwaliteit van de afgewerkte producten te garanderen, gebeuren er regelmatig productcontroles Die verlopen in samenwerking met de kwaliteitsverantwoordelijke van de Producenten- en Studiedienst van de vzw. Het diensthoofd neemt in dat opzicht ook deel aan het Kwaliteitsoverleg op het nationaal secretariaat.

Met het leveren van kwaliteitsvolle producten, gebaseerd op ecologische en eerlijke handel, proberen Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade voor de aangekochte grondstoffen en verwerkte producten te voldoen aan de normen die werden opgelegd door onder meer Max Havelaar en Blik[267].

De Dienst Aankoop en Productie koopt niet alleen grondstoffen of afgewerkte producten aan, maar verkoopt ook halfafgewerkte of afgewerkte producten. Dit lijkt een anomalie in het systeem van de organisatie omdat dit normaal een taak is van de Verkoopdienst. Toch is de verkoop aan sommige afnemers een logisch gevolg van de taken van de Dienst Aankoop en Productie.

De dienst verkoopt producten aan zowel commerciële groothandelaars als eerlijkehandelsorganisaties in binnen- en buitenland, waaronder ook de EFTA-collega’s. De producten die ze aan hen verkopen verschillen wel van wat de Verkoopdienst verkoopt. Enerzijds kan het gaan om halfafgewerkte producten die aan deze handelaars en organisaties worden verkocht. Anderzijds betreft het vaak afgewerkte producten, maar dan wel met een andere verpakking dan van het huismerk Oxfam Fair Trade. De Dienst Aankoop en Productie regelt al dan niet het transport van deze producten naar de andere organisaties.

Om de werking van de dienst optimaal te kunnen coördineren, wordt er tweemaal per maand een Teamoverleg georganiseerd. De Dienst Aankoop en Productie neemt ook deel aan de dienstoverschrijdende PPC-vergaderingen[268] op het nationaal secretariaat, een samenbundeling van het voormalige productoverleg en het productmanagement. Daarin gebeurt de coördinatie in verband met de kwaliteit, het type product en de verkoop van de producten. Een medewerker of het diensthoofd neemt ook deel aan de Partnercommissie, de Personeelsvergadering en het Managementteam CV. Extern, neemt het diensthoofd ook deel aan de PPC-Foodvergaderingen van EFTA waar de Europese collega’s het gemeenschappelijke productenbeleid bespreken.

Het diensthoofd is ook verantwoordelijk voor de functionele taakverdeling van zijn personeel. Hij stelt functiekaarten op en neemt deel aan functioneringsgesprekken. Daarnaast is hij vaak aanwezig op de syndicale vergaderingen en op het Personeelsinfo, waar de directeur mededelingen doet die gericht zijn aan alle medewerkers.

De dienst participeert ook in occasionele werkgroepen. Het diensthoofd was als een van de meer ervaren werknemers bijvoorbeeld betrokken bij de bouw van het nieuwe secretariaat en magazijn.

De Dienst Aankoop en Productie heeft net als alle andere diensten geen begrotingspost voor archiefbeheer, en bezit evenmin een uitgewerkte reglementering of een concrete afspraak om het dynamisch archief op een eenduidige manier bij te houden en te structureren. Onder de medewerkers wordt wel informeel afgesproken om een bepaald archiefbeleid aan te houden, maar niet iedereen houdt zich daar consequent aan.

Een grote fout die de Dienst Aankoop en Productie maakt, is het niet altijd in acht nemen van de wettelijke bewaartermijnen van de stukken. Er wordt zeer slordig omgesprongen met het bijhouden van de wettelijk te bewaren documenten. Daarenboven zitten heel wat series volledig door elkaar en zijn de stukken op tientallen verschillende manieren bijgehouden. Sommige series, zoals de aangifteformulieren voor accijnzen, worden inderdaad correct en volledig bijgehouden; andere stukken, bijvoorbeeld rond de verkoop aan EFTA-leden, vindt men in diverse series en reeksen terug. Door dit inconsequente beleid zijn er in de series talrijke dubbels of hiaten. Het terugvinden van de stukken wordt daardoor vaak een probleem, wat zorgt voor een minder vlotte administratie, tijdverlies en extra kosten. Die problemen kunnen makkelijk worden opgelost door met alle medewerkers een aantal duidelijk afspraken op papier te zetten waarin iedereen zich kan vinden en waaraan iedereen meewerkt.

Ook de naamgeving van de series moet bijgestuurd worden. Sommige mappen dragen geen naam, bij andere is het raden naar de precieze inhoud ervan. Mappen binnen een serie dragen soms een verschillende naam. Een serie met betrekking tot de containervrachten is terug te vinden onder de naam van het land, van de producent of van de naam van het product. Dat levert problemen op wat de eenduidigheid en de herkenbaarheid van de serie betreft. Andere series rond de aankoop van producten via EFTA-collega’s krijgen namelijk een gelijkaardige naamgeving. Het is echter van belang om elke serie, dossier of onderwerpsmap op een eenduidige en tevens unieke manier te benoemen.

Voor de aankoop van producten wordt met de partner in de eerste plaats een contract gesloten om de producten aan te kopen. Vervolgens organiseert een medewerker van de dienst de containervrachten voor het overzeese transport bij een transportfirma die uiteindelijk de goederen transporteert. Van de haven van Antwerpen transporteert een gespecialiseerde firma de goederen naar de magazijnen van Oxfam Fairtrade in afwachting van verdere verwerking, of onmiddellijk naar de verwerker.

De verkoop van producten, het overzeese transport en het vervoer over de weg binnen Europa gaan gepaard met een uitgebreide briefwisseling en een aanzienlijke formele papiermolen: contracten, bestellingen, ladingsbewijzen, vrachtbrieven, leveringsbewijzen, inklaringsdocumenten, facturen, accijnzennota’s, briefwisseling en stukken over de controles van de vracht.

Alle stukken die gepaard gaan met het vervoer van de goederen, zoals contracten[269], bestelbonnen, ladingsbewijzen, invoer- of inklaringsdocumenten, de vrachtbrieven van het transport tussen de haven en de magazijnen en alle facturen moeten, in navolging van de btw-wetgeving tien jaar worden bijgehouden[270]. De accijnzennota’s zijn officieel niet onderworpen aan een wettelijke bewaartermijn, maar in de praktijk hanteert de Administratie der Douane en Accijnzen een minimale termijn van 5 jaar[271].

De dienst neemt deze wettelijke bewaartermijnen niet altijd in acht. De aankoop- en transportfacturen, de inklaringsdocumenten, de vrachtbrieven, leveringsbewijzen en de accijnzennota’s worden volgens de wettelijke normen bewaard. Bij de bestelbonnen, contracten, ladingsbewijzen en andere documenten die met het transport gepaard gaan, is dat echter niet het geval. Dat moet dan ook veranderen. Alle documenten met betrekking tot de aankoop en transport van goederen, met uitzondering van de briefwisseling, zijn gebonden aan de wet op de btw en de boekhouding en moeten tien jaar worden bijgehouden.

Ook de manier waarop men momenteel de stukken bijhoudt, is niet zoals het hoort. De Dienst Financiën bewaart de facturen, eventueel de vrachtbrieven, de leveringsbonnen en alle inklaringsdocumenten worden bijgehouden op de Dienst Financiën. De accijnzennota’s, contracten, de ‘bill of lading’, controledocumenten van de douane, enkele bestelbonnen en briefwisseling, worden bewaard op de Dienst Aankoop en Productie. Met uitzondering van de accijnzennota’s zitten al deze stukken momenteel in een dossier per containervracht. Vervolgens worden alle dossiers chronologisch per partner bijgehouden. Toch bevatten ook andere onderwerpsmappen briefwisseling met de directe partners over de planning van het containervervoer. De briefwisseling met de transportmaatschappijen houdt men eveneens vaak bij in de productmappen. Dat is geen correcte en efficiënte werkmethode.

Het verdient aanbeveling om in eerste instantie alle stukken die gebonden zijn aan de wettelijke bewaartermijn van tien jaar, met uitzondering van de contracten, op de Dienst Financiën te bewaren.

De accijnzennota’s kan men, zoals dat nu al gebeurt, bijhouden op de Dienst Aankoop en Productie. De accijnzen worden volgens de ongeschreven bewaartermijnen bewaard in een afzonderlijke serie per product waarop accijnzen geheven worden.

Vervolgens moet men op de Dienst Aankoop de contracten[272], de briefwisseling en andere stukken in verband met containervrachten die niet gebonden zijn aan wettelijke bewaartermijnen bij elkaar houden. Dat kan gebeuren per documenttype of per vracht in een serie. Al deze routinedocumenten, met uitzondering van de contracten en de informatief belangrijke briefwisseling, zijn van geen blijvende waarde en moeten dan ook niet permanent bewaard worden. Alle belangrijke aankoopgegevens worden trouwens verwerkt in een rekenblad en uiteindelijk in de jaarrekeningen van Oxfam Fairtrade.

Producten van indirecte partners worden aangekocht via andere eerlijkehandelsorganisaties, die vaak aangesloten zijn bij EFTA. Er wordt een bestelling geplaatst, en vervolgens organiseert een medewerker van de Dienst Aankoop en Productie het transport over de weg door gespecialiseerde transportfirma’s en zorgt deze er voor dat alle formaliteiten zoals invoercertificaten en accijnzen in orde zijn. Aangekochte goederen worden ofwel rechtstreeks naar de verwerker gevoerd of opgeslagen in magazijnen wanneer het afgewerkte producten betreft of grondstoffen die bewaard moeten worden in afwachting van een verdere verwerking.

De aankoop en het transport van goederen betekent opnieuw het aanmaken van bestelbonnen, het ontvangen van aankoopfacturen, transportfacturen, vrachtbrieven, verzendnota’s en leveringsbonnen. Die ressorteren integraal onder de btw-wetgeving en moeten tien jaar bewaard blijven[273]. Vrachtbrieven en leveringsbewijzen van de aangekochte goederen zijn echter enkel aanwezig wanneer de goederen rechtstreeks naar de magazijnen van Oxfam Fairtrade worden vervoerd. Wanneer de goederen naar de verwerker worden getransporteerd, ziet de dienst zelden of nooit de vrachtbrieven en leveringsbewijzen van het transport omdat die bij de verwerker blijven. Dat is een zware fout: alle verzendnota’s of leveringsbonnen en vrachtbrieven moéten meekomen met de transportfactuur en moeten dus binnen Oxfam Fairtrade bewaard worden volgens wettelijke termijnen. Daarnaast betekenen de aankopen van goederen bij EFTA-leden opnieuw de aanwezigheid van accijnsnota’s en ontstaat rond deze aankopen ook heel wat briefwisseling, zowel met de verkoper als met diverse transportmaatschappijen. Enkel de informatief meest belangrijke briefwisseling komt voor bewaring in aanmerking, omdat die concreet getuigt van de nauwe samenwerking met de organisaties in kwestie. Briefwisseling over onder meer de praktische afhandeling van de aankoop of van het transport moet slechts worden bijgehouden zolang ze van enig nut is voor de werking van de dienst.

Opnieuw worden de wettelijke bewaartermijnen van de diverse stukken die onder de wet op de btw vallen niet volledig gerespecteerd. Erger nog, niet alle bestelbonnen van de bestellingen bij de eerlijkehandelsorganisaties waarbij men de producten aankoopt, worden bewaard. Wanneer de bestelling telefonisch gebeurde, is er inderdaad geen bestelbon. Wanneer men de bestelling echter plaatst via mail of fax, worden deze mails en faxen als bestelbonnen beschouwd en die moeten dan ook bewaard worden volgens de wettelijk voorziene termijnen

De ordening van de stukken laat volledig te wensen over. Niet alle wettelijk te bewaren bewijsstukken voor de btw worden samen bijgehouden. Enkel de originele aankoop- en transportfacturen en de enkele leveringsbonnen en CMR’s (vrachtbrieven) worden doorgestuurd naar de boekhouding op de Dienst Financiën. Dit betekent opnieuw dat bestelbonnen op de Dienst Aankoop en Productie achterblijven. De Dienst Aankoop en Productie bewaart enkel de accijnzennota’s, samen met accijnzennota’s van de rechtstreekse aankoop van goederen, correct en volledig in een afzonderlijke serie.

In de archieven van de dienst bewaart men momenteel de eventuele bestelbonnen, een uitgebreide briefwisseling en kopieën van leveringsbonnen, van CMR’s en van facturen hoofdzakelijk in de serie productmappen. Deze serie is een geheel van onderwerpsmappen. Elke onderwerpsmap heeft betrekking op één afgewerkt product dat in de wereldwinkel wordt verkocht. Eén productmap bevat de bestelbonnen en de kopieën van leveringsbonnen, van aankoop- en van transportdocumenten van meerdere aangekochte grondstoffen bij eerlijkehandelorganisaties, meer bepaald van alle fairtrade-ingrediënten nodig voor één afgewerkt product. Toch vindt men er niet alle documenten met betrekking tot de aankoop en het transport van de goederen terug. Heel wat briefwisseling met de transportmaatschappijen zit in andere onderwerpsmappen.

Deze ongeordende administratieve werking getuigt van een weinig gestructureerd dynamisch archiefbeheer. Voor een goede werking is het van belang een eenduidig en consequent archiefbeleid aan te houden. Enkel de gehanteerde ordeningsmethode voor de accijnzennota’s is correct en kan men verder toepassen.

De bestelbonnen horen in de boekhouding aan de aankoopfactuur te worden gekoppeld. Op die manier zullen alle wettelijk te bewaren documenten niet langer verspreid zitten over diverse diensten, maar op de Dienst Financiën per aankoop samen bewaard worden.

Op de Dienst Aankoop en Productie zelf hoeft men enkel de briefwisseling met deze organisaties en transportfirma’s te bewaren en, indien noodzakelijk voor een makkelijkere werking van de dienst, ook kopieën van facturen en leveringbonnen. Alle stukken kan men beter bundelen per aankoop in één dossier en verder bijhouden in de productmap. Zoals al vermeld, kan hiervan enkel de informatief meest belangrijke briefwisseling worden bijgehouden. De kopieën van facturen, leveringsbewijzen en andere stukken kunnen vernietigd worden van zodra ze geen praktisch nut meer hebben.

De serie productmappen, waarvan de inhoud betrekking heeft op één afgewerkt product, bevat niet alleen briefwisseling en kopieën van aankoop- en transportdocumenten van producten bij de eerlijkehandelsorganisaties. In deze mappen bevinden zich, als dat van toepassing is, ook alle stukken die verband houden met de verwerking van de diverse grondstoffen tot dat ene afgewerkt product, de kwaliteitstesten op deze afgewerkte producten, de verpakking ervan en de verkoop aan eerlijkehandelsorganisaties of commerciële groothandelaars. De stukken zitten in de onderwerpsmap echter volledig door elkaar, wat ervoor zorgt dat bijna elke productmap een onoverzichtelijk geheel is geworden.

Om enige structuur aan te brengen in deze productmappen kan men per map een duidelijke vier- of vijfdeling aanbrengen met een deel voor de reeds genoemde aankoopdossiers, de dossiers die betrekking hebben op de verwerking, de dossiers met betrekking tot de verpakking en de dossiers van een eventuele verkoop van de producten. Eventueel kan men ook de kwaliteitstesten daarbij bewaren, maar dat valt niet aan te raden.

Omdat de meeste producten die men aankoopt van directe of indirecte partners meestal nog ruw materiaal zijn dat nog verder moet verwerkt worden tot een afgewerkt product, legt de Dienst Aankoop en Productie contacten met bedrijven binnen Europa die deze grondstoffen willen verwerken. Er wordt gezocht naar een bedrijf dat de beste verhouding tussen prijs en kwaliteit biedt. Met het verwerkende bedrijf worden prijsafspraken gemaakt en contracten getekend. Het afgewerkte product kan ofwel geleverd worden in de magazijnen van Oxfam Fairtrade, ofwel worden doorverkocht aan commerciële ketens of eerlijkehandelsorganisaties in binnen- en buitenland.

Het maken van prijsafspraken met het verwerkende bedrijf en de start van een nauwere samenwerking zorgen ervoor dat de dienst offertes, contracten[274] en briefwisseling opmaakt en ontvangt. Deze stukken kan men permanent bijhouden, met uitzondering van de offertes waarop niet werd ingegaan en de routinebriefwisseling. Ze bieden een goede kijk op de toegepaste werkmethode van Oxfam Fairtrade om een afgewerkt product in de winkelrekken te krijgen.

Doordat niet alle afgewerkte goederen geleverd worden in de magazijnen van Oxfam Fairtrade maar soms verkocht worden aan derden, krijgt Oxfam Fairtrade alle verwerkingsfacturen in de bus, maar niet altijd alle leveringsbonnen en vrachtbrieven. Dat gebeurt enkel wanneer de afgewerkte producten naar de magazijnen van Oxfam Fairtrade worden vervoerd. Verder kunnen de kosten voor het transport van de verwerkte goederen aan Oxfam Fairtrade verrekend zijn in de verwerkingskosten waardoor er geen transportfacturen bij Oxfam Fairtrade binnenkomen, maar alleen facturen van de verwerking. Dat betekent uiteenlopende procedures. Toch moeten alle facturen van de verwerking en het transport, de leveringsbonnen en de vrachtbrieven volgens de wet op de boekhouding tien jaar worden bijgehouden.

Momenteel houdt de Dienst Financiën de facturen, leveringsbonnen en vrachtbrieven bij. Dat is een correcte manier van werken. Offertes, briefwisseling, contracten en eventuele kopieën van facturen en leveringsbonnen worden bijgehouden op de Dienst Aankoop en Productie in de productmappen. Zoals eerder vermeld, zitten de stukken in deze map veelal volledig door elkaar en verdient het aanbeveling om de documenten die betrekking hebben op de verkoop in een afzonderlijke map te bewaren.

Een afgewerkt product heeft een verpakking nodig. De Dienst Aankoop en Productie heeft voor de productie van de verpakking met een aantal drukkerijen een samenwerkingsakkoord afgesloten op basis van de prijs en de kwaliteit. De Dienst Aankoop en Productie laat de verpakkingen just in time drukken en leveren bij het verwerkende bedrijf. Soms zorgt de verwerker zelf voor de productie en aanlevering van de verpakking, maar dat kan niet zonder voorafgaandelijk toestemming van Oxfam Fairtrade.

De contacten en samenwerkingsakkoorden met de drukkerijen betekenen in de eerste plaats veel briefwisseling, offertes, contracten en documentatie. Belangrijke briefwisseling, contracten en samenwerkingsakkoorden bieden een goed overzicht van het beleid van Oxfam Fairtrade inzake de verhouding tussen prijs en kwaliteit van de verpakking. Daarenboven zijn de contracten onderhevig aan de wet op de btw, waardoor ze automatisch tien jaar bewaard blijven. De routinebriefwisseling, oninteressante documentatie en offertes waarop niet werd ingegaan, hoeft men niet te bewaren. Ze hebben slechts een tijdelijke waarde voor de werking van de dienst. Ook de voorbeeldverpakkingen die men hier en daar tegenkomt, moet men niet permanent bijhouden, want dat doet de Dienst Vormgeving en Publicatie al.

Wanneer de Dienst Aankoop en Productie zelf zorgt voor het drukken en leveren van de verpakking, zijn de bestelbonnen en de aankoopfacturen daarvan terug te vinden in de archieven van Oxfam Fairtrade. De leveringsbonnen komen echter terecht bij de verwerker. Wanneer de verwerker zelf zorgt voor de aanlevering van de verpakking, heeft hij ook de bestelbonnen en de facturen. De kosten van de verpakking zijn dan opgenomen in de factuur van de verwerking. De contracten, bestelbonnen en facturen zijn allen onderhevig aan de btw-wetgeving en moeten tien jaar bewaard worden[275]. Met uitzondering van de contracten is permanente bewaring niet nuttig omdat gegevens over de verpakking toch nog voorkomen in de jaarrekeningen.

Enkel de aankoopfacturen komen opnieuw terecht op de Dienst Financiën. Op de Dienst Aankoop en Productie zelf vindt men de contracten, bestelbonnen, briefwisseling met de verwerker en de drukker en eventueel ook kopieën van facturen terug. Deze stukken worden momenteel op uiteenlopende manieren bijgehouden. Sommige stukken zitten in de al vernoemde productmappen. Anderzijds worden diverse mappen bijgehouden die specifiek betrekking hebben op de verpakking, maar deze worden dan weer gekenmerkt door heel diverse ordeningsmethodes. Momenteel houdt de dienst een serie bij die betrekking heeft op de verpakking per product. Twee andere onderwerpsmappen bevatten documenten over verpakkingen per bedrijf. Daarnaast werden ook heel wat stukken met betrekking tot de verpakkingen aangetroffen in de mappenreeks met algemene productinfo (cf. infra).

Deze manier van werken is niet langer aan te raden. Sowieso moeten de bestelbonnen, die altijd tien jaar bewaard moeten blijven, aan de aankoopfactuur gekoppeld worden en op de Dienst Financiën terechtkomen. Daarnaast bewaart men beter alle contracten, briefwisseling en eventuele kopieën van facturen ofwel per drukker samen in een onderwerpsmap, of per bestelling in de productmappen. De keuze die men maakt is vrij, maar een consequent beleid is de boodschap.

De afgewerkte producten moeten voldoen aan nationale en internationale kwaliteitsnormen. De Dienst Aankoop en Productie laat in samenwerking met de kwaliteitsverantwoordelijke van de Producenten- en Studiedienst regelmatig testen uitvoeren op de producten om de kwaliteit te controleren. Deze testen hebben geen enkele permanente meerwaarde voor de geschiedenis van de organisatie en moeten dan ook niet bewaard blijven.

De testresultaten zitten momenteel op een eerder ongestructureerde manier in de productmappen, die ook al stukken over de aankoop, verwerking, verpakking en verkoop van de afgewerkte producten bevatten. Het verdient aanbeveling om deze stukken in de productmappen samen bij elkaar te bewaren en niet zomaar overal tussen. Daarnaast duiken er ook enkele voorbeeldtesten op in een andere serie van onderwerpsmappen met stukken die betrekking hebben op de algemene productinformatie.

In deze laatste serie houdt men momenteel per product een klein dossier bij met, naast de voorbeeldtesten, informatie over de algemene kwaliteitsnormen van het product en stukken die betrekking hebben op de verpakking. Deze stukken kunnen permanent worden bijgehouden omdat ze duidelijk maken aan welke eisen de producten moeten voldoen. Toch houdt ook de Producenten- en Studiedienst mappen met gelijkaardige informatie bij. Interessante informatie die daar niet in de mappen zit, kan permanent naar de Producenten- en Studiedienst overgeheveld worden.

Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade werken samen met partners in het Zuiden die niet alleen eerlijke handel onderschrijven, maar ook vaak op een ecologische manier produceren. Men tracht voor de eerlijke en kwaliteitsvolle producten die men verkoopt een label van organisaties als Max Havelaar en Blik te verdienen. Het is de Dienst Aankoop en Productie die de contacten met deze organisaties legt en onderhoudt.

Er wordt in eerste instantie heel wat documentatie en informatie bijgehouden over de na te leven normen en standaarden om aan de eisen van de labelorganisaties te voldoen. Deze informatie is voor de dienst weliswaar slechts een hulpmiddel om aan de voorwaarden van de organisaties te voldoen, maar kan toch permanent worden bijgehouden omdat ze een beeld geeft van de wetten en normen waaraan een product moet voldoen.

De effectieve procedure om een certificaat of label te verkrijgen, leidt opnieuw tot een uitgebreide administratie. Vooral de procedure voor Blik is omslachtig. Wanneer een organisatie producten op de markt wil brengen met een biologisch certificaatlabel, moet ze met Blik een contract afsluiten. Vervolgens voert die organisatie een aantal controles uit. Na een positief advies moet Oxfam Fairtrade, vooraleer het biologische goederen mag invoeren, een importmachtiging met een geldigheidsduur van één jaar aanvragen bij de Vlaamse overheid. Jaarlijks wordt na een positief advies op basis van een aantal tussentijdse controles deze machtiging vernieuwd. Vervolgens wordt elk transport van biologische goederen vergezeld met een biocertificaat van de labelorganisatie waarmee de producent van deze biologische goederen werkt. Dat certificaat moet vervolgens naar de douane om afgestempeld te worden en komt uiteindelijk toe op de Dienst Aankoop en Productie.

Contracten, belangrijke briefwisseling met de labelorganisaties en de Vlaamse overheid, importmachtigingen, maar zeker en vast ook de controle- en evaluatierapporten en certificaten kunnen permanent bewaard blijven omdat ze getuigen dat Oxfam Fairtrade biologisch en sociaal verantwoorde producten verhandelt. Routinebriefwisseling die verband houdt men de ganse procedure kan men vernietigen van zodra ze niet meer van nut is voor de werking van de dienst. Facturen van Blik gaan naar de Dienst Financiën en moeten er in navolging van de wet op de boekhouding tien jaar bewaard blijven.[276]

De procedure voor het Max Havelaar-certificaat verloopt helemaal anders. Per kwartaal moet de Dienst Aankoop en Productie alle aankoop en verkoop rapporteren aan Max Havelaar. Ook de verpakking van de producten moet worden doorgestuurd, waarna Max Havelaar alle cijfers controleert. Er moet tevens een bijdrage worden geleverd aan de organisatie op basis van alle verkoop, mits inachtneming van een minimumbedrag. Controle- en evaluatierapporten moeten ook hier permanent worden bijgehouden, net als de eventuele informatief belangrijke correspondentie en andere interessante stukken. Facturen met betrekking tot deze bijdrage gaan naar de Dienst Financiën en moeten opnieuw tien jaar worden bewaard[277].

Momenteel ordent men de stukken per labelorganisatie. De interne ordening is minder gestructureerd, maar de stukken volgen toch min of meer chronologisch op elkaar. Deze ordening kan men behouden, ook al kan een grotere consequentie geen kwaad.

De Dienst Aankoop en Productie koopt en verwerkt niet alleen goederen, maar zorgt ook voor de verkoop van halfafgewerkte en afgewerkte producten aan eerlijkehandels-organisaties, waaronder de EFTA-leden, en commerciële groothandelaars. De verkoop van de producten komt niet toe aan de Verkoopdienst van Oxfam Fairtrade wanneer de producten niet de verpakking en de naam Oxfam Fair Trade dragen. De Verkoopdienst is wel bevoegd wanneer de producten wel een Oxfam Fair Trade-verpakking dragen.

De groothandelaars en eerlijkehandelsorganisaties kunnen bij de Dienst Aankoop en Productie een bestelling plaatsen. Dit gebeurt ofwel telefonisch, met de fax of via e-mail. Deze bestelling wordt doorgegeven aan de verwerker. De groothandels en eerlijkehandelsorganisaties zorgen zelf voor de aanlevering van de verpakking en meestal ook voor het transport van de halfafgewerkte of afgewerkte producten nadien. De Dienst Aankoop en Productie organiseert sporadisch ook zelf dat transport.

Deze doorverkoop van producten laat opnieuw zijn sporen na in de administratie: briefwisseling met de aankoper, bestelbonnen, verkoopsfacturen, vrachtbrieven of CMR’s, verzendnota’s en verpakkingsmateriaal van de aankopers. Wanneer de dienst zelf het transport organiseert, ontstaat er ook heel wat briefwisseling met deze transportfirma’s en zijn er transportfacturen aanwezig. Momenteel bevatten de archieven van Oxfam Fairtrade vaak enkel de vrachtbrieven wanneer Oxfam Fairtrade het transport organiseerde. Toch moeten van elke verkoop de bestelbonnen, de facturen, de vrachtbrieven en de verzendnota’s in de archieven van de CV bewaard blijven en volgens de wettelijke bewaartermijnen tien jaar bijhouden.[278]

Momenteel stuurt men alle facturen en verzendnota’s naar de Verkoopdienst, maar ook bestelbonnen en vrachtbrieven moeten bijgevoegd worden. Dit gebeurt momenteel niet altijd structureel. Heel wat bestelbonnen en vrachtbrieven blijven achter op de Dienst Aankoop en Productie of werden zelfs niet bijgehouden.

