Een selectielijst voor het dynamisch papieren archief van het nationaal secretariaat van de vzw Oxfam-Wereldwinkels en de CV Oxfam Fairtrade. (Katlijn Vanhee)

Sinds haar oprichting in 1975 is de vzw Oxfam-Wereldwinkels het zenuwcentrum gebleven van de organisatie, ook nadat in 1994 een coöperatieve vennootschap werd opgericht om de groeiende handelsactiviteiten te herbergen. Binnen de vzw worden nog steeds de belangrijke politieke beleidsbeslissingen genomen, en de vzw staat ook in voor de educatieve werking en de begeleiding van de wereldwinkels.

Vanaf de start in 1975 staat aan het hoofd van de vzw een directeur met een sterke leidinggevende bevoegdheid. De directeur krijgt de hulp van een secretaresse die alle administratieve en logistieke taken op zich neemt. Zij beheert ook het archief van de directeur.

Het takenpakket van de directeur laat zich samenvatten in twee grote domeinen. Eerst en vooral coördineert hij – de directeur is voorlopig altijd een man geweest – de interne werking van de vzw. Ten tweede heeft hij een belangrijke vertegenwoordigingsfunctie buiten de vzw. Hij legt contacten met externe organisaties in binnen- en buitenland, en vertegenwoordigt de organisatie in externe overlegorganen. In deze hoedanigheid is hij ook het gezicht van Oxfam-Wereldwinkels in de media.

De coördinatie van de interne werking komt tot uitdrukking in diverse verantwoordelijkheden. In eerste instantie moet de directeur een goede werking van de beheersorganen garanderen. Openheid, participatie, consistentie en kwaliteit van de besluitvorming zijn belangrijke paramaters binnen de opendebatcultuur van de organisatie. De opvolging van de besluiten verdient eveneens bijzondere aandacht.

Een tweede, maar even belangrijke taak van de directeur is de zorg voor een goede praktische en inhoudelijke werking van de vzw. Opnieuw is oog voor kwaliteit en het bewerkstelligen van een goede communicatie van groot belang. Een goed contact met alle medewerkers en een goed overzicht over de taken en functies van de medewerkers is noodzakelijk.

Deze verantwoordelijkheid voor een goede werking van alle diensten krijgt ook vorm binnen de diverse overlegmomenten met het personeel. De directeur werkt nauw samen met het Managementteam van de hoofden van de diensten van de vzw dat het beleid en de werking van de vzw stuurt, en neemt vaak deel aan de talrijke andere overlegorganen op het nationaal secretariaat. De directeur houdt zich inhoudelijk op de hoogte van alle permanente opdrachten en tijdelijke projecten en werkt er af en toe aan mee.

Door de deelname aan vergaderingen en de vele contacten met de medewerkers kan de directeur toezicht houden op de werking van de vzw, maar kan hij zich ook een duidelijk beeld vormen van wat leeft onder het personeel. Met deze bagage kan de directeur zowel in de Raad van Bestuur, op de Algemene Vergadering als bij het Directiecomité de vzw beter vertegenwoordigen. Na overleg in de Raad van Bestuur of de Algemene vergaderingen kan de directeur concrete en efficiënte beslissingen nemen op maat van de vzw. Regelmatig rapporteert hij over zijn activiteiten aan de afgevaardigd bestuurder van de vzw en legt hij verantwoording af tegenover de Raad van Bestuur.

Naast de interne coördinatie van de vzw is ook de samenwerking met externe organisaties een belangrijk onderdeel van het takenpakket van de directeur.

Als directeur onderhoudt hij in de eerste plaats goede contacten met de plaatselijke wereldwinkels, die op zich afzonderlijke vzw’s zijn. Daarnaast staat hij in verbinding en werkt hij samen met diverse nationale en internationale organisaties. Als directeur van Oxfam-Wereldwinkels neemt hij in dit kader deel aan vergaderingen van collega-organisaties zoals 11.11.11, Magasins du Monde-Oxfam of Max Havelaar[189] en zetelt hij in diverse overkoepelende overlegorganen op Europees en mondiaal niveau, zoals EFTA[190] of IFAT[191].Naast deze permanente overlegmomenten legt hij als directeur in het kader van een nauwere inhoudelijke samenwerking ook veel occasionele contacten met een breder veld van nationale en internationale organisaties.

Tot slot is de directeur vaak de vertegenwoordiger en het aanspreekpunt van de vzw voor de buitenwereld.

De directie van de vzw bevindt zich momenteel in een transitieperiode. Begin 2003 is Marc Bontemps gestopt na een jarenlange inzet als directeur. Er werd een opvolger aangesteld, maar die heeft slechts enkele maanden de functie op zich genomen en is begin 2004 opgestapt. Daarom is in het voorjaar van 2004 een nieuwe zoektocht gestart naar een geschikte kandidaat. Deze werd recentelijk gevonden in de persoon van de directeur van de CV.

Deze opvolgingsproblemen hebben gevolgen gehad voor het archiefbeheer van de dienst. Na het ontslag van de vroegere directeur werden zijn ordeningsmethodes door zijn opvolger overgenomen, maar deze laatste heeft niet veel stukken nagelaten in het archief. Recent is de nieuwe directeur aan de slag gegaan, maar het is momenteel niet helemaal duidelijk of ook hij het oude ordeningssysteem verder zal blijven hanteren, een situatie waarvan de directiesecretaresse alleszins uitgaat. De bespreking van de archieven is dan ook volledig gebaseerd op het ordeningssysteem van de vroegere directeur. De tips ter verbetering kunnen bij de ingebruikname door de nieuwe directeur dan ook onmiddellijk ter harte worden genomen.

Het archiefbeleid op het directiearchief kan men opsplitsen in twee grote delen. Ten eerste is er het archief van de directeur. Het betreft een hele reeks onderwerpsmappen en series over uiteenlopende thema’s, hoofdzakelijk opgeborgen in hangmappen en waarvoor de directeur een variant van een ordeningsplan heeft opgesteld. Anderzijds houdt ook de directiesecretaresse heel wat series, enkele dossiers en onderwerpsmappen bij. Daarvoor werd echter geen ordeningsplan opgesteld.

De voorgaande directeur verzamelde tijdens zijn functie veel informatie rond diverse thema’s die voor het uitoefenen van zijn takenpakket enigszins van belang waren. Hij bewaarde deze informatie meestal in hangmappen. Het aanmaken van de diverse hangmappen gebeurde niet volgens een vaste ordeningsmethode. Er werd een soort ordeningsplan aangemaakt volgens de thema’s die zich doorheen de jaren aandienden. Algemeen heeft de directeur getracht om de ongeveer driehonderd hangmappen min of meer in negen grote categorieën onder te verdelen op basis van de grote lijnen van zijn takenpakket. Omdat het onmogelijk is om de inhoud van ongeveer driehonderd hangmappen te bespreken, wordt verder in dit betoog uitvoeriger stilgestaan bij de negen hoofdthema’s.

Deze werkmethode heeft geleid tot een aantal klassieke problemen. Het ordenen volgens een eigen methode loopt vaak uit op een eerder willekeurige aanmaak van onderwerpsmappen. Het gebeurt regelmatig dat een onderwerpsmap slechts één of enkele stukken bevat. Anderzijds ontstaat er ook gemakkelijk een ordeningsprobleem. Sommige stukken behandelen meerdere specifieke thema’s waardoor het niet altijd eenvoudig is om de stukken in de ene of de andere map onder te brengen.

Een tweede probleem met dit systeem is dat de directeur zowel series als onderwerpsmappen in het hangmappensysteem onderbrengt, wat geen goede werkmethode is. Op die manier zitten de jaarverslagen van Oxfam-Wereldwinkels tussen informatieve stukken over de klanten- en actiedag. Alle belangrijke stukken met een seriematig karakter en die concreet tot de taakuitoefening van de directeur behoren, moeten niet in een hangmap, maar in een afzonderlijke serie bewaard worden. Als voorbeeld gelden de jaarverslagen van Oxfam-Wereldwinkels en de verslagen van vergaderingen binnen en buiten Oxfam-Wereldwinkels die door de directeur worden bijgewoond.

Een derde probleem is de wijze van verdere permanente bewaring van de inhoud van de hangmappen. Wanneer een hangmap vol zit, wordt de inhoud zonder enige selectie in een archiefdoos opgeborgen, samen met andere thema’s die min of meer met elkaar verwant zijn.

Ook deze werkmethode is toe aan een grondige herziening. In de eerste plaats is het onverstandig om alle stukken, interessante en minder interessante en al dan niet in verband met de taakuitoefening en functies van de directeur, permanent bij te houden. Een doorgedreven selectie is voor elk archief een noodzaak, en zeker op het nationaal secretariaat, zoals duidelijk gebleken is in de probleemstelling. Stukken zonder permanente informatiewaarde, dubbels of stukken die niet werden opgemaakt of ontvangen vanuit de taakuitoefening van de directeur, moeten, weliswaar na een grondige studie en validering, uit het archief worden verwijderd. Enkel unieke stukken met een permanente informatiewaarde en die ontvangen of opgemaakt zijn vanuit de functie van directeur, kan men blijvend bewaren. Vervolgens is het ook onaanvaardbaar om bij het legen van de hangmappen de stukken min of meer willekeurig samen met andere thema’s op te bergen. Door deze werkwijze ontstaat de verwarrende situatie dat stukken met betrekking tot hetzelfde thema voorkomen bij andere thema’s in diverse archiefdozen. Daarom is het noodzakelijk om voor elk thema waarvan de stukken door de directeur permanent moeten worden bijgehouden een afzonderlijke archiefdoos aan te leggen.

Naast het uitgebreide hangmappensysteem met het ordeningsplan ontworpen door de directeur, houdt de directiesecretaresse zelf ook vele andere, maar soms gelijkaardige onderwerpsmappen en series bij. Het ordeningsplan van de directeur vernoemt deze niet. Slechts enkele van deze onderwerpsmappen, dossiers en series houden verband met de taken en functies van de directeur. De meerderheid van het archiefmateriaal dat de secretaresse bijhoudt, zoals de statuten, heeft een meer algemeen en belangrijk informatief karakter voor Oxfam-Wereldwinkels. Ze zijn informatief zo waardevol voor de geschiedenis van Oxfam-Wereldwinkels dat ze zeker en vast in het directiearchief bewaard kunnen blijven.

Deze series, dossiers en onderwerpsmappen worden vrij correct bijgehouden. Toch loopt de archivering van deze stukken nog vaak in de war. Sommige series vertonen hiaten of zitten verspreid over andere series. De diverse series, dossiers en onderwerpsmappen bevatten regelmatig dubbels, plastieken mapjes, reclameformulieren en ander oninteressant materiaal, waardoor schoning een absolute noodzaak is. Toch gebeurt dat laatste zeker niet systematisch.

Tot slot werd ook vastgesteld dat sommige series ook in het archief van andere diensten voorkomen of helemaal geen permanente informatiewaarde hebben, waardoor dergelijke stukken niet blijvend moeten worden bijgehouden.

Vanuit zijn coördinerende, controlerende en sturende functie neemt de directeur vaak deel aan interne overlegorganen en verzamelt hij actief informatie over de opdrachten van de vzw-medewerkers. Dat uitgebreide takenpakket resulteert dan ook in een uitgebreid hangmappensysteem, waarin heel veel archiefmateriaal is opgeslagen.

Het is onmogelijk om alle onderwerpsmapjes en series uit het ordeningsplan van de directeur te vernoemen. Algemeen hanteerde de directeur in zijn ordeningsplan echter een verdeling van de hangmappen in negen categorieën die min of meer met het takenpakket overeenkomen.

Met betrekking tot het algemene toezicht op de werking van de interne diensten van Oxfam-Wereldwinkels hield de directeur een 170-tal mappen bij die uiteenlopende informatie bevatten. Deze mappen komen overeen met zeven van de negen grote categorieën: de beweging, de CV, de financiële situatie, de verkoop, het personeel, informatie over landen en producenten en informatie over producten. Het moge duidelijk zijn dat deze hoofdcategorieën in verband met de interne werking vaak betrekking hebben op de bevoegdheden van de directeur vóór de oprichting van de CV en de komst van de Financieel Directeur en Algemene Diensten. De hoofdcategorieën die momenteel niet langer onder het takenpakket van de directeur van de vzw vallen, behoren eigenlijk niet meer tot het dynamisch documentbeheer. Deze worden hier dan ook slechts summier besproken.

In eerste instantie heeft de directeur veel informatie bijgehouden over de interne werking van wat de directeur de ‘beweging’ noemt. Dat komt overeen met wat momenteel de vzw is. Binnen deze hoofdcategorie wordt hoofdzakelijk informatie bijgehouden over taken en opdrachten van de diverse diensten van de vzw. Zo zijn er mappen over animatie- en educatiemateriaal van de Dienst In Beweging en de Campagnedienst, stukken over de Schone Klerencampagne van de Campagnedienst, over de georganiseerde Klantendagen, actiedagen en wereldwinkeldagen. Al de stukken over thema’s waarrond de diverse diensten werken, worden ook in hun context bijgehouden op de diensten zelf. Dit betekent dat wat in de archieven van de directie zit in feite dubbels zijn. Daarenboven zijn dergelijke stukken vaak totaal uit hun context gehaald waardoor ze kunnen vernietigd worden van zodra ze niet meer van nut zijn voor de taken en opdrachten van de directeur.

Anderzijds zitten in de hoofdcategorie ‘beweging’ ook vele notulen van vergaderingen waaraan de directeur al dan niet regelmatig deelneemt. Ook deze stukken worden op andere diensten bewaard en moeten dus niet permanent worden bijgehouden. Het verdient wel aanbeveling om deze notulen gezien hun seriematig karakter niet in de hangmappen te bewaren maar in een archiefdoos. Dit gebeurt momenteel slechts in een beperkt aantal gevallen.

Dezelfde opmerking geldt ook voor seriële stukken met een algemeen informatief karakter zoals jaarverslagen, jaarplanningen, praktische gidsen en de statuten van de vzw. Deze hebben geen onmiddellijke band met de specifieke taken en opdrachten van de directeur, maar kunnen wegens hun algemene en belangrijke informatie-inhoud toch in de archieven van de directie worden bijgehouden. Deze stukken, die men beter buiten het hangmappensysteem bewaart, komen in aanmerking voor een permanente bewaring in het directiearchief. Aangezien ook de directiesecretaresse enkele van deze series en onderwerpsmappen bijhoudt, kunnen deze worden samengevoegd. Hierbij moet wel vermeld worden dat momenteel niet alle stukken uit het archief van de directeur met een algemeen informatieve waarde nauwkeurig worden bijgehouden. Hier en daar komen hiaten voor, terwijl ook veel dubbels bijgehouden worden.

Tijdens het onderzoek op het nationaal secretariaat bleken ook heel wat belangrijke stukken met een algemeen informatief karakter niet centraal in het archief van de directeur voor te komen. Hierbij denk ik vooral aan de vijfjarenplannen en de activiteitenverslagen van de vzw.

Verder bevat het archief van de directeur een dossier met algemene stukken over de bouw van het nieuwe nationaal secretariaat. Ook deze stukken zouden beter niet in het hangmappensysteem bewaard worden, maar wel in een archiefdoos. Rond de bouw van het nieuwe nationale secretariaat houden ook de Logistieke Dienst en de Dienst Aankoop en Productie stukken bij. Deze kunnen centraal bij de directeur samengevoegd worden. Het verdient wel aanbeveling om in het dossier over de bouw enige selectie door te voeren. Bijvoorbeeld reclamefolders van diverse bouwmaatschappijen waarmee uiteindelijk niet werd samengewerkt, moeten niet permanent bewaard worden.

De directeur bewaart in het hangmappensysteem ook enkele stukken met betrekking tot de statuten, de financiën, het personeel en de algemene werking van de CV. Deze stukken worden ofwel bijgehouden door de directeur van de CV of op de respectievelijke diensten van de CV of de algemene centrale diensten. Ze komen dan ook niet in aanmerking om in de archieven van de directeur van de vzw permanent bewaard te blijven.

In het ordeningsplan kunnen in verband met de financiën twee grote blokken onderscheiden worden. Enerzijds zijn er mappen rond de financiën van zowel de vzw als de CV. Daarnaast heeft de directeur destijds heel wat informatie verzameld over mogelijke sociale beleggingen en in mindere mate over de financiële toestand van andere, bevriende organisaties. De informatie over de eigen financiën is terug te vinden in de archieven van de Dienst Financiën. Indien dit niet het geval is, moeten de stukken in de archieven van de Dienst Financiën worden ondergebracht, zoniet kan men ze vernietigen. Financiële informatie afkomstig van banken of van andere instellingen moet niet permanent worden bijgehouden zolang ze geen betrekking heeft op de financiën van Oxfam-Wereldwinkels of Oxfam Fairtrade.

Het archief van de directeur werden ook enkele onderwerpsmappen teruggevonden over de verkoopswerking binnen het nationaal secretariaat. De mappen behandelen onder meer het grootverbruik maar bevatten ook verslagen van vergaderingen met betrekking tot de verkoop. De stukken worden beter bewaard op de respectievelijke diensten, waar ze geplaatst zijn in hun context. Ze komen niet in aanmerking voor permanente bewaring in de archieven van de directie.

De directeur heeft ook stukken bewaard over diverse personeelsaangelegenheden. Zo legde hij mappen aan over personeelsstatuten, personeelsevaluaties of sollicitatie-examens. Opnieuw moet men hier besluiten dat deze stukken meer gestructureerd en gecontextualiseerd kunnen worden bijgehouden op de Personeelsdienst. Indien niet alle stukken op de Personeelsdienst worden bewaard, kan men overwegen om de stukken uit het archief van de directie naar daar over te hevelen.

De directeur heeft niet alleen informatie verzameld over de werking van de diensten, hij heeft op sommige momenten ook effectief deelgenomen aan het beleid. In opdracht van wat momenteel de Producenten- en Studiedienst is, onderhield de directeur met diverse producenten in het Zuiden nauwe contacten. Hij zette een uitgebreide briefwisseling op, verzamelde over deze producenten en het land waarin ze woonden informatie, bezocht zelf verscheidene partners en rapporteerde nadien uitgebreid over het bezoek. Al deze stukken worden per land in een map bewaard.

Deze archieven werden effectief opgesteld of ontvangen door de directeur. Dit betekent dat men deze archiefstukken zou moeten bewaren in de archieven van de directie. Toch kan men ervoor pleiten om de stukken op de Producenten- en Studiedienst te bewaren, aangezien de stukken werden opgemaakt of ontvangen in functie van de specifieke taken van deze laatste dienst. De stukken bieden namelijk essentiële informatie over de partnerwerking van de Producenten- en Studiedienst en kunnen dan ook beter daar bewaard worden. Indien dat momenteel al het geval is, betekent dit dat de stukken nu dubbel worden bijgehouden en dat de stukken in de archieven van de directeur kunnen vernietigd worden. Komen de stukken niet voor in de archieven van de Producenten- en Studiedienst, kan men beter opteren om de stukken over te brengen en vanaf nu de stukken bij de Producenten- en Studiedienst te bewaren. Wanneer de stukken voor permanente bewaring in aanmerking komen, is een grondige schoning echter noodzakelijk.

Tot slot wordt ook heel wat informatie bijgehouden over diverse producten die door Oxfam-Wereldwinkels en later Oxfam Fairtrade, werden aangekocht. Ook die informatie vindt men terug bij de Producenten- en Studiedienst, meerbepaald de Studiedienst, en de Dienst Aankoop en Productie. Opnieuw kan men besluiten dat ook deze stukken in de archieven van de directie niet permanent bewaard moeten blijven.

De archieven die de directiesecretaresse bijhoudt, houden onder meer rechtstreeks verband met de taken en opdrachten van de directeur, maar hebben ook soms een algemene informatie-inhoud over de werking en geschiedenis van Oxfam-Wereldwinkels. Deze laatste archieven worden verder in dit hoofdstuk besproken.

De directiesecretaresse bewaart eerst en vooral de notulen en de bijlagen van de Raad van Bestuur[192], de Algemene Vergaderingen van de vzw[193] en het vroegere Dagelijks Bestuur, en dat alles op een correcte en volledige manier. Deze stukken moeten uiteraard permanent worden bijgehouden. Toch verdient het aanbevelingen om de serie te schonen. Nutteloze stukken zoals wegbeschrijvingen kunnen vernietigd worden.

Verder worden in de archieven van de directiesecretaresse ook de notulen en bijlagen bijgehouden van het Directiecomité en van het Managementteam van zowel de vzw als de CV. De stukken kunnen, met uitzondering van de notulen van het Managementteam van de CV die het Directiearchief van de CV bewaart, door hun belangrijke informatiewaarde over de interne werking van het nationaal secretariaat best permanent bewaard blijven.

Vervolgens behoren ook de stukken in verband met de aanvraag tot erkenning als ngo bij het Directie Generaal voor Internationale Samenwerking (DGIS) tot de taken en opdrachten van de directeur. Daarbij laat hij zich door diverse medewerkers bijstaan. De directiesecretaresse houdt in het archief alle noodzakelijke stukken bij, onder meer de activiteitenverslagen en vijfjarenplannen[194], maar de ordening ervan verloopt minder vlot. Alle stukken zouden moeten geordend worden per aanvraag, wat momenteel niet gebeurt. Voorts is het niet nodig om van sommige stukken alles in drievoud bij te houden. Dubbels kunnen zeker en vast vernietigd worden. De stukken hebben een permanente informatiewaarde, want ze informeren over de activiteiten en de plannen van de vzw en tonen ook de specifieke werkingsprocedure voor de aanvraag als ngo aan. De stukken kunnen dan ook, mits de selectie van onder meer de voorbeelddossiers van DGIS en een grondige schoning, permanent bewaard blijven.

Naast de stukken die betrekking hebben op de aanvraag tot ngo bij DGIS, worden in andere mappen met een gelijkaardige naamgeving handleidingen, vademecums, evaluatiemappen, maar ook actieplannen, vijfjarenprogramma’s en activiteitenverslagen van DGIS of andere organisaties bijgehouden. Deze stukken hebben weinig te maken met de effectieve aanvraag en hebben geen permanente informatiewaarde. Ze kunnen dan ook vernietigd worden eens deze stukken geen nut meer hebben voor de vlotte werking van de organisatie. Ook de naamgeving van de dozen kan beter aangepast worden, zodat duidelijk wordt dat het om andere stukken gaat.

In de archieven van de directeur die worden ontsloten door het ordeningsplan, hebben de twee resterende hoofdcategorieën, organisaties en pers, betrekking op de contacten met diverse nationale en internationale organisaties.

Deze eerder omvangrijke categorie bestaat uit een 130-tal mappen. Elke map omvat een organisatie of een onderdeel van een organisatie waarmee de directeur op een of andere manier doorheen de jaren contact gehad heeft. Toch is de inhoud van deze mappen niet homogeen, waardoor ook het archiefbeleid inzake deze stukken niet over één kam te scheren is.

Er bestaan grote verschillen in de aard van het contact met de externe organisaties. Met verscheidene nationale of internationale organisaties had de directeur in naam van Oxfam-Wereldwinkels een nauwe band en zetelde hij in diverse bestuurs- en overlegorganen. De archiefstukken die daaruit voortvloeiden, zoals notulen, bijlagen en briefwisseling, vertonen heel vaak een seriematig karakter. Momenteel worden vele van deze notulen bijgehouden in het hangmappensysteem. Zoals al meermaals is benadrukt, opteert men beter om seriematige stukken onmiddellijk bij te houden in een archiefdoos of map. Ze moeten bovendien, met uitzondering van de routinebriefwisseling, permanent worden bijgehouden omdat ze een goede getuigenis vormen van de externe contacten en samenwerkingsverbanden die Oxfam-Wereldwinkels aangaat.