Op de Dienst Aankoop en Productie treft men vooral briefwisseling aan met de aankoper, enkele verpakkingen van deze aankoper, maar zoals vermeld ook veel bestelbonnen en vrachtbrieven die normaal aan de factuur gekoppeld moeten worden. Daarnaast worden ook nog veel kopieën van facturen bijgehouden. Deze stukken zitten voornamelijk in de productmappen, maar komen vaak voor in andere series. Lange tijd heeft men de stukken met betrekking tot de verkoop aan de eerlijkehandelsorganisaties uit de productmappen gehaald en in een afzonderlijke serie bewaard, terwijl de stukken met betrekking tot de verkoop aan de commerciële distributieketens in de productmappen bleven zitten. Verder heeft men ook een tijdje kopieën van facturen, maar lang niet alle, in een afzonderlijke serie ondergebracht. Momenteel bewaart men de stukken in verband met de verkoop aan de organisaties waarvoor de dienst zelf het transport organiseert, samen met de transportdocumenten rond dit transport nog eens in een afzonderlijke serie. De verwarring is compleet, want de dienst houdt ook stukken met betrekking tot het transport bij in diverse andere series.

Opnieuw moet de dienst een consequent beleid voeren. Het verdient aanbeveling om er een gewoonte van te maken om alle vrachtbrieven en alle bestelbonnen, dus ook de mails en faxen die als bestelbon kunnen doorgaan, telkens bij het binnenkomen van de factuur aan deze factuur te bevestigen en op de Verkoopdienst te laten bewaren. Op de Dienst Aankoop en Productie houdt men beter alle briefwisseling met de aankoper en de transportfirma, en eventueel ook kopieën van bestelbonnen, facturen en verzendnota’s ter informatie bij in een afzonderlijk dossier per verkoop van een product. Deze dossiers kan men in een afzonderlijke serie of bij de productmappen bewaren.

Belangrijke briefwisseling met de aankopers en transportfirma’s kan permanent bewaard blijven, terwijl routinebriefwisseling snel vernietigd kan worden. Ook het verpakkingsmateriaal, kopieën van bestelbonnen en facturen hebben geen enkele permanente meerwaarde en kunnen dan ook vernietigd worden nadat ze voor de dienst van geen enkel praktisch nut meer zijn.

Om het beleid functioneel te harmoniseren, wordt tweemaal per maand een teamvergaderingen georganiseerd. Agenda’s, verslagen en randdocumenten bieden een interessante kijk op de werking van de dienst en moeten daarom integraal bewaard blijven. De ordening van de stukken loopt momenteel echter mank. Er bestaat wel een serie waarin heel wat stukken die betrekking hebben op de vergaderingen worden bijgehouden, maar er zitten ook stukken in de serie Productoverleg.

Dienstoverschrijdend neemt de Dienst Aankoop en Productie ook deel aan de PPC-vergaderingen, de samenbundeling van het voormalige productoverleg en productmanagement. Agenda’s, verslagen en randdocumenten van deze vergaderingen moeten permanent op de Marketingdienst bewaard blijven omdat deze dienst de vergaderingen voorzit. De ordening van de stukken laat momenteel echter te wensen over. In de serie treft men regelmatig verslagen aan van het Teamoverleg, het Kwaliteitsoverleg, oude P&P-verslagen[279] en stukken over de occasionele deelname aan andere werkgroepen. Deze manier van werken is niet langer houdbaar. Agenda’s, verslagen en bijlagen met betrekking tot één overlegorgaan, bijvoorbeeld het Productoverleg, moeten samen worden bewaard in één serie. Verslagen van andere vergaderingen horen er dus niet tussen.

Vanuit zijn taak om de kwaliteit van de aangekochte producten te garanderen, laat de dienst niet alleen testen afnemen, maar neemt hij ook deel aan het Kwaliteitsoverleg op het nationaal secretariaat. De agenda’s, uitnodigingen, verslagen en randdocumenten moeten met het oog op een geordende administratie chronologisch worden bijgehouden in één serie, maar deze moet niet permanent worden bewaard. Dat is een taak voor de Producenten- en Studiedienst.

Verder worden ook nog stukken bijgehouden van het Managementteam van de CV en van de vzw, de Partnercommissie, de Personeelsvergaderingen en het Directiecomité. Telkens duiken dezelfde structuurproblemen op, die daarom ook gelijkaardige oplossingen verdienen. Alle stukken in verband met deze overlegorganen moeten niet permanent worden bijgehouden omdat de stukken op andere diensten permanent worden bijgehouden.

Het diensthoofd is verantwoordelijk voor het delegeren van de taken aan zijn medewerkers. Hij bewaart alle documenten die betrekking hebben op het personeel in één map. Deze map bevat functiekaarten, stukken met betrekking tot functioneringsgesprekken, arbeidsreglementeringen, verslagen van personeelsinfo, personeelscommissie en syndicale vergaderingen. Deze stukken moeten echter permanent op de Personeelsdienst worden bijgehouden.

De Dienst Aankoop en Productie woont regelmatig de PPC-foodvergaderingen van EFTA bij. Daar worden de beleidslijnen rond de aankoop van de fairtradegoederen bij de partners in het Zuiden uitgetekend. De vergaderingen zijn ook een forum om contacten te leggen met de andere organisaties voor de aan- en verkoop van grondstoffen en afgewerkte producten.

De uitnodigingen, verslagen en randdocumenten die in deze context ontstaan, moeten zeker bewaard blijven. Ze bieden een rijke informatiebron over de internationale werking van de aan- en verkoop van eerlijkehandelsproducten. Ze verduidelijken ook de positie van Oxfam Fairtrade binnen de Europese context. De stukken worden momenteel chronologisch in één serie bijhouden, een systeem dat in de toekomst kan aangehouden blijven. Enkel de naamgeving kan wat eenduidiger. Routinebriefwisseling die men hieromtrent nog bewaart, moet niet worden bijgehouden.

De dienst neemt nu en dan deel aan occasionele overlegorganen. De werkgroep ‘Dronken’, een overlegorgaan onder de leiding van een medewerker van de Verkoopdienst, is hiervan een voorbeeld. De verslagen en bijlagen die daaromtrent op de Dienst Aankoop en Productie worden bewaard, moeten blijvend bijgehouden worden op de Verkoopdienst omdat die verantwoordelijk is voor de werkgroep.

Daarnaast was het diensthoofd samen met andere medewerkers van het nationaal secretariaat sterk betrokken bij de bouw van het nieuwe secretariaat. Daarover worden op de Dienst Aankoop en Productie heel wat stukken bijgehouden. Het betreft in eerste instantie routinebriefwisseling met de Stad Gent, Electrabel en Windsol die niet permanent moet worden bijgehouden. Verder bewaart de dienst ook architectuurtekeningen van het gebouw, verslagen van vergaderingen met de architect, evaluatierapporten en samenvattingen van de aanbestedingen die wel voor een permanente bewaring in aanmerking komen.

Ook de Logistieke Dienst en het Directiesecretariaat bewaren stukken met betrekking tot de bouw van het nieuwe nationaal secretariaat. Het is aangewezen om alle stukken van de diverse diensten te bundelen en te bewaren op het Directiesecretariaat van de vzw.

*Beschrijving*	*Wettelijke bewaartermijn*	*Archivalische* *bewaartermijn*	*Verantwoording*
Stukken met betrekking tot de verwerking van aangekochte of afgewerkte producten.	Tot 10 j.	Permanent.	Art. 60 §1 van de wet op de btw. De termijn gaat in vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de sluiting van het boekjaar. De contracten met de verwerker en belangrijke briefwisseling omtrent de verwerking zijn goede informatiebronnen die men permanent moet bijhouden. Ze geven een interessant beeld van de verwerking van de wereldwinkelproducten.
Stukken met betrekking tot de aanlevering van de verpakkingen.	Idem.	Idem.	Art. 60 §1 van de wet op de btw. De termijn gaat in vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de sluiting van het boekjaar. Contracten en belangrijke briefwisseling met drukkerijen of andere bedrijven die de verpakking voor de Oxfam Fair Trade-producten produceerden, bieden een goed beeld op dat aspect van de werking van de dienst.
Serie laboratoriumtesten op de verhandelde producten.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 10 j.	Deze labotesten zijn geen essentiële informatiebron om het beleid later te kunnen reconstrueren.
Stukken met betrekking tot de algemene technische productkennis en de kwaliteitscontrole van de producten.	/	Permanent of zolang ze van nut kunnen zijn voor werking van de dienst. Voorstel: 10 j.	Permanent indien de stukken niet voorkomen in de onderwerpsmappen over de productkwaliteit die ook worden bijgehouden door de Producten- en Studiedienst.
Dossiers met betrekking tot het verkrijgen van labels en certificaten voor de diverse producten.	/	Permanent.	De stukken bieden een uitgelezen beeld van de contacten met labelorganisaties. De stukken met een wettelijke bewaartermijn worden door de Dienst Financiën bijgehouden.

*Beschrijving*	*Wettelijke bewaartermijn*	*Archivalische* *bewaartermijn*	*Verantwoording*
4.1. Op permanente basis
Uitnodigingen, agenda’s, verslagen, bijlagen en briefwisseling van de PPC-foodvergaderingen.	/	Permanent.	De stukken bieden een goed beeld van de internationale werking van de aan- en verkoop van eerlijkehandelsproducten van de partners uit het Zuiden.
Verslagen en bijlagen van de Aankoopvergadering.	/	Idem.	De verslagen van deze teamvergaderingen bieden een schat aan informatie over de werking van de dienst.
Agenda’s, verslagen en bijlagen van het Productoverleg.	/	Zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De vergaderingen worden geleid door de Marketingdienst van de CV. Hij moet de stukken bijhouden.
Agenda’s, verslagen en bijlagen van het Productmanagement.	/	Idem.	Idem.
Verslagen en bijlagen van de PPC-vergaderingen op het nationaal secretariaat.	/	Idem.	Idem.
Verslagen en bijlagen van het Kwaliteitsoverleg.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	Deze stukken worden permanent bijgehouden door de Producenten- en Studiedienst. Deze verslagen moeten wel eventueel de hiaten opvullen van de serie op die dienst.
Verslagen en bijlagen van het Managementteam VZW.	/	Idem.	De stukken worden bijgehouden door het Directiesecretariaat van de vzw.
Verslagen en bijlagen van het Managementteam CV.	/	Idem.	De stukken worden bijgehouden door het Directiesecretariaat van de CV.
Verslagen en bijlagen van de Partnercommissie.	/	Idem.	De stukken worden permanent bijgehouden door de Producenten- en Studiedienst.
Verslagen en vergaderingen van de Personeelsvergadering.	/	Idem.	De stukken worden bijgehouden door de Personeelsdienst.
Verslagen en bijlagen van het Directiecomité.	/	Idem.	De stukken worden bijgehouden door het Directiesecretariaat van de CV.
4.2. Occasionele taken
Verslagen en bijlagen van de werkgroep ‘Dronken’.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De stukken worden bijgehouden door de Verkoopdienst.
Verslagen van de P&P-vergaderingen.	/	Zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voostel: 5 j.	De stukken worden bijgehouden door de Producenten- en Studiedienst.
Dossier inzake de bouw van het nationaal secretariaat in de Ververijstraat 15 -17.	/	Permanent.	Er zitten in dit dossier heel waardevolle stukken. Deze map zou samen met de stukken die de Logistieke Dienst hierover bijhoudt, één geheel moeten vormen met het dossier dat wordt bewaard door het Directiesecretariaat van de vzw.

De sterke groei van de verkoopswerking van Oxfam-Wereldwinkels de laatste jaren heeft aanleiding gegeven tot de uitbouw van de CVBA Oxfam Fairtrade. Binnen de werking ervan vormt de Verkoopdienst dan ook een belangrijke schakel. De CV is een groothandel, die zijn producten enkel verkoopt aan de lokale wereldwinkels, alternatieve handelorganisaties maar recent ook aan commerciële ketens en enkele private grootverbruikers.

De Verkoopdienst concentreert zich op drie opdrachten. De belangrijkste taak is de verkoop van de producten. Vervolgens neemt de dienst ook de verantwoordelijkheid over het stimuleren van het grootverbruik. Tot slot staat de dienst ook in voor de trade marketing, de promotie.

Een diensthoofd en vijf medewerkers verdelen de taken functioneel. Drie medewerkers staan voltijds in voor de verkoop. Twee personeelsleden zijn verantwoordelijk voor het grootverbruik, en dezelfde mensen verzorgen ook de trade marketing. Het diensthoofd heeft vooral een coördinerende functie. Ze promoot in eerste instantie de eerlijkehandelsproducten bij de commerciële distributieketens. Daarnaast is ze ook verantwoordelijk voor het gevoerde prijzenbeleid, en tenslotte werkt ze mee aan de uitbouw van het grootverbruik.

De Verkoopdienst verzorgt in de eerste plaats de verkoop van Oxfam Fair Trade-producten, het huismerk van Oxfam Fairtrade, aan de erkende Oxfam-Wereldwinkels. Die kunnen zowel telefonisch als per e-mail hun bestelling plaatsen. Enkel de producten die op de bestellijst voorkomen, kunnen aangekocht worden. De bestelde producten worden genoteerd op een bestelbon die wordt doorgegeven aan de Logistieke Dienst.

Met een vernieuwende en een meer doeltreffende communicatiestrategie wil Oxfam-Wereldwinkels de eerlijkehandelsboodschap een breder publiek laten bereiken. De lokale wereldwinkels vervullen op dat vlak weliswaar nog altijd een belangrijke rol, maar zijn niet langer het enige kanaal om deze boodschap de wereld in te sturen. Sinds kort werken Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade ook samen met commerciële distributieketens en andere eerlijkehandelsorganisaties.

Rond deze verkoop aan eerlijkehandelsorganisaties in binnen- en buitenland bestaat een interactie met de Dienst Aankoop en Productie. Deze laatste verzorgt namelijk, zoals in hoofdstuk 10 duidelijk is geworden, de praktische verkoop aan de eerlijkehandelsorganisaties van de producten die door Oxfam Fairtrade verwerkt worden, maar als afgewerkt product een andere verpakking dragen. Dergelijke producten worden met andere woorden niet verkocht als Oxfam Fair Trade-producten, maar onder het huismerk van de specifieke eerlijkehandelsorganisatie.

De Verkoopdienst daarentegen staat wel in voor de promotie en de verkoop aan de commerciële ketens en, indien van toepassing, aan de eerlijkehandelsorganisaties in binnen- en buitenland die wel producten aankopen van het Oxfam Fair Trade-productmerk. Dat promotiewerk houdt in dat men actief contacten legt met deze ketens en de aankoop van fairtradeproducten probeert te stimuleren.

Op maandelijkse basis worden de verkoopscijfers aan wereldwinkels en aan de commerciële en eerlijkehandelsorganisaties bijgehouden in overzichtslijsten. De dienst maakt allerhande statistieken aan per product en per verkooppunt. De resultaten worden doorgegeven aan de directie en de Dienst Financiën.

Het hoofd van de Verkoopdienst is in samenspraak met de directie bevoegd om de verkoopprijzen van de producten in de lokale wereldwinkels, de distributieketens en de andere eerlijkehandelsorganisaties te bepalen. Verder werkt het diensthoofd, in nauwe samenwerking met een andere medewerker van de Verkoopdienst en van de Marketingdienst, de promotieacties uit. Op regelmatige tijdstippen en in functie van de agenda van de dienst komt de werkgroep ‘Verkoop en Promotie’ samen. Deze promotiefunctie leunt vaak zeer dicht aan bij de trade marketing (cf. infra).

Wereldwinkels, commerciële distributieketens en eerlijkehandelsorganisaties met klachten over de productkwaliteit of de service, kunnen met hun problemen terecht bij de Verkoopdienst. De oorzaak van de klacht wordt vervolgens binnen de 24 uur opgespoord. Problemen inzake verkeerde leveringen of facturatie probeert men zelf onmiddellijk op te lossen. Klachten over de productkwaliteit worden doorgegeven aan de Marketingdienst van de CV die het probleem verder behandelt.

Binnen deze vernieuwde communicatiestrategie past ook de recente promotie van eerlijkehandelsproducten in het grootverbruik. Midden 2003 werd in de vijf grootste wereldwinkels in Vlaanderen[281] gestart met de verkoop van Oxfam Fair Trade-producten aan nationale, federale of lokale instellingen en ondernemingen, aan scholen, grootkeukens of restaurants. Deze verkoop aan nieuwe, grote klanten staat los van de gewone wereldwinkelwerking.

De dienst stimuleert en begeleidt in eerste instantie de medewerkers van de vijf winkels. Daarnaast leggen de medewerkers van de Verkoopdienst, veelal samen met de medewerkers van de vijf lokale wereldwinkels, contacten met de grootverbruikers zelf. Men prospecteert de brede markt van grootverbruikers, legt contacten en brengt promotiebezoeken. De effectieve verkoop van de producten aan deze klanten gebeurt altijd door de vijf wereldwinkels.

De Verkoopdienst van de CV verzorgt onder leiding van de twee medewerkers van het grootverbruik echter zelf de promotie en verkoop aan grote ondernemingen met een nationale uitstraling zoals Belgacom of de Vlaamse Gemeenschap.

In het kader van de organisatie van het grootverbruik vergaderen de twee medewerkers regelmatig met de vijf grote wereldwinkels – in die context grootverbruikcentrales genoemd -, maar wordt ook frequent overlegd met de andere medewerkers van de Verkoopdienst. Zo kunnen de filosofie en de praktische werking van de twee kerntaken van de dienst op elkaar afgestemd worden.

De twee medewerkers van de Verkoopdienst die instaan voor het grootverbruik doen ook aan trade marketing. Dit betekent dat ze, heel vaak in samenwerking met de Marketingdienst van de CV en de Dienst Verkoop en Marketing van de vzw, de verkoop van eerlijkehandelsproducten gaan promoten. In het kader van deze trade marketing staan de twee medewerkers in voor de praktische organisatie van de deelname van Oxfam Fairtrade aan de horecabeurs en de ‘Week van de Fairtrade’. Verder ontwikkelen ze ook degustatiestandjes of displays voor de wereldwinkels.

De Verkoopdienst van de CV staat niet alleen in voor de verkoop van Oxfam Fair Trade-producten. De dienst is ook verantwoordelijk voor de aankoop van enerzijds marktkramen die de lokale wereldwinkels kunnen huren. Anderzijds staat de dienst ook in voor de aankoop van koffieautomaten voor het nationaal secretariaat.

Om de taken en functies van alle medewerkers van de Verkoopdienst op elkaar af te stemmen, organiseert men tweemaal per maand een teamvergadering. Daarnaast neemt men deel aan diverse permanente en ad hoc-werkgroepen ter ondersteuning en coördinatie van specifieke taken of om het beleid van de diverse diensten binnen het nationaal secretariaat te coördineren. Voorbeelden hiervan zijn het Productmanagement en het Productoverleg, het overleg met de Dienst Verkoop en Marketing van de vzw, het overleg tussen Oxfam Fairtrade en Oxfam-Wereldwinkels en het Managementteam.

Het hoofd van de Verkoopdienst heeft net als alle andere diensthoofden de leiding over de medewerkers van de dienst. Het diensthoofd stelt niet alleen de functiekaarten op, maar coördineert mee de functioneringsgesprekken en de functieclassificaties. Daarnaast ziet het diensthoofd ook toe op de werkuren en vakantieregelingen van de medewerkers.

De Verkoopdienst van de CV heeft net als alle andere diensten van de CV en vzw, geen begrotingspost voor het archiefbeleid. Een sluitende interne reglementering om op een consequente manier te archiveren bestaat er niet. Er zijn slechts een aantal minimale afspraken gemaakt om het archief enigszins eenduidig te beheren.

Afhankelijk van de archiefvormer, het documenttype, maar ook van de formele bewaartermijnen van de archieven, loopt het archiefbeleid op de dienst sterk uiteen. Wat volgens wettelijke bewaartermijnen een tijd bewaard moet blijven, zoals facturen en verzendnota’s, wordt meestal systematisch en correct bijgehouden, met uitzondering van de bestelbonnen. Andere stukken die niet gebonden zijn aan enige wettelijke bewaartermijn, worden minder consequent bijgehouden. Sommige archiefstukken die betrekking hebben op de taakuitvoering van één medewerker, komt men regelmatig tegen in de series, dossiers of onderwerpsmappen van andere medewerkers. Daarnaast bevatten sommige onderwerpsmappen stukken die betrekking hebben op de meest uiteenlopende functies en taken van de dienst.

De verklaring is dat de dienst niet altijd eenduidig afgesproken heeft wie de stukken permanent bijhoudt. Dit gebrek aan goede afspraken zorgt ervoor dat sommige stukken, zoals verslagen van teamvergaderingen, bij diverse medewerkers terug te vinden zijn, maar nergens in een correcte en volledige serie. Ook heel problematisch zijn de naamgeving van de mappen en het gebruik van een consequente afdrukstrategie.

De Verkoopdienst bekleedt in eerste instantie een belangrijke functie inzake de verkoop aan de lokale wereldwinkels. Deze moeten hun producten telefonisch of per mail bij de dienst bestellen, waarna de Verkoopdienst de bestelbon invult. Aan de hand van deze bon maakt men vervolgens in twee- of drievoud een verzendnota op die naar de Logistieke Dienst gaat zodat de nota het transport naar de wereldwinkels kan vergezellen. Eén exemplaar van de verzendnota komt nadien terug naar de Verkoopdienst. Tweemaandelijks maakt men van alle geleverde bestellingen de facturen op. De originele facturen gaan naar de wereldwinkels, de dubbels blijven op de Verkoopdienst.

De bestelbonnen zijn gebonden aan de btw-wetgeving, maar worden momenteel slechts drie weken bijgehouden. Deze methode is pertinent fout en moet veranderen. Om de btw-wetgeving correct na te leven, moeten de bestelbonnen tien jaar bewaard blijven[282]. Ze kunnen best gekoppeld aan de factuur bewaard blijven.

Verzendnota’s en facturen worden wel volgens de wettelijke bewaartermijn van tien jaar bijgehouden[283], elk in een afzonderlijke serie. De facturen worden correct op nummer geordend, verzendnota’s zitten momenteel geordend per week. De nummering volgt niet altijd correct op elkaar omdat dergelijke ordening veel tijd in beslag neemt. Toch is een meer correcte ordening per nummer wenselijk omdat het terugvinden van de stukken dan aanzienlijk vergemakkelijkt. Wanneer men op nummer gaat ordenen, merkt men ook sneller hiaten.

In de serie van de verzendnota’s zitten, als dat van toepassing is, bij de passende verzendnota de vrachtlijsten van de colli’s[284] van onder meer MdMO of het Solidariteitsfonds die naar de wereldwinkels vervoerd werden. Daarnaast bevat deze serie ook de retourformulieren die worden opgesteld wanneer er goederen mee teruggezonden worden ofwel omdat het een verkeerde levering was ofwel omdat de producten van een slechte kwaliteit waren. Deze retourformulieren worden gekoppeld aan de verzendnota waarop ze betrekking hebben. Tot slot treft men ook regelmatig formulieren van productklachten aan.

Omdat naast Oxfam Fair Trade-producten en colli’s van andere organisaties regelmatig andere producten, zoals folders, promotiemateriaal of stoepborden, mee moeten met de vrachtwagen naar de wereldwinkels, houdt de Verkoopdienst ook een map bij met lijsten van het geleverd of te leveren materiaal. Deze overzichtslijsten, rollen genaamd, houdt men enkel bij ter verificatie en worden slechts enkele maanden bewaard. Deze methode kan men blijven hanteren omdat de stukken weinig informatiewaarde hebben.

De verkoop aan binnen- en buitenlandse commerciële ketens en eerlijkehandelsorganisaties komt niet uitsluitend toe aan de Verkoopdienst, maar wordt ook voor een deel waargenomen door de Dienst Aankoop en Productie. Die coördineert de verkoop aan eerlijkehandelsorganisaties die producten kopen die door Oxfam Fairtrade gemaakt worden, maar onder een andere naam en in een andere verpakking verkocht worden. Voor een bespreking van de stukken die in die context ontstaan, verwijzen we naar hoofdstuk 10.

De Verkoopdienst zelf staat in voor de verkoop aan commerciële distributieketens en andere eerlijkehandelsorganisaties die wel producten van het merk Oxfam Fair Trade, het huismerk van Oxfam Fairtrade, aankopen. In het kader van de nieuwe communicatie- en verkoopsstrategie naar een breder publiek, probeert Oxfam-Wereldwinkels nauwere banden aan te halen met deze distributieketens en eerlijkehandelsorganisaties. Dat is vooral de taak van het diensthoofd. Zij legt contacten met de diverse ketens, prospecteert ze, bezoekt hen en promoot er de verkoop van de eerlijkehandelsproducten van Oxfam Fairtrade. Eventueel worden er contracten afgesloten. Wanneer de klant effectief met Oxfam Fairtrade gaat samenwerken, coördineert het diensthoofd de prijsbepaling van de producten en volgt ze ook de verkoop in deze ketens en organisaties op.

Het prospecteren van de mogelijke toekomstige klanten en de eerste contacten met hen laat in de eerste plaats briefwisseling na en eventueel verslagen van één of meerdere bezoeken. Momenteel worden de stukken over de prospectie per mogelijke nieuwe klant bijgehouden in een dossier. Alle prospectiedossiers samen vormen één serie. Wanneer Oxfam Fairtrade met de geprospecteerde klant effectief een samenwerkingsakkoord afsluit, is dat dossier niet langer een prospectiedossier, maar een effectief klantendossier dat verder wordt aangevuld met nieuwe gegevens over de klant en de verkoop van producten. De prospectiedossiers van ketens of organisaties die geen effectieve klant werden, kan men blijvend bewaren, maar dat hoeft niet.

De prospectiedossiers bieden weliswaar een goed beeld van de manier waarop men mogelijke toekomstige klanten prospecteert, maar dergelijke informatie kan men ook terugvinden in de effectieve klantendossiers waarin de stukken met betrekking tot de prospectie eveneens bewaard zijn gebleven. De klantendossiers bevatten naast de stukken over de prospectie veel briefwisseling naar aanleiding van de verdere opvolging van de klanten, stukken over de opvolging van de verkoop en stukken met betrekking tot de prijsbepaling. Deze klantendossiers bieden een goed beeld van de werking van de prospectie van en verkoop aan deze nieuwe klanten. Deze interessante informatiebron moet dan ook permanent bewaard blijven. De contracten moeten daarenboven volgens de wet op de btw tien jaar worden bijgehouden.[285] Alleen routinebriefwisseling en oninteressante documentatie kan men vernietigen. Een schoning is aangewezen.

De interne ordening van de stukken kan wel beter, want momenteel zit alles door elkaar. Het verdient aanbeveling per klantendossier een ordening per documenttype aan te houden. Alle briefwisseling, verslagen van bezoeken of verkoopsoverzichten, kan men in het klantendossiers per documenttype samenvoegen en chronologisch ordenen. Op die manier is het klantendossier overzichtelijk opgebouwd en kan men snel stukken terugvinden.

Wanneer er met de geprospecteerde klant een effectief samenwerkingsakkoord wordt afgesloten, start men met de verkoop van producten. De facturen van deze verkoop komen in dezelfde serie terecht als de facturen van de verkoop aan lokale wereldwinkels. De bestelbonnen, verzendnota’s en vrachtbrieven worden bijgehouden in de serie waarin ook al de bestelbonnen, verzendnota’s en vrachtbrieven worden bijgehouden van de verkoop aan eerlijkehandelsorganisaties van producten met een andere verpakking. De facturen, bestelbonnen, verzendnota’s en vrachtbrieven moeten als gevolg van de wet op de btw tien jaar worden bijgehouden.[286] Een permanente bewaring is niet zinvol omdat de verkoopcijfers elke maand worden verwerkt in verkoopoverzichten (cf. infra).

Opnieuw laat de interne ordening van de serie te wensen over. In de toekomst zou ook hier intern per dossier geordend moeten worden volgens documenttype.

Een medewerker van de Verkoopdienst berekent maandelijks per product en per winkel de verkoopcijfers, en een algemeen omzetcijfer. De verkoopcijfers worden centraal op de dienst bewaard in een afzonderlijke serie. De regelmatige berekeningen van de honderd bestverkopende wereldwinkels worden ondergebracht in een andere serie. Daarnaast legt de medewerker een map aan met omzetcijfers en andere berekeningen die betrekking hebben op de verkoop. Al deze cijfers bieden een interessante kijk op de verkoopcijfers van Oxfam Fairtrade en moeten dan ook bewaard blijven. De cijfers kan men echter ook terugvinden bij de directeur van de CV en de Dienst Financiën, maar daar zijn niet alle cijfers volledig en correct seriematig bewaard.

De verkoopcijfers worden echter niet alleen centraal bewaard, maar duiken meermaals op in de archieven van de andere medewerkers van de dienst. Deze stukken zijn slechts dubbels en moeten niet naar het archief.

Het diensthoofd is verantwoordelijk voor de berekening van de verkoopprijzen en het opstellen van de prijslijsten. Maandelijks worden deze lijsten gepubliceerd in de WeeWeeTelex. In verband met de prijsberekeningen houden zowel het diensthoofd als de andere medewerkers van de dienst stukken bij. Aangezien alle noodzakelijke gegevens in verband met de productprijzen in de WeeWeeTelex terechtkomen of in de klantendossiers, moeten alle andere stukken wat dat betreft niet permanent worden bewaard. De prijsberekeningen voor de producten die door de andere klanten zullen worden verkocht, zitten in de klantendossiers of in het klantenbestand van grootverbruikers. Deze moeten dan ook in die dossiers bewaard blijven.

Het diensthoofd werkt ook samen met één van haar medewerkers en de Marketingdienst het promotiebeleid uit voor de lokale wereldwinkels. Dat beleid leunt nauw aan bij de trade marketing van de dienst. Rond dit promotiebeleid worden heel wat planningen opgesteld die men permanent kan bewaren. Ook de stukken over de diverse klantenacties zijn interessant om bij te houden. Verder wordt rond deze promotieacties ook regelmatig overleg gepleegd. Agenda’s, verslagen en bijlagen daaromtrent bieden belangrijke informatie en moet men niet vernietigen. Het archief van de Verkoopdienst van de CV bevat ook promotieaffiches van producten. Die affiches bieden wel enige informatie over de gevoerde promotie, maar worden momenteel erg consequent, volledig en permanent bijgehouden op de Dienst Vormgeving en Publicatie. Een efficiënte databank zorgt daar bovendien voor een perfecte ontsluiting.

De stukken met betrekking tot de promotieacties bevinden zich met uitzondering van het promotiemateriaal dat zich tussen stukken over het grootverbruik bevindt, allemaal samen in een onderwerpsmap die momenteel geen naam draagt. Een efficiënte en duidelijke naamgeving zoals ‘Promotiebeleid’ is aan te raden.

Foute leveringen en producten van een slechte kwaliteit moeten zo snel mogelijk gemeld worden aan de besteldienst op de Verkoopdienst. Kan dit niet snel via de telefoon, dan kan een klachtenformulier gebruikt worden. De producten kunnen dan teruggestuurd worden naar het nationaal secretariaat voor creditering. Deze retourzendingen moeten altijd worden vergezeld van een retourformulier en een klachtenformulier. Terug in het nationaal secretariaat wordt op basis van de retourzending gecontroleerd of de klacht gegrond is.

Indien dat het geval is, worden de retourformulieren bij de verzendnota’s bewaard omdat ze het bewijs voor creditering zijn geweest en van belang zijn in het kader van de wet op btw.[287] De klachtenformulieren in verband met gewone leveringsfouten worden bewaard bij de medewerkers die de bestellingen opnemen. Productklachten gaan naar de Marketingdienst van de CV.

De klachtenformulieren hebben geen grote informatieve waarde en moeten dan ook niet permanent worden bijgehouden. Voor een goede administratieve werking is het van belang om één serie bij te houden in verband met de gewone leveringsklachten en één serie rond de productklachten. Momenteel houden diverse medewerkers klachtenformulieren bij, wat men beter vermijdt.

Wanneer de eerstelijnshulp een klacht niet kan oplossen en er onenigheid ontstaat tussen de klant en het nationaal secretariaat, wordt de zaak overgelaten aan een medewerker van de Verkoopdienst die verder onderhandelt en tot een oplossing probeert te komen. Slechts in uitzonderlijke gevallen wordt justitie erbij betrokken. Rond dat laatste type van problemen groeien vaak aanzienlijke dossiers. Deze kan men eventueel permanent bijhouden wegens hun informatiewaarde, maar in feite hoeft dat niet. Ze geven immers geen representatief beeld van de klachten die Oxfam Fairtrade ontvangen heeft.

Twee medewerkers van de Verkoopdienst hebben de opdracht om het grootverbruik van Oxfam Fair Trade-producten te promoten. Het is een nieuw doelpubliek dat past binnen de vernieuwde communicatiestrategie van Oxfam-Wereldwinkels. Om dat nieuwe project in te passen in de ideologie en de werking van Oxfam-Wereldwinkels werden tussen Oxfam Fairtrade en Oxfam-Wereldwinkels een aantal overeenkomsten gesloten die de doelstellingen, taken en plannen van het grootverbruik duidelijk definiëren. Deze overeenkomsten moeten in elk geval permanent worden bijgehouden. Ook de voorstellingsbrochures over het grootverbruik met daarin de doelstellingen en plannen van Oxfam Fairtrade bieden een interessante kijk op die taken en doelstellingen van Oxfam Fairtrade en de vijf grote wereldwinkels. Ze mogen dan ook zeker niet vernietigd worden.

In de praktijk houden de twee medewerkers in eerste instantie contact met de vijf grootste wereldwinkels die instaan voor de effectieve verkoop van de producten aan deze grootverbruikers. Ze helpen mee de werking van de wereldwinkels ten opzichte van de grootverbruikers te ondersteunen en te stimuleren. Heel wat interessante briefwisseling en verslagen van overlegmomenten moet bewaard blijven omdat ze een grote informatieve waarde heeft over de recent opgestarte werking van het grootverbruik.

Verder bevatten de archieven veel interessante stukken over de omzet van de verkoop aan de grootverbruikers en over de verkoopprijzen. De stukken met betrekking tot de producttarieven komen ook voor in de individuele dossiers van het klantenbestand en moeten daarom niet elders worden bijgehouden.

De twee medewerkers van de Verkoopdienst stimuleren en promoten de verkoop aan grootverbruikers. Ze leggen contacten met mogelijk toekomstige klanten-grootverbruikers, verzamelen interessante documentatie, bezoeken de grootverbruikers en promoten er de producten. Indien mogelijk sluit men een samenwerkingsakkoord. Ook de prijscondities worden vastgelegd, net als de faciliteiten voor de levering van de goederen. Deze contacten met mogelijke toekomstige klanten brengen niet alleen interessante briefwisseling voort, maar ook bezoekersverslagen, samenwerkingsakkoorden en stukken over prijscondities. Alle stukken van die grootverbruikers waarmee een nauwere samenwerking werd aangegaan, met uitzondering van routinebriefwisseling en oninteressante documentatie, moeten bewaard blijven. Ze leveren een uitstekend beeld over de samenwerking met de grootverbruikers. Dossiers van grootverbruikers waarmee men niet heeft samengewerkt, kan de dienst vernietigen. Ze bieden geen extra informatie over de werking.

Ook in het kader van het grootverbruik is er promotiemateriaal aangemaakt, dat men echter weer mag vernietigen eens het niet meer van nut is voor de werking van de dienst. De Dienst Vormgeving en Publicaties bewaart immers dergelijk materiaal. De stukken moeten krachtens de btw-wet tien jaar worden bijgehouden[288].

De Verkoopdienst verzorgt via de twee medewerkers van het grootverbruik de verkoop aan grote klanten met een nationale uitstraling. Facturen moeten in de facturenserie terechtkomen. Bestelbonnen, verzendnota’s en vrachtbrieven worden ook hier per klant bijgehouden in dezelfde serie zoals gebeurt met de gelijkaardige stukken bij de verkoop aan de distributieketens en eerlijkehandelsorganisaties.

Om de werking van het grootverbruik in te passen in de algemene werking van Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade, plegen de betrokken partijen regelmatig overleg. Enerzijds is er het overleg met de grootverbruikcentrales, anderzijds met de andere medewerkers van de Verkoopdienst van de CV of andere diensten van Oxfam Fairtrade. Verslagen van dit overleg moeten centraal op de dienst bewaard blijven omdat ze een goed beeld geven van de werking van het grootverbruik.

De stukken in verband met het grootverbruik worden niet altijd op een gestructureerde manier bijgehouden. Momenteel bestaan er naast de series met facturen, bestelbonnen, verzendnota’s en vrachtbrieven twee reeksen of series documenten.

Enerzijds worden alle stukken per grootverbruiker, het grootverbruikersdossier, op een gestructureerde manier bewaard in één serie, het klantenbestand. Elk dossier binnen deze serie dat betrekking heeft op een bepaalde grootverbruiker, krijgt een nummer dat overeenstemt met het elektronische dossier op pc. Deze ordening kan men behouden.

Anderzijds bestaat er naast deze centrale serie nog een reeks mappen met andere stukken over het grootverbruik. Daarin zitten de overeenkomsten tussen Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade, de voorstellingsbrochures, de briefwisseling en verslagen van overleg met de grootverbruikcentrales, de verkoopscijfers van de centrales, de verslagen van het intern overleg met betrekking tot het grootverbruik en het promotiemateriaal. Al deze stukken, met uitzondering van het promotiemateriaal, hebben een permanente informatiewaarde en kunnen permanent bewaard blijven. Daarnaast bevatten deze mappen ook veel dubbels van wat in de serie over de contacten met de grootverbruikers werd aangetroffen, en die niet permanent moeten worden bijgehouden. Verder vindt men in deze mappen stukken over de horeca-beurs en infodocumenten over de boekhouding. Deze stukken moeten uit deze mappenreeks worden gehaald omdat ze met het grootverbruik niets te maken hebben en elders moeten bewaard blijven.

De interne ordening van de reeks mappen laat vaak te wensen over. De mappen zijn weliswaar onderverdeeld in thema’s, maar de ordening ervan is niet functioneel uitgewerkt. In de eerste map zit de briefwisseling met de grootverbruikcentrales, stukken in verband met de contacten met de grootverbruiker Belgacom en andere stukken. In een tweede map zitten de voorstellingsbrochures, promotieaffiches van Oxfam Fair Trade-producten, stukken over de stand van Oxfam Fairtrade op de Horecabeurs in de Expo in Gent en stukken met betrekking tot de contacten met het OCMW van Nevele. Zo gaat het nog een eindje door. Een meer functionele ordening is dan ook hoogstnodig.

In eerste instantie moet men alle stukken die niets met het grootverbruik te maken hebben en stukken in verband met de contacten met de grootverbruikers zelf uit de mappen verwijderen. Vervolgens moeten de medewerkers de resterende archiefstukken meer functioneel gaan indelen. Ze kunnen bijvoorbeeld alle contacten met de centrales, zowel de verslagen als de briefwisseling, samen in één map onderbrengen, weliswaar geordend per documenttype. Ook cijfergegevens over de verkoop door deze centrales kan men daarbij opbergen. Anderzijds kan men bijvoorbeeld alle interne documenten samen in één map onderbrengen. De algemene overeenkomsten tussen Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade, de voorstellingsbrochures en eventueel de verslagen van het intern overleg kan men op die manier ook in één map bundelen. Het resultaat is een logischer gestructureerd en overzichtelijker geheel.

Op de Verkoopdienst werd alleen materiaal aangetroffen in verband met de organisatie van de Horecabeurs en stukken over de Week van de eerlijke handel.

De twee medewerkers die het grootverbruik promoten, staan ook in voor de organisatie van de Horecabeurs in de Gentse Expo. De archiefproductie daarover is vooral van praktische aard. Het betreft plattegronden van de Expo-hallen, standennummeringen, voorschiften van de Expo inzake veiligheid en praktische correspondentie met de handelsbeurs. Daarnaast bestaat er nog heel wat correspondentie met de standbouwer, documentatie, kopieën van facturen voor deze stands en elektriciteitsfacturen. Met uitzondering van een aantal interessante correspondentiestukken met de Expo en de standbouwer, kunnen alle andere stukken worden vernietigd van zodra ze niet meer van nut zijn voor de werking van de dienst.

De ordening van deze stukken laat momenteel te wensen over. De archiefstukken zitten verzameld in twee documentatiemappen van de standbouwer en één documentatiemap van de Horecabeurs. De interne ordening laat echter te wensen over, want de stukken zitten door elkaar. Vanuit het oogpunt van een betere administratieve werking kan men beter de documenten ordenen per documenttype.

De ‘Week van de Fairtrade’ is een initiatief van diverse Belgische ngo’s en wordt gefinancierd vanuit het Ministerie van Ontwikkelingssamenwerking. Dat stelt een verantwoordelijke aan die de organisatie van de ‘Week’ coördineert en de geldsommen verdeelt onder de diverse ngo’s. De activiteiten in het kader van de Week van de Fairtrade zijn tweeledig. Ten eerste zijn er de samplingdagen waarbij op drukke plaatsen, zoals het Centraal Station in Antwerpen of Brussel, kleine geschenkjes en folders uitgedeeld worden om de mensen te sensibiliseren voor eerlijke handel. Het hoofd van de Verkoopdienst staat in voor de toelevering van de geschenkjes. De coördinator zorgt dan weer voor de folders, standjes en de mankrachten. Ten tweede concentreert men zich op de trade marketing, het werkveld van de twee medewerkers van het grootverbruik. Hierbij worden specifiek de overheid en de bedrijfswereld geconfronteerd met eerlijke handel. Men probeert zoveel mogelijk instellingen aan te sporen om tijdens die week te werken rond eerlijke handel door bijvoorbeeld tijdens de middaglunch een menu van fairtradeproducten aan te bieden.

De directeur van de CV is verantwoordelijk voor de formele organisatie, de twee medewerkers van de Verkoopdienst staat in voor de sensibilisatie. Verslagen van bezoeken en andere stukken die rond deze activiteit worden opgemaakt of ontvangen, zitten in het klantenbestand. De stukken horen daar eigenlijk niet tussen omdat de context waarin deze stukken worden aangemaakt niet volledig dezelfde is. Het verdient dan ook aanbeveling om in de toekomst deze stukken afzonderlijk onder te brengen in een serie die exclusief met de ‘Week van de Fairtrade’ te maken heeft. De stukken kunnen er permanent bewaard blijven omdat ze aantonen hoe Oxfam Fairtrade betrokken was bij de ‘Week’.

De Verkoopdienst staat ook in voor de aankoop van marktkramen en koffieautomaten. Rond de aankoop van deze producten werden twee mappen aangelegd met briefwisseling, documentatie over de producten en de bedrijven die deze producten verkopen, offertes, dubbels van bestelbonnen, kopieën van facturen en leveringsbonnen. De originele facturen en, daaraan gekoppeld, de bestelbonnen worden volgens de wettelijke bewaartermijnen[289] op de Dienst Financiën bewaard. Met uitzondering van informatief belangrijke briefwisseling moet men deze stukken niet langer bijhouden dan nodig voor de werking van de dienst. Voor een goede administratieve werking kan men wel intern de stukken per documenttype chronologisch gaan ordenen, want momenteel zitten alle stukken door elkaar.

Om de dienst optimaal te coördineren, organiseert men tweemaal per maand een Teamoverleg. De agenda’s, verslagen en bijlagen moeten op de dienst centraal en chronologisch per vergadering worden bijgehouden. Momenteel gebeurt dat onvoldoende. Diverse medewerkers houden zelf verslagen bij, maar deze zijn niet altijd volledig en worden niet centraal beheerd.

Naast dit tweewekelijkse overleg neemt de Verkoopdienst op permanente basis deel aan het overleg met de Dienst Verkoop en Marketing van de vzw, tussen Oxfam Fairtrade en Oxfam-Wereldwinkels, met het Productmanagement en met het Managementteam van de vzw. De agenda’s, verslagen en bijlagen van deze vergaderingen moet de Verkoopdienst niet permanent bijhouden omdat dat de taak is van andere diensten. Enkel de verslagen van het overleg tussen Oxfam Fairtrade en Oxfam-Wereldwinkels kan men bijhouden omdat deze nergens anders werden teruggevonden. Verslagen van ad hoc-werkgroepen moet men permanent bijhouden indien de dienst er de leiding over heeft. Verslagen van de syndicale overlegorganen moeten permanent worden bijgehouden op de Personeelsdienst.

Momenteel houdt men van geen enkele vergadering de stukken op een geordende en gecoördineerde manier bij. Diverse medewerkers hebben verslagen, maar nergens op de dienst houdt men centraal volledige series bij. Deze manier van werken moet veranderen. Van de vergaderingen waarover de Verkoopdienst de leiding heeft, legt men beter per vergadering één centrale serie aan. Het gaat vooral over de teamvergaderingen en de verslagen van de werkgroep ‘Verkoop en Promotie’. Alle verslagen die men occasioneel bij de diverse medewerkers aantreft, kan men vervolgens vernietigen. Enkel die verslagen die men elders op het nationaal secretariaat nergens bijhoudt, moet men uiteraard ook bewaren.

Het diensthoofd stelt in samenwerking met de personeelsverantwoordelijke van het nationaal secretariaat de functiekaarten en de functieclassificaties op en coördineert mee de functioneringsgesprekken. Functiekaarten en allerhande documentatie inzake personeelsaangelegenheden, zoals de arbeidsreglementering voor bedienden, moeten ook permanent op de Personeelsdienst bewaard worden. Stukken in verband met de werkuren en vakantieregelingen moet men slechts bijhouden zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst.

De stukken met betrekking tot de coördinatie van het personeel zitten bij het diensthoofd samen in één map. De interne ordening is in orde, maar de naamgeving van de onderwerpsmap kan beter, want momenteel is ze naamloos. Een vermelding als ‘Personeel’ op de flap van de map is noodzakelijk.

*Beschrijving*	*Wettelijke bewaartermijn*	*Archivalische* *bewaartermijn*	*Verantwoording*
1.1. De verkoop aan de lokale wereldwinkels
Verkoopfacturen.	10 j.	10 j.	Art. 60 §1 van de wet op de btw De termijn gaat in vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de sluiting van het boekjaar. De informatie in de stukken is ook terug te vinden in de jaarrekeningen.
Verzendnota’s en retourformulieren met betrekking tot de levering van producten aan de lokale wereldwinkels.	Idem.	Idem.	Idem.
Overzichtslijsten van diverse randartikelen die geleverd moeten worden aan de lokale wereldwinkels.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 1 j.	De stukken hebben geen permanente informatiewaarde.
Aanvraagformulieren en verzendnota’s van sponsoring van stalen.	10 j.	10 j.	Art. 60 §1 van de wet op de btw. De termijn gaat in vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de sluiting van het boekjaar.
1.2. De verkoop aan commerciële ketens en eerlijkehandelsorganisaties in binnen- en buitenland.
Prospectiedossiers.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 10 j.	De prospectiedossiers bieden geen permanente informatiemeerwaarde over de werking van de dienst. Alle interessante info komt ook voor in de klantendossiers.
Klantendossiers.	Tot 10 j.	Permanent.	De contracten zijn gebonden aan de wet op de btw. (Art. 60 §1) De termijn gaat in vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de sluiting van het boekjaar. De dossiers bevatten belangrijke inlichtingen over de werking in verband met de nieuwe distributiekanalen.
Dossiers met bestelbonnen, verzendnota’s en eventueel vrachtbrieven met betrekking tot de verkoop van producten aan de commerciële klanten en eerlijkehandelsorganisaties.	10 j	10 j	Art 60 §1 1° van de wet op de btw Vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de sluiting van het boekjaar.
1.3. Opvolging van de verkoop en omzetcijfers
Overzichtslijsten van de bestverkochte producten.	/	Permanent.	De lijsten leveren interessante informatie over de verkoop van Oxfam Fairtrade aan wereldwinkels en andere klanten.
Overzichtslijsten van de bestverkopende wereldwinkels en andere klanten.	/	Idem.	Idem.
Diverse momentopnames met betrekking tot de verkoop van Oxfam Fair Trade-producten	/	Idem.	Idem.
Omzetberekeningen.	/	Idem.	De stukken geven een goed beeld van de jaarlijkse omzet van Oxfam Fairtrade.
1.4. Bepaling van de verkoopprijs en uittekenen van het promotiebeleid.
Stukken betreffende de prijsberekeningen van de Oxfam Fair Trade-producten.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De officiële verkoopprijzen verschijnen regelmatig in de WeeWeeTelex. De prijsberekeningen voor de andere klanten zitten in de klantendossiers of in het klantenbestand met betrekking tot het grootverbruik.
Stukken betreffende het promotiebeleid van de Verkoopdienst.	/	Permanent.	De stukken bieden een goed beeld van de werking van het promotiebeleid van de Verkoopdienst.
1.5. Behandeling van klachten
Klachtenformulieren van de verschillende wereldwinkels rond kleine algemene leveringsproblemen.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 1 j.	De stukken hebben geen bijzondere informatiemeerwaarde en moeten daarom niet permanent worden bijgehouden.
Dossiers met betrekking tot de behandeling van ernstige klachten.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 10 j.	De stukken bieden geen representatief beeld van de ontvangen klachten.

*Beschrijving*	*Wettelijke bewaartermijn*	*Archivalische* *bewaartermijn*	*Verantwoording*
2.1. Algemeen
Stukken over de algemene afspraken tussen Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade met betrekking tot het grootverbruik.	/	Permanent.	Deze stukken hebben een grote informatieve waarde in verband met de werking van het grootverbruik.
Voorstellingsbrochures van het grootverbruik.	/	Idem.	Idem.
2.2. Contacten met de grootverbruikcentrales
Briefwisseling met de grootverbruikcentrales.	/	Idem.	Deze stukken bieden een goed beeld van de contacten en de samenwerking tussen de vijf grote wereldwinkels en het nationaal secretariaat.
Verslagen van de contacten met de grootverbruikcentrales.	/	Idem.	Idem.
Stukken met betrekking tot de algemene omzetcijfers van de wereldwinkels met betrekking tot het grootverbruik	/	Idem.	Deze algemene verkoopscijfers bieden een duidelijk zicht op de verkoop van de wereldwinkels aan de grootverbruikers.
Stukken met betrekking tot de productprijzen voor het grootverbruik.	/	Zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De stukken rond het prijzenbeleid voor het grootverbruik zitten in de dossiers van het klantenbestand.
2.3. De Promotie van Oxfam Fair Trade- producten bij de grootverbruikers
Klantenbestand met stukken van de contacten met de grootverbruikers.	/	Permanent.	Deze stukken tonen de belangrijke rol aan van het nationaal secretariaat inzake het grootverbruik.
Promotiemateriaal met betrekking tot het grootverbruik.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	Deze stukken worden consequent en permanent bijgehouden door de Dienst Vormgeving en Publicatie.
2.4. Intern overleg
Verslagen van het Oxfam Fairtrade-grootverbruikoverleg op het nationaal secretariaat.	/	Permanent.	Deze stukken tonen de belangrijke rol van het nationaal secretariaat aan inzake het grootverbruik.

*Beschrijving*	*Wettelijke bewaartermijn*	*Archivalische* *bewaartermijn*	*Verantwoording*
4.1. Aankoop van enkele producten
Stukken met betrekking tot de aankoop van marktkramen.	10 j.	10 j.	Art 6 §4 van de wet op de boekhouding van 17 juli 1975. De termijn gaat in vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de sluiting van het boekjaar.
Stukken met betrekking tot de aankoop van koffiezetapparaten.	10 j.	10 j.	Idem.
4.2. Deelname aan overkoepelende overlegorganen
Verslagen van het Verkoopoverleg.	/	Permanent.	De stukken bieden een goed beeld van de interne werking van de dienst.
Verslagen en bijlagen van de vergaderingen tussen Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade.	/	Idem.	De stukken hebben een permanente informatiewaarde en worden nergens anders structureel bijgehouden.
Verslagen en bijlagen van het overleg tussen de Verkoopdienst van de CV en de Dienst Verkoop en Marketing van de vzw.		Zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De notulen worden permanent bewaard door de Dienst Verkoop en Marketing van de vzw.
Verslagen en bijlagen van het Productmanagement.	/	Zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De stukken worden permanent bewaard door de Dienst Aankoop en Productie van de CV.
Verslagen en bijlagen van het Productoverleg.	/	Idem.	Idem.
Verslagen en bijlagen van de Personeelsinfo.	/	Idem.	De stukken worden permanent bewaard door de Personeelsdienst.
4.3. De coördinatie van de medewerkers
Stukken met betrekking tot de praktische regeling van de werkuren en de vakantieregeling.	/	Zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 1 j.	Deze stukken hebben geen enkele permanente informatiemeerwaarde.
Functiekaarten.	/	Zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	Deze stukken moeten permanent worden bijgehouden door de Personeelsdienst
Documentatiemateriaal betreffende personeels-aangelegenheden.	/	Idem.	Idem.

In het begin van de jaren zeventig was de winkelwerking slechts een klein onderdeel van een bredere werking die zich vooral toespitste op politieke actie en educatie. Doorheen de jaren kwam de verkoop van fairtradeproducten echter steeds meer op het voorplan, en werd zo een uitgelezen middel om de eerlijkehandelsboodschap van Oxfam-Wereldwinkels te promoten bij een steeds breder publiek.

Net omdat de verkoop van producten een steeds belangrijkere plaats inneemt, is het van belang om een kwalitatief hoogstaand, uitgebreid en aantrekkelijk productgamma te kunnen garanderen. De Marketingdienst van de CV staat integraal in voor een dergelijk assortiment. Deze opdracht valt uiteen in drie delen. De dienst is verantwoordelijk voor de uitbouw van een evenwichtig gamma, met oog voor verfrissende nieuwe ideeën. Ten tweede zorgt de dienst voor een aantrekkelijke en milieuvriendelijke verpakking. Tot slot is de Marketingdienst van de vzw verantwoordelijk voor de kwaliteit van de verkochte producten. De dienst staat dan ook in voor de behandeling van de productklachten.

Op de Marketingdienst waren tot voor kort een diensthoofd en een medewerker actief. Samen werkten ze aan het marketingbeleid van Oxfam Fairtrade. Daarnaast was het diensthoofd van de Marketingdienst ook het aanspreekpunt voor de media. Hij stond ook in voor een uitgewerkt communicatiebeleid. Recent nam het diensthoofd echter ontslag, waardoor de dienst momenteel slechts één medewerker telt. Hij zet alleen de belangrijke taken met betrekking tot de productmarketing voort. De taken van het vroegere diensthoofd inzake het mediabeleid van Oxfam Fairtrade heeft hij niet overgenomen. Momenteel vult dan ook niemand deze taken concreet in.