Naast de nagenoeg permanente banden met de diverse nationale en internationale organisaties, heeft de directeur ook minder frequente contacten met andere organisaties waarmee hij vaak éénmalig samenwerkt. Met betrekking tot deze contacten is heel wat archief bewaard gebleven, voornamelijk briefwisseling. Dat getuigt evenzeer van de externe relaties van de directeur of meer algemeen Oxfam-Wereldwinkels, zodat deze archiefstukken bewaard kunnen blijven. Per organisatie waarmee contacten gelegd werden, hield de directeur de stukken in een afzonderlijke map bij. Deze ordeningsmethode is correct.

Wat men echter niet blijvend moet bewaren, en dit komt zowel bij de permanente als bij de lossere of eenmalige contacten voor, zijn documentatie- en informatiemateriaal en andere stukken zoals jaarverslagen, activiteitenverslagen en infoblaadjes van deze organisaties die Oxfam-Wereldwinkels ter informatie krijgt toegestuurd, maar die niets te maken hebben met het eigenlijke contact. Het gebeurt immers regelmatig dat de directeur begin jaren negentig voor één of ander samenwerkingsproject contacten gelegd heeft met een andere organisatie, en dat in de hangmappen meteen alle jaarverslagen, activiteitenverslagen en ander documentatiemateriaal van die organisatie tot 2004 zijn terug te vinden. Enkel die jaarverslagen, activiteitenverslagen en ander informatiemateriaal die melding maken van de specifieke activiteiten waarbij Oxfam-Wereldwinkels op dat moment betrokken was, kunnen permanent bewaard blijven. De rest kan vernietigd worden van zodra de administratieve waarde verloren gaat.

Tot slot komen in de hoofdcategorie ‘Organisaties’ ook stukken voor in verband met organisaties waarmee het nooit tot een echt samenwerkingsverband is gekomen en waarmee slechts een summiere en onbetekenende briefwisseling is opgezet. Deze stukken hebben meestal geen enkele permanente meerwaarde voor de geschiedenis van Oxfam-Wereldwinkels en kunnen dan ook vernietigd worden eens ze voor de werking van de organisatie geen enkel nut meer hebben en na een voorafgaandelijke controle.

Een laatste hoofdcategorie in de archieven van de directeur omvat de publieke functie en andere contacten met de media. Hij houdt mappen bij met diverse toespraken en persconferenties die hij gegeven heeft. Deze stukken moeten permanent bewaard blijven omdat ze van grote historische waarde zijn voor de geschiedenis van Oxfam-Wereldwinkels. Hij heeft ook een persmap aangelegd met artikels over de vzw en de CV. Deze moeten permanent bewaard blijven omdat ze informeren over de publieke impact van de organisatie.

Andere archiefstukken, zoals in verband met de samenwerking met het tijdschrift MO*, zijn eigenlijk meer het terrein van de vroegere mediaverantwoordelijke van de Marketingdienst. Omdat deze medewerker niet langer op het nationaal secretariaat tewerkgesteld is en er ook nog geen nieuwe mediaverantwoordelijke werd aangeduid, is het niet duidelijk te bepalen waar de stukken met betrekking tot het mediabeleid moeten ondergebracht worden. Naast de directeur van de vzw beschikken namelijk nog enkele andere medewerkers van het nationaal secretariaat over archief met betrekking tot de media. Tot zolang er geen nieuwe mediaverantwoordelijke is aangesteld, kan men de stukken over het mediabeleid onderbrengen in het archief van de vroegere medewerker onderbrengen. De stukken in het archief van de directeur van de vzw kunnen om dezelfde reden beter in dat archief worden ondergebracht. Eventuele dubbels kan men vernietigen.

Het archief van de directeur bevat enkele stukken met een permanente en algemene informatiewaarde, zoals jaarverslagen, jaarplanningen, maatschappijvisies of praktische gidsen. De directiesecretaresse houdt eveneens stukken bij met een dergelijke blijvende informatieve waarde. Het verdient aanbeveling deze stukken samen te bewaren en dubbels te vernietigen.

De directiesecretaresse bewaart alle statuten van zowel de vzw, de vroegere Jong-vzw als de CV. Ook de directeur hield in zijn klassement de statuten van de vzw bij. De statuten van de vzw kunnen beter samengevoegd worden en moeten net als de statuten van de Jong-vzw permanent worden bijgehouden. De statuten van de CV horen niet thuis in de archieven van de directie want deze worden momenteel correct en volledig door de directie van de CV bewaard.

Daarnaast houdt de directiesecretaresse ook het huisreglement van het nationaal secretariaat bij. Ook dat moet permanent worden bewaard, want het is een prima getuigenis van de werking van het nationaal secretariaat.

Verder houdt de directiesecretaresse ook stukken bij rond de herstructurering van het nationaal secretariaat tussen 2000 en 2003. Deze dikke onderwerpsmap biedt onder andere een volledig overzicht van alle vergaderingen die daarover werden belegd en bevat alle beleidsstukken met betrekking tot de diverse herstructureringen. De onderwerpsmap is hoogst informatief voor de werking en de geschiedenis van de vzw de en CV, en moet bijgevolg permanent worden bijgehouden. Een grondige schoning is wel noodzakelijk.

De directiesecretaresse bewaart ook een dossier over een forum dat werd georganiseerd in 2001 rond het dertigjarig bestaan van Oxfam-Wereldwinkels. Dat dossier bevat interessante informatie over de festiviteiten die werden georganiseerd, en moet zeker bewaard blijven, onder de voorwaarde van een verregaande selectie. Er zitten ook stukken in rond de voorziening van de broodjesmaaltijd en het ontvangen van hoge gasten op de luchthaven. Al deze praktische informatie heeft geen permanente meerwaarde voor de geschiedenis van Oxfam-Wereldwinkels. Vervolgens moet het dossier zeker grondig geschoond worden.

Het archief bevat ook alle WeeWeekranten, WeeWeeTelexen, klantenmagazines en productfolders. Deze series moeten niet bewaard blijven, omdat ze al op de Dienst Vormgeving en Publicatie of op de Dienst In Beweging permanent worden bijgehouden.

Ook de serie van de verslagen van alle overlegorganen binnen de vzw moet niet in het directiearchief zitten. Hier moet de algemene regel gevolgd worden dat de notulen en de bijhorende documenten bewaard worden bij de verantwoordelijke van het overlegmoment of bij degene die notuleert.

Tot slot treffen we in de archieven van de directiesecretaresse ook enkele FLO-criteria[195] aan, maar ook deze stukken moeten niet in het directiearchief bewaard blijven. De stukken komen namelijk ook voor bij de Producenten- en Studiedienst, die contacten legt met de partners in het Zuiden die voldoen aan onder andere de FLO-criteria.

*Beschrijving*	*Wettelijke bewaartermijn*	*Archivalische* *bewaartermijn*	*Verantwoording*
1.1. Series en onderwerpsmappen van de directeur
Beweging
Stukken met betrekking tot de taken en opdrachten van de diverse diensten van de vzw.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De stukken worden ook in hun context bijgehouden op de diverse diensten.
Notulen en bijlagen van vergaderingen waaraan de directeur permanent of regelmatig deelneemt.	/	Idem.	De notulen worden bijgehouden door de voorzitter van de vergadering of, in uitzonderlijke gevallen, door de persoon die notuleert. Enkel de verslagen van het Managementteam van de vzw kunnen op het Directiesecretariaat bewaard blijven.
Stukken met een algemeen informatief karakter over de werking van Oxfam-Wereldwinkels.	/	Permanent.	De stukken hebben een belangrijke informatieve waarde voor de werking en geschiedenis van Oxfam-Wereldwinkels.
CV
Stukken met betrekking tot de organisatie en de werking van de CV.	Het gaat om meerdere stukken met een uiteenlopende bewaartermijn.	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De stukken worden bijgehouden op de respectieve diensten van de CV en de Algemene diensten.
Financiën
Informatieve stukken met betrekking tot de financiën van de vzw.	Het betreft opnieuw diverse stukken waarvan sommigen maximaal 10 jaar moeten worden bijgehouden.	Permanent of zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	Permanent indien de stukken niet op de Dienst Financiën voorkomen.
Informatieve stukken met betrekking tot de financiën van andere organisaties.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De stukken belichten niet de financiële situatie van de eigen organisatie en moeten dan ook niet permanent bijgehouden worden.
*Verkoop*
Stukken met betrekking tot de verkoop van Oxfam-Wereldwinkels vroeger en het huidige Oxfam Fairtrade.	/	Idem.	De stukken worden in hun context bijgehouden door de Verkoopdienst van de CV.
*Personeel*
Stukken met betrekking tot personeels-aangelegenheden.	/	Idem.	De stukken worden in hun context bijgehouden door de Personeelsdienst.
Informatie over landen en organisaties
Informatiemateriaal over partnerlanden.	/	Permanent of zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	Permanent indien de stukken niet in hun context worden bijgehouden op de Producenten- en Studiedienst.
Briefwisseling met en reisverslagen over partners.	/	Idem.	Idem.
Productinformatie
Stukken met betrekking tot productinformatie.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De stukken worden bijgehouden door de Producenten- en Studiedienst of de Dienst Aankoop en Productie.
1.2. Series, dossiers en onderwerpsmappen van de directiesecretaresse
Verslagen en bijlagen van de Raad van Bestuur van Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade.	5 jaar na de opheffing van de vennootschap.	Permanent.	Art. 195 §1 1° van het Wetboek van Vennootschappen. De stukken bieden essentiële informatie over het beleid en de werking van de vzw en de CV.
Verslagen en bijlagen van de Algemene Vergadering van de vzw.	/	Idem.	De stukken bieden essentiële informatie over het beleid en de werking van de vzw.
Getuigschriften van aanwezigheden op de Algemene Vergadering.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De stukken dienen enkel ter verificatie en hebben geen permanente meerwaarde.
Verslagen en bijlagen van het Directiecomité.	/	Permanent.	De stukken bieden belangrijke informatie over het overleg tussen de drie directeurs.
Verslagen van het Dagelijks Bestuur van de vzw.	/	Idem.	De stukken geven een mooi beeld van de werking en het beleid van dit overlegorgaan en van de vzw.
Verslagen van het Managementteam van de vzw.	/	Idem.	De stukken zijn een goede informatiebron over de interne werking van de vzw.
Verslagen van het Managementteam van de CV.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De stukken moeten worden bijgehouden in de archieven van de directie van de CV.
Stukken met betrekking tot de aanvraag tot ngo bij DGIS.	/	Permanent.	De stukken zijn een goede bron van informatie over de werking van de vzw.
Informatieve stukken van DGIS en andere organisaties.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De stukken bevatten weinig informatie over de werking van Oxfam-Wereldwinkels.

*Beschrijving*	*Wettelijke bewaartermijn*	*Archivalische* *bewaartermijn*	*Verantwoording*
2.1. Onderwerpsmappen en series van de directeur
Organisaties
Verslagen en bijhorende documenten van externe vergaderingen bijgewoond door de directeur in naam van Oxfam-Wereldwinkels.	/	Permanent.	De stukken bieden een goed beeld van de nauwere samenwerking met diverse organisaties.
Briefwisseling en andere stukken met betrekking tot de contacten en de samenwerking met diverse nationale en internationale organisaties.	/	Idem.	Idem.
Stukken van of over nationale of internationale organisaties zonder enige band met de taken en functies van de directeur.	/	Zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 2 j.	De stukken getuigen niet van een nauwere samenwerking. Ze werden vaak enkel ter informatie opgemaakt of ontvangen.
*Pers*
Persmededelingen en toespraken van de directeur.	/	Permanent.	De toespraken bieden vaak heel wat informatie over speciale gebeurtenissen.
Persmap met artikels over de vzw Oxfam-Wereldwinkels en de CV Oxfam Fairtrade.	/	Permanent.	De artikels bieden een goed beeld op de perceptie van Oxfam-Wereldwinkels in de media.
Stukken met betrekking tot het mediabeleid van Oxfam-wereldwinkels.	/	Permanent of Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	Permanent indien de stukken niet terug te vinden zijn in de archieven van de vroegere mediaverantwoordelijke op de Marketingdienst.

*Beschrijving*	*Wettelijke bewaartermijn*	*Archivalische* *bewaartermijn*	*Verantwoording*
Statuten van de vzw.	/	Permanent.	De stukken hebben een grote administratieve en historische waarde.
Statuten van de Jong-vzw.	/	Idem.	Idem.
Statuten van de CV.	Vijf jaar na de opheffing van de vennootschap.	Zolang deze van nut kunnen zij voor werking van de dienst. Voorstel: 1 j.	Art. 195 §1 1° van het Wetboek van Vennootschappen. De stukken moeten permanent worden bijgehouden in het directiearchief van de CV.
Huisreglement.	/	Permanent.	De stukken bieden interessante informatie over de werking van het nationaal secretariaat.
Stukken met betrekking tot de herstructurering van het nationaal secretariaat tussen 2000 en 2003.	/	Idem.	Deze stukken vormen een belangrijke informatiebron over deze ingrijpende herstructurering.
Dossier met betrekking tot het forum ter gelegenheid van het dertigjarig bestaan van Oxfam-Wereldwinkels.	/	Idem.	Het dossier bevat interessante informatie over de viering van het dertigjarig bestaan van Oxfam-Wereldwinkels en is belangrijk voor de geschiedenis van de organisatie.
WeeWeeTelex.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 1 j.	De Dienst In Beweging is de eindcoördinator van de WeeWeeTelex. Zij houden deze serie permanent bij.
WeeWeeKrant.	/	Idem.	Deze serie wordt correct en volledig bijgehouden door de Dienst Vormgeving en Publicatie.
Klantenkranten en Klantenmagazines.	/	Idem.	Idem.
Productfolders.	/	Idem.	Idem.
Verslagen van interne werkgroepen.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 2 j.	De verslagen worden telkens door de voorzitter van het overlegorgaan bijgehouden of, in uitzonderlijke gevallen, door de persoon die notuleert.
Diverse FLO-criteria.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	Deze stukken worden bijgehouden door de Producenten- en Studiedienst.
Adressenlijst van het FLO.	/	Idem.	Deze stukken worden bewaard bij de Producenten- en Studiedienst.

In het jaar 2000 startte Oxfam-Wereldwinkels een grondige heroriëntatie van de interne en de externe communicatiestrategie. Intern werd vooral gesleuteld aan een meer open en gestructureerd communicatiepatroon. Het ‘wandelgangensyndroom’, waarbij informatie vooral informeel verspreid wordt, moest worden beperkt. Ook het imago naar buiten uit verdiende een grondige oppoetsbeurt. Niet alleen de contacten met de media en de commercialisering van de verkoopswerking, maar vooral de verruiming van de externe communicatie naar een breed publiek kregen de laatste jaren heel wat aandacht.[196]

Binnen Oxfam-Wereldwinkels ligt de verantwoordelijkheid voor de externe communicatie grotendeels bij de Campagnedienst, die bestaat uit een diensthoofd en drie medewerkers. Zij geven vorm aan een beleid dat zich concentreert op een tweetal domeinen: de sensibilisatie van het brede publiek door campagnes en scholenwerking, en het lobbywerk. De eerste taak ligt grotendeels in handen van de medewerkers, terwijl het diensthoofd zich vooral concentreert op de beleidsbeïnvloeding. De dienst legt in de context van deze activiteiten ook contacten met collega-organisaties. Tot slot heeft de Campagnedienst nog een aantal resttaken, zowel binnen de dienst als binnen Oxfam-Wereldwinkels.

De Campagnedienst stelt zich tot doel meer mensen te sensibiliseren voor eerlijke handel en voor een betere, rechtvaardige en democratische samenleving. Met de fairtradeboodschap wil men niet uitsluitend het vaste cliënteel van de wereldwinkel bereiken, maar ook de mensen die - ook al zijn ze geen wereldwinkelklant - wel open staan voor de visie en werking van Oxfam-Wereldwinkels. Een belangrijk doelpubliek zijn de jongeren. Ze worden gezien als een belangrijke toetssteen voor het eigentijdse imago van Oxfam-Wereldwinkels.

Het actieterrein van de Campagnedienst strekt zich uit van een uitgebreide campagnewerking tot de uitbouw van wereldwinkels in scholen. Een aantal van deze activiteiten wordt beïnvloed door de samenwerking met collega-organisaties, waarmee gerichte allianties en netwerken aangegaan worden.

Campagnes en projecten zijn een belangrijk en krachtig instrument om het brede publiek attent te maken op een aantal pijnpunten die volgens Oxfam-Wereldwinkels eigen zijn aan de huidige kapitalistische en mondiale samenleving. Binnen de Campagnedienst zijn twee medewerkers aangeduid om deze taak te behartigen.

Oxfam-Wereldwinkels probeert, heel vaak samen met andere ngo’s, enerzijds een aantal campagnes te voeren rond een aantal ‘hot items’ uit de actualiteit. Als voorbeeld kan verwezen worden naar de Palestina-campagne. Anderzijds werkt men op de lange termijn rond een aantal kernthema’s om het doelpubliek te confronteren met de ernst van een aantal structurele problemen. De ‘Koffiecampagne’ of de ‘Schone Kleren Campagne’ zijn daarvan duidelijke voorbeelden.[197] Om de eventuele samenwerking met andere organisaties bij de gevoerde campagnes optimaal te laten verlopen, worden er occasionele overlegplatformen uitgebouwd.

Om het beoogde resultaat van de opgezette campagnes en projecten te bereiken, mogen deze niet onopgemerkt voorbijgaan. Rond heel wat campagnes worden evenementen en acties georganiseerd die het beleid van Oxfam-Wereldwinkels extra onderstrepen. De Actiewerkgroep, onder leiding van de Campagnedienst, geeft deze acties vorm.[198]

Om de campagnes verder in te kleuren, wordt heel wat educatief materiaal, zoals video’s, cd-rom’s en publicaties, aangemaakt dat in de lokale wereldwinkels te raadplegen of te verkrijgen is.[199] De plaatselijke wereldwinkel blijft voor campagnes het kanaal bij uitstek om klanten en geïnteresseerden permanent te bereiken. Het educatieve materiaal helpt van de wereldwinkel effectief een soort leerplaats te maken.[200]

Al dan niet in het licht van een lopende campagne zet de dienst samen met de Dienst Verkoop en Marketing in de lokale wereldwinkel regelmatig een thema in de kijker. Om de werking van de ‘Thema’s in de kijker’ optimaal te coördineren, wordt een overleg ‘Thema in de kijker’ georganiseerd.

Sensibilisatie van jongeren voor de fairtradeboodschap is een essentieel onderdeel van het takenpakket van de Campagnedienst. Om het jongerenpubliek op een efficiënte manier te kunnen bereiken, is de Campagnedienst recent gestart met een scholenwerking. Sommige initiatieven voor jongeren liepen wel al een tijdje. Doorheen de jaren werden voor zowel het basis- als het secundair onderwijs bijvoorbeeld een aantal animatie- en educatiemappen aangemaakt om kinderen en jongeren te informeren over het fairtradebeleid van Oxfam-Wereldwinkels.

Een specifieke scholenwerking die zich uitsluitend inzet voor jongeren is echter nieuw. Momenteel houdt één medewerkster zich voltijds met deze taak bezig. Om jongeren in contact te brengen met de visie van Oxfam-Wereldwinkels, werkt men momenteel aan de uitbouw van het nieuwe project ‘De wereldwinkel op school’, waarbij jongeren onder begeleiding een wereldwinkel op school oprichten. De plaatselijke wereldwinkel levert de producten, maar de groep staat zelf in voor de volledige organisatie en voor de informatieverstrekking en de animatie-activiteiten. Daarvoor is een uitgebreide handleiding beschikbaar.[201]

De scholenwerking startte recent in een vijftal pilootscholen in Vlaanderen het project ‘Fairtradescholen’. Dit proefproject in enkele TSO-scholen laat bereidwillige leerlingen toe om in hun school een uitgebreid educatief project over eerlijke handel uit te werken. Basis van het project zijn de uitdagingen die de leerlingen onder impuls van een trekkersgroep aangaan. De bedoeling is dat het project vanaf september 2004 kan gebruikt worden in alle andere scholen.[202]

Om nog meer jongeren op een effectieve manier bewust te maken van de gevolgen van het kapitalistische bestel, probeert de schooltentoonstelling ‘Freeze’ de jongeren op een interactieve manier te informeren. Ook het project ‘Kleur bekennen’[203] laat op een actieve manier kinderen en jongeren toe in contact te komen met alternatieve handel.

Om een effectieve scholenwerking mogelijk te maken, onderhoudt de medewerkster niet alleen contacten met de subsidiërende overheid, maar legt ze ook contacten met de onderwijswereld en ondersteunt ze leerkrachten die rond eerlijke handel willen werken. De medewerkster neemt tot slot deel aan de werkgroep ‘Mondiale vorming in het basisonderwijs’, een initiatief van Coprogram, de Vlaamse federatie van ngo’s voor Ontwikkelingssamenwerking.

Om de slagkracht van de campagnes en projecten te vergroten, werkt Oxfam-Wereldwinkels regelmatig samen met collega-organisaties. Ook buiten die campagnes en projecten om blijven de ngo’s in binnen- en buitenland in contact staan om de strategieën op elkaar af te stemmen en op die manier hun werking te versterken. Gezamenlijke strategieën en een verregaande samenwerking in de praktijk moeten Oxfam-Wereldwinkels toelaten om de impact van het educatieve werk in Vlaanderen te vergroten.[204]

Oxfam-Wereldwinkels is lid van het fairtrade-overleg in België. Aan de hand van een onderzoek naar de houdingen, gedragingen en opvattingen van consumenten in Vlaanderen en Wallonië met betrekking tot fairtrade, tracht men binnen de fairtradesector een gemeenschappelijke strategie uit te bouwen voor de promotie van hun ideeën en hun alternatief aanbod.[205]

Oxfam-Wereldwinkels is daarnaast ook lid van de Noord-Zuidbeweging in Vlaanderen, die volop een vernieuwingsoperatie doormaakt. Oxfam-Wereldwinkels neemt actief deel aan de net opgerichte Noordraad binnen 11.11.11., de koepel van de Noord-Zuidbeweging. Binnen Coprogram[206] zetelt een medewerker in de werkgroep ‘Educatie’, waarin werk gemaakt wordt van een gezamenlijke doelgroepenstrategie voor ontwikkelingseducatie.[207]

Daarnaast is Oxfam-Wereldwinkels lid van andere netwerken zoals VODO, VAKA-Hand in Hand en Netwerk Bewust Verbruiken[208], maar blijft de samenwerking beperkt tot het mee ondersteunen van de initiatieven die deze organisaties nemen. Toch kan naar aanleiding van grotere campagnes en manifestaties steeds een nauwere samenwerking tot stand komen.[209] Occasioneel wordt ook samengewerkt met andere organisaties die niet onmiddellijk binnen het ngo-netwerk te situeren zijn.

De Campagnedienst spitst zich niet enkel toe op de uitbouw van campagnes en projecten om een breder publiek voor de fairtradeboodschap warm te maken. Binnen de vernieuwde communicatiestrategie is men op de Campagnedienst meer aandacht gaan besteden aan het lobbywerk om de impact van Oxfam-Wereldwinkels op de politieke en economische besluitvorming te vergroten. Dat is vooral de taak van het diensthoofd, dat daarvoor in nauw contact staat met de Producenten- en Studiedienst.[210]

Het beleidsbeïnvloedende werk focust op vier grote thema’s die ook binnen het werk van de Studiedienst (cf. hoofdstuk 8: Producenten- en Studiedienst) een prioritair onderzoeksveld vormen. Het lobbywerk richt zich in de eerste plaats op het aankaarten van de huidige handelsrelaties die volgens Oxfam-Wereldwinkels gedicteerd worden door de wereldhandelsorganisatie (WTO), waarbij vooral de plaats van de derdewereldlanden binnen deze organisatie wordt geproblematiseerd. Daarbij aansluitend worden ook de problemen met betrekking tot de handel in grondstoffen extra benadrukt. Het monopolie van de multinationale ondernemingen zorgt volgens Oxfam-Wereldwinkels voor een onevenwichtige handelsbalans en dalende grondstofprijzen. De economische situatie van de boeren in het Zuiden wordt daarvan in hun ogen niet beter. Het beleid van multinationale bedrijven vormt dan ook een derde thema waarop het lobbywerk zich richt. Ten vierde wil men de rol van de overheid in de ondersteuning van eerlijke handel vergroten.[211]

Bij het aankaarten van deze structurele problemen richt de lobbyist zich vooral op politieke en economische actoren in binnen- en buitenland. In de politieke wereld worden ministers, kabinetten en politieke partijen geïnterpelleerd. In de economische sfeer richt men zich vooral tot bedrijfsleiders, werkgeversorganisaties, vakbonden en andere ngo’s. Als lobbyist probeert de medewerker van de Campagnedienst contacten op te bouwen met die mensen en kennis te verwerven van de te bewerken structuren.[212]

Tweemaal per maand organiseert het diensthoofd een teamvergadering om de verschillende taken en functies van de Campagnedienst op elkaar af te stemmen.

Aangezien de Campagnedienst een belangrijke rol speelt in het politiek beleid van Oxfam-Wereldwinkels, neemt het diensthoofd deel aan de Politieke Commissie van de vzw. Deze commissie bepaalt de politieke beleidslijnen, en bestaat uit leden van de Algemene Vergadering en enkele medewerkers van het nationaal secretariaat.

Bovendien heeft de Campagnedienst de leiding over het Politiek Overleg waarin de medewerkers van de Campagnedienst samen met de Studiedienst het concrete beleid, in navolging van de beleidsopties die de Politieke Commissie vastlegt, uittekenen.

Een medewerker van de Campagnedienst werkt ook samen met de directeur mee aan het erkenningdossier als ngo bij de Directie Generaal voor Internationale Samenwerking (DGIS).

Eveneens door de politieke verantwoordelijkheden van deze dienst werkt één medewerker mee aan de uitwerking van de missiediscussie ‘Hoe hoog leggen we de lat?’, de missie waar Oxfam-Wereldwinkels de komende jaren naartoe wil werken. De verantwoordelijkheid voor deze discussie ligt echter bij de Dienst In Beweging.

Zoals mocht blijken, heeft de dienst twee kernfuncties waarrond de volledige werking van de dienst zich concentreert: het sensibiliseren van een breed publiek en de beleidsbeïnvloeding. De archiefproductie van de dienst kan men dan ook duidelijk kaderen binnen deze functies en taken.

In eerste instantie worden de verschillende series, dossiers en onderwerpsmappen besproken die gegroeid zijn uit de campagne- en scholenwerking in het kader van de sensibilisatie en vervolgens diegene die werden aangelegd door het diensthoofd vanuit haar taak als lobbyist. Ten tweede worden ook de series, dossiers en onderwerpsmappen besproken die aangelegd zijn vanuit de overige taken van de Campagnedienst.

De Campagnedienst beschikt niet over een begrotingspost voor archiefbeheer. Tot op heden werd bovendien nog geen enkel duidelijk reglement opgesteld om de archiefproductie en het archiefbeheer van de dienst in goede banen te leiden.

Binnen de Campagnedienst heeft elke medewerker zijn of haar eigen werkveld binnen het bredere beleid van de dienst. Dit resulteert onvermijdelijk in een persoonlijke aanpak van het archiefbeheer. Iedere medeweker hanteert een methode waarmee hij of zij het best kan werken. Dat leidt uiteraard tot ernstige problemen wanneer blijkt dat de archieven toch vaker dan oorspronkelijk vermoed, gebruikt worden door anderen. Ook de naamgeving van sommige series, dossiers en onderwerpsmappen gebeurt niet altijd beredeneerd.

Met de komst van een nieuw diensthoofd enkele maanden geleden, probeert de dienst een einde te stellen aan de individuele aanpak van het archiefbeheer. Vooral op gebied van het digitaal archiefbeleid heeft men getracht een aantal verbeteringen en enige reglementering door te voeren. Op het vlak van het dynamisch archiefbeheer van het papieren archief is echter weinig veranderd. Iedereen heeft een eigen manier van werken. Dit heeft ook te maken met het feit dat deze dienst weinig op papier bijhoudt. Men bewaart het grootste stuk van de gegevens op pc. Wat op papier bestaat, is voor een deel gelijklopend aan het digitale archief, maar niet van elke functie die de Campagnedienst uitoefent, bestaat er een neerslag op papier.

De twee medewerkers die het campagnewerk uitbouwen, hebben een afzonderlijk takenpakket. De medewerker die instaat voor het uitdenken en de concrete uitwerking van de campagnes, de coördinatie van de evenementen en de organisatie van het ‘Thema in de kijker’, heeft geen enkele geordende serie. Doorheen de jaren heeft deze medewerker bijna niets op papier bijgehouden. Wat toch op papier werd bewaard, ligt dan weer op een aantal stapels. Deze medewerker heeft geen enkele serie, dossier of onderwerpsmap aangelegd. Aan dergelijke praktijken moet onmiddellijk een einde komen. De archiefstukken die worden bijgehouden, moeten op een structurele manier geordend worden. Stukken die voortvloeien uit dezelfde soort activiteiten of betrekking hebben op hetzelfde taakgebied of -onderdeel kunnen in een taakdossier worden geordend. Archiefstukken die op hetzelfde of verwante onderwerp betrekking hebben, kunnen worden opgeborgen naar onderwerp in een onderwerpsmap.[213] Om het archief van deze medewerker op een verantwoorde manier te herordenen, is een meer diepgaande studie van zijn archiefproductie noodzakelijk. Wegens tijdgebrek is het echter onmogelijk geweest om deze ongeordende massa door te nemen.

De dienst houdt enkel het audiovisueel materiaal dat wordt aangemaakt, aangekocht of ontvangen met betrekking tot het voeren van campagnes op een min of meer geordende manier bij. Van alle gebruikte materiaal worden zowel de moederbanden als een aantal kopies bewaard. De moederband wordt niet ingezet voor dagelijks gebruik, waardoor het verloren gaan door slijtage of vernietiging tot een minimum beperkt blijft.

De huidige manier van bewaren van de banden gaat echter in tegen de regels van de archivistiek. Moederbanden en kopies worden samen bijgehouden. Bij een ramp zouden ze beiden verloren kunnen gaan. Apart opbergen kan dergelijke situaties voorkomen. Vervolgens is het ook aan te raden om de banden bij te houden in goede klimatologische omstandigheden. Op dit moment staan alle banden op een rek in het kantoor. De cassettes zijn in de namiddag blootgesteld aan de zon. Al te grote temperatuurschommelingen zijn voor het materiaal echter niet aan te raden. Algemeen wordt luidt de aanbeveling dan ook om de tapes te bewaren in een donkere ruimte met een gematigde temperatuur en een vochtigheidsgraad van 40%.[214]

Het documentatiemateriaal dat wordt verzameld voor het opzetten en uitwerken van een campagne, houdt de andere medewerker die zich voor het campagnewerk inzet wel op een meer structurele manier bij. Per campagne verzamelt hij alle infomateriaal in een archiefdoos. Deze documentatiestukken hebben de campagnes effectief mee vormgegeven. Deze stukken vormen dan ook een onmisbaar onderdeel bij de interpretatie van een campagne. Ze werden ambtshalve ontvangen of opgemaakt en zijn dan ook naar hun aard bestemd om onder de archiefvormer te berusten. Ze maken dan ook integraal deel uit van het archiefbestand.[215] Of deze documentatiemappen effectief volledig en permanent moeten bewaard blijven, is minder evident. Deze mappen bevatten noch beleidsdocumenten, noch verslagen over de opbouw en uitwerking van de campagnes. Al deze stukken worden permanent bijgehouden op computer. Op de dienst zelf zijn de meningen verdeeld. Sommige medewerkers vinden het vanzelfsprekend dat de stukken worden bijgehouden omdat het een rijke informatiebron is die aantoont hoe een campagne is gegroeid. Anderen beweren het tegendeel. Toch moeten we besluiten dat deze stukken los informatief materiaal zijn dat tijdens de voorbereiding van de campagnes werd verzameld. De oorsprong van deze stukken is niet altijd bekend. Daarenboven is het tevens onduidelijk of deze stukken effectief voor de opzet van de campagne hebben gediend. Daarom moeten deze informatiemappen niet permanent worden bijgehouden. Ze kunnen wel worden ondergebracht in de materialenbank op de Dienst In Beweging (cf. Hoofdstuk 6: Dienst In Beweging) waar de informatie nog een tijdje van nut kan zijn voor zowel de wereldwinkeliers als voor de medewerkers van het nationaal secretariaat.

Verder tracht men ook op de hoogte te blijven van het werkveld van de collega-organisaties. De dienst houdt diverse documentatiestukken bij over de campagnes die zij voeren. Alle documentatiestukken zijn effectieve archiefbescheiden, maar een permanente bewaring van alle stukken is niet aan te raden. Ze informeren immers niet onmiddellijk over het beleid van Oxfam-Wereldwinkels.

De sensibilisatie van jongeren krijgt binnen Oxfam-Wereldwinkels steeds meer aandacht. Om op een effectieve manier jongeren te kunnen bereiken, bouwde de Campagnedienst recent een scholenwerking uit. De dienst startte het proefproject ‘Fairtradescholen’ en het project ‘Wereldwinkels op school’, en werkte daarnaast ook verder aan een ouder project rond de schooltentoonstelling ‘Freeze’ die een medewerker van de Dienst In Beweging enkele jaren geleden heeft opgezet. Verder werkt de Campagnedienst ook mee aan het project ‘Kleur Bekennen’ dat werd opgezet door diverse samenwerkende organisaties en instellingen.

Het project ‘Fairtradescholen’, waaraan men samen met Globelink[216] werkt, brengt een grote archiefproductie met zich mee. Het betreft hier niet alleen het archief van de huidige scholenmedewerker, want het project werd kort voor haar komst al ingeleid door een medewerker van de Dienst In Beweging.

In eerste instantie werden contacten gelegd met Globelink, de organisatie die het project mee ondersteunt. De conceptvoorstellen, de diverse beleidsplannen en de doelstellingen van het scholenproject van Globelink en Oxfam-Wereldwinkels zijn een interessante informatiebron over het opstarten van het project en moeten blijvend worden bewaard. Ook na het begin van het project is Oxfam-Wereldwinkels contact blijven houden met Globelink.

Met de Vlaamse Gemeenschap, die het project mee helpt financieren, houdt men eveneens contact. Stukken rond de projectaanvraag bij de Vlaamse Gemeenschap zijn uitgelezen informatiebronnen die daarom steeds moeten bewaard blijven.

De medewerker legt uiteraard contacten met de projectscholen. De verslagen van het overleg met deze scholen moeten worden bijgehouden. Allerhande werkinstrumenten, zoals adressenlijsten, moeten slechts worden bewaard zolang ze van nut kunnen zijn voor de werking van het scholenproject. Tussentijdse projectevaluaties en documenten die berichten over de stand van zaken, zijn dan weer interessante informatiebronnen. De enquêtes en vragenlijsten die hieraan voorafgingen, dient de dienst enkel bij te houden zolang dat van nut kan zijn voor de werking van de dienst. Handleidingen en andere informatieve documenten rond de werking van het project moeten echter blijvend worden bewaard.

Vervolgens verdient het aanbeveling om naast deze archiefselectie ook een schoning door te voeren. Routinebriefwisseling, dubbels, blanco’s, kladbladen moeten uit het archief verdwijnen.

De ordening van de stukken in het archief over dat project is niet correct. Al de stukken zitten verspreid over diverse mappen, vaak samen met stukken over andere projecten. Daarbij komt dat ook binnen de diverse mappen geen enkele structuur te bespeuren valt. Evaluatieformulieren vind je terug in verschillende mappen, net als de contacten met de Vlaamse overheid. Ook de naamgeving van de diverse mappen loopt grondig uiteen, en de diverse mappen bevatten heel wat dubbels aangetroffen. Deze situatie moet grondig veranderen.

Alle stukken over het project ‘Fairtradescholen’ moeten worden samengebracht in één of meerdere mappen. De ordening in de mappen kan enerzijds chronologisch gebeuren, maar dat zou de overzichtelijkheid niet ten goede komen. Men gaat beter over tot een efficiënte driedeling van het archief: enerzijds alle contacten met Globelink, vervolgens alle contacten met de Vlaamse overheid en als laatste de contacten met de pilootscholen. Binnen deze driedeling kan men vervolgens het archief verder chronologisch gaan ordenen per documenttype. Op die manier wordt alles geordend en kan later de selectie van wat wel en niet permanent te bewaren is, vrij snel verlopen.

Dat is eveneens een nieuw project waarmee Oxfam-Wereldwinkels het jongerenpubliek op een interactieve manier wil bereiken. Rond de uitbouw van de werking van ‘De wereldwinkel op school’ bestaat opnieuw een uitgebreide archiefproductie.

Om leerlingen en leerkrachten over het nieuwe project te informeren, heeft de dienst een aantal informatiebrochures en handleidingen uitgewerkt. Momenteel worden hiervan meerdere exemplaren bewaard, wat onnodig is. Eén of twee stukken bijhouden als archiefexemplaar is meer dan voldoende. Er werden ook contacten gelegd met geïnteresseerden en scholen waar het initiatief wordt opgezet. Van de briefwisseling die daaruit ontstaan is, moeten enkel de informatief interessante stukken bewaard blijven. De organisatie van een ‘Scholenoverleg’ moest het project in goede banen leiden. Er werd ook documentatie verzameld over een gelijkaardig project dat werd opgestart door Magasins du Monde-Oxfam in Wallonië. Deze stukken komen niet in aanmerking voor permanente bewaring omdat ze niet concreet het beleid van Oxfam-Wereldwinkels aantonen. Archiefselectie en schoning zijn hier dus zeker en vast noodzakelijk.

De ordening van het archief over dit project is echter heel wat beter. Alle stukken zitten in twee mappen, waaraan een kleine map die aangelegd is door de medewerker die het project in zijn eerste fase mee heeft opgericht, kan toegevoegd worden. Wat de interne ordening van de mappen betreft, is hetzelfde systeem aan te raden zoals in het project ‘Fairtradescholen’.

Met het archief van het proefproject ‘Freeze’ is het al even erg gesteld als bij het project ‘Fairtradescholen’. Het opstarten van deze internactieve tentoonstelling dateert al van vóór de oprichting van de scholenwerking van de Campagnedienst. Het project kreeg toen vorm door de medewerker van de huidige Dienst In Beweging, en door een medewerker van de Campagnedienst.

De archiefproductie rond het project ‘Freeze’ is gelijkaardig als rond het project ‘Fairtradescholen’. Er worden opnieuw contacten gelegd met de subsidiërende overheid en de onderwijswereld, wat heeft geresulteerd in een aanzienlijke briefwisseling die vaak heel interessante informatie bevat en dan ook bewaard moet blijven. Scholen die de tentoonstelling hebben geboekt, kunnen nadien een evaluatieformulier invullen. De formulieren zelf zijn minder interessant om bij te houden, maar wel de regelmatige evaluatie- en voortgangverslagen die onder meer uit deze evaluatieformulieren volgen. Een overzichtslijst van de scholen waar ‘Freeze’ is langsgegaan, illustreert het succes van het project. De handleiding en andere documenten over de inhoud van het project worden daarom best permanent bijgehouden.

De archiefordening kent dan ook de typische gebreken die opdoken bij het project ‘Fairtradescholen’. Het archief rond ‘Freeze’ wordt in diverse mappen bijgehouden, en de ordening van de stukken in de mappen is niet gestructureerd. Een zelfde oplossing als bij de vorige projecten is hier aan te raden. Daarnaast is ook een grondige schoning van het archief nodig. Het bevat namelijk heel wat dubbels, naast andere stukken zoals kladnotities die er eigenlijk niet tussen horen.

Over dit project zit er minder materiaal in de archieven. Toen er nog geen aparte scholenverantwoordelijke was, werd enkel een map aangelegd rond de organisatie van ‘Kleur Bekennen’ in de provincie Antwerpen. Opnieuw treffen we gelijkaardige stukken aan rond over het opzetten en de evaluatie van het project, net als briefwisseling met de mee-organiserende instanties. Inzake selectie, schoning en ordening gelden dezelfde aanbevelingen als bij de archieven van de andere projecten.

De medewerker van de scholenwerking neemt deel aan de werkgroep ‘Educatie’ binnen Coprogram. Het betreft hier voornamelijk verslagen, randdocumenten en briefwisseling. De stukken zitten samen in een map met onder meer contacten met de Vlaamse gemeenschap over het pilootproject ‘De Wereldwinkel op school’. Ook bij een andere medewerker op de Campagnedienst werden verslagen aangetroffen van dezelfde werkgroep. Het verdient aanbeveling deze te bundelen en in de archieven van de scholenwerker te bewaren, met vernietiging van de dubbels.

Dezelfde opmerking is van toepassing op de verslagen en andere stukken met betrekking tot de deelname aan de Coprogram-werkgroep ‘Mondiale Vorming in het basisonderwijs’. De archieven van de Campagnedienst bevatten echter op meerdere plaatsen exemplaren van de verslagen van deze vergadering. Opnieuw valt aan te bevelen de stukken correct en volledig chronologisch in één serie te bewaren, en dubbels te verwijderen.

Daarnaast zijn er ook nog enkele oude verslagen en stukken van de deelname aan externe vergaderingen in verband met de scholenwerking. Het betreft hier enkele stukken van de vergaderingen ‘Duurzame ontwikkeling’ en ‘Mondiale vorming’ van het NCOS[217]. De medewerker die voor het ontstaan van een afzonderlijke Scholenwerking zich inzette voor de sensibilisatie van jongeren houdt deze stukken bij. Ze moeten in een afzonderlijke serie permanent bewaard worden.

In functie van haar taken, onderhoudt de medewerkster contacten met de overheid en andere instellingen met een scholenbeleid. De stukken die worden aangemaakt of ontvangen in de context van deze contacten moeten samen in één map worden bewaard, wat nu niet altijd gebeurt. Diverse mappen bevatten documentatiestukken van de scholenwerking van andere organisaties. Daarnaast verdient het aanbeveling deze contacten per organisatie en vervolgens chronologisch te ordenen.

Om de violen van de diverse ngo’s en andere organisaties min of meer gelijk te stemmen en de complementariteit en synergie van het werk van de verschillende organisaties te vergroten, wordt regelmatig overleg gepland. Eén of meerdere medewerkers van de Campagnedienst nemen actief deel aan de Noordraad binnen 11.11.11. De verslagen van de raad worden geordend bijgehouden in één serie. Hier en daar kunnen echter kladnotities of dubbels verwijderd worden.

Verder hout de dienst ook stukken bij van occasionele contacten met andere organisaties zoals het VODO en het OIVO. Het betreft vaak briefwisseling, verslagen van contacten of fora, maar ook veel documentatie. De stukken worden per organisatie bijgehouden in een onderwerpsmap en kunnen permanent bewaard blijven. Selectie en schoning zijn ook hier noodzakelijk.

Om het lobbywerk vorm en inhoud te geven, doet het diensthoofd heel vaak een beroep op het studiewerk van de Studiedienst rond de vermelde grote thema’s. Zelf verzamelt ze informatie rond de standpunten en het beleid van de diverse pionnen in het politieke en economische veld. Ze legt en onderhoudt contacten met deze te bewerken structuren en probeert het beleid van deze actoren te beïnvloeden.

In functie van dit studie- en lobbywerk houdt het diensthoofd een aantal mappen aan over onder meer de politiek van de grote politieke partijen in ons land. Deze onderwerpsmappen bevatten naast documentatie ook stukken over gesprekken met de verschillende actoren. Deze onderwerpsmappen groeien vervolgens uit tot echte lobbydossiers.

De meeste van deze lobbydossiers bevatten in de eerste plaats documentatie of informatie over het beleid en visie van de actor(en). Daarnaast bevat een typisch dossier ook briefwisseling en verslagen van gesprekken en andere contacten. Deze dossiers bevatten dus zeer interessante informatie en moeten permanent bewaard worden. Enkel de documentatie en briefwisseling die geen concrete informatie bevatten die van nut kan zijn voor het lobbywerk, kunnen verwijderd worden.

Wat de structuur van de series en onderwerpsmappen betreft, kan moeilijk commentaar worden gegeven omdat de lobbyiste nog niet lang in dienst is van Oxfam-Wereldwinkels. Ze is gestart met een aantal concrete mappen aan te leggen op basis van de contacten die zij heeft uitgebouwd, maar de structuur ervan verandert nog dagelijks. Het archief van haar voorganger bevindt zich op de huidige Studiedienst of in het archief. Het is wel mogelijk om hier enkele tips te geven om het dynamisch archief in de toekomst onmiddellijk een goede structuur mee te geven.

Men kan bij de ordening van de stukken in verband met het lobbywerk twee richtingen uit. Enerzijds kan men de stukken ordenen per contactorgaan, bijvoorbeeld een politieke partij, een bedrijf, een werkgevers- of werknemersorganisatie. Anderzijds kan men de stukken ook ordenen naar het lobbyonderwerp of één lobbyzaak in een lobbydossier, waarin mogelijks met meerdere actoren wordt onderhandeld. Het is echter niet altijd mogelijk om aan één bepaalde structuur vast te houden. Toch verdient het aanbeveling om, indien men een keuze gemaakt heeft, daar zo weinig mogelijk van af te wijken.

Wat de interne ordening betreft, kan men de stukken opnieuw volgens verschillende systemen rangschikken. Enerzijds kan men volledig chronologisch werken en alle stukken volgens datum correct na elkaar bewaren. Anderzijds kan men ook ordenen volgens type document waardoor alle documentatiestukken, alle notulen en verslagen samen zitten. Per documenttype kan men dan nog een chronologische volgorde hanteren.

In de archieven van de Campagnedienst bevinden zich ook nog een aantal onderwerpsmappen over onder meer het grondstoffenvraagstuk en de WTO die gebruikt kunnen worden voor het lobbywerk. Deze documentatiemappen horen eigenlijk thuis bij de Studiedienst (cf. infra). Ze worden niet als archiefmateriaal beschouwd.

Om het beleid inzake lobbywerk van andere organisaties te volgen, heeft de lobbyiste daarover ter informatie zelf stukken verzameld. Deze moeten niet permanent worden bijgehouden omdat deze geen informatie bieden over het beleid van Oxfam-Wereldwinkels.

Om de uiteenlopende taken van de dienst op elkaar af te stemmen wordt er tweemaandelijks een teamvergadering belegd. De dienst moet de verslagen centraal, volledig en correct bijhouden, wat nu niet altijd gebeurt.

Ook de verslagen, briefwisseling en randdocumenten van het Politiek Overleg waaraan elke medewerker van de Campagnedienst meewerkt, moeten centraal op een correcte manier worden bijgehouden. Dubbels die terug te vinden zijn bij individuele medewerkers moeten niet naar het archief.

Daarnaast staat de Campagnedienst ook in voor de aanvraag tot ngo bij DGIS. De stukken die daarrond worden bewaard, zijn van uiteenlopende aard. Er zijn de actieplannen, vijfjarenplannen en jaarverslagen die altijd bij dergelijke aanvraag moeten bijgevoegd worden ter informatie. Daarnaast bevatten de dossiers ook heel wat stukken van het overleg met DGIS en enkele interne beleidsdocumenten. Erg interessant zijn ook de verslagen rond de interne discussie over de subsidieaanvraag. Deze stukken moeten zeker bewaard blijven, maar niet op de Campagnedienst. Het archief van de directie van de vzw bevat eveneens alle dossiers met betrekking tot de aanvraag tot erkenning als ngo. De informatief belangrijke stukken die nog niet in het directiearchief voorkomen, kunnen daarbij worden gevoegd. Alle andere stukken en dubbels moeten niet permanent worden bijgehouden.

Een medewerker van de Campagnedienst werkte mee aan de missiediscussie ‘Hoe hoog leggen we de lat?’. De stukken die deze medewerker over de discussie bijhoudt, moeten niet permanent bewaard blijven. De medewerker van de Dienst In Beweging die de discussie leidt, bewaart het volledige dossier over de nieuwe missie van Oxfam-Wereldwinkels wordt bewaard bij de medewerker die deze discussie leidt.