De dienst zorgt voor een uitgebreid en evenwichtig productgamma dat zo goed mogelijk beantwoordt aan de noden en wensen van de klant door in te spelen op vraag en aanbod. Daarnaast heeft de dienst oog voor nieuwe trends in de voedingswereld, onder meer door het bekijken van het productassortiment van de concurrentie.

Regelmatig gaat men met het oog op de verkoop of in het licht van nieuw lopende campagnes of belangrijke thema’s, nieuwe producten lanceren of producten heropfrissen en extra aandacht schenken. Het gebeurt echter even vaak het dat men het oude productaanbod saneert.

In het kader van de uitbouw van een uitgedokterd productassortiment, besteedt de Marketingdienst veel aandacht en zorg aan de verpakking van de producten. Samen met de lay-outdienst van het nationaal secretariaat werkt men aan een aantrekkelijke verpakking die in de lijn ligt van de huisstijl van Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade. Ook de tekst die op de verpakking komt te staan, moet correct en volledig zijn.

Daarnaast wordt veel belang gehecht aan de milieuvriendelijkheid van de verpakking. Men probeert in de mate van het mogelijke altijd te werken met ecologische verpakkingen, zolang de kwaliteit en langdurige houdbaarheid van het product kan gegarandeerd blijven. De verpakking van de eerlijkehandelsproducten moet wel voldoen aan de Belgische warenwetgeving, maar ook aan de wetgeving inzake de terugname- of recyclageplicht en de informatieplicht.[291] Indien een onderneming wordt beschouwd als verpakkingsverantwoordelijke voor huishoudelijke en bedrijfsmatige verpakkingen, moet zij voor die verpakkingen een recyclagepercentage behalen (terugnameplicht) en de overheid informeren over de aard van de verpakking (informatieplicht). Dit kan door een eigen systeem van recyclage op te zetten, maar omdat zoiets meestal duur en in de praktijk moeilijk haalbaar is, heeft Oxfam Fairtrade zich aangesloten bij FOST Plus voor de huishoudelijke verpakkingen en Val-I-pac voor de bedrijfsmatige verpakkingen. Aansluiting bij deze bedrijven betekent dat zij instaan voor de terugname- en de informatieplicht.

Als Marketingdienst van Oxfam Fairtrade is men binnen de organisatie ook verantwoordelijk voor het merkenbeleid. De dienst onderhoudt contacten met de organisatie ‘Remarkable’ die voor Oxfam Fairtrade de merknamen van de Oxfam Fair Trade-producten registreert en beschermt. Per product worden licenties afgesloten.

Verder heeft de dienst in samenspraak met de Dienst Aankoop en Productie nog commerciële contacten met Blik, dat biocertificaten toekent voor de biologische producten van Oxfam Fairtrade, en Max Havelaar, het keurmerk voor eerlijke handel.

Tot slot is de Marketingdienst van de CV ook verantwoordelijk voor de kwaliteit van de verkochte producten. Deze taak wordt waargenomen samen met de kwaliteitsverantwoordelijke – een medewerker van de Producenten- en Studiedienst - en de Dienst Aankoop en Productie. De kwaliteitsverantwoordelijke en de medewerkers van de Dienst Aankoop en Productie staan in voor de kwaliteitstesten op de aangekochte producten.

De Marketingdienst daarentegen is het aanspreekpunt op het nationaal secretariaat voor klachten van de lokale wereldwinkels of van andere klanten inzake productkwaliteit. Via de Verkoopdienst wordt de Marketingdienst op de hoogte gebracht van de eventuele problemen. Deze klachten worden vervolgens genoteerd, waarna de oorzaak van de slechte kwaliteit wordt achterhaald en, indien mogelijk, opgelost. De producten van slechte kwaliteit kan men terugbrengen naar het nationaal secretariaat. Als het om een structureel probleem gaat, kan men alle producten van datzelfde lot uit de rekken laten halen.

De Marketingdienst is verantwoordelijk voor de organisatie van de PPC-vergaderingen, een vergadering die het vroegere productoverleg en productmanagement bundelt in één overlegmoment. Daarnaast neemt de medewerker deel aan andere overlegmomenten binnen de CV en de vzw.

De medewerker van de Marketingdienst voert in vergelijking met de andere diensten op het nationaal secretariaat een opmerkelijk archiefbeleid. Met uitzondering van alle belangrijke stukken die hij op papier toegestuurd krijgt, bewaart hij niets op papier. Alles wat hij in functie van zijn taken elektronisch opmaakt of ontvangt blijft ook elektronisch bewaard. Hij past de afdrukstrategie niet toe. Vanuit archivistisch standpunt is dit ook voor de andere diensten sterk aan te raden.

Toch heeft de medewerker van de Marketingdienst de neiging om te veel te vernietigen of te weinig bij te houden. Zo houdt hij bijvoorbeeld geen enkele serie bij die betrekking heeft op de vergaderingen waarvoor hijzelf verantwoordelijk is, in eerste instantie de PPC-vergaderingen en de voorgangers. De medewerker zit deze vergaderingen voor maar houdt de verslagen van deze vergadering niet bij.

Alle archiefstukken met betrekking tot het productgamma, de verpakking en de productkwaliteit worden hieronder uitvoerig behandeld en verder in de selectielijst verwerkt. De archieven van het gewezen diensthoofd inzake het mediabeleid en zijn taak als aanspreekpunt voor de media worden enkel en alleen in de selectielijst vermeld. Dit archief wordt namelijk niet langer aangevuld. Het diensthoofd stapte vorig jaar op bij Oxfam Fairtrade. Zijn taken binnen de Marketingdienst worden momenteel occasioneel overgenomen door diverse medewerkers van de Verkoopdienst. De stukken die deze medewerkers opmaken, komen momenteel niet in het archief van het gewezen diensthoofd terecht. Toch is dat aan te raden, want zo blijven de stukken met betrekking tot het mediabeleid samen.

Over de taken inzake de uitbouw van een evenwichtig en aantrekkelijk productassortiment is weinig op papier bewaard. Het archief van de Marketingdienst bevat een onderwerpsmap met informatiemateriaal over producten. Deze map werd aangelegd door de vroegere tweede medewerker van de Marketingdienst en bevat onder andere krantenknipsels over eigen producten uit kranten als ‘Het Laatste Nieuws’. De stukken werden verzameld om waarschijnlijk enige reflectie te hebben over het productbeleid. De onderwerpsmap is enkel en alleen een verzamelmap van krantenknipsels, en bevat verder geen enkele beleidsondersteunend document. Omdat deze verzamelmap enig licht kan werpen op het beleid van de Marketingdienst, kan men deze permanent bijhouden, maar dat hoeft niet.

De Marketingdienst is in naam van Oxfam Fairtrade en Oxfam-Wereldwinkels verantwoordelijk voor het opstellen van de Warenkennisgids. Deze gids, die regelmatig wordt bijgewerkt, biedt een overzicht van alle fairtradeproducten van Oxfam Fairtrade die men in de lokale wereldwinkels kan vinden. Een of twee exemplaren van deze uitgave moeten permanent bewaard worden op de Marketingdienst of centraal in het directiearchief van de CV.

Verder houdt de dienst ook een warenkennisgids bij van een andere Europese eerlijkehandelsorganisatie. Die heeft dienst gedaan als informatiebron bij het opstellen van de eigen Warenkennisgids bij de uitbreiding van het productgamma. Deze gids moet men niet permanent bijhouden omdat hij niet informeert over de producten van Oxfam Fairtrade.

Omdat Oxfam Fairtrade verplicht is zich te houden aan de Belgische wetgeving inzake de terugname- of recyclageplicht en de informatieplicht van verpakkingen, sloot Oxfam Fairtrade zich aan bij FOST Plus voor de huishoudelijke verpakkingen en bij Val-I-pac voor de bedrijfsmatige verpakkingen. In de archieven van de Marketingdienst zit per organisatie een map met wetgeving waaraan Oxfam Fairtrade gebonden is. Deze regelgeving moet slechts bewaard blijven zolang ze van nut is voor de werking van de dienst. Enkel de stukken, briefwisseling en eventuele contracten met deze organisaties die getuigen van een samenwerkingsakkoord moet men permanent bijhouden.

Dat de merknamen van de producten van Oxfam Fairtrade een onderdeel vormen van een uitgedokterd beleid, blijkt uit het document ‘Masterplan Merkstrategie Oxfam-Wereldwinkels’ van Groep C & Slangen.[292] Deze nota biedt een erg interessant beeld op het marketingbeleid van de eerlijkehandelsproducten van Oxfam Fairtrade, en moet dan ook zeker en vast permanent worden bijgehouden.

Om de merknamen van haar producten veilig te stellen, werkt Oxfam Fairtrade samen met de organisatie Remarkable en neemt men licenties op de merknamen. Remarkable bewaakt dan deze licenties. Over de samenwerking wordt een serie bijgehouden met alle licenties per product. Alle stukken zitten chronologisch per product geordend. De licenties moet men uiteraard bijhouden zolang ze van kracht zijn, maar kan men ook permanent bewaren. De licenties zijn immers een neerslag van het merkenbeleid van Oxfam Fairtrade.

Om op een adequate manier de barcodes aan de producten te kunnen toekennen, houdt men op de dienst een infomap bij met documentatie over het barcodesysteem. Het is evident dat deze stukken niet permanent moeten worden bijgehouden.

De archieven bevatten diverse stukken die betrekking hebben op het drukken van de verpakkingen bij drukkerijen of andere ondernemingen. Het gaat in de eerste plaats om een aantal offertes, samenwerkingsakkoorden met de ondernemingen en kopieën van facturen. Samenwerkingsakkoorden en eventueel ook offertes waarop men effectief is ingegaan, kan men permanent bewaren omdat ze het beleid betreffende het drukken van verpakkingen illustreren. Kopieën van facturen van de bedrijven hebben minder permanente informatiewaarde en kunnen dan ook vernietigd worden van zodra ze niet meer van nut zijn.

Samenwerkingsakkoorden, offertes en kopieën van facturen die betrekking hebben op de samenwerking met drukkerijen, vindt men echter ook terug op de Dienst Aankoop en Productie. Deze laatste zorgt effectief voor de aanlevering van verpakkingen bij de verwerker. Alle stukken in verband met deze samenwerking met drukkerijen en andere ondernemingen moeten dan ook door de Dienst Aankoop en Productie worden bewaard en niet op de Marketingdienst. Het verdient aanbeveling om alle stukken die daaromtrent bij de dienst zitten, weg te halen en bij de Dienst Aankoop en Productie op de juiste plaats onder te brengen. Dubbels kan men uiteraard vernietigen.

Tot slot worden in een onderwerpsmap chronologisch diverse verpakkingen bewaard van de producten van Oxfam Fairtrade. Deze map hoeft men echter niet permanent bij te houden omdat alle verpakkingen van de producten die Oxfam Fairtrade verhandelt, permanent worden bijgehouden in het archief van de Dienst Vormgeving en Publicaties van het nationaal secretariaat.

De Marketingdienst zorgt ervoor dat, samen met de kwaliteitsverantwoordelijke en de medewerkers van de Dienst Aankoop en Productie, de kwaliteit van de producten gegarandeerd wordt. De kwaliteitsverantwoordelijke en de Dienst Aankoop en Productie staan in voor de laboratoriumtesten, de Marketingdienst is het aanspreekpunt voor de productklachten van de wereldwinkels en andere klanten. Het archief van de Marketingdienst bevat dan ook een serie formulieren met productklachten. Deze serie heeft echter weinig of geen blijvende informatiewaarde omdat het meestal gaat over kleine, alledaagse problemen. De stukken kunnen vernietigd worden zodra ze niet meer van nut zijn voor de werking van de dienst.

Omdat elk product dat wordt verkocht in ons land moet voldoen aan de Belgische warenwetgeving, bewaart de Marketingdienst van de CV de meest recente versie van deze wetgeving. Deze publicatie moet niet naar het archief van Oxfam Fairtrade.

De dienst organiseert de PPC-vergaderingen, maar bewaart de verslagen en bijlagen niet. Alle verslagen van deze vergaderingen komen wel op de gemeenschappelijke schijf op het computernetwerk te staan, maar dit gebeurt zelden of nooit met de agenda’s en de bijlagen met betrekking tot deze vergaderingen. Daarom is het toch aan te raden om alle stukken in verband met deze vergaderingen samen bij te houden op papier.

Van de vergaderingen die de Marketingdienst verder nog bijwoont, maar waarover de dienst geen verantwoordelijkheid draagt, moeten evenmin verslagen op papier worden bijgehouden.

*Beschrijving*	*Wettelijke bewaartermijn*	*Archivalische* *bewaartermijn*	*Verantwoording*
2.1. Wetgeving
Wet- en regelgeving van FOST Plus.	/	Zolang deze van nut kan zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: tot de wet- en regelgeving verouderd is.	Zolang deze wet- en regelgeving van toepassing is. Interessante briefwisseling of samenwerkings-akkoorden moet men wel permanent bijhouden.
Wet- en regelgeving van Val-I-Pack.	/	Zolang deze van nut kan zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: tot de wet- en	Zolang deze wet- en regelgeving van toepassing is. Interessante briefwisseling of samenwerkings-akkoorden moet men wel permanent bijhouden.
2.2. Merkenbeleid
Document ‘Masterplan Merkstrategie Oxfam-Wereldwinkels’.	/	Permanent.	Het stuk biedt een interessant beeld van de merkenstrategie van Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade.
Licenties op de merknaam van de producten van Oxfam Fairtrade.	/	Idem.	Deze licenties tonen de merkstrategie van Oxfam Fairtrade aan. Ook de belangrijke briefwisseling en samenwerkingsakkoorden met de organisatie moet men permanent bijhouden.
2.3. Barcodes
Info over het barcodesysteem.	/	Zolang deze van nut kan zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 10 tot 15 j.	De stukken bevatten geen permanente informatie die van belang is voor de geschiedenis van de dienst.
2.4. Drukken van verpakkingen
Samenwerkingsakkoorden en contracten met drukkerijen en andere ondernemingen.	/	Permanent.	Deze moeten wel worden bijgehouden door de Dienst Aankoop en Productie.
Offertes van drukkerijen en andere bedrijven.	/	Idem.	Enkel de offertes op basis waarvan een effectieve samenwerking werd aangegaan, moeten bewaard worden. De stukken moeten opnieuw terechtkomen bij de Dienst Aankoop en Productie.
Kopieën van facturen.	/	Zolang deze van nut kan zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 1 j.	De originele facturen worden bewaard bij de Dienst Financiën.
2.5. Andere
Infostukken over de verpakkingen.	/	Zolang deze van nut kan zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	Alle verpakkingen worden permanent bijgehouden door de Dienst Vormgeving en Publicatie van het nationaal secretariaat.

*Beschrijving*	*Wettelijke bewaartermijn*	*Archivalische* *bewaartermijn*	*Verantwoording*
Briefwisseling, contracten en samenwerkings-akkoorden met Mediargus, televisie- en radiozenders, kranten en tijdschriften en andere commerciële mediaproducenten.	/	Permanent.	Deze stuken bieden een uniek beeld van het gevoerde mediabeleid van Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade.
Kopieën van facturen en documentatie van Mediargus, televisie- en radiozenders, kranten en tijdschriften en andere commerciële mediaproducenten.	/	Zolang deze van nut kan zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 1 j (facturen), 5 j (documentatie).	De originele facturen komen terecht bij de Dienst Financiën. De documentatie heeft geen permanente informatiewaarde voor de werking van de dienst.
Stukken over het algemeen persbeleid en de persplannen van Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade.	/	Permanent.	Deze stuken bieden een uniek beeld van het gevoerde mediabeleid van Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade.
Document ‘Hoe de visibiliteit van de fairtradeproducten binnen de grootdistributie verbeteren?’.	/	Idem.	Het document biedt een interessant beeld op de promotiewerking van het grootverbruik. Het document moet worden ondergebracht bij de stukken over het grootverbruik op de Verkoopdienst van de CV.
Stukken met betrekking tot perscontacten en het gevoerde persbeleid tijdens de ‘Week van de fairtrade’.	/	Idem.	Idem.
Adressen van persagentschappen.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De stukken hebben geen enkele permanente waarde.

Parallel met de groei van de verkoopsactiviteiten van Oxfam-Wereldwinkels en later Oxfam Fairtrade, zijn de logistieke uitdagingen voor de organisatie toegenomen. Er moet de nodige magazijnruimte beheerd worden en een fijnmazig net van wereldwinkels moet bevoorraad worden. Binnen de CVBA Oxfam Fairtrade, die de verkoopsfunctie op zich neemt, is er daarom een aparte Logistieke Dienst opgericht.

De dienst heeft twee grote opdrachten. Ten eerste regelt de Logistieke Dienst de werking van het magazijn. De medewerkers zorgen voor een voldoende voorraad, een correcte orderpicking en het lossen en het laden van de goederen. Ten tweede is de dienst ook verantwoordelijk voor de organisatie van het transport naar de lokale wereldwinkels en, in een beperkt aantal gevallen, naar binnenlandse klanten.

De dienst bestaat uit dertien personeelsleden. Naast het diensthoofd zijn er twee verantwoordelijken volgens de twee hoofdfuncties van de dienst: een transportverantwoordelijke en een hoofdmagazijnier. Er zijn ook vijf chauffeurs en vijf magazijniers.

Oxfam Fairtrade beschikt over een eigen magazijn vlak naast het nationaal secretariaat. De hoofdmagazijnier zorgt voor een optimale werking ervan. Maandelijks organiseert hij een Magazijnoverleg om de werking te bespreken met de magazijniers. Als hoofdmagazijnier neemt hij ook deel aan het Chauffeuroverleg, dat de werking van het transport evalueert, en het Logistiek Overleg, dat de diverse taken van de Logistieke Dienst op elkaar afstemt.

De afgewerkte producten van de partners kunnen rechtstreeks worden geleverd aan het eigen magazijn dat verbonden is aan het nationaal secretariaat. Door de te kleine stapelruimte kunnen echter niet alle inkomende goederen van Oxfam Fairtrade daar terecht. Daarom huurt Oxfam Fairtrade bij de transportfirma Atramef en bij Magasins du Monde-Oxfam (MdMO) in Waver extra magazijnruimte. Vanuit deze magazijnen vult men regelmatig de stockvoorraden van het eigen magazijn aan of wordt er rechtstreeks geleverd aan de klant.

Niet alleen de producten van Oxfam Fairtrade worden in het eigen magazijn gelost. Wereldwinkels verkopen naast de Oxfam Fair Trade-producten ook artisanaat van de zusterorganisatie MdMO en de Fair Trade Organisatie, en occasionele gadgets van onder meer het Solidariteitsfonds. Lokale wereldwinkels moeten rechtstreeks bij deze organisaties een bestelling plaatsen. Ze kunnen hun bestelling ter plaatse afhalen of kunnen die door Oxfam Fairtrade laten leveren.[293] De bestelde goederen van deze organisaties worden in dat geval in het magazijn van Oxfam Fairtrade geleverd en er tijdelijk gestockeerd vooraleer ze naar de lokale wereldwinkels worden vervoerd.

Wanneer de lokale wereldwinkels of andere instellingen[294] een bestelling hebben geplaatst bij de Verkoopdienst[295] van Oxfam Fairtrade, wordt deze onmiddellijk doorgegeven aan de Logistieke Dienst. De magazijniers zorgen voor een correcte orderpicking en voegen alle bestelde goederen samen tot één colli. De colli’s van andere organisaties worden erbij gezet. Daarnaast kan ook educatief of ander materiaal vanuit Oxfam-Wereldwinkels worden meegegeven. De magazijniers zorgen tot slot voor het laden van de vrachtwagens.

Verkeerde leveringen, goederen met een slechte kwaliteit of verpakking, of het leeggoed kunnen worden teruggestuurd naar het magazijn. De magazijniers vangen deze goederen op en zorgen voor de verwijdering, de verwerking of de terugzending ervan wanneer het om producten gaat die niet afkomstig zijn van Oxfam Fairtrade. In deze context heeft de organisatie contracten afgesloten met afvalbedrijven.

Voor de bevoorrading van de lokale wereldwinkels en de leveringen van kleine pakketten aan andere binnenlandse klanten beschikt de Logistieke Dienst over drie vrachtwagens en vijf chauffeurs[296]. Vooral in drukkere periodes schakelt men ook andere vervoerfirma’s in voor dit transport. De transportverantwoordelijke houdt regelmatig contact met een aantal transportfirma’s zoals Pierre, De Rocker en Atramef.

De verantwoordelijke zorgt elke week voor een efficiënte en economische routeplanning voor de chauffeurs. Verder staat deze persoon ook in voor de regeling van het onderhoud van de vrachtwagens en de heftrucks in het magazijn.

Op regelmatige tijdstippen wordt samen met het diensthoofd en de chauffeurs een Chauffeursoverleg gepland om de taken functioneel te verdelen en eventuele problemen op te lossen. De transportverantwoordelijke neemt ook deel aan het Logistiek Overleg.

Om de transport- en de magazijnfunctie op elkaar af te stemmen, organiseert het diensthoofd twee keer per maand een teamvergadering waarin het beleid van de dienst en de organisatie van de diverse taken worden doorgenomen.

13.2.3.2. De deelname aan andere overlegorganen binnen Oxfam Fairtrade en Oxfam-Wereldwinkels

De Logistieke Dienst is de schakel tussen de Dienst Aankoop en Productie en de Verkoopdienst. Om adequaat te kunnen inspelen op de behoeften van beide diensten, wordt regelmatig contact gehouden met hen.

Opdat de Logistieke Dienst op een adequate manier kan inspelen op de behoeften van de Aankoopdienst en de Verkoopdienst omdat de Logistieke Dienst de schakel is tussen beide. Daarom wordt regelmatig contact gehouden met hen. Het diensthoofd zetelt in naam van de dienst ook in het Managementteam van de CV en in de Financiële Commissie. Daarin zetelen geïnteresseerde vrijwilligers en personeelsleden van Oxfam-Wereldwinkels. De commissie stelt onder meer de nationale begroting op, bespreekt de halfjaarlijkse en jaarlijkse financiële verslagen, denkt na over onderwerpen als de voorfinanciering van partners en beslist over grote investeringen.

Zoals alle diensthoofden is ook het hoofd van de Logistieke Dienst verantwoordelijk voor het personeel dat onder zijn hoede werkt. Hij stelt de functiekaarten van de diverse medewerkers op, regelt de werk- en vakantiedagen en is ook het aanspreekpunt voor problemen.

Het diensthoofd van de Logistieke Dienst staat op het nationaal secretariaat in voor het algemeen onderhoud van het gebouw en de windmolen en legt contacten met diverse firma’s. Samen met de directie en enkele andere medewerkers was hij betrokken bij de bouw van het nieuwe nationaal secretariaat en de windmolen. Daarnaast laat hij op regelmatig tijdstippen door een gespecialiseerd bedrijf het gebouw, in eerste instantie het magazijn, controleren op ongedierte en regelt hij ook met de bevoegde bedrijven de ophaling van het afval.

De Logistieke Dienst heeft niet alleen geen begrotingspost voor archiefbeheer, maar voert in eigen rangen ook geen concrete archiefpolitiek. De dienst houdt geen eenduidig beleid aan en er bestaat geen enkele reglementering. Diverse series of onderwerpsmappen zitten door elkaar en vormen geen aaneengesloten geheel.

De diverse archiefvormers[297] hebben elk hun eigen archiefbeleid. Nieuwkomers houden geen rekening met de reeds gevormde series, maar zetten hun eigen systeem op. Dat beleid zorgt ervoor dat het archief van de Logistieke Dienst helemaal niet geordend is. Ook de naamgeving van de series en de onderwerpsmappen verloopt niet gericht.

Alle afgewerkte producten van Oxfam Fairtrade die rechtstreeks van de directe of indirecte partners of van bij de verwerker aan Oxfam Fairtrade worden geleverd, komen terecht in het eigen magazijn of in de magazijnen van Atramef en Waver. De volledige papierstroom die in die context ontstaat, komt terecht bij de Dienst Aankoop en Productie.

Vanuit de magazijnen van Atramef en Wavre bestaat ook een frequent goederenverkeer naar het eigen magazijn om de stock aan te vullen. Naast heel wat briefwisseling, ontstaan door dit transport facturen, leveringsbonnen en CMR’s. CMR’s en leveringsbonnen zijn niet gebonden aan de wet op de btw omdat ze niet getuigen van de aan- of verkoop van producten, maar enkel van het vervoer van het ene magazijn naar het andere. Ze kunnen op de Logistieke Dienst bewaard blijven en vernietigd worden van zodra ze niet meer van nut zijn voor de praktische werking. De transportfacturen komen allemaal terecht op de Dienst Financiën waar ze in het kader van de wet op de boekhouding tien jaar moeten worden bijgehouden[298].

Belangrijke beleidsdocumenten over de organisatie van het transport en informatief interessante briefwisseling kan permanent bewaard blijven op de Logistieke Dienst. Andere stukken, zoals voorraadlijsten van de stock, moeten enkel bewaard worden zolang ze van nut zijn voor de werking van de dienst.

Veel gegevens over binnengekomen leveringen worden niet op een correct geordende manier bijgehouden. De stukken van hetzelfde magazijn zitten meestal verspreid over diverse mappen. Er wordt geen eenduidig ordeningssysteem gehanteerd. De nieuwe hoofdmagazijnier bouwt niet consequent verder op de series die zijn voorganger vroeger heeft aangelegd, maar bergt sommige stukken met betrekking tot de leveringen samen met andere series op in een nieuw aangelegde map. Het is aan te bevelen alle stukken te ordenen per toeleverend magazijn. Vervolgens kan men ofwel de stukken volstrekt chronologisch ordenen ofwel per documenttype chronologisch sorteren. Deze tweede methode is aan te raden omdat een latere vernietiging van onbelangrijke stukken veel sneller door te voeren is.

Van alle afgewerkte producten van Oxfam Fairtrade die rechtstreeks of onrechtstreeks, via de magazijnen van Atramef of MdMO in Waver in het eigen magazijn geleverd worden, houdt men overzichtslijsten bij. Deze lijsten hebben geen permanente informatiewaarde. De Verkoopdienst maakt immers al overzichtslijsten van alle gekochte en verkochte producten.

Van de leveringen van colli’s vanuit MdMO, het Solidariteitsfonds of aanverwante organisaties houdt men eveneens overzichtslijsten bij. Deze lijsten zijn ook van weinig informatief nut en moeten niet permanent worden bijgehouden.

Voor een goede werking van het magazijn wordt ook de palettenstroom genoteerd. De overzichtslijsten van de paletten bieden geen enkele blijvende informatiewaarde en moeten dan ook niet langer worden bijgehouden dan nuttig voor de werking van de eigen dienst. Opnieuw worden hierover in diverse mappen stukken bijgehouden. Deze kan men samenhouden in één serie, wat voor een meer eenduidige administratie zorgt.

De verkeerd geleverde goederen, goederen van een slechte kwaliteit en leeggoed kunnen de lokale wereldwinkels terug naar het magazijn laten overbrengen. De producten in kwestie worden genoteerd en bijgehouden in overzichtslijsten als retourcolli’s. De administratie rond deze stukken vertoont dezelfde gebreken als bij de geleverde producten. De stukken zitten verspreid over diverse mappen, en bovendien wordt niet altijd een exacte datum opgegeven. Opnieuw kunnen deze stukken, met het oog op een ordentelijke administratieve werking, samen worden bijgehouden in één serie. De stukken zijn echter van weinig waarde en moeten niet permanent worden bewaard.