Occasioneel moeten de medewerkers van de Campagnedienst ook andere taken vervullen. Zo zetelde een medewerker recent in een adviescommissie van de Vlaamse Gemeenschap. In verband met occasionele interne of externe taken moeten enkel de stukken die een blijvende meerwaarde hebben voor de geschiedenis van Oxfam-Wereldwinkels permanent worden bijgehouden. Het spreekt voor zich dat dat telkens uitsluitend voor de meest belangrijke informatieve stukken opgaat.

*Beschrijving*	*Wettelijke bewaartermijn*	*Archivalische* *Bewaartermijn*	*Verantwoording*
1.1. De campagnewerking
*1.1.1. Audiovisueel materiaal*
Reeks videobanden in verband met de gevoerde campagnes en andere projecten.	/	Permanent.	Deze stukken bieden belangrijke informatie over de campagnewerking.
*1.1.2. Verzamelen van documentatiema-teriaal voor de campagnewerking*
Onderwerpsmappen met documentatie gebruikt voor de eigen gevoerde campagnes.	/	Zolang hun informatieve waarde nog van enig nut kan zijn voor de wereldwinkeliers en de medewerkers van het nationaal secretariaat. Voorstel: 10 j.	De stukken kunnen nadat ze hun onmiddellijk nut op de Campagnedienst verloren hebben, worden ondergebracht in de materiaalbank van de Dienst In Beweging.
Stukken met betrekking tot de campagnes gevoerd door collega-organisaties.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	Deze stukken vormen enkel documentatie en bieden nauwelijks of geen informatie over het beleid van de campagnewerking van Oxfam-Wereldwinkels.
1.2. De scholenwerking
*1.2.1. De organisatie van een aantal projecten*
Dossiers die verband houden met de organisatie en evaluatie van projecten.	/	Permanent.	Deze dossiers bieden belangrijke informatie over de diverse projecten en over de scholenwerking binnen Oxfam-Wereldwinkels in het algemeen.
*1.2.2. Deelname aan externe overlegorganen voor de scholenwerking*
Verslagen, briefwisseling en randdocumenten van de werkgroep ‘Educatie’ van Coprogram.	/	Idem.	Deze stukken geven belangrijke informatie over de scholenwerking van Oxfam-Wereldwinkels.
Verslagen, briefwisseling en randdocumenten van de werkgroep ‘Mondiale vorming in het basisonderwijs’ van Coprogram.	/	Idem.	Idem.
Verslagen, briefwisseling en randdocumenten van het overleg ‘Duurzame ontwikkeling’ van het NCOS.	/	Idem.	De verslagen bieden inzicht in de externe contacten in functie van het destijdse scholenbeleid.
Verslagen, briefwisseling en randdocumenten van het overleg ‘Mondiale vorming’ van het NCOS.	/	Idem.	Idem
*1.2.3. Bijhouden van informatie over de scholenwerking van andere organisaties*
Stukken betreffende de scholenwerking van andere organisaties.		Zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De stukken hebben geen permanente informatiewaarde voor de werking van Oxfam-Wereldwinkels.
1.3. Algemene contacten met andere organisaties
Verslagen, bijlagen en andere stukken betreffende de vergaderingen van de ‘Noordraad’ van Coprogram.	/	Permanent.	De stukken Bieden belangrijke informatie over de contacten met andere organisaties de campagnewerkingen op elkaar af te stemmen.
Stukken met betrekking tot de contacten met andere organisaties.	/	Permanent.	De stukken informeren over de externe contacten van de Campagnedienst.

*Beschrijving*	*Wettelijke bewaartermijn*	*Archivalische* *bewaartermijn*	*Verantwoording*
3.1. Van permanente aard
Verslagen en bijlagen van de vergaderingen van het Campagneteam.	/	Permanent.	De stukken bieden erg interessante informatie over de werking van de dienst
Verslagen, bijlagen en andere stukken betreffende het ‘Politiek Overleg’.	/	Idem.	Deze serie bevat interessante informatie over de concrete invulling van het politieke beleid van Oxfam-Wereldwinkels. Het diensthoofd heeft de leiding over dit overleg.
Stukken met betrekking tot de aanvragen voor de erkenning als ngo bij DGIS.	/	Permanent of zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	Permanent indien de stukken niet terug te vinden zijn bij de archieven met betrekking tot de aanvraag als ngo bij DGIS op het Directiesecretariaat van de vzw.
3.2. Van occasionele aard
Dossier over de missiediscussie ‘Hoe hoog leggen we de lat?’	/	Permanent of zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst Voorstel: 2 j.	Permanent indien de stukken niet voorkomen in het dossier over deze missiediscussie dat permanent wordt bijgehouden op de Dienst In Beweging. Een medewerker van deze laatste dienst heeft de leiding over de missiediscussie.
Verslagen, bijlagen en briefwisseling in verband met de adviescommissie van de Vlaamse Gemeenschap.	/	Zolang deze van nut waren voor de werking van de dienst. Voorstel: 2 j.	De stukken hebben geen permanente meerwaarde voor de werking en de geschiedenis van Oxfam-Wereldwinkels.

Toen in 1971 drie jongeren in Antwerpen de eerste wereldwinkel openden, ontstonden er op enkele jaren tijd in Vlaanderen tientallen wereldwinkels, voornamelijk door vrijwilligers uitgebaat. In 1975 bundelden de voortrekkers de krachten met de oprichting van een overkoepelende vzw Oxfam-Wereldwinkels.[218] Een nationaal secretariaat in Gent stond in voor de coördinatie en de begeleiding van de volledige werking van Oxfam-Wereldwinkels.[219]

Een belangrijke taak van het nationale, maar vooral van de provinciale secretariaten die gegroeid waren uit de eerste wereldwinkels in de provincies, was de intense begeleiding en stimulering van de lokale wereldwinkels. Plaatselijke groepen konden er terecht met al hun vragen en moeilijkheden.[220] Toen de provinciale secretariaten enkele jaren geleden werden opgeheven, werd de ondersteunende en begeleidende opdracht volledig overgeheveld naar het nationaal secretariaat.[221] Daar is het de Dienst In Beweging van de vzw die deze taken behartigt. Daarbij moet een duidelijk onderscheid gemaakt worden met de activiteiten van de Dienst Verkoop en Marketing, die vooral gericht is op de begeleiding van de wereldwinkels in meer praktische zaken, zoals de verkoopspromotie en de klantvriendelijkheid.

Het takenpakket van de negen personeelsleden bestaat hoofdzakelijk uit het tweeluik informeren en begeleiden van zowel de vrijwilligers als de personeelsleden van de lokale wereldwinkels. Door intensieve en persoonlijke begeleiding, informatieverstrekking en vorming van de vele vrijwilligers en enkele vaste personeelsleden, wil Oxfam-Wereldwinkels zorgen voor een sterk, uitgebreid en bekwaam netwerk van plaatselijke wereldwinkels. Dat laatste is immers een extra troef om een breed publiek warm te maken voor de visie van Oxfam-Wereldwinkels.[222] Om deze dubbele doelstelling te kunnen verwezenlijken, verricht de dienst ook studiewerk. Tot slot heeft de dienst ook een aantal andere taken ter ondersteuning van de wereldwinkelwerking, en nog enkele overige taken die minder tot de kernactiviteiten behoren.

De Infolijn is het centrale aanspreekpunt op het nationaal secretariaat voor alle wereldwinkeliers met vragen, opmerkingen of klachten. Dat kan gebeuren via een gratis 0800-nummer, per brief of per mail. De medewerkers van de Dienst In Beweging nemen elk wekelijks enkele uren permanentie op zich. Ze registreren alle vragen en proberen zo snel en correct mogelijk de wereldwinkelier te helpen. De medewerkers hebben ter ondersteuning een uitgebreide ‘materialenbank’ ter beschikking. Wanneer de medewerkers specifieke en gespecialiseerde vragen niet zelf kunnen oplossen, sturen ze deze door naar de andere diensten op het nationaal secretariaat die de vragen verder voor hun rekening nemen.

Om de goede werking van de infolijn te garanderen wordt op regelmatige tijdstippen met alle medewerkers vergaderd.

Ter ondersteuning van de wereldwinkeliers, maar in feite ook van alle medewerkers van het nationaal secretariaat, heeft de Dienst In Beweging een gegevensbank ontwikkeld met een pak informatie over uiteenlopende thema’s: de werking en het beleid van het nationaal secretariaat, initiatieven van lokale wereldwinkels en maatschappelijke thema’s die de wereldwinkeliers kunnen aanbelangen.

De gegevensbank bestaat uit twee luiken. Enerzijds wordt op de bewegingswebsite[225] van Oxfam-Wereldwinkels veel informatie gepost die zo onmiddellijk ter beschikking staat van de lokale wereldwinkelier. Daarnaast wordt een meer uitgebreide databank bijgehouden op papier. Deze databank wordt ontsloten door een catalogus die op regelmatige tijdstippen wordt bezorgd aan de wereldwinkels. Deze materialenbank kan niet als archiefmateriaal worden beschouwd en kan dan ook niet in het archief terecht. De stukken moeten slechts bewaard blijven zolang ze voor de wereldwinkelier en de medewerker van enig informatief nut zijn.

De Infolijn beschikt daarnaast ook over een centraal bestand met belangrijke gegevens voor groepen (cf. infra).

De Dienst In Beweging is verantwoordelijk voor de maandelijkse informatiebundel WeeWeeTelex, die bestemd is voor de medewerkers van het nationaal secretariaat en alle wereldwinkeliers. De telex bestaat uit vier vaste katernen, waaronder ‘Educatie en politiek’ en de ‘Verkoopswerking’, waarin alle nuttige informatie terug te vinden is die van belang kan zijn bij de werking van de lokale wereldwinkel.

Tot slot begeleidt de dienst de opmaak van, of maakt de dienst zelf een aantal informatiebundels of werkmappen die de wereldwinkeliers moeten helpen bij een betere werking van de lokale wereldwinkel. Heel vaak hebben deze mappen echter een begeleidend karakter waardoor men deze bundels ook gemakkelijk kan indelen bij het begeleidingswerk van de Dienst In Beweging.

Het centrale doel van deze opdracht is het begeleiden van de wereldwinkels door het optimaliseren van de groepsfunctionering, het vrijwilligersbeleid, de educatie en de participatie in de beweging.

De wereldwinkeliers kunnen de dienst contacteren voor concrete en persoonlijke begeleiding, onder meer bij het opstarten van nieuwe wereldwinkelwerkingen, de werving en het onthaal van nieuwe medewerkers, de integratie van alle leeftijdsgroepen in de werking, de taakverdeling van de vrijwilligers, het optimaliseren van het democratisch functioneren, het opzetten of organiseren van educatieve activiteiten voor externe doelgroepen en hulp bij problemen in de groep.

Opnieuw helpen alle medewerkers van de dienst mee bij de uitvoering van deze centrale verantwoordelijkheid. Door een territoriale verdeling van de lokale wereldwinkels over alle medewerkers kan elke wereldwinkel rekenen op een vaste contactpersoon. De medewerker probeert elke groep zo correct en volledig mogelijk te ondersteunen. Een open en vertrouwelijke houding is een eerste vereiste, een begeleiding met kennis van zaken is een tweede belangrijk aandachtspunt. Een goede vorming van de medewerkers is hiervoor noodzakelijk (cf. infra).

De groepsbegeleiding kan verschillende vormen aannemen, afhankelijk van de aard van de gewenste begeleiding. In eerste instantie probeert men onmiddellijk de problemen te verhelpen via de telefoon, fax of mail. Wanneer een meer intense begeleiding wenselijk is, gaat de medewerker de wereldwinkel ter plaatse opzoeken.

Elke medewerker probeert zelf, zonder dat eventuele problemen zich voordoen of concrete begeleiding noodzakelijk is, zijn wereldwinkels op te volgen door het doornemen van bijvoorbeeld de verslagen van overlegmomenten binnen de lokale wereldwinkel en door het bijwonen van regiovergaderingen. Van elke wereldwinkelgroep wordt een centrale map op papier en een centraal bestand op pc bijgehouden waarin alle belangrijke stukken met betrekking tot de wereldwinkel worden opgeslagen. De nationale bewegingsmomenten bieden eveneens een goede gelegenheid om de wereldwinkeliers aan te spreken en het vrijwilligerswerk te promoten.

Naast de begeleiding van vrijwilligers verzorgt de dienst ook specifieke ondersteuning aan de beroepskrachten die hier en daar in een aantal wereldwinkels vast in dienst zijn om de soms zware taak van de vrijwilligers wat te verlichten. Centraal worden voor alle beroepskrachten overlegmomenten gecreëerd die een medewerker van de Dienst In Beweging

De Dienst In Beweging coördineert de Wereldwinkeluniversiteit, een verzamelnaam voor alle nationale vormingsinitiatieven die jaarlijks worden opgezet voor de wereldwinkeliers. Zij kunnen rekenen op een uitgebreid aanbod van vormingsmogelijkheden. Naast enkele basiscursussen die vooral de startende groepen informeren over het wereldwinkelwerk, wordt ook meer concreet gewerkt rond specifieke taken en maatschappelijke thema’s. Voor de concrete vorming van wereldwinkeliers zijn vooral de medewerkers van de Dienst In Beweging verantwoordelijk. Ook anderen, meestal medewerkers van het nationaal secretariaat, geven cursussen of vormen de wereldwinkelier over thema’s waarin zij gespecialiseerd zijn. Van elk vormingsaanbod wordt een begeleidings- of werkmap aangemaakt die de wereldwinkelier na de vormingssessie nog verder kan hanteren. Twee keer per jaar publiceert de dienst een overzichtelijke brochure met het aanbod.

Daarnaast organiseert de Dienst In Beweging voor de diverse regio’s trefdagen. Daarop zijn meerdere wereldwinkels uit de regio aanwezig zijn en worden er workshops gegeven rond uiteenlopende thema’s. Elke wereldwinkelier kan die dag kiezen aan welke workshops hij of zij deelneemt.

Heel wat jongeren engageren zich als wereldwinkelier. Naast de normale begeleiding en ondersteuning als wereldwinkelier, worden voor deze jongeren specifieke activiteiten georganiseerd. Jaarlijks organiseert de jongerenwerker drie grote ontmoetingsmomenten waarop vorming en begeleiding op de maat van de jongeren centraal staan: de jongerentrefdag, het driedaagse Prikkelweekend en een Wereldkamp in de zomer.

Om de werking van de Wereldwinkeluniversiteit op te volgen, houdt de dienst plannings- en evaluatievergaderingen.

Om de wereldwinkeliers deskundig te begeleiden, om kwalitatieve workshops aan te bieden binnen het kader van de Wereldwinkeluniversiteit en om acties zoals de ‘Week van de Vrijwilliger’ of ‘Thema in de Kijker’ in te kleden, verrichten de medewerkers veel studiewerk over en lezen ze zich in rond thema’s die van belang zijn voor deze taken. Ze doen daarbij een beroep op de informatie die in de materialenbank aanwezig is en volgen regelmatig relevante bijscholingen.[232]

Anderzijds lezen enkele medewerkers zich ook in rond methodieken die men bij de begeleiding van de vrijwilligers kan hanteren.

In het kader van een goede begeleiding van de wereldwinkeliers volgen de medewerkers permanent het provinciale ngo-overleg in de schoot van de Noord-Zuidbeweging op. Daarnaast neemt men ook vaak deel aan andere lokale initiatieven van deze Noord-Zuidbeweging.

De medewerkers besteden veel aandacht aan de ontwikkelingen op het vlak van vrijwilligersmanagement en het statuut van de vrijwilligers. In dit verband neemt de dienst al dan niet permanent deel aan meerdere vergaderingen van onder meer het Vlaams Steunpunt voor Vrijwilligerswerk en de Staten-Generaal van het Middenveld.

Omdat de Dienst In Beweging zich vooral inzet voor de ondersteuning en begeleiding van de wereldwinkelier in de lokale wereldwinkel, staat de dienst ook in voor de uitwerking van de ‘Week van de Vrijwilliger’[235] of de organisatie van de jaarlijkse Wereldwinkeldagen[236], waarop de wereldwinkeliers bijeenkomen om na te denken over de toekomst van de wereldwinkels.

De jongerenwerker van de Dienst In Beweging leidt de Jongerencommissie[238] die onder andere streeft naar een betere integratie van jongeren binnen de wereldwinkelbeweging en verder ook de jongerenwerking binnen Oxfam-Wereldwinkels mee bepaalt. Occasioneel worden nog andere activiteiten georganiseerd, zoals de Prikkelweekends (cf. supra).

Deze koepelorganisatie verdedigt de belangen van de wereldwinkels binnen Europa. Ze werken samen aan de uitbouw van gemeenschappelijke campagnes, voor een gemeenschappelijke lobbypolitiek en voor het opzetten van gemeenschappelijke handels- en partnercriteria. Ook Oxfam-Wereldwinkels is aangesloten bij NEWS!. De medewerker van de Dienst In Beweging die deze activiteiten opvolgt, neemt deel aan de NEWS!-vergaderingen van de General Board en is daarnaast ook lid van de Executive Board. Tweejaarlijks is er ook een NEWS!-conferentie waaraan zij deelneemt. Regelmatig staat Oxfam-Wereldwinkels in voor de organisatie van deze conferentie, wat dan vooral terechtkomt op de schouders van de medewerkers van de Dienst In Beweging.[240]

De Dienst In Beweging neemt in functie van een goede werking van het algemeen beleid van Oxfam-Wereldwinkels deel aan heel wat interne overlegorganen. In de eerste plaats garandeert de tweewekelijkse teamvergadering het vlot functioneren van de eigen dienst. Daarnaast komen de medewerkers regelmatig samen om een vlotte en degelijke werking van de infolijn te verzekeren.

Jaarlijks organiseert de dienst ook een plandag om de taken en activiteiten van de dienst goed te plannen en te stroomlijnen.

In functie van een goede begeleiding van de lokale wereldwinkels overlegt de Dienst In Beweging permanent met de Dienst Verkoop en Marketing van de vzw, die net als de Dienst In Beweging de wereldwinkeliers begeleidt.

Daarnaast neemt het diensthoofd ook deel aan het Managementteam van de vzw en aan de beleidsvergaderingen van Oxfam-Wereldwinkels. Af en toe werkt de dienst mee aan andere vergaderingen of volgen de medewerkers deze regelmatig op. Het diensthoofd maakt bijvoorbeeld deel uit van de Algemene Vergadering en volgt ook de Raad van Bestuur op.

Soms zijn één of meerdere medewerkers van de Dienst In Beweging ook verantwoordelijk voor of nemen ze deel aan interne werkgroepen en andere projecten. Bovendien zijn ze in opdracht van Oxfam-Wereldwinkels lid van externe werkgroepen of projecten. De taken en activiteiten die hieronder worden aangehaald, zijn slechts enkele voorbeelden. Het is niet mogelijk en ook niet nuttig om een exhaustieve lijst te geven van alle occasionele activiteiten.

Recent had een medewerker van de dienst nog de leiding over de missiediscussie van Oxfam-Wereldwinkels. Eerder was de dienst verantwoordelijk voor de organisatie van de werkgroep ‘Herstructurering’ die de grondige herstructurering van het nationaal secretariaat in 2003 in goede banen moest leiden. Verder nam men ook de leiding over de werkgroep ‘Democratie’, met als doel het op punt zetten van de democratische structuren binnen Oxfam-Wereldwinkels, en de werkgroep ‘Communicatie’, die de communicatie in eigen huis moest verbeteren.

Daarnaast werken de medewerkers vrij vaak occasioneel samen met andere diensten van de vzw of CV. Momenteel gebeurt dat bijvoorbeeld in de Scholenwerking van de Campagnedienst.

Daarnaast hebben de meeste medewerkers van de Dienst In Beweging permanent of occasioneel taken en opdrachten buiten Oxfam-Wereldwinkels. Een medewerker van de Dienst In Beweging nam enkele jaren geleden deel aan de grondige vernieuwing van 11.11.11., waarvan Oxfam-Wereldwinkels deel uitmaakt. Daarvoor ging de medewerker onder andere naar het vernieuwingsweekend en volgde deze persoon heel wat vergaderingen op. Momenteel zetelt het diensthoofd van de Dienst In Beweging ook in de Noordraad van 11.11.11.

Het archiefbeleid van de Dienst In Beweging heeft twee gezichten die deze dienst typeren. Enkele series, zoals de materialenbank en het centraal dossierbestand van elke wereldwinkel, die verband houden met de centrale taken van de dienst, namelijk informatie en groepsbegeleiding, worden correct en volledig centraal bijgehouden. Daarbij zijn de series onderworpen aan een constante en voortdurende schoning en ordening. De naamgeving van deze series is steeds correct en consequent.

Bij andere series, dossiers en onderwerpsmappen worden de ordening en de bewaring bijna compleet verwaarloosd. Op het vlak van de gehanteerde archiveringsmethoden loopt het in deze gevallen vaak goed fout.

Heel wat archiefdocumenten, zoals de verslagen van de teamvergadering, lenen zich tot centrale seriebewaring, maar worden momenteel op meerdere plaatsen in het archief bijgehouden, en bovendien vaak erg onvolledig. Een centrale bewaring van deze en gelijkaardige series is met het oog op een correcte archivering een dringende noodzaak. De frequente dubbels moeten vernietigd worden.

Dezelfde fout maakt men ook wanneer de stukken zich lenen tot een bewaring in dossiers en onderwerpsmappen. Taken zoals de coördinatie van de missiediscussie ‘Hoe hoog leggen we de lat?’ vallen onder de hoofdverantwoordelijkheid van een medewerker van de Dienst In Beweging. De archieven die resulteren uit deze taak zouden dan ook centraal op de dienst in één dossier bewaard moeten blijven. Momenteel vindt men verspreid in het archief stukken terug over dergelijke specifieke taken. Het verdient ook hier aanbeveling om de stukken te centraliseren en dubbels te vernietigen.

Vervolgens gebeurt het dat de naamgeving van de mappen van éénzelfde serie sterk uiteenloopt. Dat is het geval met verslagen en bijhorende stukken van de regiovergaderingen die de verantwoordelijke medewerker in kwestie bijwoont. Elke medewerker houdt van deze vergaderingen de verslagen en bijhorende briefwisseling of bijlagen bij, maar de naamgeving van deze mappen verschilt vaak danig van die van andere medewerkers. Om de verschillende subseries met verslagen van deze regiovergaderingen te kunnen herkennen als één serie, is het noodzakelijk de subseries op een gelijkaardige manier te benoemen, bijvoorbeeld door een gemeenschappelijke noemer ‘Regiovergadering’ gevolgd door de naam van de specifieke regio, bijvoorbeeld ‘Meetjesland’ of ‘Hei en Polder’.

Met uitzondering van de series, dossiers en onderwerpsmappen die wel correct, volledig en centraal worden bijgehouden, hebben alle andere series, dossiers en onderwerpsmappen dringend nood aan een grondige schoning. In alle mappen vindt men dubbels, kladbladen, enveloppen, blanco bladen en plastieken mapjes die het archief nodeloos aandikken. Een permanente schoning van de archieven zorgt ervoor dat het archief een meer verzorgde indruk geeft.

De medewerkers van de Dienst In Beweging bewaren diverse series, dossiers en onderwerpsmappen vaak samen in één map. Nogmaals kan men hier het voorbeeld van de regiovergaderingen gebruiken. Soms zijn bij de regiovergaderingen echter stukken terug te vinden over het provinciaal ngo-overleg. Dit komt de eenduidigheid van de bewaring niet altijd ten goede.

De meeste medewerkers verzamelen uit eigen interesse stukken over taken en opdrachten van andere diensten of organisaties zonder dat deze enige band hebben met de taken en opdrachten van de dienst of de individuele medewerkers. Wegens de grote omvang van deze praktijk is het onmogelijk om alle stukken die op die manier in het archief terechtgekomen zijn, op te sommen. Algemeen moet men wel onthouden dat deze stukken snel mogen worden vernietigd.

De infolijn is het centrale aanspreekpunt voor alle wereldwinkeliers met vragen of klachten. Elke oproep bij de infolijn wordt geregistreerd op een fiche waarop de medewerkers een aantal essentiële gegevens noteren. Deze fiches werden tot voor kort permanent op papier en op pc bijgehouden, momenteel worden oproepen enkel nog geregistreerd op pc. De papieren fiches moeten niet permanent worden bijgehouden omdat, naast de dubbele registratie op computer, er jaarlijks ook statistieken van de oproepen worden opgemaakt. Die bieden een overzichtelijke kijk op de aard van de oproepen en moeten centraal permanent worden bijgehouden.

Om de werking van de infolijn zo goed mogelijk te laten verlopen, wordt de werking regelmatig geëvalueerd. De verslagen van deze evaluaties kan men permanent bewaren. Regelmatig vergaderen alle medewerkers daarover, en de verslagen van deze overlegmomenten moeten centraal op de dienst bewaard blijven. Alle verslagen die op dit moment bij diverse medewerkers op de dienst terug te vinden zijn, kunnen worden vernietigd van zodra centraal een correcte en volledige serie gevormd is.

Uit deze evaluaties en overlegmomenten groeien concrete beleidslijnen. De archieven van de Dienst In Beweging bevatte enkele stukken over de klachtenbehandeling en hoe daarmee om te gaan. Deze stukken kan men net als andere stukken met betrekking tot het beleid van de infolijn permanent bijhouden.

In verband met de werking van de infolijn worden verder nog stukken bijgehouden over de permanenties, vakantieregelingen, personeelsmededelingen of tarieven van de post en documentatiemateriaal. Deze stukken moeten niet bewaard blijven. Ook de kopieën van facturen kan men vernietigen van zodra ze geen nut meer hebben voor de werking van de dienst.

In de archieven van de infolijn zitten daarnaast nog stukken over tientallen andere zaken, zoals mails en brainstormsessies over de fakkelloop in 2004, inschrijvingslijsten van het Prikkelweekend of evaluatiedocumenten over allerhande activiteiten georganiseerd door Oxfam-Wereldwinkels. Het is onmogelijk om alle stukken op te noemen en de bestemming ervan te bepalen. Algemeen moet de dienst de vuistregel onthouden dat stukken die bij de infolijn werden teruggevonden en die geen betrekking hebben op de werking van de infolijn op zich, maar wel op andere taken van de Dienst In Beweging en andere diensten van het nationaal secretariaat, in de archieven van deze diensten moeten bijgehouden worden. Daar kunnen de bevoegde medewerkers dan beslissen of ze deze stukken al dan niet permanent bijhouden.

Om de wereldwinkelier zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn, houdt de Dienst In Beweging een volledige gegevensbank bij met uitgebreide informatie, ontsloten door een catalogus. Deze gegevensbank wordt permanent geactualiseerd. De gegevens in deze materialenbank komen ook elders in de archieven voor, bijvoorbeeld interessante beleidsdocumenten die in het archief van het Directiesecretariaat van de vzw zitten. Het is met andere woorden eerder documentatie ten dienste van de wereldwinkelier en de medewerkers van Oxfam-Wereldwinkels. De stukken behoren dan ook niet tot het archief.

Deze materialenbank zou men beter, zoals al in het theoretische hoofdstuk werd aangekaart maar ook verder nog aan bod zal komen, uitbouwen tot een centrale gemeenschappelijke documentatiedienst voor het volledige nationaal secretariaat en de lokale wereldwinkelier. Dat kan nuttig zijn omdat momenteel ook elders op het nationaal secretariaat, onder meer op de Studiedienst en andere diensten, heel wat documentatiemateriaal aanwezig is. Een centralisatie van alle documentatie kan leiden tot een veel grotere toegankelijkheid van de informatie. Aan deze documentatiedienst zou men ook een bibliotheek kunnen koppelen die alle informatieve boeken op het nationaal secretariaat centraliseert.

Het leeuwendeel van de informatie uit de materialenbank komt ook op de website van de wereldwinkelier (www.oww.be/beweging) te staan. Het hoofd van de Dienst In Beweging staat samen met de informaticus van het nationaal secretariaat in voor de opbouw en het technische en inhoudelijke onderhoud van deze website. Het diensthoofd houdt daarover enkele stukken bij, zoals verslagen van het website-overleg. Deze komen in aanmerking voor een permanente bewaring.

Ook voor de jongeren is er een interactieve website voorzien (www.jong.oww.be). Voor deze site is de jongerenwerker van de Dienst In Beweging verantwoordelijk, samen met de informaticus. Over de uitwerking van deze website zijn vooral verslagen van overlegvergaderingen en briefwisseling bijgehouden. De verslagen en de interessante briefwisseling kan men permanent bewaren.

De Dienst In Beweging is verantwoordelijk voor de coördinatie van de WeeWeeTelex, het interne informatieblad. Deze telex moet dan ook permanent en centraal op de dienst bewaard blijven. De archivering van deze serie gebeurt op dit moment correct en volledig. Exemplaren die voorkomen in de archieven van de individuele medewerkers, kunnen vernietigd worden.

De archieven bevatten ook enkele jongerentelexen, die ook centraal op de dienst en permanent moeten worden bijgehouden.

In het archief van de dienst zitten enkele informatie- of ondersteuningspakketten. Deze werden meestal aangemaakt in het kader van der Wereldwinkeluniversiteit en zijn een specifiek onderdeel van de informatieverstrekking aan wereldwinkeliers. De ondersteuningsmappen worden dan ook best bewaard bij de andere stukken met betrekking tot het specifieke vormingsthema dat wordt aangesneden (cf. infra).

Het verdient aanbeveling om alle informatiepakketten die de Dienst In Beweging heeft opgemaakt, maar niet in het kader van de Wereldwinkeluniversiteit, centraal op de dienst bij te houden. De informatiepakketten die andere diensten hebben aangemaakt, moeten die diensten ook bijhouden. Het is tevens van belang om van elke uitgave van een werkmap of -gids één exemplaar permanent bij te houden, wat betekent dat dubbels niet naar het archief moeten.

De wereldwinkeliers kunnen bij de Dienst In Beweging terecht voor een intense begeleiding op maat van de wereldwinkel. Van elke wereldwinkel die is aangesloten bij Oxfam-Wereldwinkels wordt een dossier bijgehouden: een papieren dossier en een centraal gegevensbestand op pc. In elk papieren dossier worden telkens een aantal gegevens bijgehouden: verslagen van lokale wereldwinkelvergaderingen, financiële informatie, briefwisseling met de wereldwinkel, specifieke stukken in verband met de begeleiding, statuten en contracten en ten slotte ook aantal formele gegevens zoals adressen. Deze gegevens worden allemaal correct en volledig bijgehouden. Het volledige dossier kan dan ook bewaard worden.

De begeleiding start vanaf de aansluiting van de wereldwinkel bij Oxfam-Wereldwinkels. De medewerker van de Dienst In Beweging die verantwoordelijk is voor alle wereldwinkels in een bepaalde regio, begeleidt de startende wereldwinkel bij de erkenningsprocedure. Rond deze procedures houdt de dienst beleidsstukken en stukken met betrekking tot de jaarlijkse erkenningsronden bij. Deze zitten echter verspreid over diverse mappen en bij diverse medewerkers. Het verdient aanbeveling om de stukken over de erkenning van de individuele wereldwinkel in het dossier van de wereldwinkel onder te brengen en niet zomaar los in andere mappen op te bergen. Indien de stukken al effectief in het dossier zaten, kunnen de dubbels vernietigd worden. Beleidsstukken kan men beter samen centraal bewaren en ook niet hier en daar ergens los tussen.

Ook over de financiën van de groepen worden buiten de centrale groepsdossiers nog stukken bewaard. Opnieuw geldt dezelfde aanbeveling: sla de financiële gegevens van een wereldwinkelgroep op in het individuele dossier. Zijn het dubbels, dan kunnen deze vernietigd worden.

Verder vindt men in de archieven van de medewerkers ook een map met inkomende briefwisseling van de wereldwinkeliers met een vraag om begeleiding. Weerom is dezelfde regel van toepassing: de individuele briefwisseling hoort thuis in het individuele dossier, dubbels mogen vernietigd worden.

In de archieven van de Dienst In Beweging zitten ook enkele verslagen van vergaderingen met het vast personeel onder de wereldwinkeliers. Deze stukken worden echter niet op een structurele manier, noch centraal bijgehouden, wat wel zou moeten gebeuren.

Naast de individuele begeleiding van de wereldwinkels volgen de medewerkers van de Dienst In Beweging ook de regiovergaderingen op. Elke medewerker die verantwoordelijk is voor één specifieke regio, volgt voor die regio vergaderingen op en begeleidt de wereldwinkels als dat nodig is. Elke medewerker moet de verslagen van deze regiovergaderingen volledig en chronologisch bewaren. Het is ook belangrijk dat de naamgeving van de deze subseries eenduidig verloopt en dat de verslagen van deze vergaderingen niet worden bewaard bij andere stukken die niets met deze vergaderingen te maken hebben. Op de naamgeving na worden deze subseries min of meer correct bijgehouden. Toch verdient het aanbeveling dat elke medewerker op dezelfde manier te werk gaat.

In het kader van de Wereldwinkeluniversiteit worden diverse thema’s uitgewerkt die de medewerkers van de Dienst In Beweging, maar ook medewerkers van andere diensten, ‘onderwijzen’ aan de wereldwinkeliers die dat wensen. De Dienst In Beweging lanceert de ideeën voor bepaalde thema’s echter zelf. Elke medewerker werkt aan specifieke onderwerpen. Rond elk vormingsthema worden ondersteuningspakketten opgesteld die tijdens de vormingsmomenten met de wereldwinkeliers worden doorgenomen en waarvan de wereldwinkelier later verder gebruik kan maken.

De activiteiten in het kader van de Wereldwinkeluniversiteit betekenen een flinke aangroei van de archiefdocumenten. De medewerkers verzamelen heel wat informatie rond de thema’s. De dienst zorgt ook voor de opmaak van een samenvattend informatie- en ondersteuningspakket (cf. supra). Daarnaast worden er ook slides aangemaakt en didactisch materiaal verzameld. In de archieven van de Dienst In Beweging zitten deze stukken echter verspreid bij diverse medewerkers.

Als alternatief voor het huidig systeem kan de dienst per behandeld thema een centrale onderwerpsmap aanleggen waarin alle stukken die daarrond worden opgemaakt, zoals de ondersteuningspakketten, thuis horen. Ze kunnen met uitzondering van informatief weinig interessante stukken permanent worden bijgehouden omdat ze een goede indicatie geven van het vormingsaanbod voor de wereldwinkeliers.

Anderzijds kan de dienst per thema ook een centrale documentatiemap aanleggen waarin men alle informatie onderbrengt die de medewerkers verzamelen over dat onderwerp. Deze documentatiemap kan men permanent bijhouden, maar dat hoeft niet omdat de ondersteuningspakketten vaak op een degelijke manier samenvatten wat er aan informatie werd verzameld. Een alternatief is het onderbrengen van deze documentatiemappen in de materialenbank zodat ze nog voor andere medewerkers van het nationaal secretariaat en de wereldwinkeliers zelf van nut kunnen zijn.

Het is ook belangrijk om de onderwerpsmappen die worden aangelegd in functie van de Wereldwinkeluniversiteit eenduidig te benoemen, bijvoorbeeld met de naam ‘WWUnief’ gevolgd door het specifieke thema. Dit is belangrijk omdat de stukken met betrekking tot de Wereldwinkeluniversiteit niet altijd duidelijk te onderscheiden zijn van stukken in verband met andere taken van de Dienst In Beweging. Een voorbeeld maakt de potentiële problemen duidelijk. In het kader van de Wereldwinkeluniversiteit worden vormingsmomenten ingericht rond de werving van nieuwe wereldwinkeliers. Daarnaast zijn de medewerkers van de Dienst In Beweging ook verantwoordelijk voor de organisatie van de ‘Week van de Vrijwilliger’, waar ook veel aandacht wordt besteed aan de werving van nieuwe wereldwinkeliers. Het archief van de dienst bevat stukken over deze twee verschillende opdrachten, maar het onderscheid tussen beide is niet altijd duidelijk. Zoals vermeld ligt de oplossing in een heldere naamgeving van de dossiers en onderwerpsmappen.

Om het beleid van deze vormingsmomenten op punt te stellen en de werking ervan op te volgen, organiseert de dienst plannings- en evaluatievergaderingen. De verslagen van deze vergaderingen en de diverse beleidsdocumenten die daaruit resulteren, moeten zeker en vast permanent bewaard blijven omdat ze een goed overzicht bieden van de kwaliteit van de vormingsmomenten. De evaluatieformulieren die de wereldwinkeliers zelf invullen en die als basis dienen voor de evaluatie van de vormingsmomenten, kunnen worden vernietigd omdat ze voldoende worden verwerkt tijdens de evaluatievergaderingen. De dienst moet alle verslagen van deze evaluatievergaderingen en alle beleidsstukken centraal correct bijhouden. Momenteel zitten deze stukken nog verspreid.

Naast de gewone vormingsmomenten in de lokale wereldwinkel, worden jaarlijks in de diverse regio’s trefdagen georganiseerd. Momenteel zijn de stukken met betrekking tot de trefdagen terug te vinden doorheen het archief. Het is van belang om steeds correct en volledig alle stukken met betrekking tot het beleid, de organisatie en de evaluatie samen te brengen. Vooral de beleids- en evaluatiedocumenten en de informatief belangrijke stukken met betrekking tot de organisatie kunnen permanent bewaard blijven. Stukken die betrekking hebben op de praktische organisatie hebben weinig informatief belang en kunnen vernietigd worden van zodra ze geen nut meer hebben voor de werking van de dienst.

De jongerenwerker van de Dienst In Beweging organiseert specifiek voor de jongere wereldwinkeliers jaarlijks enkele activiteiten. Daarover houden de jongerenwerker, maar ook het diensthoofd en andere medewerkers, veel archiefstukken bij. Opnieuw is het noodzakelijk om de stukken op een ordentelijke, correcte en volledige wijze te centraliseren. Per activiteit die de jongerenwerker organiseert, moet de dienst alle stukken samenbrengen in één onderwerpsmap, met vernietiging van de dubbels. In de map moet men de stukken vervolgens per jaar chronologisch ordenen.

Van alle archiefstukken die rond deze activiteiten bewaard worden, moeten vooral de beleidsstukken, de informatief belangrijke stukken over de organisatie en de evaluatieverslagen permanent bewaard worden. Stukken met betrekking tot de praktische organisatie en de werking van de activiteiten moeten niet permanent worden bewaard, omdat ze informatief niet van blijvende waarde zijn.

Om de wereldwinkeliers deskundig te begeleiden, om kwalitatieve workshops aan te kunnen bieden binnen het kader van de Wereldwinkeluniversiteit en om de andere taken zoals de ‘Week van de Vrijwilliger’ op een kwalitatieve manier te kunnen invullen, verrichten de medewerkers veel studiewerk of volgen ze specifieke opleidingen.

De archieven van de medewerkers bevatten informatiemateriaal over de diverse thema’s die ze behandelen in de workshops. Dat materiaal wordt beter per thema bewaard in een documentatiemap. De stukken kunnen, maar hoeven niet permanent te worden bijgehouden, en worden beter ondergebracht in de materialenbank.

Dezelfde oplossing kan interessant zijn voor alle documentatiemateriaal dat de medewerkers verzamelen over vrijwilligersmanagement en educatiemethodieken en -didactieken. Het documentatiemateriaal, verzameld om de wereldwinkeliers beter te kunnen begeleiden en managen, zit echter weerom verspreid in het archief van de dienst. Het is beter om deze stukken te verzamelen en eveneens onder te brengen in de materialenbank. Ze moeten niet permanent bewaard blijven omdat de stukken weinig permanente en informatieve meerwaarde hebben voor de werking en de geschiedenis van de dienst.

Om de wereldwinkeliers adequaat te kunnen begeleiden, werkt de Dienst In Beweging op provinciaal niveau samen andere ngo’s die aangesloten bij 11.11.11. Net als de regiovergaderingen moet men de verslagen en de bijhorende documenten van het ngo-overleg van de Noord-Zuidbeweging opnieuw volledig en eenduidig bijhouden. Dit betekent dat men alle verslagen van dit ngo-overleg per provincie chronologisch moet ordenen in een subserie. Tot slot doet men er ook goed aan om alle subseries eenduidig te benoemen waardoor ze herkend kunnen worden als onderdeel van één serie.

Eveneens in het kader van de Noord-Zuidbeweging participeren de medewerkers aan lokale experimenten die diverse ngo’s in de regio’s opzetten. Ook de stukken die in dit verband worden aangemaakt of ontvangen, moeten per experiment adequaat worden gearchiveerd in een dossier.

Om de vele vrijwilligers onder de wereldwinkeliers correct te begeleiden, volgen heel wat medewerkers het debat rond vrijwilligersmanagement en het statuut van de vrijwilligers op. Een medewerker van de dienst woont permanent het overleg binnen het Vlaams Steunpunt voor Vrijwilligerswerk bij terwijl een andere medewerker de Staten Generaal van het Middenveld opvolgt. De verslagen en andere stukken met betrekking tot deze vergaderingen moeten dan ook correct en volledig in twee series worden bijgehouden, en niet verspreid zoals dat momenteel het geval is.

De medewerkers van de Dienst In Beweging staan door hun engagement voor de wereldwinkeliers ook in voor de organisatie van de jaarlijkse ‘Week van de Vrijwilliger’ en de Wereldwinkeldag. Opnieuw zitten de stukken verspreid over het volledige archief en hanteren de medewerkers slechte archiveringsmethoden.

Opnieuw moeten alle stukken met betrekking tot de organisatie en evaluatie van zowel de Week van de Vrijwilliger als de Wereldwinkeldagen centraal in een dossier of onderwerpsmap en permanent bewaard worden. Enkel de stukken over de praktische organisatie van de activiteiten, bijvoorbeeld de draaiboeken, hoeft de dienst niet permanent bij te houden omdat deze weinig of geen interessante informatie bevatten.

De jongerenwerker staat naast de vormingsactiviteiten voor jonge wereldwinkeliers ook in voor de organisatie van de Jongerencommissie. De verslagen, bijlagen en andere stukken zoals briefwisseling moeten centraal bij deze medewerker bewaard blijven. De stukken moeten met uitzondering van de routinebriefwisseling en uitnodigingen permanent bewaard blijven omdat ze getuigen van het jeugdbeleid van Oxfam-Wereldwinkels. De andere initiatieven voor jonge wereldwinkeliers moeten op dezelfde manier bewaard worden.

Omdat de Dienst In Beweging zich inzet voor een uitgebreid en bekwaam netwerk van plaatselijke wereldwinkels, vertegenwoordigt een medewerker van de Dienst In Beweging Oxfam-Wereldwinkels in de Europese koepelorganisatie NEWS!. De medewerker neemt deel aan de General Board en is ook lid van de Executive Board. De verslagen van deze vergaderingen en andere stukken uit die context moeten zeker en vast permanent in de archieven van de dienst bewaard blijven omdat ze een goed beeld geven van de internationale samenwerking met andere Europese wereldwinkels. Het verdient wel aanbeveling om alle stukken met betrekking tot de contacten en participatie in NEWS! te centraliseren in het archief, met vernietiging van de huidige dubbels die een gevolg zijn van het verspreid bewaren van de stukken.

Doordat Oxfam-Wereldwinkels ook regelmatig instaat voor de tweejaarlijkse conferentie van NEWS!, moeten de informatieve stukken met betrekking tot de organisatie en de evaluatie bewaard blijven. Routinebriefwisseling en onbelangrijke praktische organisatorische stukken zoals draaiboeken kan men vernietigen.

De Dienst In Beweging vergadert tweewekelijks. De verslagen van deze teamvergadering worden momenteel nergens op de dienst centraal en correct bijgehouden. Hier en daar vindt men verslagen terug, maar nergens op een structurele manier. Van de teamvergadering moet in de toekomst één serie centraal op papier permanent bewaard worden. Alle andere exemplaren kan men vernietigen.

Het archief bevat ook notulen van enkele vergaderingen die werden georganiseerd om de dienst bij de grondige herstructurering van 2003 mee om te vormen.[241] Ook deze notulen moet men centraal en permanent bijhouden, met vernietiging van de dubbels.

Jaarlijks organiseert de dienst een plandag waarop de medewerkers stilstaan bij het beleid voor het volgende jaar. De verslagen van deze plandag moeten permanent worden bijgehouden omdat ze een overzicht bieden van de koers die de dienst wil varen. Op dit moment worden ze echter niet centraal bijgehouden.

In de archieven van de Dienst In Beweging zitten enkele zeer concrete beleidsstukken met betrekking tot het vrijwilligers- en wereldwinkelbeleid. Het gaat onder meer over de positionering van de wereldwinkels, maar ook over visie- en werkplannen in verband met vrijwilligers binnen Oxfam-Wereldwinkels. Deze stukken zijn uiterst interessant, omdat ze een belangrijke dimensie van het beleid van de dienst weerspiegelen, en moeten dan ook permanent bewaard worden. Negatief punt is echter dat deze stukken momenteel verspreid in het archief van de dienst zitten, en dat vaak samen met andere, meer algemene stukken. Een centrale bewaring van alle beleidsstukken van de Dienst In Beweging is ook hier een must.

Het overleg met de Dienst Verkoop en Marketing van de vzw brengt eveneens verslagen en andere stukken voort. Deze moeten echter niet permanent op de dienst bewaard worden, omdat de Dienst Verkoop en Marketing dat momenteel op een correcte en volledige manier doet.

Daarnaast nemen één of meerdere medewerkers van de Dienst In Beweging deel aan het Managementteam van de vzw, de Algemene Vergadering en de Raad van Bestuur. Ook deze notulen moeten niet permanent op de dienst bewaard blijven omdat ze al centraal in de archieven van het Directiesecretariaat van de vzw bewaard blijven.

Verslagen van vergaderingen waaraan men occasioneel deelneemt, hoeft men ook niet altijd permanent bij te houden. Enkel wanneer het occasionele vergaderingen betreft waarover de Dienst In Beweging of een medewerker van de dienst de leiding heeft, kan men de notulen en bijhorende documenten permanent bewaren.

Heel wat medewerkers krijgen af en toe de verantwoordelijkheid om occasionele interne werkgroepen te leiden en extern, in naam van Oxfam-Wereldwinkels, deel te nemen aan projecten. Alle archiefstukken die in het kader van deze occasionele interne en externe taken worden gevormd of ontvangen, moeten permanent maar centraal op de dienst bewaard blijven, wat momenteel niet gebeurt. Enkel de routinestukken en stukken van weinig informatieve en historische waarde kan men vernietigen.

De stukken van interne werkgroepen waaraan men deelneemt, maar niet de leiding over heeft, moeten niet permanent worden bijgehouden. Dat is weerom de opdracht van de diensten die wel verantwoordelijk zijn.

Werkt een medewerker occasioneel samen met een andere dienst rond een gemeenschappelijk thema, moet men telkens de afweging maken wie de stukken bewaart. Werkt de medewerker mee aan taken van een andere dienst, worden alle stukken best bewaard op de andere dienst.