Om de werking van het magazijn op te volgen en eventueel bij te sturen, wordt maandelijks een Magazijnoverleg georganiseerd. Hoewel dat momenteel niet altijd gebeurt, moeten de agenda’s, verslagen en eventuele bijlagen daarover permanent worden bijgehouden in één serie. De stukken vormen immers een mooie informatiebron voor het gevolgde beleid van de magazijnwerking.

De transportverantwoordelijke zorgt voor een efficiënte routeplanning voor de leveringen aan de lokale wereldwinkels. Deze planningen zijn van geen belang om permanent bij te houden. Van zodra ze niet meer van nut zijn voor de werking van de dienst, kunnen ze worden vernietigd. De stukken worden chronologisch per chauffeur bijgehouden. Deze gestructureerde manier van werken kan men blijven hanteren. Ook allerhande kladnotities over de ritten van de chauffeurs mogen vernietigd worden zodra ze niet meer van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. De dienst houdt van alle leveringen aan de lokale wereldwinkels ook een weekoverzicht bij, maar ook dat kan snel vernietigd worden. De serie weekoverzichten bevat geen exacte jaarvermelding en biedt geen relevante informatie. De gegevens uit deze overzichten worden later verwerkt in jaaroverzichten van de verkoopgegevens. De weekoverzichten worden momenteel correct in één serie bijgehouden.

De Logistieke Dienst heeft te weinig vrachtwagens om alle goederen zelf te kunnen transporteren, zeker in de drukke periodes. Om dat tekort op te vangen, doet de Logistieke Dienst een beroep op andere transportmaatschappijen als Pierre, De Rocker of Atramef. Er wordt ook veel over en weer gecorrespondeerd, maar niet alle briefwisseling is even interessant. Vooral die stukken waarin een duidelijke samenwerking wordt aangegaan of briefwisseling met andere interessante informatie mogen niet worden vernietigd. Offertes van firma’s waarmee men effectief samenwerkt, kan men ook bijhouden; prijscondities van andere firma’s hebben weinig waarde.

Opnieuw zitten de briefwisseling, offertes en andere stukken in diverse mappen bij diverse medewerkers van de Logistieke Dienst. Daarenboven treft men ook in de mappen geen enkele ordening aan. Offertes, documentatie en briefwisseling met transportmaatschappijen worden door elkaar bewaard. Om het geheel wat beter te ordenen zou de dienst in eerste instantie alle stukken per transportorganisatie moeten samenbrengen in een onderwerpsmap. Vervolgens kan men binnen elke map per documenttype chronologisch ordenen.

De transportverantwoordelijke staat ook in voor het onderhoud van de vrachtwagens en de heftrucks van de Logistieke Dienst. Er worden in dit verband vooral facturen aangemaakt waarvan de originelen door de Dienst Financiën tien jaar worden bijgehouden[299]. Op de Logistieke Dienst zelf worden vooral kopieën van facturen en briefwisseling rond het onderhoud van het wagenpark bewaard. Deze stukken hebben geen enkele permanente waarde en kunnen worden vernietigd wanneer ze niet meer van nut zijn voor de werking van de dienst.

In het archief van de dienst bevinden zich ook contacten met het Ministerie van Financiën over de verkeersbelasting. De stukken hierover moeten niet permanent worden bijgehouden omdat ze historisch gezien weinig betekenis hebben. Betalingsbewijzen van boetes[300] moeten bij de Dienst Financiën worden bewaard. Belangrijk om bij te houden zijn de tachograafschijven van de vrachtwagens. Omwille van wettelijke verplichtingen moeten deze schijven drie jaar worden bijgehouden[301].

Om het transport beter te kunnen coördineren en te controleren, organiseert de transportverantwoordelijke maandelijks een Chauffeursoverleg. De agenda’s, verslagen en eventuele bijlagen worden momenteel niet permanent bijgehouden. Toch zijn deze verslagen belangrijk en moeten ze worden bewaard in één serie.

Tweemaal per maand organiseert de dienst een teamvergadering. Agenda’s, verslagen en eventuele randdocumenten moeten permanent centraal worden bijgehouden in één serie, wat momenteel niet het geval is.

13.3.4.2. De deelname aan andere overlegorganen binnen Oxfam Fairtrade en Oxfam Wereldwinkels

Het diensthoofd zetelt in naam van de Logistieke Dienst onder meer in het Managementteam en de Financiële Commissie. De stukken die daarover worden bijgehouden, kan men vernietigen van zodra ze van geen nut meer zijn voor de werking van de dienst omdat deze stukken respectievelijke in het directiearchief van de CV en op de Dienst Financiën wordt bewaard. Overleg met de Dienst Aankoop en Productie en de Verkoopdienst gebeurt vaak op een informele manier waardoor daarvan geen papieren neerslag van terug te vinden is.

Het diensthoofd is verantwoordelijk voor het personeel dat op de dienst tewerkgesteld is. Van elke medewerker wordt een functiekaart opgesteld die veel informatie bevat over de taken en functies van de dienst. De stukken moeten permanent worden bewaard op de Personeelsdienst, maar kunnen ook op de dienst bewaard blijven zolang ze van nut zijn voor de werking ervan. Dat laatste geldt ook voor de praktische regeling van de vakantiedagen, maar deze stukken moeten echter niet permanent worden bijgehouden.

De correspondentie tussen de personeelsleden en het diensthoofd vormt een belangrijke getuigenis van de verhoudingen die er heersen tussen het personeel onderling en met de directie. Deze belangrijke briefwisseling moet dan ook permanent bewaard blijven.[302]

Ook interessant zijn de stukken met betrekking tot de Koninklijke Beroepsvereniging voor Goederenvervoerders. De Logistieke Dienst staat onder andere in voor het betalen van het lidgeld. Deze stukken zijn van belang voor de sociale geschiedenis van het bedrijf. Enkel de meest belangrijke en informatieve stukken moeten echter worden bijgehouden.[303]

Al de stukken met betrekking tot het personeel van de Logistieke Dienst worden niet samen bewaard, maar zitten verspreid over diverse mappen. Daarenboven zitten de stukken vaak tussen andere stukken die niets met het personeel te maken hebben. Het verdient aanbeveling dat de stukken over het personeel worden samengevoegd in één onderwerpsmap. Binnen deze map kan men telkens de functiekaarten de weekoverzichten, de vakantieregelingen of correspondentie samen bewaren.

De Logistieke Dienst heeft een aantal jaren geleden, in samenwerking met de Vlaamse overheid en uitzendkantoren, aan meerdere projecten deelgenomen om werkloze arbeiders in dienst te nemen. De interessante briefwisseling en de evaluatierapporten van deze projecten bieden een goed beeld van dat engagement van de organisatie. Deze stukken mogen dan ook niet vernietigd worden, maar moeten wel bij de archieven van de verantwoordelijke van de personeelsadministratie op de Personeelsdienst worden ondergebracht. Op deze laatste dienst bevindt zich trouwens al veel archief over de aanstelling van werknemers met een Gesco-, Web-plus- of ander statuut. Dubbels kunnen worden vernietigd.

Op de dienst houdt men ook de fiches van het medisch onderzoek van het personeel bij. Enkel de fiches van de drie laatste jaren evenals de fiches waarop een aanbeveling staat vermeld, moeten bewaard blijven zolang de werknemer in dienst is.[304] Het verdient aanbeveling om de fiches van de Logistieke Dienst samen te voegen en op de Personeelsdienst te bewaren. Ook diverse verslagen van bedrijfsbezoeken van de arbeidsgeneesheer en allerhande andere verslagen en attesten die verband houden met het medisch onderzoek komen eveneens op de Personeelsdienst voor. Hier kan men dezelfde regeling treffen. (cf. Hoofdstuk 14: Personeelsdienst).

Het diensthoofd was samen met andere medewerkers van het nationaal secretariaat van dichtbij betrokken bij de bouw van het nieuwe secretariaats- en bedrijfsgebouw en de windmolen.

Over de bouw van het nationaal secretariaat bestaan diverse mappen met stukken over het ecologische bouwproject. Interessante briefwisseling, rapporten, plattegronden en offertes waarop ingegaan werd, bieden niet alleen historisch belangrijke informatie, maar kunnen ook voor de huidige werking van de organisatie nog van belang zijn. Bestelbonnen en facturen moeten niet langer dan de wettelijke bewaartermijn van vijftien jaar worden bijgehouden[305]. Daarenboven moeten beiden worden bijgehouden op de Dienst Financiën.

Inzake de installatie van de verwarming en elektriciteit in het gebouw worden gelijkaardige documenten bijgehouden. Met betrekking tot de elektriciteitsvoorziening zijn ook bestekken, aannemersovereenkomsten, meet- en vorderingstaten van de werken en kosten aanwezig. Buiten de meet- en vorderingsstaten, die kunnen vernietigd worden van zodra ze hun onmiddellijk nut verloren hebben[306], hebben deze stukken een belangrijke meerwaarde in verband met de geschiedenis van het nieuwe gebouw.

In verband met de bouw van het nieuwe secretariaat en magazijn bewaren het diensthoofd van de Dienst Aankoop en Productie en de directeur van de vzw heel wat stukken. Het verdient aanbeveling om alle stukken over de bouw samen te voegen en permanent in het Directiearchief van de vzw te bewaren. Dubbels kunnen vernietigd worden.

Oxfam-Wereldwinkels is de trotse eigenaar van een windmolen die kort na de bouw van het nieuwe secretariaat is geplaatst. Het dossier daarover bevat interessante briefwisseling met de constructeur en de gouverneur van de provincie Oost-Vlaanderen, belangrijke informatieve rapporten, de bouwaanvraag en de bouwvergunning. Deze moeten zeker in het dossier blijven. Facturen moeten naar de Dienst Financiën waar ze eveneens voor vijftien jaar moeten bewaard blijven[307]. Andere stukken zoals routinebriefwisseling kan men vernietigen. Het dossier over de bouw van de windmolen kan eveneens bewaard worden bij de directie van de vzw.

Het hoofd van de Logistieke Dienst draagt de hoofdverantwoordelijkheid voor het onderhoud van het nationaal secretariaat en het magazijn. In de huidige mappen met betrekking tot de bouw van het gebouw en het magazijn, de installatie van de elektriciteit en de verwarming zitten ook briefwisseling, offertes en facturen met betrekking tot het onderhoud van de verwarming en de elektriciteit in het gebouw. De stukken over het onderhoud kan men beter afzonderlijk bewaren in een nieuw dossier en niet samen met de stukken over de eigenlijke bouw of de installatie ervan. De interne ordening van dit dossier kan gelijkaardig verlopen aan het dossier over de bouw van het nationaal secretariaat.

Facturen dienen tien jaar bewaard te worden op de Dienst Financiën[308], maar alle andere stukken die verband houden met het onderhoud zijn van weinig waarde en kunnen vernietigd worden zodra het onmiddellijke nut ervan verdwenen is. Indien het echter gaat om belangrijke en ingrijpende werken, moeten deze wel worden bewaard.[309]

Stukken met betrekking tot het onderhoud van de windmolen moeten eveneens uit het dossier van de bouw worden verwijderd en in een afzonderlijk dossier worden bewaard. De verslagen van de vergaderingen met de buurtbewoners over de last die ze van de windmolen ondervinden, kunnen daaraan worden toegevoegd.

Omdat de organisatie permanent in orde moet zijn met de gangbare milieuvoorschriften, sluit ze met de Gentse afvalmaatschappij Ivago en andere privé-afvalmaatschappijen contracten en overeenkomsten af. Deze overeenkomsten moeten tot het einde van de duur van de vergunning bewaard blijven of zolang ze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst, maar hebben uiteindelijk weinig permanente informatiewaarde. Documentatie over deze bedrijven is al helemaal zonder nut. Leveringsbonnen en facturen moeten tien jaar worden bijgehouden[310]. Ook de briefwisseling met de Vlaamse Milieumaatschappij in verband met heffingen kan vernietigd worden omdat ze weinig historische belang heeft. Al deze stukken zitten samen in één dossier, waarvan men de interne ordening kan optimaliseren door alle stukken te ordenen per afvalbedrijf. Vervolgens kan men per afvalbedrijf contracten, briefwisseling en documentatie van elkaar scheiden.

Voorts worden er met bedrijven gespecialiseerd in ongediertebestrijding overeenkomsten gesloten om het magazijn vrij te houden van insecten, knaag- en kruipdieren. Van de diverse bezoeken wordt een verslag opgesteld en een logboek bijgehouden. De stukken bieden enerzijds een goed beeld over de netheid van de werkplaats, maar anderzijds is deze informatie niet van permanente blijvende waarde.

Tot slot bevat het archief van de Logistieke Dienst ook bestelbonnen van divers magazijnmateriaal. Deze stukken moeten echter niet op de Logistieke Dienst worden bijgehouden, maar wel op de Dienst Financiën. De stukken moeten er in navolging van de wet op de boekhouding tien jaar bewaard blijven.[311]

*Beschrijving*	*Wettelijke bewaartermijn*	*Archivalische* *bewaartermijn*	*Verantwoording*
1.1. Lossen en stockeren van inkomende goederen en orderpicking
Dossiers met betrekking tot de levering vanuit de diverse gehuurde magazijnen aan het magazijn op het nationaal secretariaat.	/	Zolang de stukken van belang kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 2 j.	De CMR’s en de leveringsbonnen zijn hier niet gebonden aan de btw-wetgeving en kunnen vernietigd worden van zodra de stukken geen onmiddellijke waarde meer hebben voor de werking van de dienst.
Overzichtslijsten van inkomende handelsgoederen van Oxfam Fairtrade.		Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 1 j.	De stukken zorgen voor een goede werking van het magazijn, maar bezitten geen permanente informatiewaarde.
Overzichtslijsten van inkomende colli’s van MdmO, FTO en het Solidariteitsfonds.	/	Idem.	Idem.
Stukken met betrekking tot de voorraad van europaletten en paletverplaatsingen.	/	Idem.	Idem.
1.2. Het lossen van teruggekeerde goederen
Overzichtslijsten van retourcolli’s aan het magazijn.	/	Idem.	Idem.
1.3. De zorg voor een nette werkplaats
Dossier met betrekking tot de contacten met afvalbedrijven.	/	Zolang deze contracten geldig zijn of van enig nut voor de werking van de dienst.	De stukken bezitten geen permanente informatiewaarde.
Dossier in verband met het bestrijden van ongedierte.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 2 j.	De stukken hebben geen permanente informatiewaarde voor de werking en geschiedenis van Oxfam Fairtrade.
Briefwisseling met de Vlaamse milieumaatschappij over heffingen.		Idem.	Idem.
Attesten in verband met de brandveiligheid van het gebouw.	/	Zolang deze contracten geldig zijn of van enig nut zijn voor de werking van de dienst.	Attesten hebben geen blijvende informatiewaarde voor de werking van de dienst of voor de geschiedenis van de organisatie.
1.4. Magazijnoverleg
Verslagen van het magazijnoverleg.	/	Permanent.	De stukken zijn een belangrijke informatiebron met betrekking tot de werking van het magazijn.

*Beschrijving*	*Wettelijke bewaartermijn*	*Archivalische* *bewaartermijn*	*Verantwoording*
2.1. Organisatie van de ritten
Routeplanning van de chauffeurs.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 1 j.	Deze stukken worden aangemaakt voor een vlot en efficiënt transport en voor een adequate controle van de chauffeurs. De stukken hebben geen intrinsieke permanente informatiewaarde.
Weekoverzichten van leveringen aan de wereldwinkels.	/	Idem.	Deze stukken worden aangemaakt voor een betere werking van de dienst, maar hebben geen permanente informatieve waarde. De gegevens uit deze overzichten worden later verwerkt in jaaroverzichten van de verkoopgegevens.
Dossier in verband met contacten met externe transportmaatschappijen.	/	Permanent.	Biedt een goed beeld op de organisatie van het transport. Routinebriefwisseling en documentatie moeten kunnen vernietigd worden wanneer ze hun onmiddellijk nut verloren hebben.
Stukken over het onderhoud en reiniging van de vrachtwagens en heftrucks.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 2 j.	Hebben geen blijvende informatiewaarde voor de werking van de dienst of voor de geschiedenis van de organisatie. Facturen moeten tien jaar worden bewaard door de Dienst Financiën.
Tachograafschijven.	3 j.	3 j.	BTW revue nr 129. Beslissing van 26/05/1997 nr E.T. 84.905.
Briefwisseling met betrekking op de verkeersbelasting.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De stukken hebben geen blijvende informatiewaarde voor de werking van de dienst of voor de geschiedenis van de organisatie.
Betalingsbewijzen van politieboetes.	10 j.	10 j.	Art. 6 lid 4 van de wet op de boekhouding van 17 juli 1975. Deze stukken moeten door de Dienst Financiën worden bewaard.
2.2. Het chauffeursoverleg
Verslagen van het Chauffeursoverleg.	/	Permanent.	De verslagen geven een uniek beeld op de organisatie van het transport.

*Beschrijving*	*Wettelijke bewaartermijn*	*Archivalische* *bewaartermijn*	*Verantwoording*
3.1. Het logistiek overleg
Agenda’s, verslagen en bijlagen van het Logistiek Overleg.	/	Permanent.	De verslagen bieden een goed beeld van de organisatie van de Logistieke Dienst.
3.2. Deelname aan andere overlegorganen
Verslagen en bijlagen van het Managementteam van de CV	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 2 j.	Deze serie wordt volledig bijgehouden door het Directiesecretariaat van de CV.
Verslagen en bijlagen van de Financiële Commissie.	/	Idem.	Deze serie wordt volledig en permanent bijgehouden door de Dienst Financiën.
Verslagen en bijlagen van de vergaderingen ‘Verkoop en promotie’.	/	Idem	Deze serie wordt bijgehouden door de Verkoopdienst van de CV.
3.3. Coördinatie van het eigen personeel
Dossier met betrekking tot personeelszaken van de dienst.	/	Permanent of zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	Belangrijke briefwisseling met het personeel, de stukken in verband met de Koninklijke Beroepsvereniging voor Goederenvervoerders kunnen permanent op de dienst bewaard blijven. Functiekaarten moeten daarentegen permanent door de Personeelsdienst worden bijgehouden. Dubbels kunnen worden vernietigd. Stukken met betrekking tot de praktische regeling van onder meer vakanties moeten niet permanent worden bijgehouden.
Dossier in verband met de tewerkstelling van arbeiders met een speciaal statuut.	/	Permanent.	Deze stukken bieden een goede kijk op deze sociale initiatieven waarvoor de organisatie zich engageert. Routinebriefwisseling kan worden vernietigd. De stukken moeten wel worden bijgehouden in de archieven van de administratief verantwoordelijke van de Personeelsdienst.
Fiches van het medisch onderzoek van de personeelsleden.	De drie recentste fiches.	De drie recentste fiches.	Artikel 54 van het KB betreffende het gezondheidstoezicht op de werknemers van 28 mei 2003. Deze fiches van medische onderzoeken moeten worden bewaard in het archief van de Personeelsdienst.
Verslagen en rapporten van het medisch toezicht.	/	Permanent.	De stukken kunnen interessante informatie bevatten over de algemene gezondheids-toestand op het nationaal secretariaat. De verslagen van de arbeidsgeneesheer moeten worden bewaard in het archief van de Personeelsdienst.
Verslagen van bedrijfsbezoeken.	/	Idem.	Idem.
Documentatiebrochures en andere stukken in verband met Mediwet.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De stukken bieden geen permanente informatieve meerwaarde.

*Beschrijving*	*Wettelijke bewaartermijn*	*Archivalische* *bewaartermijn*	*Verantwoording*
4.1. De bouw van het nieuwe nationaal secretariaat
Dossier met betrekking tot de bouw van het nieuwe secretariaat.	/	Permanent.	Deze stukken bevatten interessante informatie over de bouw van het nieuwe secretariaat en magazijn, een mijlpaal in de geschiedenis van de organisatie. Het dossier moet worden samengevoegd met de stukken die bij andere medewerkers en bij de directie van de vzw worden bewaard. Het volledige dossier kan bij de directie van de vzw blijvend worden bewaard.
Dossier met betrekking tot de bouw van de windmolen.	/	Permanent.	De stukken bieden een interessant beeld op de groene visie van de organisatie. Het dossier kan eveneens bewaard worden bij de directie.
4.2. Het onderhoud van het gebouw
Dossier met betrekking tot het onderhoud van het gebouw.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 10 j.	De stukken bevatten weinig informatie over de werking en geschiedenis van de organisatie. Slechts indien het gaat om belangrijke en ingrijpende werken, moeten ze wel worden bewaard
Dossier met betrekking tot het onderhoud van de windmolen		Idem.	Idem.
Bestelbonnen van benodigd magazijnmateriaal.	10 j	10 j	Art. 60 §1 van de wet op de btw. Deze stukken worden best gekoppeld aan de facturen en vervolgens op de Dienst Financiën bewaard.

De Dienst Financiën vormt op het nationaal secretariaat samen met de Personeelsdienst de centrale diensten, die zowel voor de CV als de vzw werken. De Dienst Financiën is bovendien één van de belangrijkste pijlers van het nationaal secretariaat. Elke organisatie wordt immers geconfronteerd met boekhoudkundige en fiscale verplichtingen, en moet intern de financiële zaken op orde houden. Het takenpakket van de Dienst Financiën is dan ook uitgebreid, en kan opgedeeld worden in een zestal terreinen. De dienst is verantwoordelijk voor de boekhouding, de fiscaliteit, het opvolgen van de thesaurie, het debiteurenbeheer en tot slot de begroting en de begrotingscontrole.

Voor de uitvoering van deze opdrachten kan de dienst rekenen op een permanente hoofdboekhouder, die de dienst coördineert en het beleid uitstippelt, en op drie medewerkers. De hoofdboekhouder stelt de begroting op, beheert de thesaurie en het debiteurenbeheer en adviseert de Financieel Directeur en Algemene Diensten bij belangrijke financiële beslissingen.

Twee medewerkers staan in voor het uitvoeren van de dagdagelijkse administratie van de boekhouding, bijvoorbeeld de registratie, opvolging en betaling van facturen en het binnenhalen van rekeninguittreksels en boeken ervan. Een laatste medewerker is verantwoordelijk voor het bijhouden en opvolgen van de verzekeringen en alle lopende leningen ten voordele van zowel het nationaal secretariaat als voor de lokale wereldwinkels waarvoor het nationaal secretariaat borg staat.

Het voeren van een boekhouding is een wettelijke verplichting. De wet van 17 juli 1975 betreffende de boekhouding van de onderneming bepaalt dat elke onderneming een naar aard en omvang van de activiteiten aangepaste boekhouding moet voeren.[313] De centrale opdracht van de Dienst Financiën is dan ook de verantwoordelijkheid voor de administratieve organisatie van de boekhouding van zowel de vzw als de CV.

Boekhouden is het volgens bepaalde regels aantekenen of registreren en verwerken van feiten van financiële aard die zich in de onderneming voordoen.[314] Die omvatten niet alleen de aan- en verkoop van goederen, maar ook alle financiële facetten van een instelling of onderneming, zoals leningen, giften, lonen en belastingen van diverse aard als inkomstenbelastingen, verbruikersbelastingen, belastingen op de juridische omloop van goederen en de autonome belastingen.[315]

Het voeren van een correcte boekhouding betekent in de eerste plaats het correct bijhouden van een aantal verplichte boeken en rekeningen. In de wet van 17 juli 1975 en haar uitvoeringsbesluiten en in het wetboek van vennootschappen worden een aantal verplichtingen opgelegd over de wijze van boekhouden en de inhoud en vorm van de jaarrekeningen. Deze verplichtingen verschillen naargelang de grootte van de onderneming. De ondernemingen worden opgesplitst in kleine ondernemingen, kleine vennootschappen, grote vennootschappen en ondernemingen met een bijzonder statuut.[316]

Zowel de vzw als de CV zijn gebonden aan een dubbele boekhouding met een stelsel van alle noodzakelijke dag- en hulpdagboeken, een aangepast genormaliseerd stelsel van rekeningen, het opstellen van een inventarisboek en een jaarrekening, waaronder de balans- en resultatenrekeningen.[317]

Verantwoordingsstukken worden gedefinieerd als materiële documenten waaruit de aard en de omvang van een ondernemingsgebeurtenis blijkt, of als materiële documenten op basis waarvan men de boekhouding voert. Het materiële karakter van het document heeft een belangrijke betekenis omdat daardoor bewezen kan worden dat een gebeurtenis zich heeft voorgedaan, of omdat daardoor een geregistreerde verrichting niet kan verdwijnen of onzichtbaar veranderd kan worden. Verantwoordingsstukken slaan dus zowel op de te registreren verrichtingen als op de registratie zelf.[318]

Men kan twee soorten verantwoordingsstukken onderscheiden: de externe en interne. Bij externe verantwoordingsstukken neemt een derde het initiatief of komt deze tussen, bijvoorbeeld de aankoop- of verkoopfacturen. De interne verantwoordingsstukken zijn stukken die de onderneming zelf creëert, zoals proef- of saldibalansen.

De verantwoordingsstukken moet men volgens diverse wetten en regels gedurende een zekere tijd verplicht bijhouden ter staving van de boekhouding. De wettelijke bewaartermijnen volgens de boekhoudwetgeving is vastgelegd op tien jaar voor alle stukken die als bewijs tegenover derden kunnen dienen. Stukken die niet kunnen gelden als bewijs tegenover derden, moeten slechts drie jaar worden bewaard. Volgens het fiscaal recht moeten verantwoordingsstukken slechts vijf jaar worden bijgehouden. De btw-wetgeving daarentegen legt de bewaartermijnen opnieuw op tien jaar. Enkel en alleen wanneer de aftrek van de btw onderworpen is aan een herziening gedurende vijftien jaar, zoals voor gebouwen, moeten alle verantwoordingsstukken ook vijftien jaar worden bijgehouden.[319] De douanewetgeving voorziet geen algemene bewaartermijnen, maar in de praktijk hanteerde de Administratie der Douane en Accijnzen wel een minimale termijn van vijf jaar.[320]

De Dienst Financiën staat in voor alle belastingsaangiftes. Naast de aangifte van de btw is de dienst ook verantwoordelijk voor de aangifte van andere belastingen en taksen zoals de vennootschapsbelasting, de roerende en onroerende voorheffing, verbruikersbelastingen als accijnzen, ecoboni en verpakkingsheffing, Vlaamse afvalheffingen en heffingen op oppervlakte- en bedrijfsafvalwater.

Enerzijds zorgt de Dienst Financiën voor een stipte en correcte betaling van facturen. Ze zorgt voor een correcte kostprijsberekening en waakt over de dollarkoersen om zo goed mogelijk op de geldmarkt in te spelen.

De dienst is ook verantwoordelijk voor het uitbetalen van lonen en onkosten van het personeel en vrijwilligers. Hij staat verder ook in voor de betaling van alle geheven belastingen en taksen.

Het correct betalen van belastingen betekent ook dat controle door de overheid niet uitgesloten is. Regelmatig is er dan ook btw- of fiscale controle om te kijken of alles correct verlopen is.

Anderzijds staat men in voor een adequaat debiteurenbeheer. Maandelijks wordt een overzicht opgemaakt van alle achterstallige openstaande facturen. De slechte betalers worden vriendelijk maar kordaat aangespoord te betalen binnen de vooropgestelde termijn van zestig dagen.

Jaarlijks stelt de hoofdboekhouder in samenspraak met de Financieel Directeur en Algemene Diensten en de Financiële Commissie[324] (cf. infra) de begroting op voor het volgend jaar. De Financieel Directeur Algemene Diensten en de Raad van Bestuur leggen de termijn vast waarbinnen de begroting moet worden opgesteld, namelijk tijdens de maand na het afsluiten van de rekeningen.