*Beschrijving*	*Wettelijke bewaartermijn*	*Archivalische* *bewaartermijn*	*Verantwoording*
1.1. De infolijn
Fiches van ontvangen oproepen.	/	Zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 3 j.	De stukken worden verwerkt in statistieken en worden daarnaast nog eens bijgehouden op pc.
Statistieken van de ontvangen oproepen.	/	Permanent.	De stukken bieden een belangrijk overzicht van de ontvangen oproepen.
Stukken met betrekking tot de evaluatie van de werking van de infolijn.	/	Idem.	De stukken geven een goed beeld van de werking van de infolijn.
Verslagen en bijhorende stukken van de infolijnvergaderingen.	/	Idem.	Idem.
Beleidsstukken met betrekking tot de infolijn.	/	Idem.	Idem.
Stukken met betrekking tot de praktische organisatie van de infolijn.	/	Zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 2 j.	De stukken hebben geen enkele permanente meerwaarde voor de werking en geschiedenis van de dienst.
1.2. De materialenbank
Informatiemappen ter ondersteuning van de wereldwinkeliers en de medewerkers van het nationaal secretariaat.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 tot 10 j.	Deze stukken kan men niet beschouwen als archiefmateriaal, maar eerder als documentatiemateriaal.
Verslagen en andere stukken met betrekking tot de bouw van de website voor wereldwinkeliers.	/	Permanent.	Biedt een mooi beeld van de werking en de opbouw van de website voor wereldwinkeliers.
Verslagen en andere stukken met betrekking tot de bouw van de website voor jongeren.	/	Idem.	Biedt een mooi beeld van de werking en de opbouw van de website voor jongeren.
1.3. De WeeWeeTelex
WeeWeeTelex	/	Idem.	De informatiebundels voor wereldwinkeliers en medewerkers van het nationaal secretariaat geven een goed overzicht van de organisatie en werking van Oxfam-Wereldwinkels.
1.4. Info- of begeleidingspakketten
Informatiepakketten opgemaakt door de Dienst In Beweging in opdracht van de Wereldwinkeluniversiteit.	/	Idem.	Deze stukken moeten bewaard blijven bij de andere stukken met betrekking tot de thematische vormingsmomenten. De stukken bieden een goed beeld van de initiatieven voor de vorming van wereldwinkeliers.
Informatiepakketten opgemaakt door de Dienst In Beweging maar niet in opdracht van de Wereldwinkeluniversiteit.	/	Idem.	De stukken bieden een goed beeld van de informatieverstrekking aan de wereldwinkeliers.
Informatiepakketten opgemaakt door een andere dienst.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	Deze stukken moeten bewaard worden op de dienst waar de stukken werden aangemaakt.

*Beschrijving*	*Wettelijke bewaartermijn*	*Archivalische* *bewaartermijn*	*Verantwoording*
2.1. Rechtstreekse begeleiding van de wereldwinkeliers
Opvolgingsdossiers van de lokale wereldwinkels.	/	Permanent.	De stukken geven veel informatie over de aard van de individuele begeleiding.
Verslagen van de vergaderingen met de vaste personeelskrachten in de lokale wereldwinkels.	/	Idem.	De stukken bieden een mooi beeld van de specifieke begeleiding van permanente beroepskrachten in de wereldwinkels.
Verslagen van bijgewoonde regiovergaderingen van de wereldwinkels.	/	Permanent.	De verslagen geven een goed inzicht in de begeleidende functie van de medewerkers van de Dienst In Beweging.
2.2. Wereldwinkeluniversiteit
Gewone vormingsmomenten
Dossiers met betrekking tot de vormingsthema’s voor wereldwinkeliers.	/	Idem.	De stukken leveren veel informatie over de vormingsmogelijkheden voor de wereldwinkeliers.
Documentatiemappen over de vormingsthema’s voor wereldwinkeliers.	/	Zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 tot 10 j.	De inhoud van dit documentatiemateriaal wordt samengevat in de ondersteuningspakketten. Deze stukken zijn documentatiemateriaal ter bevordering van een betere begeleiding en kunnen in de materialenbank worden ondergebracht.
Overzichtslijst van alle vormingsmogelijkheden.	/	Permanent.	Deze lijsten bieden een goed overzicht van alle mogelijke vormingsmomenten.
Verslagen en andere stukken met betrekking tot de plannings- en evaluatievergaderingen van de vormingsmomenten.	/	Idem.	De stukken bieden een goed beeld van het beleid en de kwaliteit van de Wereldwinkeluniversiteit.
Evaluatieformulieren van de vormingsmomenten.	/	Zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 2 j.	De stukken worden voldoende verwerkt tijdens de evaluatievergaderingen.
Trefdagen
Stukken met betrekking tot de organisatie, het verloop en de evaluatie van de georganiseerde trefdagen.	/	Permanent.	De stukken bieden een interessante kijk op de vormingsmogelijkheden voor de wereldwinkeliers.
Vorming van jongeren
Stukken met betrekking tot de organisatie, het verloop en de evaluatie van de georganiseerde trefdagen voor jonge wereldwinkeliers.	/	Idem.	De stukken geven een mooi beeld van de vormingsmogelijkheden voor jonge wereldwinkeliers.
Stukken met betrekking tot de organisatie, het verloop en de evaluatie van het Prikkelweekend voor jonge wereldwinkeliers.	/	Idem.	Idem.
Stukken met betrekking tot de organisatie, het verloop en de evaluatie van het Wereldkamp voor jonge wereldwinkeliers.	/	Permanent.	De stukken geven een mooi beeld van de vormingsmogelijkheden voor jonge wereldwinkeliers.

3. Studiewerk voor de ondersteuning en begeleiding van de wereldwinkeliers

*Beschrijving*	*Wettelijke bewaartermijn*	*Archivalische* *bewaartermijn*	*Verantwoording*
3.1. Inlezen en opleiding
Documentatiemateriaal over vrijwilligersmanagement.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 tot 10 j.	Deze stukken zijn documentatiemateriaal om de begeleiding te kunnen verbeteren. Ze kunnen in de materialenbank worden ondergebracht.
Documentatiemateriaal over vormings- en educatiemethodieken en didactische werkvormen.	/	Idem.	Idem.
Cursusmateriaal ter ondersteuning van de begeleiding van wereldwinkeliers.	/	Idem.	Idem.
3.2. Opvolging van het overleg van het middenveld
Verslagen van het provinciaal ngo-overleg.	/	Permanent.	Deze stukken tonen aan hoe de medewerkers van de Dienst In Beweging samenwerken met andere ngo’s om de wereldwinkeliers adequaat te kunnen begeleiden in hun taken en initiatieven.
Stukken met betrekking tot de deelname of de opvolging van diverse regionale experimenten.	/	Idem.	Idem.
Verslagen en andere stukken met betrekking tot de deelname aan de vergaderingen georganiseerd door het Vlaams Steunpunt voor Vrijwilligerswerk.	/	Idem.	Deze stukken tonen aan hoe de medewerkers deze vergaderingen opvolgen om de wereldwinkeliers efficiënt te kunnen begeleiden.
Verslagen en andere stukken met betrekking tot de opvolging van de vergaderingen georganiseerd door de Staten-Generaal van het middenveld.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De vergaderingen worden niet bijgewoond door een medewerker van de Dienst In Beweging. Men houdt enkel de verslagen bij ter informatie voor een betere begeleiding van de wereldwinkeliers.

4. Andere taken die verband houden met optimalisering van de lokale wereldwinkelwerking

*Beschrijving*	*Wettelijke bewaartermijn*	*Archivalische* *bewaartermijn*	*Verantwoording*
4.1. Organisatie van enkele activiteiten in het kader van de vrijwilligerswerking
Stukken met betrekking tot de organisatie, het verloop en de evaluatie van de jaarlijkse ‘Week van de Vrijwilliger’.	/	Permanent.	De stukken bieden een goed beeld van de extra initiatieven die worden georganiseerd ter ondersteuning van de wereldwinkeliers.
Stukken met betrekking tot de organisatie, verloop en evaluatie van de jaarlijkse wereldwinkeldag.	/	Idem.	Idem.
4.2. De jongerencommissie en andere initiatieven voor jonge wereldwinkeliers
Verslagen van de Jongerencommissie.	/	Idem.	De stukken bieden een goed beeld van de extra initiatieven die Oxfam-Wereldwinkels organiseert voor jongeren.
Stukken met betrekking tot andere initiatieven voor jonge wereldwinkeliers.	/	Idem.	Idem.
4.3. NEWS!
Verslagen en andere stukken met betrekking tot de General Board van NEWS!.	/	Idem.	De stukken bieden een goede kijk op participatie van Oxfam-Wereldwinkels in deze Europese koepelorganisatie voor wereldwinkels.
Verslagen en andere stukken met betrekking tot de Executive Board van NEWS!.	/	Idem.	Idem.
Stukken met betrekking tot de organisatie van de tweejaarlijkse conferentie van NEWS!.	/	Idem.	Idem.

*Beschrijving*	*Wettelijke bewaartermijn*	*Archivalische* *bewaartermijn*	*Verantwoording*
5.1. Overleg op de dienst
Teamvergadering
Verslagen en andere stukken met betrekking tot de teamvergaderingen van de Dienst In Beweging.	/	Permanent.	De stukken bieden een zeer goed beeld van de werking van de dienst.
Verslagen en andere stukken met betrekking tot de herstructureringsvergaderingen van de Dienst In Beweging.	/	Idem.	Idem.
Plandag
Verslagen van de Plandag.	/	Idem.	Idem.
Algemene beleidsstukken met betrekking tot de toekomstige werking van de dienst.	/	Idem.	Idem.
5.2. Deelname aan interne beleidsorganen
Verslagen en andere stukken van het overlegmoment met de Dienst Verkoop en Marketing van de vzw.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De stukken worden permanent bijgehouden op de Dienst Verkoop en Marketing van de vzw.
Verslagen en andere stukken van het Managementteam van de vzw.	/	Idem.	De stukken worden permanent bijgehouden door het Directiesecretariaat van de vzw.
Verslagen en andere stukken van de Raad van Bestuur	5 jaar na de opheffing van de vennootschap.	Idem.	Art.195 §1 1° van het Wetboek van Vennootschappen. De stukken worden permanent bijgehouden door het Directiesecretariaat van de vzw.
Verslagen en andere stukken van de Algemene Vergadering van de vzw.	/	Idem.	Idem.
5.3. Occasionele andere taken
Stukken met betrekking tot de organisatie van occasionele werkgroepen en projecten binnen Oxfam-Wereldwinkels.	/	Permanent.	De stukken bieden een overzicht van de opdrachten, taken en bevindingen van deze werkgroepen en projecten.
Stukken met betrekking tot de deelname aan werkgroepen of projecten binnen Oxfam-Wereldwinkels waarover men geen leiding heeft.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De stukken worden permanent bijgehouden door de dienst die de leiding heeft over de werkgroep of het project.
Stukken met betrekking tot de deelname, in naam van Oxfam-Wereldwinkels, aan externe werkgroepen.	/	Permanent.	De stukken bieden een goed beeld van de externe projecten en werkgroepen waaraan Oxfam-Wereldwinkels deelneemt.

De Dienst Verkoop en Marketing werd opgericht na de grondige herstructurering van het nationaal secretariaat in het voorjaar van 2003. Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade kregen toen een afzonderlijke, duidelijk gescheiden werking. De diensten van de CV zouden instaan voor de aan- en verkoop van producten. De vzw daarentegen zou zorgen voor de inhoud en het beleid van de hele organisatie inzake actie en educatie, met inbegrip van de politieke dimensie.

Maar ook binnen de werking van de vzw blijft de verkoopswerking een belangrijke peiler. De lokale wereldwinkel bekleedt immers de belangrijke positie om de boodschap van eerlijke handel mee te geven aan een breder publiek en is dan ook een cruciale schakel in het communicatieplan van Oxfam-Wereldwinkels. Om de lokale wereldwinkel als belangrijke pion in het communicatieproject bij te staan, richtte men na de herstructurering van het nationaal secretariaat binnen de vzw de Dienst Verkoop en Marketing op. Centraal staat het begeleiden van de verkoopswerking en het marketingbeleid van de lokale wereldwinkels. De Dienst In Beweging daarentegen begeleidt de wereldwinkeliers bij hun groepswerking en zorgt voor vorming rond diverse groeps- en campagnethema’s. De Dienst Verkoop en Marketing en Dienst In Beweging zijn dan ook heel complementair.

Op de dienst leggen twee medewerkers zich voltijds toe op deze inhoudelijke ondersteuning. Het takenpakket concentreert zich op een viertal domeinen: het ontwikkelen van een aantrekkelijk winkelconcept, het samenstellen van een evenwichtig productassortiment, het promotie- en advertentiebeleid, en tot slot het verlenen van financieel advies. Tot slot heeft de dienst nog een aantal bijkomende taken en activiteiten.

Om de verkoopswerking en de communicatie van de lokale wereldwinkel naar het publiek te optimaliseren, werkt deze dienst in eerste instantie mee aan de uitbouw van een aantrekkelijk winkelconcept. De klant moet binnenstappen in een functioneel en mooi ogend interieur en een geautomatiseerd en gebruiksvriendelijk kassaprogramma moet voor een vlotte bediening zorgen. Ook de klantvriendelijkheid van goed opgeleide verkopers is essentieel.

In tweede instantie bouwt de dienst mee aan een goed gekozen en evenwichtig productassortiment, gekaderd binnen het politieke beleid van Oxfam-Wereldwinkels. Deze activiteit mag niet verward worden met de opdracht van de Marketingdienst van de CV, die instaat voor het productengamma van Oxfam Fairtrade. Er wordt niet alleen gewerkt aan een sterk en inhoudelijk basisassortiment van fairtradeproducten en -artisanaat van Magasins du Monde-Oxfam (MdMO) in de lokale wereldwinkels, maar er is ook plaats voorzien voor de occasionele verkoop van diverse solidariteitsproducten van het Solidariteitsfonds.

De Dienst Verkoop en Marketing zorgt eveneens voor de organisatie van de jaarlijkse vakbeurs voor wereldwinkeliers. Deze beurs laat de lokale wereldwinkelier en de afnemers in de groothandel proeven van nieuwe producten die te verkrijgen zijn, informeert hen over de nieuwe politieke en educatieve projecten die in de nabije toekomst zullen georganiseerd worden en laat de wereldwinkeliers ook kennismaken met de nieuwe technische winkeluitrustingen.

Om de verkoopscijfers van de lokale wereldwinkels te optimaliseren, sleutelt de Dienst Verkoop en Marketing in overleg met de diverse leveranciers en de medewerkers van de Verkoopdienst van de CV aan een uitgedokterd promotie- en advertentiebeleid. De Dienst Verkoop en Marketing stelt de productmagazines zoals de eindejaarsfolder samen, die in een grote oplage worden rondgestuurd. De dienst verzorgt tevens de redactie van de klantenkrant ‘Magazine’, met onder meer een eindejaars- en een lente-editie. Samen met de Campagnedienst staat men ook in voor de ontwikkeling van het ‘Thema in de Kijker’. Indien mogelijk wordt dat thema gekoppeld aan een product dat dan tijdelijk extra in de verf wordt gezet.

Verder wordt meegewerkt aan de organisatie van de jaarlijkse Klantendag. Dan kan het publiek in de lokale wereldwinkel kennismaken met het fairtradebeleid van Oxfam-Wereldwinkels. Voor de organisatie van dergelijke Klantendagen, maar ook voor andere activiteiten, kunnen de lokale wereldwinkels bij de dienst terecht voor servicemateriaal, zoals tenten.

Om het verkoopsbeleid van de lokale wereldwinkel ook achter de schermen te ondersteunen, zorgt de Dienst Verkoop en Marketing voor de nodige begeleiding op financieel vlak. De medewerkers van de dienst zijn niet alleen op de hoogte van de recente ontwikkelingen op vlak van de vzw-wetgeving, maar geven ook boekhoudkundig en ander financieel advies. Om op de hoogte te blijven van de financiële situatie van de lokale wereldwinkels, houdt de dienst heel wat financiële cijfers bij van de winkels. De dienst volgt ook de rechtszaak op van enkele Brabantse wereldwinkels bij de handelsrechtbank.

Om de taken op de dienst te stroomlijnen en te coördineren, overleggen de medewerkers tweemaal in de maand. Om het beleid van de dienst op een adequate manier af te stemmen op de verkoopswerking van de CV, nemen de medewerkers ook deel aan het Verkoopsoverleg. Daarnaast vergaderen ze regelmatig met de medewerkers van de Dienst In Beweging, die eveneens een belangrijke begeleidingstaak vervullen. Occasioneel nemen ze deel aan andere overlegorganen in functie van hun taken. Eén medewerker heeft de eindverantwoordelijkheid voor de verkoopskatern in de WeeWeeTelex.

Door de recente oprichting van de dienst is het archief voorlopig vrij beperkt gebleven. Er werden enkele series, dossiers en onderwerpsmappen aangelegd, maar de structuur ervan staat momenteel niet op punt omdat er nog geen concreet archiefbeleid en -reglementering uitgewerkt werden.

Het archief van de Dienst Verkoop en Marketing wordt voornamelijk bijgehouden op computer, maar daarnaast bewaren de medewerkers heel wat stukken in series, dossiers en onderwerpsmappen. Door het ontbreken van elke reglementering of eenvormigheid in het archiefbeleid gebeurt het dat stukken rond diverse thema’s zich in één map bevinden. Enkele verslagen van teamvergaderingen zitten samen met de briefwisseling over de organisatie van de promotieacties in de lokale wereldwinkels en financiële cijfergegevens van de wereldwinkels. Anderzijds kunnen ook stukken van éénzelfde serie, bijvoorbeeld de verslagen van het Teamoverleg, over meerdere mappen verspreid zitten. Per map staat wel telkens vermeld wat de precieze inhoud is zodat de stukken onmiddellijk terug te vinden zijn. Andere series en mappen bevatten dan weer uitsluitend stukken rond één thema of meerdere thema’s die wel nauw met elkaar verbonden zijn.

Ook al hebben we hier duidelijk te maken met de groeipijnen van een startende archiefproductie, toch is het – voor het verdere verloop van de archiefproductie – van belang om een aantal tips voor een betere archiefstructuur mee te geven. Deze worden behandeld wanneer we de archiefproductie van deze dienst overlopen.

Om de lokale wereldwinkel aantrekkelijk en gebruiksvriendelijk te maken voor de klant, werkt de Dienst Verkoop en Marketing aan een mooi ogend interieur en een functioneel kassaprogramma. Op de dienst staan enkele maquettes van mogelijke interieurs voor de wereldwinkels. Er bestaat een omvangrijke briefwisseling met de lokale wereldwinkels die aan een vernieuwde winkelinrichting toe zijn. Enkel de meest interessantste stukken moeten bewaard blijven, en heel wat routinebriefwisseling moet niet permanent worden bijgehouden. Daarnaast bevat het archief ook heel wat kopieën van facturen van doe-het-zelfzaken en decoratiewinkels. Die worden enkel ter informatie bijgehouden en mogen vernietigd worden van zodra ze niet meer van nut zijn omdat de originelen zich op de Dienst Financiën bevinden.

Verder bestaat er vooral heel wat papierproductie rond de ingebruikname en evaluatie van het nieuwe kassaprogramma en het gebruik van nieuwe barcodes. Handleidingen en interessante briefwisseling moeten permanent worden bijgehouden, net als de andere informatieve documenten over de gebruikte systemen. Inschrijvingsformulieren voor een demosessie van het kassaprogramma en de evaluatieformulieren ervan moeten niet permanent worden bijgehouden. Dat geldt ook voor de stukken rond veelgestelde vragen, die niet altijd van grote informatieve betekenis zijn.

Alle stukken over de herinrichting van de winkels zitten functioneel bij elkaar in een map, net als de stukken over het kassaprogramma, op uitzondering van de barcodes, die aan de map moeten worden toegevoegd.

De Dienst Verkoop en Marketing van de vzw zorgt in samenspraak met iedere wereldwinkel voor een evenwichtig assortiment van producten van Oxfam Fairtrade, maar ook van de artisanale producten van de Fair Trade Organisatie en MdMO en van solidariteitsproducten van het Solidariteitsfonds. De dienst onderhoudt regelmatig contacten met zowel de Fair Trade Organisatie, de zusterorganisatie MdMO, het Solidariteitsfonds[243] als met diverse andere organisaties zoals Greenpeace of 11.11.11. Momenteel wordt heel wat briefwisseling, maar ook veel documentatie over deze organisaties bijgehouden. Vooral de interessante briefwisseling dient permanent bewaard te blijven, net als de verslagen van overlegmomenten en informatief belangrijke documentatie. Andere, weinig informatieve documentatie komt niet voor een permanente bewaring in aanmerking. Ook het kleine krantje ‘Fair Trade Nieuws’ van de Fair Trade Organisatie moet niet in de archieven van Oxfam-Wereldwinkels bewaard worden.

Heel wat stukken met betrekking tot de contacten met leveranciers worden momenteel per leverancier bewaard in één map. Losse stukken in verband met de contacten die ergens anders in het archief van de Dienst Verkoop en Marketing voorkomen, moeten bij deze mappen worden gevoegd. Gezien de snelle aangroei van het archief zal het in de toekomst wel nodig zijn alle stukken per leverancier in afzonderlijke mappen onder te brengen.

De Dienst Verkoop en Marketing zorgt eveneens voor de organisatie van de jaarlijkse vakbeurs voor wereldwinkeliers. In de archieven van deze dienst zijn dan ook heel wat praktische organisatorische stukken terug te vinden, zoals draaiboeken en prijslijsten. Enkel de meest interessante briefwisseling moet bewaard blijven. Positief is dat de stukken in verband met de organisatie van de vakbeurs samen in één onderwerpsmap worden bewaard.

Over het promotiebeleid van de Dienst Verkoop en Marketing bestaat enkel wat inkomende briefwisseling. Ook hier moet enkel de informatief belangrijke correspondentie bewaard blijven. Verder wordt met medewerkers van de Verkoopdienst van de CV overlegd over de promotieplannen. Deze verslagen kan men permanent bijhouden. Deze stukken zitten momenteel samen in diverse mappen die ook heel wat andere stukken over uiteenlopende onderwerpen bevatten. Om de context van de archiefstukken, gebaseerd op de diverse functies en taken van de dienst, blijvend te garanderen, zouden de stukken over het promotiebeleid beter afzonderlijk bewaard worden.

De Dienst Verkoop en Marketing vormt de redactie van de klantenkrant ‘Magazine’. De verslagen van de vele redactievergaderingen moeten permanent worden bijgehouden omdat ze de werking en het beleid betreffende de verkoopswerking typeren. Verder worden ook veel briefwisseling, financiële documenten en documentatie over het klantenkrantje bijgehouden. Enkel de meest informatieve stukken, waaronder zeker de financiële stukken en briefwisseling moeten bewaard blijven. De klantenkrantjes zelf moeten niet op dienst worden bewaard. Ze maken al deel uit van het archief van de Dienst Vormgeving en Publicatie.

Om het brede publiek te laten kennismaken met het fairtradebeleid van Oxfam-Wereldwinkels, organiseren de lokale wereldwinkels jaarlijks een Klantendag. De Dienst Verkoop en Marketing helpt dit evenement mee organiseren. Om de organisatie van een dergelijk Klantendag in goede banen te leiden, heeft de dienst documentatie verzameld over gelijkaardige initiatieven van MdMO. Die moet niet permanent worden bijgehouden omdat ze niet informeert over de Klantendag van Oxfam-Wereldwinkels. Allerhande stukken met praktische informatie, zoals een lijst met de te bezoeken wereldwinkels, hebben ook geen enkele permanente waarde. Enkel de meest interessante briefwisseling en andere belangrijke documenten, zoals de evaluatieverslagen van de Klantendag, bieden veel informatie over deze Klantendag. Die stukken worden samen bewaard in één map, een systeem dat gerust kan blijven bestaan.

Voor heel wat activiteiten, maar vooral voor de organisatie van de Klantendag, kunnen lokale wereldwinkels rekenen op servicemateriaal. De Dienst Verkoop en Marketing staat in voor het beheer van dat materiaal en verzamelt daarvoor heel wat documentatie, prijsoffertes en briefwisseling van diverse ondernemingen. Verder worden ook kopieën van bestelbonnen en facturen bijgehouden. Al deze stukken hebben geen permanente informatiewaarde, misschien met uitzondering van enkele stukken interessante correspondentie en de handleiding van de gebruiksprocedure voor de lokale wereldwinkelier.

Om op de hoogte te blijven van de financiële situatie van de lokale wereldwinkels, houdt de dienst financiële cijfers bij van de winkels. De dienst volgt ook de rechtszaak op van enkele Brabantse wereldwinkels bij de handelsrechtbank. De dienst beschikt dan ook over het volledige dossier en heeft met deze wereldwinkels de problemen met betrekking tot de vennootschapsbelastingen besproken. Alle stukken moeten bewaard blijven, omdat ze een goed beeld bieden van deze taken.

De financiële informatie over de diverse wereldwinkels zit verspreid over diverse mappen. Het verdient aanbeveling om deze stukken samen te brengen in één onderwerpsmap.

Om het beleid en de taken van de eigen dienst te coördineren, organiseren de twee medewerkers tweemaal per maand een Teamoverleg. De verslagen en andere stukken daarover zitten momenteel verspreid over diverse mappen, maar zouden moeten worden samengevoegd tot één serie.

Omdat ook de Dienst In Beweging instaat voor de begeleiding van de wereldwinkeliers, wordt regelmatig met deze dienst vergaderd om het beleid op elkaar af te stemmen en om problemen te bespreken. De stukken die in verband met dat overleg worden aangelegd, moeten permanent worden bijgehouden in een aparte serie. Momenteel zitten deze stukken nog samen met andere stukken die niets met dit overleg te maken hebben.

Zoals al vermeld, wordt ook met de Verkoopdienst overleg gepleegd om het promotiebeleid, waarvoor beide diensten een gedeelde bevoegdheid hebben, te coördineren. Verslagen en randdocumenten kan men permanent op de Dienst Verkoop en Marketing van de vzw bewaren. Het verdient wel aanbeveling om de stukken rond dit overleg te bewaren in een afzonderlijke serie. Momenteel zitten ze stukken tussen andere documenten, wat het terugvinden en de interpretatie ervan niet altijd ten goede komt. De dienst houdt ook stukken bij met betrekking tot het grootverbruik, een taak van de Verkoopdienst. Deze stukken moeten dan ook niet op de Dienst Verkoop en Marketing van de vzw worden bijgehouden.

Net als andere diensten neemt de Dienst Verkoop en Marketing deel aan het Managementteam van de vzw. De verslagen en bijlagen die daarover worden bijgehouden, moeten niet permanent worden bijgehouden, want dat doet het Directiesecretariaat van de vzw al.

Eén medewerker heeft de eindverantwoordelijkheid over de verkoopskatern van de WeeWeeTelex. De dienst bewaart alle telexen, wat echter niet permanent moet gebeuren, omdat dat al gebeurt op de Dienst In Beweging.

Eén van de medewerkers heeft veel archiefstukken van zijn diverse vroegere functies meeverhuisd naar deze dienst. Dat is vanuit het oogpunt van het bestemmingsbeginsel onaanvaardbaar. Een archiefstuk wordt opgemaakt vanuit een welbepaalde taak of opdracht binnen een bepaalde dienst op een bepaald moment. De bescheiden moeten dan ook blijvend ressorteren in het archief van de dienst waar ze werden opgemaakt. Archiefbescheiden die uit het archief afgedwaald zijn, moeten bij voorkeur teruggebracht worden naar hun oorspronkelijke archief.[244]

*Beschrijving*	*Wettelijke bewaartermijn*	*Archivalische* *bewaartermijn*	*Verantwoording*
1.1. Het winkelconcept
Praktische informatie en maquettes met betrekking tot de winkelinrichting.	/	Zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	Het betreft hier heel vaak praktische informatie. Slechts de briefwisseling of evaluaties met een permanente informatiewaarde moeten bewaard blijven.
Dossier met betrekking tot de organisatie en evaluatie van het kassaprogramma voor de lokale wereldwinkels.	/	Permanent.	De stukken bieden een goed beeld van de uitwerking van het kassaprogramma.
1.2. Het productassortiment
Stukken met betrekking tot de contacten van de dienst met onder meer OFT, MdMO of het Solidariteitsfonds.	/	Idem.	De stukken bevatten belangrijke informatie over de uitbouw van het productassortiment in de lokale wereldwinkel.
Stukken met betrekking tot de organisatie en evaluatie van de vakbeurs.	/	Idem.	De verslagen en beleidsstukken met betrekking tot de organisatie en evaluatieverslagen van de vakbeurs en belangrijke informatieve briefwisseling moeten permanent worden bijgehouden. De praktische stukken over de organisatie van de vakbeurs hebben geen permanente waarde.
1.3. Het promotie- en advertentiebeleid
Inkomende briefwisseling met betrekking tot het promotiebeleid.	/	Zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 2 j.	Deze stukken bevatten weinig informatie over de werking van de dienst. Enkel die briefwisseling die wel interessante informatie bevat over de werking van de dienst, kan behouden blijven.
Stukken betreffende de organisatie van de redactie van de klantenkrant ‘Magazine’.	/	Permanent.	De verslagen van het redactieoverleg, financiële cijfergegevens en belangrijke briefwisseling bieden een goed beeld op de werking van het advertentiebeleid. Praktische stukken en onbelangrijke documentatie kan men vernietigen.
Stukken betreffende de organisatie en evaluatie van de Klantendag.	/	Idem.	De verslagen en beleidsstukken met betrekking op de organisatie en evaluatieverslagen van de Klantendag en belangrijke informatieve briefwisseling moeten permanent worden bijgehouden. Alle praktische informatie over de Klantendag en documentatie van andere organisaties, moet niet permanent worden bijgehouden
Stukken betreffende het beschikbaar stellen van servicemateriaal aan de lokale wereldwinkels.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	Ook hier betreft het vooral stukken rond de praktische organisatie. Slechts interessante correspondentie en handleidingen kunnen worden bewaard.
1.4. Financiële informatieverstrekking en begeleiding
Overzichtslijsten van de financiële situatie van de lokale wereldwinkels.	/	Permanent.	De stukken werden door de dienst zelf opgesteld en bieden een mooi overzicht.
Stukken met betrekking tot de begeleiding van enkele Brabantse wereldwinkels in een rechtszaak.	/	Idem.	De stukken geven een interessant inzicht in de taken en functies betreffende informatieverstrekking en begeleiding.
1.5. Andere
Inkomende briefwisseling met diverse vragen voor de Dienst Verkoop en Marketing.	/	Zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 2 j.	De stukken bevatten geen extra informatiewaarde over de werking en het beleid van de dienst.

*Beschrijving*	*Wettelijke bewaartermijn*	*Archivalische* *bewaartermijn*	*Verantwoording*
2.1. Deelname aan diverse overlegorganen
Agenda’s, verslagen en randdocumenten van het Teamoverleg van de Dienst Verkoop en Marketing van de vzw.	/	Permanent.	De stukken bevatten belangrijke informatie over de werking van de dienst.
Uitnodigingen, verslagen en randdocumenten van de overlegvergaderingen tussen de Dienst In Beweging en de Dienst Verkoop en Marketing vzw.	/	Idem.	De stukken tonen aan hoe diverse diensten samenwerken. Uitnodigingen mogen vernietigd worden.
Agenda’s en verslagen van de overlegvergaderingen met de Verkoopdienst van de CV.	/	Idem.	Idem.
Verslagen, uitnodigingen en bijlagen van het Managementteam van de vzw.	/	Zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 2j	Het Directiesecretariaat van de vzw houdt deze serie bij.
Stukken met betrekking tot het grootverbruik.	/	Idem.	De stukken moeten worden bijgehouden door de Verkoopdienst van de CV.
2.2. Opstellen van de verkoopskatern van de WeeWeeTelex
WeeWeeTelex.	/	Zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 2j	De Dienst In Beweging houdt deze serie volledig bij.

3. Archief dat niet thuishoort op de Dienst Verkoop en Marketing van de vzw.

De Producenten- en Studiedienst bekleedt een sleutelpositie binnen het nationaal secretariaat. De dienst vormt het scharnier tussen enerzijds het inhoudelijk politieke beleid van de vzw Oxfam-Wereldwinkels en anderzijds de commerciële activiteiten van de CVBA Oxfam Fairtrade.[245] Daarenboven maakt de werking van de Producenten- en Studiedienst deel uit van de meest fundamentele activiteiten en waarden waarvoor zowel de vzw als de CV staan.

De twee belangrijkste taken van de dienst illustreren dat heel duidelijk. Binnen de schoot van de partnerwerking worden alle beslissingen genomen in verband met de partners in het Zuiden, een cruciaal onderdeel van de filosofie en de werking van de organisatie. Ten tweede is er de Studiedienst, die nauw verbonden is met het inhoudelijke beleid van de partnerwerking. Het belang van de twee taken blijkt uit de inzet van personeelsleden. Het diensthoofd en twee medewerkers concentreren zich op de partnerwerking, terwijl een derde medewerker verantwoordelijk is voor de Studiedienst.

De partnerwerking is de centrale pijler waarrond de werking van de dienst is opgebouwd. De dienst heeft vooral een dienende rol, want de eigenlijke beslissingen worden genomen in de Partnercommissie, die de hoofdlijnen van het globale partnerbeleid uitzet. De commissie wordt samengesteld uit de stemgerechtigde leden van de Algemene Vergadering van de vzw, maar wordt wel voorbereid en geleid door de Producenten- en Studiedienst. Zo wordt de participatie van de volledige beweging in het partnerbeleid gegarandeerd.[246]

De dienst is in eerste instantie verantwoordelijk voor de uitwerking van een aantal fundamentele maar haalbare criteria die de basis vormen voor een partnersamenwerking. Niet alleen de partners zelf moeten aan een aantal criteria voldoen, maar ook de producten en de prijzen. Die criteria vragen de goedkeuring van de Partnercommissie of de Algemene Vergadering van de vzw. De criteria die gehanteerd worden, zijn gebaseerd op internationaal erkende standaarden en conventies. De ILO-conventies[247], FLO-criteria en de criteria van de IFAT- en EFTA-leden, spelen een zeer belangrijke rol.[248]

De partnerwerking van de Producenten- en Studiedienst is echter breder dan het opstellen van criteria. De dienst prospecteert de mogelijke nieuwe producenten in het Zuiden en legt contacten. Het debat over het al dan niet goedkeuren van de samenwerkingsakkoorden met nieuwe partners behoort echter tot de kerntaken van de Partnercommissie. De Producenten- en Studiedienst maakt van elke potentiële toekomstige partner een uitgebreid prospectiedossier op dat ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de commissie.[249] Hierbij aansluitend stelt de Producenten- en Studiedienst regelmatig een nieuwe informatieve Partnergids samen waarin de partners uitgebreid worden toegelicht.

Naast deze ondersteunende functie oefent Oxfam-Wereldwinkels ook een zekere opvolging en controle uit op de partners waarmee wordt samengewerkt. Niet alleen de partnercriteria moeten gewaarborgd blijven, maar ook de productkwaliteit wordt bekeken[250]. Een medewerker van de Producenten- en Studiedienst is op het nationaal secretariaat van Oxfam-Wereldwinkels aangesteld als kwaliteitsverantwoordelijke.[251] Van alle afgewerkte producten die worden aangekocht, wordt de kwaliteit gecontroleerd. Om het beleid inzake kwaliteit internationaal af te stemmen, volgt de kwaliteitsverantwoordelijke van de dienst ook de EFTA-Quality-Meetings op. Binnen de organisatie van Oxfam-Wereldwinkels wordt het kwaliteitsbeleid opgevolgd in een kwaliteitsoverleg waarin de Producenten- en Studiedienst, de Dienst Aankoop en Productie van de CV en de Marketingdienst van de CV samen de productkwaliteit bespreken.

De contacten met de partners betekenen in de eerste plaats een ondersteuning van de coöperatieven of ondernemingen in het Zuiden. Samen met andere organisaties zoals Oxfam-Solidariteit en CBI[252] stelt Oxfam-Wereldwinkels echter ook programma’s op voor partnerhulp.[253] Via projecten wordt financiële of andere steun verleend aan de lokale partners, en overstijgt men de loutere aankoop-verkooprelatie. Met de alternatieve financieringsbank Alterfin bouwt Oxfam-Wereldwinkels een systeem uit van voorfinanciering voor de partners. Door de deelname van een medewerker aan de werkgroep ‘Fair Trade Initiative’ van het Internationaal Huis[254] krijgt de voorfinanciering verder vorm.[255]

Het is een bewuste keuze geweest om de samenwerking tussen de Studiedienst en de partnerwerking te versterken. De Studiedienst werkt structureel rond een aantal kernthema’s en een aantal globale dossiers zoals het internationaal landbouwbeleid, de WTO, grondstoffen, handel, duurzame ontwikkeling en de kwestie-Palestina. Ook de rol van de overheid en de bedrijfswereld wordt geanalyseerd met betrekking tot specifieke wereldhandeldossiers.[256]

Om het studiewerk rond een aantal kernthema’s te optimaliseren, neemt de Studiedienst deel aan heel wat nationale en internationale overlegorganen. Oxfam-in-België, EFTA/NEWS! Campaign Working Group, en het internationaal Coffee Wedge Team zijn slechts enkele voorbeelden. Daarnaast wordt ook het beleid van enkele politieke partners op de voet gevolgd in verband met de thema’s waarop de Studiedienst zich concentreert.

Dat studiewerk vormt niet alleen een essentieel kader waarbinnen de partnerwerking haar eigen accenten legt[257]; vanuit een sterke dossierkennis wordt ook een belangrijke input gegeven aan de Campagnedienst. De Studiedienst ondersteunt in belangrijke mate het lobbywerk van Oxfam-Wereldwinkels. De dienst bouwt door het studiewerk ook mee aan de uitwerking van de politieke strategie van de organisatie en biedt de achtergrondinformatie voor het opzetten van campagnes en acties.[258] Met de andere diensten wordt slechts occasioneel samengewerkt.[259]

De Studiedienst neemt vanuit zijn functie deel aan het Politiek Overleg op het nationaal secretariaat. Samen met het diensthoofd van de Campagnedienst en andere medewerkers krijgt het politieke beleid van Oxfam-Wereldwinkels, uitgestippeld in de Politieke Commissie, daar concreet vorm. De Studiedienst is verantwoordelijk voor de organisatie van deze commissie. Net als de Partnercommissie wordt ze samengesteld uit stemgerechtigde leden van de Algemene Vergadering van Oxfam-Wereldwinkels.

Om het beleid van de Producenten- en Studiedienst en de taken van de diverse medewerkers op elkaar af te stemmen, wordt tweewekelijks een teamvergadering georganiseerd. Binnen de organisatie van Oxfam-Wereldwinkels neemt de dienst ook deel aan het managementoverleg van de vzw, de Algemene Vergadering van de vzw en de Raad van Bestuur. Occasioneel wordt ook aan andere interne en externe vergaderingen geparticipeerd.

Om de uitgebreide partnerwerking zo vlot mogelijk te laten verlopen, worden de taken onder de medewerkers functioneel verdeeld. Ten eerste worden de verschillende partners waarmee wordt samengewerkt of waarmee een toekomstige samenwerking aan het ontstaan is, verdeeld per continent onder de drie medewerkers (met inbegrip van het diensthoofd). Elke medewerker volgt een aantal partners op en werkt daarbij samen met EFTA en FLO. Verder bereidt elke medewerker zelf het prospectiedossier voor van de potentiële partner dat ter goedkeuring moet worden gestemd in de Partnercommissie.

Ten tweede worden specifieke taken als de kwaliteitscontrole toegekend aan één medewerker, terwijl een andere medewerker instaat voor de organisatie van de partnersteun in samenwerking met andere nationale en internationale organisaties.

Niet alle taken en functies in het kader van de partnerwerking worden functioneel verdeeld onder de diverse medewerkers. Het opstellen van de partnercriteria, de organisatie van de Partnercommissie en het samenstellen van de partnergids komt niet aan één medewerker toe. Samenwerking is op die terreinen een vereiste.

Op de Studiedienst werkt maar één medewerker. Zij draagt op de dienst dan ook de volledige verantwoordelijkheid. De taken van deze medewerker werden hierboven al voldoende toegelicht. Enkel voor de opvolging van het beleid van de politieke partners rond enkele belangrijke thema’s stelt het diensthoofd zich verantwoordelijk.

De dienst heeft twee kernfuncties waarrond de volledige werking zich concentreert. De archiefproductie van de dienst kan men dan ook duidelijk kaderen binnen deze functies en taken. Ook de werkorganisatie van de verschillende taken heeft zijn invloed op het archiefbeheer van de dienst.

Om de lijst archieven niet onnodig lang en onoverzichtelijk te laten worden, worden hieronder enkel de meest significante series, dossiers en onderwerpsmappen die duidelijk de kernwerking van de dienst weergeven, belicht. De volledige lijst wordt in een overzichtelijk schema weergegeven in de selectielijst achteraan dit hoofdstuk.

In eerste instantie worden de verschillende series, dossiers en onderwerpsmappen besproken die gegroeid zijn uit de partnerwerking en vervolgens diegene die werden aangelegd door de medewerker van de Studiedienst.

De Producenten- en Studiedienst heeft net als de andere diensten geen begrotingspost voor archiefbeheer. Enige vorm van reglementering voor het beheer van het dynamisch en statisch archief ontbreekt.

De vier medewerkers van de dienst hebben wel enkele afspraken gemaakt om het archiefbeheer enigszins te stroomlijnen, maar toch moet opgemerkt worden dat er verschillende methodes naast elkaar blijven bestaan. Deze manier van werken vloeit voort uit de opdeling van functies en taken onder de medewerkers. Iedere medewerker bouwt het partnerbeleid uit binnen een eigen specifiek werkveld. Hechte samenwerking is niet altijd vereist. Iedere medewerker is vertrouwd met zijn eigen archieven, gebruikt eigen archiefmethodes zonder rekening te houden met een logische structuur voor andere medewerkers.

Hierdoor komt men tot de situatie die nu op de dienst bestaat: iedere medewerker gebruikt zijn eigen werkmethode, maar het archief is ontoegankelijk voor anderen. Omdat de medewerkers niet vertrouwd zijn met andermans archief en omdat er geen enkele reglementering wordt opgesteld over wie wat gaat bijhouden, komt men ook heel vaak stukken over hetzelfde onderwerp tegen bij diverse medewerkers. Ook de naamgeving van de mappen loopt heel vaak fout.

Sommige medewerkers proberen in een kalme werkperiode de zaken wat op orde te stellen en een aantal archieven correct te ordenen, maar deze nobele inspanningen zijn helaas onvoldoende om de controle over het volledige archief te behouden. Wanneer de medewerkers intern enige reglementering proberen door te voeren, is niet iedereen geneigd om snel van het eigen systeem af te stappen en zo blijft uiteindelijk alles bij het oude.

De Producenten- en Studiedienst mag het partnerbeleid niet alleen beslissen. De band met het beleid van de organisatie en de brede achterban van wereldwinkels moet behouden blijven. De belangrijke beslissingen over de partnerwerking worden dan ook genomen in een meer representatief orgaan, de Partnercommissie. De Producenten- en Studiedienst bereidt de vergaderingen voor en voert de beslissingen van de Partnercommissie uit.

De uitnodigingen, verslagen, randdocumenten en briefwisseling in dat verband worden volledig en correct bijgehouden door de dienst. Deze serie moet dan ook integraal en permanent bewaard blijven. Niettegenstaande deze serie centraal op de dienst wordt bijgehouden, hebben de meeste medewerkers hun eigen versie, die zeker niet permanent moet worden bijgehouden.

Voor het opstellen van de partnercriteria hanteert de Producenten- en Studiedienst de internationale normen en criteria die worden opgesteld door het FLO, het IFAT, of die gebruikt door de andere eerlijkehandelsorganisaties.

De dienst bewaart enkele dossiers met verslagen van de conferenties van IFAT en andere informatieve stukken van het FLO in verband met de partnercriteria. Marc Bontemps, de voormalige directeur van Oxfam-Wereldwinkels vzw, of Leo Gheysels, het diensthoofd van de dienst, wonen de conferenties van IFAT bij. Deze stukken zijn interessant om permanent te bewaren omdat ze de basis zijn geweest voor het opstellen van de eigen criteria inzake partnerwerking.

Andere stukken, niet afkomstig van het FLO of IFAT maar die ook van invloed zijn geweest op het opstellen van de eigen partnercriteria, moeten zeker bewaard blijven. Het verdient aanbeveling om deze stukken samen te bewaren per organisatie in één serie.

De verschillende medewerkers gaan potentiële partners prospecteren. Daarbij wordt niet alleen contact opgenomen met deze producenten, waardoor een uitgebreide briefwisseling ontstaat, de medewerker verzamelt dan ook veel informatie over de werking van het bedrijfje of de coöperatieve in kwestie. Deze informatie loopt uiteen van jaarverslagen van de organisatie over informatie van andere ngo’s of eerlijkehandelsorganisaties tot krantenknipsels. Briefwisseling en informatie die worden verzameld over een producent, al dan niet een toekomstige partner, worden samen bewaard in een prospectiedossier.

Wordt de producent die men een tijdje heeft geprospecteerd effectief een partner waarmee wordt samengewerkt, wordt het prospectiedossier dat inmiddels werd aangelegd de basis voor het opvolgingsdossier. Wanneer de geprospecteerde producent geen effectieve partner wordt, dan gaat het prospectiedossier naar het archief.

Iedere medewerker houdt de verschillende prospecten bij zich op het bureau. De ordening van de verschillende prospectiedossiers en de naamgeving van de mappen loopt sterk uiteen. Niet alleen verschilt de aanpak van de verschillende medewerkers, maar ook de individuele medewerker werkt niet altijd op een eenduidige manier. Er bestaat op de dienst geen beleid of reglementering om het archiefbeleid inzake de prospectiedossiers in goede banen te leiden. Ook de ordening binnenin het dossier gebeurt niet op een systematische manier. Briefwisseling en documentatie zitten steevast door elkaar. Dit ordeningsprobleem zou kunnen opgelost worden door een aantal duidelijke richtlijnen op te stellen en die door iedereen te laten toepassen. De dossiers kunnen intern gemakkelijk op een meer eenduidige manier worden gerangschikt door briefwisseling, documentatie en andere stukken telkens gescheiden in het prospectiedossier bij te houden.

Het volledige prospectiedossier dient bewaard te blijven. Ook al worden sommige geprospecteerde producenten nooit effectieve partners, toch zijn deze dossiers een belangrijke informatiebron om het beleid van Oxfam-Wereldwinkels op het vlak van de partnerwerking te kunnen inschatten. Zowel de briefwisseling als de documentatie wordt opgesteld en verzameld met betrekking tot de uitvoering van de taak. Het spreekt voor zich dat enkel de briefwisseling waarvan de inhoud essentiële informatie bevat, bewaard dient te blijven. Dezelfde opmerking geldt ook voor de verzamelde documentatie. Enkel de meest belangrijke informatie, zoals reisverslagen van een medewerker van Oxfam-Wereldwinkels, jaarverslagen van de producent en andere hoogwaardige informatiestukken, moet permanent worden bijgehouden.

Verder verdient het ook aanbeveling om de prospectiedossiers, vooraleer ze naar het archief verhuizen, te schonen. In de meeste dossiers, en dit geldt voor bijna alle diensten, zitten heel wat dubbels, witte bladen, plastiek mapjes, kladnotities, begeleidende briefwisseling en andere stukken die niet in de dossiers moeten blijven.

Van prospecten die voldoen aan de vooropgestelde criteria en die kans maken om een effectieve partner te worden, wordt een publicatie met de naam ‘Dossier’ opgemaakt. Deze mogen niet verward worden met de prospectie- en opvolgingsdossiers. De ‘Dossiers’ worden samen chronologisch bewaard in één serie, waarvan de ordening en de naamgeving correct is. De serie moet permanent bewaard blijven.

Omdat de Producenten- en Studiedienst instaat voor de directe contacten met de partners en door zijn functie ook over veel inhoudelijke informatie over de individuele partner beschikt, stelt de dienst ook de Partnergids op. Deze gids wordt echter niet structureel bijgehouden. Slechts enkele oude en recente exemplaren worden er bewaard. Deze situatie zou moeten veranderen want op grond van het principe van het bestemmingsbeginsel zou de dienst de Partnergids moeten bijhouden. Anderzijds kan men er ook voor kiezen, wegens de algemene informatiewaarde voor de volledige vzw, deze Partnergidsen bij te houden in het archief van de Directeur van de vzw. De partnergids is ook informatief van grote waarde omdat hij op verschillende momenten doorheen de tijd een goed beeld schetst van de partners waarmee wordt samengewerkt.