Om deze vooropgestelde begroting tijdens het boekjaar tijdig te kunnen controleren, worden viermaandelijks de maandcijfers van uitgaven en inkomsten naast de begroting gelegd om die te controleren. Er moet op toegezien worden dat de kosten binnen de vooropgezette begroting blijven. Deze controle mondt uit in een viermaandelijkse rapportering.

In het kader van een correcte opvolging van de begroting wordt gezorgd voor een correcte kostprijsberekening en stockwaardering. Dat laatste is trouwens erg belangrijk om de aankoop- en verkoopcijfers met de stock te vergelijken en fouten op te sporen.

De medewerkers van de Dienst Financiën, en in de eerste plaats de hoofdboekhouder, nemen deel aan de Financiële Commissie. De commissie is samengesteld uit geïnteresseerde vrijwilligers en personeelsleden van Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade en komt ongeveer zesmaal per jaar samen.[325]

De commissie is bevoegd voor het opstellen van de begroting en bespreekt de jaarlijkse of halfjaarlijkse financiële verslagen. Daarnaast beslist zij, binnen de grote lijnen die de Raad van Bestuur trekt, over de grote investeringen voorzover die de begrotingspost niet overschrijden. Tot slot denken zij ook mee over het toekomstig financieel beleid van de organisatie.[326]

De medewerkers nemen deel aan het eigen dienstoverleg, het Financieel Overleg. Naast deze belangrijke overlegorganen nemen de hoofdboekhouder of de andere boekhouders occasioneel deel aan andere vergaderingen om de financiële situatie van de organisatie toe te lichten.

Aan het archiefbeleid van de dienst schort nogal wat en dit in diverse opzichten. Er werd niet alleen doorheen de jaren een variërend archiefbeleid gevolgd, ook de wettelijke bewaartermijnen van de stukken worden niet altijd correct opgevolgd.

Het is aan de structuur van het archief duidelijk te merken dat doorheen de jaren verschillende archiefstrategieën werden gevolgd. Heel wat series werden op de meest uiteenlopende manier bijgehouden. Stukken van éénzelfde serie zijn terug te vinden op twee of drie plaatsen in het archief. Deze ongeordende massa is het resultaat van een jarenlang ongecoördineerd archiefbeleid. De boekhouders die elkaar opvolgden, hanteerden elk hun eigen werkmethode.

Deze onhoudbare situatie kan opgelost worden door een herstructurering van het archief van de dienst. Ook het uittekenen van een ordeningsplan dat duidelijk aangeeft hoe men de archieven moeten bijhouden, kan al veel verhelpen.

De bedroevende kwaliteit van het archiefbeheer blijkt nog duidelijker uit het feit dat de dienst de wettelijk verplichte bewaring van enkele belangrijke series gewoon nalaat. Een inventarisboek, één van de toparchiefstukken die volgens het Wetboek van Vennootschappen verplicht moet worden bijgehouden[327], is er momenteel gewoonweg niet. Aan deze situatie zou de dienst dan ook zo snel mogelijk een einde moeten maken.

De wet heeft een aantal duidelijke vormvereisten vastgelegd over hoe de boeken, geviseerde[328] en niet geviseerde, moeten worden bijgehouden. De wet stelt dat alle geviseerde boeken in origineel op papier moeten worden bijgehouden, ook al wordt vandaag de dag op grote schaal gebruikgemaakt van allerlei boekhoudpakketten en -software die toelaten om de boekhouding op computer te doen. Op alle boeken moet een visum worden aangebracht door de griffier van de rechtbank van koophandel. Wanneer de boeken niet de vorm hebben van een ingebonden register, moet ieder blad worden geparafeerd of afgestempeld door de griffier.[329]

Zowel de vzw Oxfam-Wereldwinkels als de CV Oxfam Fairtrade voeren een dubbele boekhouding. Dit betekent dat een aantal boeken, namelijk het centraal dagboek en het inventarisboek, geviseerd worden, duidelijk en correct op papier moeten worden bijgehouden en aangetekend moeten worden door de griffier.

De hulpdagboeken, namelijk de aankoop- en verkoopdagboeken, de financiële boeken, namelijk het kas- en bankboek en het diversendagboek, zijn niet geviseerd en kunnen in theorie zowel op papier als elektronisch in origineel of in afschrift worden bijgehouden. Volgens het algemene principe van het boekhouden, vastgelegd in art. 8 § 2 van de wet op de boekhouding, moeten deze in ieder geval op zodanige wijze gehouden worden dat de onveranderlijkheid van de boekingen verzekerd is.[330] Dit betekent dus concreet dat men de hulpdagboeken slechts op pc kan bijhouden als de onveranderlijkheid kan gegarandeerd worden, en de stukken consulteerbaar blijven. Indien deze voorwaarden niet gegarandeerd kunnen worden, moeten ook de hulpdagboeken op papier worden bijgehouden.

In de archieven van de Dienst Financiën worden zowel de geviseerde - met uitzondering van het inventarisboek dat niet wordt bijgehouden - als de niet-geviseerde dagboeken op een erg ongestructureerde manier bewaard. De dagboeken zitten momenteel in de meest uiteenlopende series, dossiers en onderwerpsmappen en worden niet gecentraliseerd bijgehouden. Het is van belang om zowel het centraal dagboek als het inventarisboek, dat men vanaf nu verplicht moet bijhouden, per soort centraal bij te houden in één serie. De hulpdagboeken moeten in principe niet worden uitgeprint en kunnen op pc worden bewaard als de onveranderlijkheid gegarandeerd is. Is dat het geval, dan moet men de tientallen dagboeken van allerlei soort die in de archieven opduiken, niet worden bijgehouden. Indien de onveranderlijkheid van de boeken niet kan gegarandeerd worden, moeten ze centraal per type dagboek correct en volledig op papier worden bijgehouden. Toch moet men ermee rekening houden dat de boeken die informeren over transacties, zoals de aankoop van goederen voor de bouw van het nieuwe nationaal secretariaatsgebouw, waarvoor een herziening tot vijftien jaar is voorzien, ook vijftien moeten worden bijgehouden.[331]

Alle geviseerde en niet-geviseerde boeken moeten niet langer dan de wettelijke bewaartermijn van tien of vijftien jaar worden bijgehouden. De jaarrekeningen, die wel permanent bewaard kunnen worden, geven immers voldoende financiële informatie. Men kan ervoor kiezen ofwel alle boeken vijftien jaar bij te houden ofwel enkel die boeken waarin gegevens staan over de transacties waarvan de bewijsstukken vijftien jaar moeten worden bijgehouden.

Doordat een dubbele boekhouding wordt gevoerd, is men verplicht een jaarrekening op te maken.[332] Deze wordt correct bijgehouden, maar opnieuw op diverse manieren en in afzonderlijke series.

De voorgaande hoofdboekhouder bewaarde de jaarrekeningen in een serie per jaar. De huidige hoofdboekhouder maakt eveneens de jaarrekeningen op, maar bewaart naast de eigenlijke jaarrekeningen per rekening van de boekhouding alle stukken waarop de boekhouder zich gebaseerd heeft om de jaarrekening op te stellen. Voorbeelden zijn stukken met betrekking tot de lonen, de omzet, reconciliatie of voorraadcontroles. De stukken zitten per jaar samen in een archiefdoos.

Deze zeer uitgebreide manier is volgens de wet niet noodzakelijk, maar is wel zeer nuttig. Op die manier krijgt men namelijk een ruim overzicht van de financiële toestand van de organisatie. De jaarrekeningen bieden op een bevattelijke manier een bron aan informatie en moeten daarom permanent bijgehouden worden. De jaarrekeningen worden best gecentraliseerd bewaard, zelfs al in de dynamische fase.

Op de dienst worden veel verantwoordingstukken bijgehouden om de boekhouding correct te staven. Gezien de grote wanorde van het archief was het onmogelijk om een exhaustieve lijst van verantwoordingsstukken te geven, waardoor we ons beperken tot de voornaamste. Dit betekent echter niet dat andere verantwoordingsstukken die niet in de opsomming voorkomen, niet bewaard moeten blijven.

De eerste grote reeks verantwoordingsstukken zijn de aankoop- en verkoopfacturen, met uitzondering van de verkoopfacturen van de CV die de Verkoopdienst bewaart. De stukken worden momenteel correct en volledig volgens wettelijke bewaartermijnen bijgehouden[333]. Enkel de verantwoordingsstukken die onderworpen zijn aan een herzieningstermijn van vijftien jaar, moeten ook vijftien jaar worden bijgehouden.[334] Ze moeten niet permanent worden bewaard omdat de jaarrekeningen al voldoende informeren.

Met betrekking tot de aan- of verkoop van goederen bevatten de archieven contracten, bestelbonnen, vrachtbrieven, leveringsbonnen en verzendnota’s. Deze zijn of moeten aan de factuur gekoppeld worden. Enkel de bestelbonnen van de Dienst Vormgeving en Publicaties zijn afzonderlijk terug te vinden in de archieven van de Dienst Financiën. Van zodra de facturen aanwezig zijn, worden de bestelbonnen eveneens aan de factuur gekoppeld.

Naast de aankoop- en verkoopfacturen houdt de Dienst Financiën ook een serie bij van verantwoordings- of bewijsstukken van kosten die rechtstreeks uit de kas worden betaald en een serie van onkostennota’s van personeelsleden die niet rechtstreeks uit de kas worden betaald. Beide series worden correct, volledig en genummerd bijgehouden volgens de wettelijke bewaartermijnen van tien jaar[335].

Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade genieten heel wat financiële steun via giften van sympathisanten. Om deze inkomsten correct te kunnen staven, worden per jaar de afdrukken van de analytische bewegingen, de overzichtslijsten van de giften, de fiscale attesten en de verzamelstaten van fiscale attesten bijgehouden. Deze stukken dienen eveneens om de boekhouding te staven.[336] De ordening van de stukken verloopt correct.

Naast deze verantwoordingsstukken wordt rond het ontvangen van de giften briefwisseling bijgehouden met de overheid en met de personen die een gift geschonken hebben. Het gaat vooral over routinebriefwisseling die weinig permanente waarde heeft. De stukken kunnen worden vernietigd van zodra ze niet meer van nut zijn voor de werking van de dienst.

Een groot aandeel binnen de verantwoordingsstukken wordt ingenomen door de bewijsstukken voor leningen die het nationaal secretariaat zelf heeft uitgeschreven of die bedoeld waren voor een lokale wereldwinkel. Het betreft hier vooral stukken over diverse Respect+-leningen, maar er werden ook andere leningen uitgeschreven. Verder bevat het archief veel stukken over de toekenning van kredieten door banken.

Rond deze leningen bewaart de dienst momenteel in eerste instantie de inschrijfstroken, de confirmatiebriefwisseling, stukken met betrekking tot de uittekening en de consultaties van de algemene rekening. De inschrijf- en uittekenstroken zijn verantwoordingsstukken bij de boekhouding. Ze moeten volgens art. 6 lid 4 van de wet op de boekhouding tien jaar worden bijgehouden. [337] De manier waarop deze stukken worden bijgehouden, loopt uiteen, maar momenteel probeert men op een eenduidige manier de stukken bij te houden. Per type lening worden chronologisch alle intekenstukken bijgehouden. Per inschrijving, die genummerd is, bewaart men ook de confirmatiebriefwisseling, de briefwisseling van de intekenaars en de stukken met betrekking tot de uittekening. Dat alles komt samen in een map terecht. Daarin wordt niet geselecteerd, ook al moet de confirmatie- en andere briefwisseling niet volgens een wettelijke bewaartermijn bijgehouden worden. Tien jaar na het vervallen van de stukken kan men het individuele dossier verwijderen. Dat gebeurt momenteel echter slechts in beperkte gevallen.

Voor een correcte boekhouding en bewaring van de verantwoordingsstukken zou men beter van zodra de lening werd stopgezet, het individuele dossier verwijderen en in een afzonderlijke serie stoppen. De dossiers in deze series zijn dan ook veel gemakkelijker te vernietigen na het vervallen van de wettelijke bewaartermijn.

Zoals al vermeld is de momenteel gehanteerde manier van werken geen constante en duiken er rond het toekennen van leningen ook veel andere stukken op in andere mappen. Het gaat dan in de eerste plaats over vroegere leningen, maar dat is niet altijd het geval. Wat de oude leningen betreft is het niet langer relevant om nog enige herstructurering door te voeren omdat de meeste van deze leningen verlopen zijn en momenteel nog enkel tien jaar worden bijgehouden om de boekhouding te staven. Recente stukken worden beter op een correcte manier eenduidig bijgehouden.

Naast deze intekenstroken, confirmatie- en andere briefwisseling en uittekenstroken, worden rond de leningen ook fiscale attesten bijgehouden. Volgens wettelijke bewaartermijnen moet dat gedurende tien jaar gebeuren.[338] Momenteel verloopt de bewaring echter op diverse manieren. De attesten zitten ofwel tussen de intekenbrieven ofwel afzonderlijk. Het verdient aanbeveling om hierin enige consequentie door te voeren. Verder zijn er inzake leningen ook nog stukken met betrekking tot de consultatie van de algemene rekening bijgehouden. Deze zijn enkel van een beperkte informatieve waarde, ze zijn geen verantwoordingsstukken en moeten dan ook slechts bijgehouden worden zolang ze nog van enig nut zijn voor werking van de dienst.

Een afzonderlijke map bevat stukken over het toekennen van kredieten door banken, akten van borgtocht, borgstellingen of annuleringen van permanente opdrachten. Andere series bevatten eveneens dergelijke stukken. Omdat de wettelijke bewaartermijnen daarvoor tien jaar bedraagt[339], strekt het tot aanbeveling om alle stukken in verband met deze toekenning van leningen of kredieten door banken samen in één serie per bank en vervolgens per jaar bij te houden.

De vennootschap Oxfam Fairtrade die vorig jaar werd opgericht, heeft aandelen uitgeschreven. Alle aandeelhouders en het aandelenverkeer van koop en verkoop worden correct bijgehouden in het aandelenregister dat altijd op de zetel van de vennootschap te vinden moet zijn. Dit register moet volgens art. 195 § 1 °1 van het Wetboek van Vennootschappen minsten nog vijf jaar na het stopzetten van de vennootschap op een door de Algemene Vergadering bepaalde plaats worden bijgehouden. Toch kan men de stukken wegens hun hoge informatiewaarde over de aandeelhouders van Oxfam Fairtrade beter permanent bijhouden.

Daarnaast vindt men op de dienst ook heel wat briefwisseling met de aandeelhouders met betrekking tot de aandelenparticipatie. Deze briefwisseling heeft geen enkele wettelijke bewijskracht en kan vernietigd worden van zodra de stukken geen nut meer hebben voor de werking van de dienst.

De verantwoordingsstukken van de lonen die volgens wettelijke bewaartermijnen tien jaar moeten worden bijgehouden[340], namelijk de loonstaten en de loonfiches, worden bijgehouden in de archieven van de administratief verantwoordelijke van de Personeelsdienst.

De archieven van de Dienst Financiën bevatten ook stukken in verband met de lonen en de personeelstoelagen. Het gaat onder meer om de begroting van de personeelskosten, overzichtslijsten van de beroepskrachten, loonberekeningen, personeelskosten, creditnota’s en berekeningen van jaarlijkse personeelstoelagen. Deze stukken moeten niet permanent worden bijgehouden omdat deze stukken en deze informatie ook in de jaarrekeningen of in de personeelsregisters terug te vinden zijn.

Een onderneming is naast de btw ook nog gebonden aan andere belastingen zoals inkomstenbelastingen, verbruikersbelastingen of autonome belastingen. Slechts weinig belastingen uit deze lijst vereisen extra verantwoordingsstukken. Heel wat heffingen, zoals die op niet-herbruikbare verpakkingen die moet worden bewezen met de leveringsbonnen, vragen de gewone verantwoordingsstukken. Voor andere heffingen zijn geen verantwoordingsstukken vereist of bestaan er vaste tarieven.

Enkel inzake de douanebelastingen moeten alle accijnzennota’s correct worden bijgehouden. Deze worden momenteel bijgehouden op de Dienst Aankoop en Productie.

In de archieven van de Dienst Financiën vindt men logischerwijze ook veel stukken terug met betrekking tot de aangifte van de te betalen belastingen. Deze worden allen in navolging van de wettelijke bewaartermijn tien jaar bijgehouden. Enkel de ordening van de diverse aangiftes kan beter. Overal in het archief vindt men er fragmenten van terug. Het is dan ook aan te raden om deze per type belasting en per jaar samen te bewaren, zodat de inhoud van het archief overzichtelijker wordt.

Het correct betalen van belastingen betekent ook dat controle door de overheid niet uitgesloten is. Regelmatig is er dan ook een fiscale of btw-controle. In de archieven van de Dienst Financiën vindt men dan ook veel stukken terug in verband met deze fiscale controles, vooral de regelmatige fiscale en btw-controles.

Ook inzake de belastingen op verpakkingen bewaart de Dienst Financiën een aantal stukken. In een afzonderlijke map worden documenten bijgehouden in verband met de controleopdracht rond verpakkingen van FOST Plus en Groen Punt 2000, en detailoverzichten van de verpakkingen van Oxfam-Wereldwinkels per verpakkingsnummer. Op basis van deze gegevens worden de belastingen berekend.

De stukken worden tien jaar bijgehouden. Opnieuw kan men hier wat de bewaring betreft dezelfde opmerking maken als bij de belastingsaangiftes. Het verdient aanbeveling om de stukken per type controle samen te bewaren.

De Dienst Financiën staat in voor een stipte en correcte uitvoering van alle betalingen van het nationaal secretariaat.

In de archieven getuigt het financieel bankboek van alle betalingen. Met betrekking tot de betaling van buitenlandse facturen, onder meer voor de aankoop van buitenlandse goederen, past de dienst vaak speciale betalingstechnieken toe. Ze maken gebruik van de zogenaamde ‘documentaire kredieten en incasso’s’ die worden afgesloten per vracht van goederen. Wanneer de koper of verkoper zijn bank vraagt om een documentair krediet te openen, wordt dit normaliter een documentair import- of exportkrediet genoemd. Het documentaire krediet moet erg nauwkeurig worden opgesteld. De banken controleren of alle belangrijke documenten zoals de factuur of de transportdocumenten voldoende betrouwbaar zijn om de transactie te laten doorgaan. Indien dat het geval is, kan men het geld en de goederen incasseren.[341]

Het archief bevat enkele stukken over deze kredieten en incasso’s, vooral briefwisseling met de banken waarmee een akkoord werd afgesloten. Deze stukken zijn betalingsopdrachten en financiële stukken, gelijkwaardig aan de rekeninguittreksels en daarom ook tien jaar als bewijsstuk moeten bewaard worden[342]. Van alle documentaire kredieten worden ook nog eens de rekeninguittreksels bijgehouden.

Momenteel worden deze stukken in een afzonderlijke serie samengehouden. Dat kan zolang men de documentaire kredieten of incasso’s laat verwijzen naar de rekeninguittreksels en omgekeerd. Anderzijds kan men de documentaire kredieten ook bij de rekeninguittreksels bewaren in het bankboek.

De dienst is tevens verantwoordelijk voor de opvolging van een correcte kostprijsberekening, en bewaart enkele stukken in verband met productprijzen en kostprijsberekeningen. Deze stukken moeten echter niet permanent op de dienst worden bijgehouden, omdat eigenlijk het hoofd van de Verkoopdienst daarvoor instaat.

Om het financieel beheer van de instelling zo correct mogelijk te laten verlopen, volgt de dienst nauwgezet de openstaande rekeningen op. Slechte betalers worden aangemaand om hun rekeningen te betalen.

Inzake dat debiteurenbeheer bevatten de archieven van de Dienst Financiën veel briefwisseling gericht aan de achterstallige betalers. De stukken zitten echter niet samen. Opnieuw kan men hier aanraden om met het oog op een verzorgde administratie de stukken samen te brengen. Ze moeten evenwel niet permanent worden bijgehouden en kunnen vernietigd worden van zodra de factuur betaald is of ze niet meer nuttig zijn voor de werking van de administratie.

Jaarlijks stelt de hoofdboekhouder, in samenspraak met de Financieel Directeur en Algemene Diensten en de Financiële Commissie, de begroting voor het volgend jaar op. De begroting wordt elk jaar opgenomen in de jaarrekeningen die permanent bewaard blijven. In de archieven zitten stukken ook met betrekking tot de begroting van de lonen. Deze moeten niet permanent worden bijgehouden omdat ze toch in de jaarrekeningen voorkomen.

Om de begroting adequaat te kunnen controleren en op te volgen, maakt de dienst viermaandelijks de maandcijfers op en worden de voorraden gecontroleerd. De archieven van de Dienst Financiën bevatten veel stukken over de voorraadcontroles, de bewegingen van producten, vergelijkingen tussen stock en boekhouding, inventarisoverzichten en omzetten. Deze stukken komen echter niet in aanmerking voor permanente bewaring, want opnieuw is al deze informatie terug te vinden in de jaarrekeningen.

De hoofdboekhouder of andere medewerkers nemen deel aan de Financiële Commissie. De verslagen van deze commissie kunnen dan ook best op deze dienst worden bijgehouden. Toch gebeurt dat de laatste jaren niet meer op een ordentelijke manier bewaard. Deze tendens moet veranderen en de stukken zouden beter en correcter moeten bijgehouden worden.

De archieven van de dienst bevatten ook verslagen en randdocumenten van het Financieel Overleg, het overlegorgaan van de dienst, maar ook deze worden niet meer permanent bijgehouden. Deze moeten echter zeker permanent op papier op de dienst bewaard worden. Eén papieren versie laat namelijk toe om alle stukken, namelijk verslagen, agenda’s en bijlagen, samen te bewaren.

Naast de verslagen van de Financiële Commissie houdt de dienst ook verslagen en randdocumenten bij van de Raad van Bestuur, de Personeelscommissie, de Personeelsvergaderingen en de Juridische Commissie. De verslagen van de Raad van Bestuur worden momenteel volledig en correct bijgehouden door het Directiesecretariaat van de vzw. De stukken van de Personeelsvergaderingen en -commissies zitten bij de Personeelsdienst. Verslagen van de Juridische Commissie zijn elders op het nationaal secretariaat echter niet terug te vinden. De stukken dateren wel al van 1990 tot 1994. Het verdient aanbeveling om op het archief van het nationaal secretariaat uit te zoeken of deze stukken reeds bewaard zijn gebleven. Is dan niet het geval, dan moet men deze stukken permanent bijhouden, en kunnen ze worden overgebracht naar het archief.

*Beschrijving*	*Wettelijke bewaartermijn*	*Archivalische* *bewaartermijn*	*Verantwoording*
1.1. Boeken[343]
Centraal dagboek.	10 j.	10 j.	Art. 8 §2 van de wet op de boekhouding van 17 juli 1975. De termijn gaat in vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de sluiting van het boekjaar.
Aankoopdagboek.	Idem.	Idem.	Idem.
Verkoopdagboek.	Idem.	Idem.	Idem.
Kasboek.	Idem.	Idem.	Idem.
Bankboek.	Idem.	Idem.	Idem.
Diversenboek.	Idem.	Idem.	Idem.
Inventarisboek.	Idem.	Idem.	Idem.
1.2. Jaarrekening
Jaarrekeningen.	Niet gespecificeerd.	Permanent.	De stukken bieden een volledig overzicht van de financiële situatie van de onderneming, en zijn dan ook van onschatbare waarde voor de werking en geschiedenis van de organisatie.
1.3. Verantwoordingsstukken
Aankoop en verkoop[344]
Aankoopfacturen van de vzw.	10 j.	10 j.	Art. 60 §1 van de wet op de btw. De termijn gaat in vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de sluiting van het boekjaar.
Aankoopfacturen van de CV.	Idem.	Idem.	Idem.
Verkoopfacturen van de vzw.	10 j.	10 j.	Art. 60 §1 van de wet op de btw. De termijn gaat in vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de sluiting van het boekjaar.
Bestelbonnen van de lay-out.	Idem.	Idem.	Art. 60 §1 van de wet op de btw. De termijn gaat in vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de sluiting van het boekjaar. Deze stukken worden momenteel slechts tijdelijk als afzonderlijke serie bijgehouden. Wanneer de facturen op de Dienst Financiën terechtkomen, worden de bestelbonnen van deze dienst aan de factuur gekoppeld.
Onkostennota’s
Onkostennota’s onmiddellijk betaald uit de kas.	Idem.	Idem.	Art 6 lid 4 van de wet op de boekhouding en de jaarrekeningen van 17 juli 1975. De termijn gaat in vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de sluiting van het boekjaar.
Onkostennota’s van de medewerkers niet onmiddellijk uit de kas betaald.	Idem.	Idem.	Idem.
Giften
Bewijsstukken met betrekking tot ontvangen giften.	Idem.	Idem.	Idem.
Kwijtschriften of fiscale attesten met betrekking tot ontvangen giften.	Idem.	Idem.	Idem.
Uiteenlopende briefwisseling met de overheid, instellingen en privé-personen over onder meer fouten in verband met giften.	/	Zolang deze stukken van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De stukken hebben geen permanente informatiewaarde.
Obligatieleningen
Inschrijfstroken.	10 j nadat de lening is stopgezet.	10 j nadat de lening is stopgezet.	Art. 6 lid 4 van de wet op de boekhouding van 17 juli 1975.
Confirmatiebriefwisseling.	/	Zolang deze stukken van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: zolang de lening loopt.	Deze stukken hebben geen wettelijke bewaartermijn en geen enkele permanente meerwaarde.
Uitschrijfstroken.	10 j nadat de lening is stopgezet.	10 j nadat de lening is stopgezet.	Art.6 lid 4 van de wet op de boekhouding van 17 juli 1975.
Fiscale attesten met betrekking tot de leningen.	10 j.	10 j.	Idem.
Consultatie van de algemene rekening.	/	Zolang deze stukken van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	Deze stukken hebben geen wettelijke bewaartermijn en geen enkele permanente meerwaarde.
Stukken met betrekking tot de toekenning van kredieten door diverse banken.	10 j.	10 j.	Art.6 lid 4 van de wet op de boekhouding van 17 juli 1975 De termijn gaat in vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de sluiting van het boekjaar.
Aandelen
Aandelenregister.	5 j jaar na de opheffing van de vennootschap.	Permanent.	Art. 195 §1 °1 van het wetboek van vennootschappen. Het register bevat cruciale informatie over de werking van de CV.
Briefwisseling met de aandeelhouders.	/	Zolang deze stukken van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 10 j.	De stukken hebben geen enkele permanente informatiewaarde.
Lonen
Enkele stukken met betrekking tot de berekening van de lonen	/	Zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 2 j.	De stukken hebben geen enkele permanente meerwaarde. Alle belangrijke stukken komen ook voor in de jaarrekeningen.

*Beschrijving*	*Wettelijke bewaartermijn*	*Archivalische* *bewaartermijn*	*Verantwoording*
Stukken met een directe band met de taakuitoefening
‘Permanente gegevens’ die verband houden met de werking en taken van de Dienst Financiën.	Tot 10 j	Permanent.	Deze ‘permanente gegevens’ worden samen bijgehouden in één map. Het betreft hier uiteenlopende stukken zoals contracten, samenwerkingsakkoorden, afspraken rond leningen, kredieten, maar ook andere, meer tijdelijke boekhoudkundige gegevens. Het is niet aan te raden stukken met een uiteenlopende achtergrond samen in één map bijeen te houden. De context van de stukken gaat zo totaal verloren. Het is dan ook voor niet-boekhoudkundigen vaak onmogelijk om deze toch wel belangrijke stukken te plaatsen. Het verdient aanbeveling om deze stukken in hun duidelijke en oorspronkelijke context te bewaren. Daarenboven moeten de contracten en samenwerkingsakkoorden van algemene aard, die ook nog in andere mappen op de dienst voorkomen, niet op de dienst worden bewaard maar centraal in de archieven van de directies.
Briefwisseling met het Ministerie van Financiën en de Vlaamse Gemeenschap in verband met diverse aangelegenheden (accijnzen, belastingen en vrijstellingen daarop, subsidies, jeugdwerk, begroting…)	/	Permanent.	De briefwisseling met de overheid heeft een permanente meerwaarde voor de geschiedenis van de organisaties. Het is echter wel verkeerd om alle briefwisseling in verband met diverse belangrijke onderwerpen samen in één map te bewaren. De stukken worden op die manier volledig uit hun context gerukt. Dezelfde oplossing als bij de vorige onderwerpsmap is hier aangewezen.
Financiële stukken van de provinciale secretariaten.	Tot 10 j.	Tot 10 j.	Het betreft diverse financiële stukken zoals rekeninguittreksels of stukken met betrekking tot subsidies. Deze kwamen terecht bij de dienst na de opheffing van de provinciale secretariaten. De specifieke termijn is afhankelijk van het documenttype.
Stukken met betrekking tot de administratie Jeugdwerk tussen 1993 en 1999.	Idem.	Idem.	Deze stukken zijn onderhevig aan de wetgeving met betrekking tot de boekhouding, de btw en fiscaliteit. De specifieke termijn is afhankelijk van het documenttype.
Fiches die verband houden met de erelonen van notarissen (Fiches 281.50 en 325.50).	10 j.	10 j.	De stukken worden opgemaakt en doorgegeven aan de Rijksdienst voor bedrijfsvoorheffing.
Stukken met betrekking tot de aanvraag van de vzw als ngo bij DGIS.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De stukken worden bewaard in de archieven van het Directiesecretariaat van de vzw.
Correspondentie van de hoofdboekhouder.	/	Idem.	De stukken hebben geen enkele permanente informatiewaarde.
Stukken met nummers toegewezen aan de verrekenkamers.	/	Idem.	Idem.
Referenties van buitenlandse bedrijven.	/	Idem.	Idem.

*Beschrijving*	*Wettelijke bewaartermijn*	*Archivalische* *bewaartermijn*	Verantwoording
Documentatie over de werking van boekhoudkundige programma’s en andere computertoepassingen.	/	Permanent.	De stukken kunnen voor de latere raadpleging van zeer groot belang zijn.
Contracten van de lokale wereldwinkels over het gebruik van het computerprogramma Cubic.	/	Zolang het contract loopt.	De stukken hebben geen permanente informatiewaarde.
Stukken met betrekking tot de problemen met computers en computerprogramma’s.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De stukken hebben geen permanente informatiewaarde.
Stukken met betrekking tot de gevolgde cursussen door de medewerkers van de dienst.	/	Idem.	Idem.
Informatieve stukken met betrekking tot het personeel.	/	Permanent of zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 1 j.	Permanent indien de informatie niet aanwezig is in de archieven van de Personeelsdienst.
WW-telexen.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De stukken worden permanent bijgehouden door de Dienst In Beweging.
Informatieve cijfergegevens over de verkoop van iedere individuele wereldwinkel.	/	Idem.	De stukken hebben geen enkele permanente informatiewaarde. Ze worden enkel en alleen opgemaakt en doorgegeven wanneer de individuele wereldwinkel daarom vraagt.
Inhoudelijke informatie over fairtrade-producten.	/	Idem.	De stukken hebben geen enkele permanente informatiewaarde.
Statuten van de CV.	5 jaar na de opheffing van de vennootschap.	Idem.	Art. 195 § 1 °1 van het Wetboek van Vennootschappen. Deze stukken worden bijgehouden in de archieven van de directeur van de CV.

De gestage groei van het nationaal secretariaat heeft geleid tot een parallelle uitbouw van het personeelsbestand. Binnen de organisatie is dan ook een Personeelsdienst uitgebouwd die zowel voor het personeel van de vzw als de CV verantwoordelijk is, net als bij de Dienst Financiën het geval was. Beiden vormen dan ook binnen het nationaal secretariaat de centrale diensten.

De dienst werkt op een vijftal terreinen. Eerst en vooral handelt de dienst de aanwerving van het personeel af. De medewerkers staan ook in voor de volledige personeelsadministratie. Om functionele overlappingen te vermijden, controleren ze de profielen van de medewerkers. Ten vierde is de dienst verantwoordelijk voor de coördinatie van de interne vorming en bijscholing. Tot slot valt ook de interne communicatie met het personeel onder hun verantwoordelijkheid.

Op de personeelsdienst van het nationaal secretariaat werken twee mensen. De taken en functies van deze twee medewerkers zijn functioneel verdeeld. Een deeltijds medewerker is verantwoordelijk voor de personeelsadministratie. De andere medewerker werkt voltijds als personeelsverantwoordelijke van het nationaal secretariaat en neemt de overige opdrachten voor haar rekening.

De personeelsdienst is in eerste instantie verantwoordelijk voor de coördinatie van de rekrutering en de selectie van nieuwe medewerkers. De dienst werkt daarvoor altijd nauw samen met de directie en het hoofd van de dienst waar het personeelslid zal werken.

Eerst wordt er een vacature uitgeschreven, waarna enkele kandidaten worden geselecteerd voor een verder gesprek. De personeelsdienst zorgt voor een aantal proeven die de kandidaten testen op kennis, vaardigheden en motivatie.

Bij de aanwerving van een kandidaat opent de dienst een nieuw personeelsdossier. Het arbeiders- of bediendecontract wordt opgesteld en on line geregistreerd bij het sociaal secretariaat. De nieuwe medewerker wordt ook op de hoogte gesteld van de arbeidsreglement van de organisatie.

De Personeelsdienst vult het personeelsdossier doorheen de verdere loopbaan aan met stukken over eventuele bevorderingen, eretekens, zwangerschapsverlof, verlof zonder wedde of ziekte, en de ontslagneming of afdanking.

De directie bepaalt in samenspraak met het diensthoofd het loon van de medewerker en de eventuele toekomstige loonsverhogingen. De Personeelsdienst staat in voor de praktische regelingen en opvolging van de uitbetaling van het loon.

Naast de opvolging van de lonen en de personeelsdossiers, is de Personeelsdienst ook verantwoordelijk voor een aantal andere administratieve personeelstaken. Ten eerste moet de dienst een aantal formaliteiten opvolgen in verband met ongevallen. Vervolgens houdt de dienst ook de fiches van de medische onderzoeken en andere verslagen van de arbeidsgeneesheer bij.

Om de taken van de medewerkers per dienst functioneel op elkaar af te stemmen en onproductieve overlappingen te vermijden, overloopt het diensthoofd, met ondersteuning van de Personeelsdienst, jaarlijks de taken en functies van ieder personeelslid. Niet alleen de globale taken, maar ook de meewerking van een personeelslid aan occasionele projecten worden overlopen. Indien nodig wordt een nieuwe functiekaart van de medewerker opgemaakt. Deze vormt dan ook min of meer de basis waarop de medewerker wordt geëvalueerd.

Om de kwaliteit van het geleverde werk en de motivatie van de medewerkers te garanderen worden ze regelmatig uitgenodigd voor een functionerings-, evaluatie- of beoordelingsgesprek met de personeelsverantwoordelijke en het diensthoofd.

Eens om de vijf jaar wordt het volledige nationale secretariaat onderworpen aan een functieclassificatie. Van iedere medewerker worden op basis van een aantal duidelijk vooropgestelde criteria de kwalificaties en het gewicht van de verantwoordelijkheid binnen de werking van de vzw en CV afgewogen. Op basis van een quotering op een schaal van een tot tien wordt vervolgens het loonbarema toegekend.

Om efficiënt het personeel in te zetten, neemt de personeelsverantwoordelijke deel aan de werkgroep ‘Human Resouce Management’ die wordt georganiseerd met diverse andere ngo’s in België.

Na functiegesprekken kan blijken dat sommige taken en functies een aantal extra kwalificaties vereisen om naar behoren uitgeoefend te kunnen worden. Samen met het diensthoofd gaat de personeelsmedewerker op zoek naar de meeste geschikte vorming om het rendement van het personeel te verhogen. Het personeel beschikt jaarlijks over een aantal vormingsuren dat hiervoor kunnen ingezet worden.

De gesprekken met personeelsverantwoordelijken beperken zich uiteraard niet alleen tot de functionerings- en evaluatiegesprekken. De personeelsdienst luistert ook naar wat leeft bij het personeel. Minstens éénmaal per jaar houdt de dienst met iedere medewerker een individueel gesprek om te polsen naar de individuele motivatie, wensen en noden.

Daarnaast neemt de personeelsmedewerker deel aan de Personeelsvergaderingen, een vergadering van het personeel georganiseerd door de vakbondsafgevaardigden. Doordat de directie op deze vergaderingen niet aanwezig is, kan iedereen vrijuit praten. De Personeelsdienst fungeert dus als het doorgeefluik van de wensen en noden van het personeel naar de directie.

Gelijkaardig zijn de Personeelsinfo’s, die de personeelsdienst zelf organiseert en voorbereidt. Het is niet alleen een veelgebruikt forum om belangrijke beslissingen en evoluties binnen de vennootschap, binnen het sociaal overleg of van overheidswege die de personeelsleden aanbelangen, mee te delen. Personeelsleden kunnen er ook, nu wel in het bijzijn van de directie, hun problemen en wensen aankaarten. Ook de directie kan ten aanzien van het personeel haar wensen meedelen.

Op regelmatige tijdstippen, afhankelijk van onder meer de noden die leven bij het personeel of de directie, belegt de Personeelsdienst een Personeelscommissie[346]. Na advies te hebben ingewonnen van Coprogram, de werkgeversfederatie, of informatie te hebben verzameld rond vakbondsaangelegenheden, probeert men in deze commissie antwoorden te formuleren op collectieve personeelsproblemen die naar boven zijn gekomen op de diverse personeelsoverleggen en individuele gesprekken.

Een belangrijke manier van communicatie met de personeelsleden is het interne personeelsblaadje, de ‘Ventilateur’. Dat bericht maandelijks over de interne nieuwtjes en weetjes van en voor het personeel. De Personeelsdienst verzorgt de redactie.

Belangrijk voor een goede verstandhouding tussen de personeelsleden is het contact buiten de werksfeer. Zo organiseren de personeelsleden zelf regelmatig gezamenlijke activiteiten en feestjes. De personeelsdienst zorgt daarnaast jaarlijks voor een activiteit voor alle personeel en hun familie.

Het algemeen archiefbeheer van beide medewerkers loopt niet altijd even gestroomlijnd, omdat ze geen duidelijke werkstrategie inzake archiefbeleid hebben. Een begrotingspost voor het archiefbeheer is er al evenmin.

Heel wat series, dossiers en onderwerpsmappen worden niet consequent bijgehouden. De medewerkers springen vaak slordig om met archiefmateriaal, en vullen series, dossiers en onderwerpsmappen zeer onregelmatig aan. Vaak begint men goede moed aan de uitbouw van een onderwerpsmap of serie, maar deze intenties stranden meestal na enkele maanden. De inhoud van sommige onderwerpsmappen loopt parallel, sommige mappen bevatten dan weer slechts enkele stukken. Niet alle archiefmateriaal zit correct en ordentelijk opgeborgen in mappen of dozen.

Deze dienst laat bovendien na om enkele belangrijke series die volgens wettelijke bewaartermijnen een aantal jaar verplicht moeten worden bijgehouden, te bewaren. Dat is een ernstige fout die bij een controle zware gevolgen kan hebben. Een goede kennis en een strikte toepassing van de Belgische wetgeving is dus een noodzaak.

Wanneer op het nationaal secretariaat een functie vrijkomt of een nieuwe functie bijkomt, schrijft de personeelsverantwoordelijke samen met de directie en het diensthoofd een vacature uit. Op deze vacature volgen meestal heel wat sollicitatiebrieven. De personeelsverantwoordelijke, de directie en het diensthoofd selecteren vervolgens een aantal mensen en nodigen die uit voor een gesprek. De personeelsverantwoordelijke bereidt een aantal proeven voor aan de hand waarvan de uiteindelijke medewerker gekozen wordt.

De personeelsverantwoordelijke houdt alle vacatures die werden uitgeschreven, bij in een map, maar ze komen niet voor permanente bewaring in aanmerking. De aard van de functies komt immers heel goed tot uitdrukking in de functiekaarten die van iedere medewerker en iedere dienst worden bijgehouden.

De binnengekomen sollicitaties worden niet allemaal door de personeelsverantwoordelijke bijgehouden. Momenteel huldigt men het principe dat de sollicitatiebrieven van alle in dienst genomen medewerkers bewaard blijven zolang de medewerker op het nationaal secretariaat werkt. Daarnaast spaart men alle positieve sollicitatiebrieven op die in de toekomst nog interessant zouden kunnen zijn. De sollicitatiebrieven hebben voor de werking en geschiedenis van de organisatie echter geen enkele permanente betekenis en moeten dan ook niet bewaard blijven. De ordening van de sollicitatiebrieven van de werknemers die momenteel in dienst zijn, verloopt momenteel perfect. Men houdt een serie sollicitatiebrieven bij voor de werknemers van de CV en een serie voor de vzw.

Toch bevat het archief van de Personeelsdienst ook interessante sollicitatiebrieven omdat men meent die in de toekomst nog te kunnen gebruiken. Deze brieven duiken in meerdere series en onderwerpsmappen op. Een aantal van dergelijke sollicitaties zitten bij de vacatures en proeven, andere brieven houdt men afzonderlijk bij per functie. Het verdient aanbeveling om met het oog op een goede administratieve werking van de dienst enige consequentie aan te houden en een eenduidig beleid te voeren door de brieven per vacature te bewaren in een map.

Hetzelfde geldt voor de interessante proeven die men bijhoudt voor toekomstige sollicitatieprocedures. Ook die zitten nu immers in diverse onderwerpsmappen: sommige proeven bij de vacatures en andere bij de serie met sollicitatiebrieven.

Wanneer iemand wordt aangenomen, opent de dienst onmiddellijk een personeelsdossier en wordt de nieuwe medewerker op de hoogte gesteld van het arbeidsreglement. De dossiers bevatten van bij de start onder andere het contract of arbeidsovereenkomst en de werkregeling-werkrooster, maar worden doorheen de verdere loopbaan van de medewerker verder aangevuld met bijkomende informatie rond bijvoorbeeld een zwangerschapsverlof of verlof zonder wedde.

De administratief medewerker van de personeelsdienst maakt de dossiers op. De dossiers van de huidige medewerkers zitten correct samen in één serie. De dossiers van de oud-werknemers houdt men afzonderlijk bij. Ook dat is een goede manier van werken, maar minder positief is dat ook nog andere stukken bij de personeelsdossiers zitten. Voor een goede administratieve werking worden de dossiers best afzonderlijk van andere stukken bewaard.

Alle stukken die doorheen de loopbaan in de personeelsdossiers worden gestopt, blijven er permanent in aanwezig, wat betekent dat de dossiers niet geschoond worden. Momenteel zijn nog alle dossiers van uitgetreden medewerkers bewaard, maar in de toekomst denkt de dienst eraan om van de dossiers ouder dan honderd jaar enkel de meest interessante exemplaren permanent bij te houden.[347]

Naast de personeelsdossiers houdt de administratief medewerker van de dienst ook het personeelsregister bij. Dat moet volgens wettelijke bewaartermijnen[348] vijf jaar bewaard blijven. Toch kan men vanuit historisch oogpunt overwegen om de registers permanent bij te houden omdat deze een uitstekend overzicht bieden van alle werknemers die ooit op het nationaal secretariaat hebben gewerkt. De registers worden momenteel echter zeer ongestructureerd bewaard. Er zitten exemplaren tussen personeelsdossiers en in andere mappen. Dat is opnieuw geen goede manier van werken. De registers zouden beter samen in een afzonderlijke serie bewaard worden.

Ook overzichtslijsten van personeelscontracten, van werknemers en hun rsz-nummers en van de aansluitingsnummers bij het sociaal verzekeringsfonds HDP bevinden zich tussen de personeelsdossiers en andere mappen die de administratief verantwoordelijke van de Personeelsdienst bijhoudt. Ook in de archieven van de personeelsverantwoordelijke komt men de aansluitnummers tegen. Ook hier moet men ervoor pleiten een eenduidige administratie te voeren. De overzichtslijsten van personeelscontracten en de rsz-nummers kan men inderdaad bij de personeelsdossiers bewaren. De aansluitingsnummers van HDP houdt men echter beter afzonderlijk bij op een vastbepaalde plaats. Misschien kan men ervoor opteren om de aansluitingsnummers bij HDP samen met de aanzienlijke briefwisseling met die organisatie samen in één onderwerpsmap ‘HDP’ te bewaren. De centrale boodschap is dat alle gelijkaardige documenten sowieso samen moeten bewaard worden en niet verspreid. Een permanente bewaring van deze stukken is niet noodzakelijk omdat ze slechts tijdelijke praktische informatie bevatten.

Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade engageren zich ertoe om in samenwerking met de Vlaamse Gemeenschap en de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling (VDAB) langdurig werkzoekenden en kansarme groepen een vaste baan aan te bieden door onder meer de Web-Plus en de Gesco-projecten. Deze werknemers staan eveneens ingeschreven in het personeelsregister en hebben ook een individueel personeelsdossier.

De aanzienlijke aanvraagprocedure bij de Vlaamse overheid en de voortdurende opvolging van de werknemers met een speciaal statuut zorgt voor een uitgebreide papierproductie. Per type project worden telkens een aantal standaardformulieren bijgehouden, zoals briefwisseling met de overheid, aanvraagformulieren, goedgekeurde overeenkomsten, inlichtingen- en loonstaten, aangepaste prestatiestaten en stukken rond voorschotuitbetalingen. De contracten, overeenkomsten, samenwerkingsakkoorden en interessante briefwisseling, die een goede getuigenis zijn van het engagement van Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade, kunnen permanent worden bijgehouden. De individuele loonstaten, prestatiestaten en stukken rond onder andere de voorschotuitbetaling moet men volgens wet op de boekhouding tien jaar bijhouden[349]. Een permanente bewaring is niet noodzakelijk omdat de jaarrekeningen heel wat informatie bevatten over de loonkost. Ook de oninteressante briefwisseling en andere stukken zonder een informatieve meerwaarde komen niet voor permanente bewaring in aanmerking.

De huidige ordening door de administratief medewerker is correct, maar ook bij de personeelsverantwoordelijke en op de Logistieke Dienst is informatie over deze projecten terug te vinden. Het is dan ook aan te bevelen deze stukken uit de desbetreffende archieven weg te halen en centraal bij de administratief verantwoordelijke onder te brengen. Dubbels kunnen verwijderd worden.

Het nationaal secretariaat staat verder ook open voor alterneringsstages in het kader van VDAB-opleidingen en andere. Hierover worden slechts enkele stukken bewaard in een map die doorgaat als verzamelplaats. Het verdient aanbeveling om de stukken in een afzonderlijke map op te bergen. Met uitzondering van contracten en overeenkomsten moeten deze stukken niet permanent bewaard blijven.

Wanneer de werknemer wordt aangenomen, moet hij kennisnemen van het arbeidsreglement dat de werkgever opstelt. Elke medewerker krijgt een dergelijk arbeidsreglement mee. De medewerkers moeten deze reglementen niet permanent bijhouden, want dat moet centraal op de Personeelsdienst gebeuren. Momenteel vindt men echter exemplaren in diverse mappen terug. Zowel de administratieve verantwoordelijke als de personeelsverantwoordelijke van de Personeelsdienst houden meerdere exemplaren bij. Ook hier verdient het aanbeveling om van elke uitgave van zowel het arbeidsreglement voor bedienden als voor arbeiders één of twee exemplaren centraal te bewaren[350], ofwel bij de administratief medewerker ofwel bij de personeelsverantwoordelijke.

Het personeelsdossier bevat altijd het werkrooster van de werknemer. Ook de variabele werkroosters moeten voor de inspectie altijd gekend zijn. Ondernemingen zijn wettelijk verplicht de werkroosters van deeltijdse of voltijdse werknemers vijf jaar bij te houden vanaf het einde van de maand volgend op het kwartaal van de laatste verplichte vermelding[351].

Bij Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade werkt het merendeel van de werknemers met een deeltijds contract, maar toch houdt men de werkroosters niet bij. Hier en daar ligt, zeer fragmentair, een stapeltje werkroosters, maar van een systematisch bijhouden is geen sprake. Dat betekent dat men pertinent in fout is. De werkroosters die volgens de programmawet verplicht op elke dienst moeten worden uitgehangen, moeten dus nadien systematisch worden verzameld en centraal op de personeelsdienst worden bewaard. Een permanente bewaring is echter niet nuttig.

De administratief medewerker bewaart wel enkele overzichtslijsten van de werkuren van de werknemer, maar dat is gezien de wetgeving absoluut onvoldoende. De lijsten moeten niet meer worden bijgehouden wanneer in de toekomst de werkroosters van de werknemers correct worden bewaard.

De administratief medewerker van de personeelsdienst is ook verantwoordelijk voor de opvolging van de lonen. Hij houdt alle wettelijk verplichte stukken in dat verband op een tamelijk gecoördineerde manier bij. Inzake lonen moet de werkgever de loonstaten, de loonoverzichten of de individuele rekeningen en de loonfiches (nr. 281.10) bijhouden krachtens de wet op de boekhouding[352]. Enkel de individuele rekeningen moeten volgens art. 3 van het KB van 29 november 2002 vijf jaar bewaard blijven[353]. Een permanente bewaring van deze series is echter niet noodzakelijk, want in de jaarrekeningen wordt zeer duidelijk de loonkost weergegeven.

Anderzijds is de administratief verantwoordelijke ook bevoegd voor de personeelsverzekeringen inzake arbeidsongevallen. Hij zorgt ervoor dat elke werknemer, maar ook de vrijwilligers van de lokale wereldwinkels, voldoende verzekerd zijn op het werk. Daarenboven staat hij in voor de administratieve afhandeling bij eventuele ongevallen. De verzekeringen zelf worden best na afloop ervan nog tien jaar bijgehouden.[354] De stukken met betrekking tot deze verzekeringen en de administratieve afhandeling bij ongevallen zitten allemaal samen in één map. Dat is correct, ware het niet dat ook andere verzekeringen, zoals de brandverzekeringen, in dezelfde map voorkomen. Dat is op zich niet slecht, maar het verdient wel aanbeveling om de personeelsverzekeringen en andere stukken in dat verband te scheiden van andere stukken die geen betrekking hebben op het personeel.

Een onderneming is verplicht het welzijn van haar werknemers te beschermen door onder meer de garantie van arbeidsveiligheid, bescherming van de gezondheid en het voorzien van een minimum aan arbeidshygiëne.[355] De wet van 1996 heeft ook bepalingen ingesteld betreffende de externe diensten voor de preventie en bescherming van het werk en hun afdelingen die belast zijn met het medisch toezicht van de werknemers. Medische controle is verplicht.

Het nationaal secretariaat werkt momenteel samen met Mediwet, dat onder meer instaat voor het jaarlijks medisch onderzoek van alle werknemers. Volgens het KB van 28 mei 2003 moet de organisatie van elk personeelslid dat onderworpen is aan het medisch toezicht de laatste drie fiches van het gezondheidstoezicht bijhouden evenals alle fiches waarop aanbevelingen staan vermeld, en dat zolang de werknemer actief is in de onderneming.[356] Een permanente bewaring is weinig interessant voor de geschiedenis van de beide organisaties. Ze moeten dan ook niet permanent bewaard blijven.

De archieven van de Personeelsdienst bevatten niet alleen attesten van medisch onderzoek, maar ook verslagen en rapporten van het medisch toezicht, verslagen van bedrijfsbezoeken en andere documentatie over Mediwet. Deze zijn niet gebonden aan wettelijke bewaartermijnen maar zijn, met uitzondering van de documentatie van deze organisatie, informatief van bijzondere waarde en kunnen permanent worden bijgehouden.

Het verdient evenwel aanbeveling om de diverse onderwerpsmappen die momenteel over Mediwet op de Personeelsdienst en op de Logistieke Dienst terug te vinden zijn, samen te voegen tot één geheel waarbij een onderscheid wordt gemaakt tussen de fiches, de rapporten en de documentatie. Indien er dubbels voorkomen, kan men deze eventueel vernietigen.

Het KB van 28 mei 2003 bepaalt in art. 6 § 1[357] dat de werkgever verplicht is om een aantal lijsten op te stellen en mee te delen aan de arbeidsgeneesheer: het KB spreekt onder meer over de lijst met veiligheidsfuncties, functies met verhoogde waakzaamheid en activiteiten met welbepaald risico; een naamlijst met de werknemers die verplicht aan het gezondheidstoezicht onderworpen zijn, met naast de naam van elke werknemer de aard van de effectief uitgeoefende veiligheidsfunctie, functie met verhoogde waakzaamheid of activiteit met welbepaald risico; een naamlijst met de werknemers die onderworpen zijn aan de verplichte inentingen of tuberculosetests. Art.9 van het KB bepaalt dat deze lijsten door de werkgever verplicht vijf jaar moeten worden bijgehouden[358].

Voor alle taken inzake personeelsadministratie wordt de administratief medewerker bijgestaan door het sociaal secretariaat Hulp der Patroons. Deze samenwerking leidt tot een vrij intensieve communicatie waardoor de archieven veel briefwisseling daaromtrent bevatten, die echter verspreid zit in diverse mappen en reeksen, onder meer tussen de personeelsdossiers. Het verdient aanbeveling om alle briefwisseling met het sociaal secretariaat te bundelen in één afzonderlijke serie. Veel briefwisseling heeft geen permanente informatiewaarde en dient dan ook niet bewaard te blijven. Enkel de meest interessante stukken kunnen bijgehouden worden.

De administratief verantwoordelijke en de personeelsverantwoordelijke van de Personeelsdienst staan ook in voor het bijhouden van de vakantieregelingen, de zwangerschapsverloven, ziekteverloven of verloven zonder wedde, en houden daaromtrent de administratie bij. Heel wat van die stukken komen in het personeelsdossier terecht. Stukken met betrekking tot onder andere vakantieregelingen en ziekteverloven zijn terug te vinden tussen de loonstaten en de individuele rekeningen. Maar anderzijds worden dergelijke stukken ook aangetroffen in andere series. Enige consequentie is noodzakelijk voor een vlot administratief beheer. Deze losse stukken, die op een erg ongestructureerde manier worden bijgehouden, moeten niet permanent bewaard worden.

Om de taken van de medewerkers per dienst functioneel op elkaar af te stemmen en onproductieve overlappingen te vermijden, overloopt het diensthoofd met de steun van de Personeelsdienst jaarlijks de taken en functies van ieder personeelslid. Van elk personeelslid wordt jaarlijks, of bij een belangrijke wijziging in de werking van de dienst, een functiekaart opgesteld. Deze functiekaarten bieden een uitstekend overzicht van de taken en activiteiten van iedere medewerker. Door hun bijzondere meerwaarde moeten ze dan ook permanent worden bijgehouden. Ze laten bijvoorbeeld toe om makkelijk de evolutie van de taken en functies te reconstrueren.

De personeelsverantwoordelijke, die deze gesprekken samen met het diensthoofd mee vorm geeft, is de geschikte persoon om alle functiekaarten op een gestructureerde manier bij te houden. Momenteel gebeurt dat echter niet. De archieven van de Personeelsdienst bevatten enkele oude functiekaarten aangetroffen, maar deze worden niet structureel bijgehouden. Omdat heel wat medewerkers of diensthoofden functiekaarten bewaren, is een grote inhaaloperatie noodzakelijk. Per dienst moeten men, in chronologische volgorde, alle functiekaarten bijhouden, op papier of elektronisch.

Over functioneringsgesprekken zijn slechts enkele papieren stukken bewaard. Indien die interessante informatie bevatten en niet op pc bewaard zijn gebleven, kunnen ze permanent worden bijgehouden.

Om te leren efficiënt het personeel in te zetten, neemt de personeelsverantwoordelijke deel aan de werkgroep ‘Human Resouce Management’ die wordt georganiseerd met diverse andere ngo’s. De personeelsverantwoordelijke kan daar informatie en ervaringen uitwisselen in verband met HRM.

De verslagen, agenda’s en bijlagen van deze vergaderingen worden momenteel ofwel bijgehouden op pc ofwel afgedrukt en op papier bewaard. Rond de afdrukstrategie is enige consequentie echter aangewezen. Ofwel beslist men om stukken uit te printen en op papier te bewaren, ofwel kan men beslissen om alles op pc bij te houden. In de archivistische wetenschap huldigt men het principe dat wat op pc werd ontvangen of aangemaakt ook op pc bewaard blijft, waarbij voor papieren stukken dezelfde redenering opgaat. Wat verslagen, uitnodigingen, agenda’s en bijlagen van vergaderingen betreft, kan men een uitzondering maken. Verslagen worden vaak via pc doorgestuurd, terwijl de bijlagen regelmatig op papier overhandigd worden. Om het geheel overzichtelijk te houden is het aan te raden om alle stukken van het overlegorgaan permanent in één serie te bewaren op papier. Daarnaast is het natuurlijk toegestaan om ook op pc de notulen permanent bij te houden.

Een andere serie bevat veel stukken over workshops, georganiseerd door de werkgroep. Deze zijn vanuit historisch oogpunt minder interessant om permanent bij te houden.

Omdat scholing van de werknemers van groot belang is voor een optimale werking van een organisatie, beschikt elke werknemer jaarlijks over een aantal vormingsuren. Samen met het diensthoofd en de individuele medewerker zorgt de personeelsverantwoordelijke voor de meest gewenste en geschikte vorming. Daarom bevatten de archieven van de personeelsverantwoordelijke veel documentatie over mogelijke opleidingen en cursussen die interessant kunnen zijn voor de werknemers, en informatie over opleidingscheques en betaald educatief verlof. Deze stukken worden momenteel bijgehouden in meerdere onderwerpsmappen. Ze moeten echter niet permanent worden bewaard, want de stukken hebben weinig permanente meerwaarde. Het verdient wel aanbeveling om alle documentatie rond vorming te bewaren in één map.

In het archief van de personeelsdienst zitten enkele stukken briefwisseling van medewerkers met vragen of wensen. Deze stukken zijn van belang voor de sociale geschiedenis en kunnen permanent bewaard blijven.

Communicatie wordt op het nationaal secretariaat hoog in het vaandel gedragen. De personeelsinfo vervult in eerste instantie de rol van doorgeefluik van informatie van de directie naar alle personeelsleden, maar is tevens een goed voorbeeld van de opendebatcultuur. De directie speelt op deze vergaderingen belangrijke informatie door naar alle medewerkers, maar luistert ook naar wat leeft onder hen.

De verslagen van deze Personeelsinfo’s kunnen het best in de archieven van de Personeelsdienst worden bewaard. Dit gebeurt momenteel echter niet consequent. Net zoals bij de notulen en andere stukken van de HRM-werkgroep wordt nogal willekeurig omgesprongen met de afdrukstrategie. Hoewel zowel de personeelsverantwoordelijke als de administratief verantwoordelijke stukken bijhouden, worden lang niet alle verslagen, agenda’s, uitnodigingen en randdocumenten bewaard. Opnieuw kan men hier voorstellen om op de Personeelsdienst van deze vergaderingen één volledige versie centraal op papier bij te houden. De notulen die men bij medewerkers op de diverse diensten terugvindt, moeten niet worden bewaard.

De Personeelsvergaderingen hebben deels een gelijkaardige functie als de Personeelsinfo. Door de afwezigheid van de directie kunnen de medewerkers op deze vergaderingen hun wensen en verzuchtingen uiten. De personeelsvergaderingen worden voorbereid en voorgezeten door de personeelsverantwoordelijke, in samenwerking met de syndicale afvaardiging. De personeelsverantwoordelijke is dan ook de meest geschikte persoon om de agenda’s, uitnodigingen, notulen en bijlagen bij te houden. Net als bij de al besproken vergaderingen, schort ook in dit geval allerlei, wat betekent dat dezelfde kritieken en oplossingen gelden.

De Personeelscommissie, een overlegorgaan tussen de personeelsverantwoordelijke, de directie en de syndicale vertegenwoordiging, bekijkt en bespreekt de problemen die leven bij de medewerkers. De notulen van deze vergaderingen vertonen gelijkaardige problemen en verdienen dezelfde oplossingen.

Om een antwoord te kunnen bieden op de problemen die leven bij de basis en rekening te kunnen houden met de maatschappelijke realiteit wat personeelsaangelegenheden betreft, doet de personeelsverantwoordelijke heel vaak een beroep op diverse informatiekanalen.

De personeelsverantwoordelijke neemt in naam van de directie deel aan het werkgeversoverleg van Coprogram en steekt veel op uit de overlegorganen van de Federatie van Werkgevers van Sociaal-Cultureel Werk (FWSCW). De verslagen en notulen van beide vergaderingen horen opnieuw op de Personeelsdienst centraal én volledig in twee afzonderlijke series permanent te worden bewaard.

Naast de deelname aan deze vergaderingen doet de personeelsverantwoordelijke regelmatig een beroep op het sociaal secretariaat en de vakbond in verband met sociale wetgeving en personeelsgerelateerde thema’s. Deze stukken zijn voor de geschiedenis van Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade weinig interessant om permanent bij te houden, maar om het dynamisch documentbeheer vlot te laten verlopen kan men centraal op de dienst de stukken per thema in onderwerpsmappen bij elkaar houden.

De dienst beschikt over tijdschriften van diverse organisaties, die niet als archief beschouwd kunnen worden. Deze tijdschriften kunnen terecht in een mogelijk toekomstige bibliotheek.

Om de communicatie met alle medewerkers zo optimaal mogelijk te laten verlopen, stelt de personeelsverantwoordelijke maandelijks een krantje op dat de medewerkers informeert over alle nieuwtjes in en rond het nationaal secretariaat. Deze krantjes duiken op alle diensten op, maar moeten daar niet permanent worden bijgehouden. Dit gebeurt momenteel op de Personeelsdienst zelf. De personeelsverantwoordelijke bewaart tot nu correct alle krantjes op pc, slechts enkele exemplaren worden op papier bewaard. De papieren versies kunnen dus in principe vernietigd worden, maar toch kan men ervoor opteren om ook centraal één papieren versie bij te houden.

*Beschrijving*	*Wettelijke bewaartermijn*	*Archivalische* *bewaartermijn*	*Verantwoording*
2.1. Opstellen en opvolgen van het personeelsdossier
Het personeelsdossier en personeelsregister
Personeelsdossiers.	/	Permanent zolang deze van nut zijn voor de pensioenbereke-ning. Voorstel: 100 j	Enkel die personeelsdossiers van topfunctionarissen en markante medewerkers kunnen permanent worden bijgehouden.
Personeelsregisters.	5 j.	Permanent.	Art.3 van het KB van 29 november 2002. Een permanente bewaring is aan te raden omdat de stukken een goed overzicht bieden van alle medewerkers op het nationaal secretariaat.
Overzichtslijsten van de lopende personeelscontracten.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j	Deze stukken hebben voor de geschiedenis van het nationaal secretariaat weinig permanente waarde.
Overzichtslijsten van werknemers en hun rsz-nummers.	/	Idem.	Idem.
Aansluitingsnummers bij HDP.	/	Idem.	Idem.
Indienstneming van werknemers met een sociaal statuut.
Dossiers van gesubsidieerde werknemers (Gesco-statuut en andere).	10 j.	Permanent.	Art. 6 lid 4 van de wet op de boekhouding. De loon- en prestatiestaten moeten tien jaar worden bijgehouden om de boekhouding te controleren. Contracten en samenwerkingsakkoorden hebben een permanente informatiewaarde. Een grondige selectie van nutteloze documentatie en briefwisseling is wel noodzakelijk.
Overeenkomsten voor alterneringsstages.	Idem.	Idem.	Idem.
Het arbeidsreglement
Arbeidsreglement voor arbeiders.	/	Permanent.	Het reglement biedt een goed beeld van de positie, rechten en plichten van de arbeiders binnen de organisatie.
Arbeidsreglement voor bedienden.	/	Idem.	Idem, maar dan voor bedienden.
Werkroosters
Werkroosters van deeltijdse werknemers.	5 j vanaf het einde van de maand volgend op het kwartaal van de laatste verplichte vermelding.	5 j vanaf het einde van de maand volgend op het kwartaal van de laatste verplichte vermelding.	Art. 167 van de Programmawet van 22 december 1989. Verder hebben deze stukken geen permanente meerwaarde.
2.2. Opvolging van het loon van de medewerker
Loonstaten.	10 j.	10 j.	Art. 6 lid 4 van de wet op de boekhouding van 17 juli 1975. De stukken worden bijgehouden als verantwoordingsstukken inzake de wet op de boekhouding. Een permanente bewaring is niet noodzakelijk want de loonkosten worden verrekend in de jaarrekeningen.
Individuele rekening (nummer 281.10).	5 en 10 j.	5 en 10 j.	5j: Art. 3 van het KB van 29 november 2002 10j: Art. 6 lid 4 van de wet op de boekhouding van 17 juli 1975. De stukken worden bijgehouden als verantwoordingsstukken inzake de wet op de boekhouding. Een permanente bewaring is niet noodzakelijk want de loonkosten worden verrekend in de jaarrekeningen.
Loonfiches.	10 j.	10 j.	Art. 6 lid 4 van de wet op de boekhouding van 17 juli 1975. De stukken worden bijgehouden als verantwoordingsstukken inzake de wet op de boekhouding. Een permanente bewaring is niet noodzakelijk want de loonkosten worden verrekend in de jaarrekeningen.
2.3. Andere administratieve taken
14. Verzekeringen
Verzekeringen voor het personeel.	/	Tien jaar na het verstrijken van de polis.	De stukken hebben geen permanente waarde.
Stukken met betrekking tot de afhandeling van ongevallen.	/	Zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De stukken hebben geen enkele permanente meerwaarde voor de geschiedenis en de werking van de organisatie.
15. Medische inspectie
Individuele fiches van medisch onderzoek.	De drie recentste fiches of fiches met extra aanbevelingen.	De drie recentste fiches of fiches met extra aanbevelingen.	Art 54 van het KB van 28 mei 2003 (ter vervanging van art. 146 van ARAB).
Verslagen en rapporten van het medisch toezicht.	/	Permanent.	De stukken kunnen interessante informatie bevatten over de algemene gezondheidstoestand van het personeel op het nationaal secretariaat.
Verslagen van bedrijfsbezoeken.	/	Idem.	Idem.
Documentatiebrochures en andere stukken in verband met Mediwet.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel 5 j.	De stukken bieden geen permanente informatieve meerwaarde.
Lijst met veiligheidsfuncties, functies met verhoogde waakzaamheid en activiteiten met welbepaald risico.	5 j.	Idem.	Art. 9 van het KB van 28 mei 2003.
Naamlijst met de werknemers verplicht onderworpen aan het gezondheidstoezicht.	5 j.	Idem.	Idem.
Naamlijst met de werknemers onderworpen aan verplichte inentingen of tuberculosetests.	5 j.	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel 5 j	Art. 9 van het KB van 28 mei 2003.
16. Contacten met het sociaal secretariaat
Briefwisseling met het Sociaal Secretariaat Hulp der Patroons.	/	Idem.	Slechts die stukken met een blijvende informatiewaarde kunnen permanent bewaard blijven.
17. Losse administratieve taken
Stukken over genomen vakantiedagen in 2002 en 2003.	/	Idem.	De stukken hebben geen permanente informatiewaarde voor de geschiedenis van Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade.
Overzichtslijst van de lopende en toekomstige tijdskredieten.	/	Idem.	De informatie is ook in het personeelsdossier terug te vinden.
Overzicht van arbeidsduur van enkele werknemers.		Idem.	Idem.

*Beschrijving*	*Wettelijke bewaartermijn*	*Archivalische* *bewaartermijn*	*Verantwoording*
5.1. Contacten en overlegorganen
20. Contacten met personeel
Briefwisseling met medewerkers.	/	Permanent.	De stukken moeten enkel bijgehouden worden als het over belangrijke briefwisseling gaat.
21. Personeelsinfo
Verslagen en bijlagen van de Personeelsinfo.	/	Idem.	De stukken bieden een goed voorbeeld van de opendebatcultuur op het nationaal secretariaat en bieden ook een blik op de problemen en verzuchtingen die leven onder de personeelsleden.
22. Personeelsvergadering
Verslagen en bijlagen van de Personeelsvergaderingen.	/	Permanent.	Ook deze stukken bieden een mooi overzicht van de verzuchtingen en wensen van het personeel en zijn belangrijk voor de sociale geschiedenis.
23. Personeelscommissie
Verslagen en bijlagen van de Personeelscommissie.	/	Idem.	De stukken bieden een goed voorbeeld van de opendebatcultuur op het nationaal secretariaat en tonen hoe men probeert oplossingen te zoeken voor problemen en wensen.
Verslagen en bijlagen van het werkgeversoverleg binnen Coprogram.	/	Idem.	De stukken illustreren hoe men met andere werkgevers uit de ngo-sector overlegt over collectieve personeelsthema’s.
Verslagen en bijlagen van de Algemene Vergadering van FWSCW.	/	Idem.	Idem.
Stukken betreffende sociale wetgeving en personeelsgebonden thema’s.	/	Zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j	De stukken hebben voor de geschiedenis van de organisatie weinig permanente meerwaarde.
Tijdschriften van diverse organisaties.	/	/	De tijdschriften kunnen in de toekomst overgebracht worden naar een bibliotheek.
5.2. De redactie van het personeelsblad
Ventilateur.	/	Permanent.	De Ventilateurs geven een goed zicht op de interne informatieverspreiding en laten ook toe een blik te werpen op de interne keuken van het nationaal secretariaat.

[261] BONTEMPS (M.), MATHEUSEN (F.), Een hertekend nationaal secretariaat…, p.10.

[262] De Adviesraad is vorig jaar opgericht na de herstructurering van het nationaal secretariaat. Deze raad vervangt voor een stuk de werkzaamheden van een Raad van Bestuur die specifiek voor de coöperatieve vennootschap afwezig is. De Raad van Bestuur van de VZW is ook de Raad van Bestuur van de CV.

[263] Deze afdeling of dienst werd met de hervormingen midden 2003 uitgesplitst in drie afdelingen: de Verkoopdienst, de Marketingdienst en de Logistieke Dienst.

[264] Art. 195 § 1 °1 van het Wetboek van Vennootschappen.

[265] De notulen van de Algemene Vergadering van aandeelhouders, de notulen van de Zaakvoerder, de notulen van de Raad van Bestuur en de statuten moeten wettelijk tot vijf jaar na de opheffing van de vennootschap bijgehouden worden. Art. 195 §1 1° van het Wetboek van Vennootschappen.

[266] De directeur van de CV hield wegens de afwezigheid van een directeur vzw ook toezicht op de werking van de diensten van de vzw. Momenteel is de directeur van de CV de directeur van de geworden en is men op zoek naar een directeur CV.

[267] Blik is een afdeling van Integra bvba. Blik controleert zowel in de landbouw, de verwerkende industrie als in de handel de naleving van de wettelijke als de privé-normen en reikt een certificaat uit aan elke marktdeelnemer die de van toepassing zijnde normen respecteert. www.blik.be (Laatst geraadpleegd op 25 juli 2004).

[268] Deze vergaderingen bespreken het productbeleid. Aan deze vergaderingen nemen de Dienst Aankoop en Productie, de Verkoopdienst en de Marketingdienst deel.

[269] De contracten kunnen worden afgesloten voor één vracht of voor meerdere vrachten.

[270] Art. 60 §1, wet op de btw. www.fisconet.fgov.be (Laatst geraadpleegd op 27 juli 2004).

[271] ACKERMAN (P.), DE MARTELAERE (H.),Bewaring van documenten. Accounancy in de praktijk, Diegem, Ced.Samson, 2001, p.15.

[272] Deze contracten moeten eveneens volgens wettelijke bewaartermijnen tien jaar worden bijgehouden. Art. 60 §1, wet op de btw.

[273] Art 60 §1, de wet op de btw.

[274] De contracten moeten opnieuw volgens wettelijke bewaartermijnen tien jaar worden bijgehouden. Art. 60 §1, wet op de btw.

[275] Art. 60 §1, de wet op de btw.

[276] Art 6 lid 4 van de wet op de boekhouding van 17 juli 1975. (Bron: www.fisconet.fgov.be (Geraadpleegd op: 27 juli 2004))

[277] Idem.

[278] Art. 60 §1, de wet op de btw.

[279] P&P-verslagen zijn de verslagen van de teamvergaderingen van de oude Dienst Partners en Producenten (de huidige Dienst Aankoop en Productie en de Producenten- en Studiedienst. De stukken moeten permanent bewaard blijven tussen de archieven van deze oude dienst. Het verdient aanbeveling de stukken van deze vergadering bij te houden op de huidige Producenten- en Studiedienst om dubbel werk te vermijden.

[280] ELSEN (J.), Functiekaart Binnendienst Verkoop, 29 september 2000; Sn., Functiekaart Oxfam-Wereldwinkels CV, 2p.; BONTEMPS (M.), MATHEUSEN (F.), Een hertekend nationaal secretariaat…, p.6.

[281] Dat zijn respectievelijk Brugge, Gent, Antwerpen, Brussel en Hasselt.

[282] Art. 60 §1, wet op de btw.

[283] Idem.

[284] Een colli is pakket goederen op een Europallet.

[285] Art. 60 §1 van de wet op de btw.

[286] Idem.

[287] Art. 60 §1, wet op de btw.

[288] Art. 60 § 1, wet op de btw.

[289] Art 6 §4 van de wet op de boekhouding van 17 juli 1975.

[290] ELSEN (J.), Funciekaart Luc Rombout, diensthoofd Marketingdienst CV, 29 september 2000, 2p.

[291] Huishoudelijke- en bedrijfsverpakkingen zijn onderworpen aan het Europees Samenwerkingsakkoord van 5 maart 1997. www.valipac.be/agreement/_nl/cooperation_agreement.htm (Laatst geraadpleegd op 25 juli 2004).

[292] Groep C & Slangen, Masterplan Merkenstrategie Oxfam-Wereldwinkels, 2003.

[293] JESPERS (G.), DE GENDT (L.), op.cit., pp.40-42.

[294] Naast de lokale wereldwinkels bestellen ook steeds meer andere winkelketens of instellingen en organisaties in binnen- en buitenland goederen bij Oxfam Fairtrade. Enkel kleine bestellingen voor niet-wereldwinkelklanten binnen België worden geleverd door de eigen chauffeurs. De grote vrachten en alle verkoop aan de afnemers in het buitenland worden altijd rechtstreeks doorgegeven aan de gehuurde magazijnen. Van daaruit wordt dan het transport geregeld.

[295] Het betreft hier dus geen verkoop van goederen aan distributieketens en organisaties in binnen- en buitenland van afgewerkte goederen met een andere verpakking. De goederen met een andere verpakking worden rechtstreeks vanuit het verwerkend bedrijf geleverd.

[296] De levering van grote pakketten naar de grote commerciële ketens of organisaties in België en alle leveringen voor het buitenland gebeurt hoofdzakelijk vanuit de firma’s waar Oxfam Fairtrade magazijnruimte huurt.

[297] Er zijn op de Logistieke Dienst slechts drie archiefvormers: het diensthoofd, de hoofdmagazijnier en de transportverantwoordelijke.

[298] Art. 6 lid 4 van de wet op de boekhouding van 17 juli 1975.

[299] Art. 6 lid 4 van de wet op de boekhouding van 17 juli 1975.

[300] Verantwoordingsstukken op de Dienst Financiën moeten tien jaar worden bijgehouden. Art. 6 lid 4 van de wet op de boekhouding van 17 juli 1975.

[301] BTW-Revue nr. 129, p. 611. Beslissing van 26/05/1997 nr. E.T. 84.905. www.merak.be (Laatst geraadpleegd op 27 juli 2004).

[302] MARECHAL (G.), Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven, richtlijnen en advies, deel II, Brussel, Algemeen rijksarchief, 1990, pp.18-19.

[303] Idem.

[304] Art. 54 van het KB van 28 mei 2003 (BS, 16/06/2003) betreffende het gezondheidstoezicht op de werknemers. Dit artikel vervangt het oude artikel 146 van het ARAB (algemeen reglement voor Arbeidsbescherming).

[305] Art. 11 §4 KB van 23 december 1994 tot wijziging van het btw-Wetboek (BS, 30/12/1994). De wettelijke herziening loopt tot 15 jaar na de eerste investering, maar de administratie kan de belastingplichtige opleggen of de belastingplichtige kan vragen dat de herzieningsperiode zou lopen tot 15 jaar na het jaar van de ingebruikneming. www.law.kuleuven.ac.be/eco/fisc/2004_oefeningen.pdf (Geraadpleegd op 25 juli 2004))

[306] MARECHAL G., Bewaren en vernietigen van gemeentearchieven... Deel II, p. 68.

[307] Art. 11 §4 KB van 23 december 1994

[308] Art. 60 §1, de wet op de btw.

[309] MARECHAL (G.), Bewaren en vernietigen van gemeentearchieven... Deel II, p. 68.

[310] Art. 60 §1, de wet op de btw. Facturen moeten op de dienst financiën worden bijgehouden.

[311] Idem.

[312] CODDENS (L.), Functiekaart Luc Coddens, 25 maart 2003; UYTTENDAELE L., Functiekaart Luc Uyttendaele, maart 2003; CAPPUYNS (A.), Functiekaart Frank Fritsche, 3 oktober 2001.

[313] DE LEMBRE (E.), CHRISTIAENS (J.), Wegwijs in de jaarrekening en financiële analyse, Mechelen, Ced.Samson, editie 2002, pp.1.3/2.

[314] Ibid., 1.1/1

[315] www.mineco.fgov.be/redir_new.asp?loc=/enterprises/vademecum/tocib_nl.htm (Laatst geraadpleegd op 12 juli 2004)

[316] Ibid., p.1.3/2

[317] Ministerie van Economische zaken, Een eigen zaak. Ook voor u?, p.17. www.mineco.fgov.be/ministry/publications/ZichVestigen_nl.pdf (Laatst geraadpleegd op 12 juli 2004).

[318] DE LEMBRE (E.), CHRISTIAENS (J.), op.cit., pp.1.3/6.

[319] Art. 11 §4 van het KB van 23 december 1994.

[320] ACKERMAN (P.), ENGLEBERT (D.), op.cit., pp. 9-16.

[321] CODDENS (L.), Functiekaart Luc Coddens, 25 maart 2003.

[322] Idem.

[323] Idem.

[324] Een beleidscommissie die het financieel beleid van de vzw vorm geeft. In deze commissie zetelen enkele medewerkers van het nationaal secretariaat en enkele wereldwinkeliers uit de Algemene Vergadering van de vzw. JESPERS (G.), DE GENDT (L.), op.cit., p.14.

[325] Idem.

[326] Idem.

[327] Ministerie van Economische zaken., Een eigen zaak…, p. 18.

[328] De boeken die wettelijk volgens een bepaalde bewaartermijn bewaard moeten blijven.

[329] DUMORTIER (J.), Op-slag bewezen. Juridische mogelijkheden en moeilijkheden bij het opzetten van een elektronisch documentbeheerssysteem, Vilvoorde, Keesing Vilvoorde, 2002, pp. 29.

[330] Ibid., pp.30.

[331] Art. 11 §4 KB van 23 december 1994.

[332] Ministerie van Economische zaken, op.cit., p. 17.

[333] Art. 6 lid 4, wet op de boekhouding; Art. 60 § 1, wet op de btw.

[334] Art. 11 §4 KB van 23 december 1994.

[335] Art. 6 lid 4, wet op de boekhouding.

[336] Idem.

[337] Idem.

[338] Idem.

[339] Idem.

[340] Idem.

[341] http://www.interex.be/serv/frame_dynamique.asp?lang=ben&url=/credoc_ben.htm (Laatst geraadpleegd op 25 juli 2004).

[342] Art. 8 §2 van de wet op de boekhouding van 17 juli 1975.

[343] Indien de boeken gegevens bevatten die informeren over transacties waarvoor een herziening van vijftien jaar wordt opgelegd, moeten deze boeken en verantwoordingsstukken ook vijftien jaar worden bijgehouden. Art. 11 §4 van het KB van 23 december 1994.

[344] Idem.

[345] CAPPUYNS (A.), Functiekaart Ann Cappuyns, 20 augustus 2001; CASSIER (B.), Functiekaart Luc Uytttendaele, maart 2003.

[346] Deze bestaat uit de vakbondsafvaardiging, de medewerkers van de personeelsdienst en de directeur Algemene Diensten.

[347] MARECHAL (G.), Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven… Deel II, pp. 16.

[348] Art. 3 van het KB van 29 november 2002 (BS, 20/12/2002).

[349] Art. 6 lid 4 van de wet op de boekhouding van 17 juli 1975.

[350] MARECHAL (G.), Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven… Deel II, pp. 16.

[351] Art.167 van de programmawet van 22 december 1989 houdende sociale bepalingen. www.merak.be (Laatst geraadpleegd op: 27 juli 2004).

[352] Art. 6 lid 4 van de wet op de boekhouding van 17 juli 1975.

[353] Art. 3 van het KB van 29 november 2002.

[354] MICHIELSEN (E.), op.cit., p. 163; MARECHAL (G.), Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven… Deel II, pp.16.

[355] Wet op het welzijn van 4 augustus 1996. (BS, 18/9/1996).

[356] Art. 54 van het KB van 28 mei 2003.

[357] Art. 6 § 1 van het KB van 28 mei 2003.

[358] Art. 9 van het KB van 28 mei 2003.

*Beschrijving*	*Wettelijke bewaartermijn*	*Archivalische* *Bewaartermijn*	*Verantwoording*
Stukken over de te volgen procedures voor de aankoop, verwerking en verkoop van producten op de Dienst Aankoop en Productie.	/	Permanent.	De stukken over de te volgen procedures op de Dienst Aankoop hebben een permanente informatiewaarde. Ze bieden een uniek beeld van de werking van de dienst.
Stukken betreffende personeelsaangelegenheden.	/	Zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 2 j.	De stukken worden door de Personeelsdienst bijgehouden.
Warenkennisgids.	/	Idem.	Deze stukken moeten door de Marketingdienst van de CV of het Directiesecretariaat van de CV worden bijgehouden.
Partnergids.	/	Idem.	Deze gids moet bij de Producenten- en Studiedienst bewaard worden.
Documentatie over de organisatie ‘Goed werk’.	/	Zolang deze van nut kan zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 2 j.	De stukken hebben geen permanente informatiewaarde voor de werking of geschiedenis van Oxfam Fairtrade.