De prospectiedossiers vormen de basis voor de opvolgingsdossiers die worden aangelegd als de producent een effectieve partner wordt. De inhoud van de dossiers verschilt weinig tussen de opvolging van rechtstreekse partners en de opvolging van onrechtstreekse partners. Beide bevatten een uitgebreide briefwisseling met de partner in het Zuiden en, wanneer het een onrechtstreekse partner betreft, ook veel correspondentie met eerlijkehandelsorganisaties die het product aan Oxfam Fairtrade doorverkopen. Verder bevat het opvolgingsdossier ook jaarverslagen, activiteitenverslagen, reisverslagen en andere uiteenlopende documentatie die de dienst toegezonden krijgt van de partner. De dossiers van de partners waarvan rechtstreeks wordt geïmporteerd, bevatten ook samenwerkingsakkoorden en contracten. Enkel de samenwerkingsakkoorden of -contracten, belangrijke briefwisseling en de documentatie met een sterke informatiewaarde moeten permanent bewaard blijven. Oninteressante documentatie die geen informatieve meerwaarde biedt over de partners waarmee men handel drijft, kan men beter vernietigen wanneer de stukken niet langer van nut zijn voor de werking van de dienst. De opvolgingsdossiers verdienen eveneens een grondige schoning.

De ordening van de opvolgingsdossiers verloopt eenduidiger. Meestal wordt er per partner één dossier aangelegd. Alle dossiers worden alfabetisch geordend. De interne ordening per dossier vertoont echter dezelfde problemen als de serie prospectiedossiers. Briefwisseling, contracten - als die aanwezig zijn - en documentatie zitten steevast volledig door elkaar. Dit ordeningsprobleem kan tevens op een gelijkaardige manier worden opgelost door de briefwisseling, contracten, documentatie en andere stukken in het dossier gescheiden te houden.

Om de partners efficiënt te kunnen opvolgen, contacteert de Producenten- en Studiedienst soms plaatselijke vertrouwenspersonen die de partners in hun nabije omgeving opvolgen. Op de dienst worden diverse dossiers bijgehouden met briefwisseling met deze private personen in onder meer Cuba en India. Naast veel briefwisseling bevatten de dossiers heel wat documentatie, waaronder verslagen van bezoeken. De dossiers moeten blijvend bewaard worden omdat ze aantonen hoe Oxfam-Wereldwinkels haar partners ter plaatse controleert. Een grondige schoning en selectie van alle onbelangrijke stukken is echter noodzakelijk. De interne ordening van het dossier kampt ook hier met het probleem dat briefwisseling en documentatie door elkaar zitten. Dit probleem kan op dezelfde manier als bij de prospectie- en opvolgingsdossiers worden opgelost.

Het diensthoofd zetelt in naam van Oxfam-Wereldwinkels in de internationale ‘Monitoring Working Group’ van EFTA. Deze vergadering probeert de samenwerking met en de controle op de partners in goede banen te leiden en op elkaar af te stemmen.

De verslagen en bijlagen van deze internationale vergadering maken de kern uit van deze serie en zijn interessant om blijvend te bewaren. Hetzelfde geldt voor de interessante briefwisseling. Ook hier zijn een betere ordening en schoning aan de orde.

Het opvolgen en bewaken van de kwaliteit van de producten die worden aangekocht behoort tot het takenpakket van één van de medewerkers van de Producenten- en Studiedienst. Deze persoon moet in eerste instantie op de hoogte blijven van de algemene kwaliteitsnormen.

Per product dat men controleert, wordt een onderwerpsmap bijgehouden. Die bevat stukken rond de wetgeving in verband met kwaliteitsnormen, informatie over labo-onderzoeken en de kwaliteitsgegevens waaraan het aangekochte product moet voldoen. Deze onderwerpsmappen bieden een interessante blik op de wettelijke kwaliteitsverplichtingen waaraan producten moeten voldoen.

In tweede instantie laat men regelmatig laboratoriumtesten uitvoeren op de producten die worden aangekocht. De resultaten van deze testen worden geordend per product maar vormen samen één serie. Naast de testen zitten er ook een aantal stukken documentatie bij die eigenlijk in de reeks onderwerpsmappen thuishoren. Hoewel deze serie een heus wetenschapsarchief is, is ze van weinig informatief belang. Wetenschappelijk onderzoek behoort niet tot de kern van de activiteiten van de organisatie en de testen vormen dan ook geen essentiële meerwaarde voor de geschiedenis van het bedrijf.

Om de kwaliteitseisen die Oxfam-Wereldwinkels vooropstelt en de controles die ze laat uitvoeren, af te stemmen op die van andere EFTA-leden, neemt de kwaliteitsverantwoordelijke in naam van Oxfam-Wereldwinkels deel aan de EFTA-Quality-Meetings. De notulen van deze vergaderingen zijn een belangrijke informatiebron voor de taken van de kwaliteitsverantwoordelijke en mogen niet vernietigd worden. Deze medewerker is ook verantwoordelijk voor de organisatie van het kwaliteitsoverleg op het nationaal secretariaat van Oxfam-Wereldwinkels. Daarvan moet men de notulen blijvend bewaren, wat momenteel niet op een consequente manier gebeurt.

Samen met andere nationale en internationale organisaties steunt Oxfam-Wereldwinkels verschillende projecten, of zet ze deze op met als doel steun te verlenen aan de lokale partners. De dienst houdt in het kader van dergelijke projecten niet alleen contact met de partners zelf, er wordt ook regelmatig samengewerkt met nationale zusterorganisaties zoals Oxfam-Solidariteit of Magasins du Monde-Oxfam en internationale organisaties zoals het IRFT[260].

De briefwisseling met de individuele partners, reisverslagen van de medewerkers en documentatie rond het project worden momenteel bijgehouden in de dossiers van de individuele partners. Deze stukken bieden een goed beeld van de diverse projecten die voor de partners worden georganiseerd en kunnen dan ook, mits een doorgedreven schoning, bewaard blijven. Toch zijn er enige bedenkingen bij de archivering van de stukken. Ze komen nu terecht in de opvolgingsdossiers van de partners, maar zitten los tussen alle andere stukken met betrekking tot de controle van de partners. Dat systeem valt niet langer na te volgen (cf. infra).

Voor de organisatie en uitwerking van de diverse projecten wordt vaak samengewerkt met collega-organisaties in binnen- en buitenland. Deze samenwerking laat flink wat briefwisseling, verslagen van overlegmomenten en allerhande documentatie na. De stukken zouden zeker en vast bewaard moeten blijven omdat ze van grote informatieve waarde zijn voor de werking van de dienst. Toch dient ook hier sterk geselecteerd te worden. Heel wat dubbels mogen verwijderd worden. De oninteressante briefwisseling, de jaarverslagen van de organisaties waarmee men samenwerkt en alle andere onbelangrijke informatie moeten niet bewaard blijven. De stukken met betrekking tot de contacten met de collega-organisaties worden echter niet in de individuele partnerdossiers bijgehouden, maar zitten zonder logische ordening verspreid over meerdere mappen bij diverse medewerkers op de dienst.

Op dit moment bewaart men dus, in het kader van éénzelfde project, stukken met betrekking tot de contacten met de partners en met betrekking tot de contacten met collega-organisaties afzonderlijk. Deze methode vergroot in sterke mate de complexiteit van het archief. De noodzakelijke contextinformatie voor een optimale interpretatie van stukken gaat in beide gevallen grotendeels verloren. Het is aan te bevelen om alle stukken die verband houden met het opzetten, het uitwerken en de evaluatie van een project samen in één projectdossier te bewaren. De verschillende projectdossiers moeten worden samengehouden in één serie.

Oxfam-Wereldwinkels probeert samen met onder meer de alternatieve financieringsbank Alterfin de producten die men afneemt van de partners snel te betalen met het systeem van voorfinanciering. Alle financiële stukken zijn terug te vinden bij de Dienst Financiën. Bij de Producenten- en Studiedienst bevindt zich vooral de correspondentie met Alterfin.

De correspondentie bevat heel wat brieven zonder belangrijke informatieve waarde. Ze zijn opgesteld met het oog op de praktische en functionele afhandeling van de voorfinanciering. Deze stukken hebben dan ook geen blijvende betekenis. Enkel die briefwisseling met een grote informatieve waarde, waaruit bijvoorbeeld het samenwerkingsbeleid duidelijk naar voor komt, moet zeker en vast bewaard blijven.

Een medewerker van de Producenten- en Studiedienst neemt ook deel aan de vergaderingen van het Fair Trade Initiative van het Internationaal Huis. Deze werkgroep zorgt eveneens voor de organisatie van de voorfinanciering van producenten in het Zuiden. De agenda’s, verslagen, randdocumenten en briefwisseling die in die context zijn ontstaan, moeten zeker bewaard blijven, omdat ze belangrijke inlichtingen bevatten over de werking en organisatie van de voorfinanciering van de partners. Deze serie moet men echter correct en volledig bijhouden, wat nu niet altijd het geval is.

De Studiedienst heeft niet alleen binnen de organisatie van de Producenten- en Studiedienst, maar ook binnen de volledige organisatie van Oxfam-Wereldwinkels een apart statuut. De Studiedienst levert informatie over een aantal kernthema’s die vooral voor de Campagnedienst en de Producenten- en Studiedienst de basis vormen voor het uit te stippelen beleid.

Het hoofd van de Producenten- en Studiedienst, dat in feite niet verantwoordelijk is voor de Studiedienst, concentreert zich op één aspect van het studiewerk. Hij verzamelt informatie en documentatie rond onder meer de internationale bananenpolitiek, de suikerhandel of arbeidsrechten en de visie hierop van een aantal politieke partners. Daarnaast wordt over een aantal landen uit het Zuiden politieke, economische en sociale informatie verzameld.

De Studiedienst heeft niet alleen een eigen bibliotheek met boeken en tijdschriften, maar verzamelt veel informatie en documentatie die per thema worden samengevoegd in een onderwerpsmap. Alle informatie die de Studiedienst verzamelt, moet actueel zijn, want met verouderde informatie kan niet veel aangevangen worden. Daarenboven wordt niet alle verzamelde informatie gebruikt voor het campagne- of lobbywerk. Men kan zich dan ook de vraag stellen of alle informatie die de Studiedienst verzamelt, permanent bijgehouden moet worden. Het kan niet de bedoeling zijn dat documentatie de schaarse ruimte in het archief inpalmt.

Een oplossing voor het probleem is de overdracht van het materiaal naar de materialenbank op de Dienst In Beweging, waar het ten dienste wordt gesteld van de wereldwinkeliers en alle medewerkers van het nationaal secretariaat. Deze materialenbank kan op zijn beurt uitgebouwd worden tot een centrale en permanente documentatiedienst, met daaraan gekoppeld een centrale bibliotheek waarin alle boeken en tijdschriften kunnen worden ondergebracht en waar ze voor het volledige nationale secretariaat beschikbaar zijn. Deze piste werd al aangekaart in het theoretische hoofdstuk.

Met de kennis die de medewerker van de Studiedienst bezit, neemt zij in naam van Oxfam-Wereldwinkels deel aan verschillende nationale en internationale vergaderingen over de specifieke kernthema’s waarover de Studiedienst informatie verzamelt. Deze deelname verhoogt bovendien nog de kennis over deze thema’s. Verschillende van deze vergaderingen werden al bijgewoond door voorgangers. De briefwisseling, verslagen en randdocumenten die voortvloeien uit vergaderingen en seminaries zoals het Coffee Wedge Team, en de werkgroep ‘Landbouw’ van VODO moeten uiteraard permanent worden bijgehouden omdat ze informeren over de deelname aan externe vergaderingen en daardoor een goed beeld geven van het beleid van de Studiedienst en Oxfam-Wereldwinkels in het algemeen. Dit gebeurt nog niet structureel. In eerste instantie worden niet alle verslagen en bijlagen bijgehouden. Daarbij komt dat de verslagen van een vergadering, opgevolgd door een voorganger en de huidige medewerker geen serie vormen. Deze laatste houdt de verslagen bij in een hangmap tussen alle andere documentatiemappen, terwijl de verslagen van de voorganger in archiefdozen zitten. Een oplossing hiervoor is een meer structurele en seriematige aanpak van de archiefstukken. Alle stukken met betrekking tot één vergadering, zowel gevolgd door de voorganger als de huidige Studiedienstmedewerker, moeten samen één geheel vormen.

De Studiedienst leidt de Politieke Commissie, die het politiek beleid van Oxfam-Wereldwinkels coördineert. De medewerker neemt ook op permanente basis deel aan het Politiek Overleg op het nationaal secretariaat. Meerdere medewerkers van de dienst houden op dat gebied briefwisseling, verslagen en randdocumenten bij. Deze series moeten centraal en volledig op de Studiedienst worden bijgehouden en niet occasioneel bij meerdere individuele medewerkers.

De Studiedienst heeft ook regelmatig stukken verzameld van campagne- en lobbydossiers die, in het kader van het studiewerk, verzameld werden. Het betreft onder meer het lobbydossier van Douwe Egberts, dossiers over voedingsmagnaten als Nestlé, Kraft Foods en Starbucks en de Palestinacampagne. De medewerker van de Studiedienst heeft zelf niet meegewerkt aan deze lobbytaken, ze leverde enkel belangrijke achtergrondinformatie. In eerste instantie moet worden nagegaan of deze stukken ook terug te vinden zijn in de archieven van de Campagnedienst. Indien het om originele stukken gaat, horen ze niet thuis tussen de documentatiemappen van de Studiedienst, waar ze momenteel bewaard worden, maar moeten ze toegevoegd worden aan het lobby- of campagnedossier. Gaat het om dubbels, dan kunnen deze stukken toch tussen de documentatiemappen bewaard worden en vernietigd worden van zodra ze niet meer van nut zijn voor de werking van de dienst.

Niet alle archief dat momenteel op de Studiedienst aanwezig is, behoort uitsluitend toe aan de dienst. Vlak voor de herstructurering van het nationaal secretariaat van Oxfam-Wereldwinkels werd de functie van lobbyist, die destijds ook verantwoordelijk was voor de Studiedienst, uitgesplitst in twee functies: de lobbyist en een medewerker verantwoordelijk voor het studiewerk. Heel wat lobbyarchief van de vroegere lobbyist bevindt zich momenteel op de Studiedienst en niet op de Campagnedienst waaronder ook de huidige lobbyist ressorteert. Een groot deel van het archief bevindt zich dus eigenlijk op de verkeerde dienst. Deze situatie is op zich niet zo erg wanneer de stukken later in de archiefruimte bij de juiste archiefvormer worden ondergebracht.

Het betreft onder meer lobbydossiers in verband met de Europese bananen- en cacaopolitiek, het internationale koffieakkoord en het lokaal, nationaal en internationaal fairtradebeleid. Al deze dossiers bevatten briefwisseling met overheden en andere groepen waarmee wordt gelobbyd, en standpunten van de diverse partijen. Deze lobbydossiers moeten zeker worden bijgehouden. Enkel dubbels, kladnotities, en briefwisseling en documentatie zonder een permanente meerwaarde voor het dossier moeten niet bewaard blijven.

Vaak zijn de lobbydossiers niet opgeslagen als een geordend geheel. Van meerdere lobbydossiers zijn stukken terug te vinden in archiefdozen, terwijl andere dan weer in de hangmappen zitten. Stukken die betrekking hebben op een bepaald lobbydossier moeten worden samengebracht. Alle relevante stukken die werden opgemaakt of ontvangen ten gevolge van het lobbywerk, moeten uit de hangmappen worden gehaald.

Om het beleid van de Producenten- en Studiedienst te coördineren, wordt tweewekelijks een teamvergadering georganiseerd. De diverse medewerkers houden elk afzonderlijk agenda’s, uitnodigingen, verslagen en randdocumenten bij, maar een centrale serie die alle stukken correct bewaard, bestaat niet. Slechts één versie moet correct en permanent worden bijgehouden, alle andere versies kunnen vernietigd worden van zodra ze niet meer van nut zijn voor de individuele medewerker.

Daarnaast participeert de Producenten- en Studiedienst in tal van interne overlegorganen. De dienst neemt deel aan het Managementteam van de vzw en het diensthoofd neemt deel aan de Algemene Vergadering en aan de Raad van Beheer. De agenda’s, verslagen, randdocumenten en briefwisseling daarrond worden meerdere keren bijgehouden op de dienst. Toch moeten al deze verslagen niet permanent worden bewaard, want dat gebeurt al op directieniveau. Ze kunnen dan ook vernietigd worden van zodra ze niet meer van nut zijn voor de dienst of de individuele medewerker. Slechts indien op de stukken nota’s zijn aangebracht die van bijzonder belangrijke waarde zijn voor de interpretatie ervan, moeten ze bewaard blijven.

Occasioneel wordt ook deelgenomen aan andere vergaderingen, al dan niet van permanente aard. De stukken hieromtrent moeten slechts uitzonderlijk permanent bewaard blijven omdat in de meeste gevallen een andere dienst de leiding heeft over de vergaderingen. Als voorbeeld gelden de verslagen van de PPC-Food-vergaderingen van het EFTA, die de Dienst Aankoop en Productie bijhoudt.

*Beschrijving*	*Wettelijk bewaartermijn*	*Archivalische* *bewaartermijn*	*Verantwoording*
1.1. Organisatie van de Partnercommissie.
Verslagen en randdocumenten van de Partnercommissie.	/	Permanent.	Deze serie bevat essentiële informatie over het partnerbeleid van Oxfam-Wereldwinkels. De Producenten- en Studiedienst organiseert deze vergaderingen.
1.2. Opstellen van de partnercriteria.
Verslagen en randdocumenten van vergaderingen van het FLO in verband met het opstellen van partnercriteria.	/	Idem.	Deze verslagen en contacten met het FLO zijn van belang geweest voor het opstellen van de eigen partnercriteria.
Verslagen, briefwisseling en randdocumenten van de IFAT-vergaderingen .	/	Idem.	Idem.
1.3. Prospectie van nieuwe partners.
Prospectiedossiers van mogelijke toekomstige partners.	/	Idem.	Deze dossiers zijn een belangrijke informatiebron voor het beleid van Oxfam-Wereldwinkels inzake partnerwerking.
Reeks gepubliceerde ‘Dossiers’ goedgekeurd door de Partnercommissie.	/	Idem.	Idem.
1.4. Opstellen van de Partnergids.
Reeks gepubliceerde Partnergidsen.	/	Idem.	Deze publicaties bieden een duidelijk overzicht van de partners waarmee doorheen de jaren werd samengewerkt.
1.5. Opvolging van de partners.
Opvolgingsdossiers van rechtstreekse partners.	/	Idem.	De opvolging van de directe of indirecte partners is een belangrijk onderdeel van de partnerwerking. De dossiers zijn daarbij een rijke informatiebron.
Opvolgingsdossiers van onrechtstreekse partners.	/	Permanent.	De opvolging van de directe of indirecte partners is een belangrijk onderdeel van de partnerwerking. De dossiers zijn daarbij een rijke informatiebron.
Dossiers van lokale contactpersonen met betrekking tot de opvolging van de partners.	/	Idem.	De samenwerking met lokale contactpersonen inzake opvolging van de lokale partners biedt een goed beeld van de uitvoering van de partnerwerking.
Verslagen en randdocumenten van de Monitoring Working Group van EFTA.	/	Idem.	Deze serie geeft interessante informatie over het beleid van de EFTA-leden inzake opvolging en controle van de partners. Dit beleid is ook van belang voor de partnerwerking van Oxfam-Wereldwinkels.
1.6. Kwaliteitscontrole van de aangekochte producten.
Serie laboratoriumtesten op de verhandelde producten.	/	Zolang deze van nut zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 10 j.	Deze labotesten zijn geen essentiële informatiebron om het beleid later te kunnen reconstrueren.
Stukken met betrekking tot de algemene technische productkennis en de kwaliteitscontrole van de producten.	/	Permanent.	De stukken bieden een goed overzicht van de algemene productkwaliteit en de technische specificiteiten waaraan deze moeten voldoen.
Verslagen en randdocumenten van het interne kwaliteitsoverleg.	/	Idem.	Deze stukken bieden een uitgelezen kijk op het kwaliteitsbeleid van Oxfam-Wereldwinkels.
1.7. De organisatie van partnerhulp
Dossiers betreffende de organisatie, uitwerking en evaluatie van partnerhulp.	/	Idem.	De stukken bieden een interessant beeld van de organisatie en uitwerking van de hulp aan de partners waarmee wordt samengewerkt.
1.8. Organisatie van de alternatieve voorfinanciering.
Dossier betreffende contacten met de alternatieve financieringsbank Alterfin.	/	Idem.	Het dossier biedt een goed inzicht in de organisatie van de voorfinanciering van de partners.
Verslagen en randdocumenten van de werkgroep ‘Fair Trade Initiative’ van het Internationaal Huis (MINTH).	/	Permanent.	Het dossier biedt een goed inzicht in de organisatie van de voorfinanciering van de partners.

*Beschrijving*	*Wettelijke bewaartermijn*	*Archivalische* *bewaartermijn*	*Verantwoording*
2.1. Opbouw van dossierkennis rond een aantal specifieke thema’s.
Documentatiemappen rond de kernthema’s van het studiewerk.	/	Zolang deze van nut kunnen zijn voor de dienst. Voorstel: 10 j	De documentatie rond het landbouwbeleid, grondstoffen, maar ook stukken over de politieke partners, hebben geen permanente informatiewaarde.
Reeks boeken en tijdschriften die verband houden met het studiewerk.	/	Idem.	Boeken en tijdschriften moeten worden ondergebracht in de bibliotheek van het nationaal secretariaat.
Reeks beeldmateriaal.	/	Permanent.	Het betreft extern beeldmateriaal over Oxfam-Wereldwinkels, dat een aanzienlijke informatiewaarde heeft en permanent bewaard kan blijven.
Verslagen en briefwisseling van de vergaderingen van de werkgroep ‘Landbouw’ van het Vlaams overleg voor Duurzame ontwikkeling (VODO).	/	Idem.	De stukken bevatten interessante informatie over de werking van de Studiedienst en Oxfam-Wereldwinkels in het algemeen.
Verslagen, briefwisseling en randdocumenten van de Coffee Wedge-vergaderingen.	/	Idem.	Idem.
Verslagen, briefwisseling en randdocumenten van de vergaderingen van de Oxfam International Trade Campaign.	/	Idem.	Idem.
Verslagen, briefwisseling en randdocumenten van een koffieseminarie.	/	Idem.	Dit seminarie betrekking heeft op het campagnewerk. Deze map moet dan ook bewaard worden in het archief van de Campagnedienst.
2.2. Organisatie en bijwonen van interne overlegorganen om het studiewerk te integreren in het politieke beleid van Oxfam-Wereldwinkels.
Agenda’s, verslagen, randdocumenten en briefwisseling van de Politieke Commissie.	/	Permanent.	De Studiedienst heeft de leiding over de Politieke Commissie, een belangrijk beslissingsorgaan inzake het politieke beleid van Oxfam-Wereldwinkels. De serie biedt dan ook heel wat belangrijke informatie over dat beleid.
Verslagen en randdocumenten van het Politiek Overleg.	/	Permanent of zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	Deze serie moet correct en volledig worden bijgehouden op de Campagnedienst, waarvan het diensthoofd de leiding heeft over dit overleg. Dat gebeurt op dit moment echter niet. Daarom moeten verslagen, briefwisseling en randdocumenten de ontbrekende stukken op de Campagnedienst aanvullen.
2.3. Meewerken aan de uitbouw van het lobby- en campagnewerk.
Lobbydossiers met beperkte participatie van de Studiedienst.	/	Permanent of zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 10 j.	Permanent indien de stukken niet terug te vinden zijn op de Campagnedienst.
Campagnedossiers met beperkte participatie van de Studiedienst.		Permanent.	De stukken moeten worden bewaard in de archieven van de Campagnedienst.

*Beschrijving*	*Wettelijke bewaartermijn*	*Archivalische* *bewaartermijn*	*Verantwoording*
3.1. Deelname aan interne en externe overlegorganen.
Agenda’s, verslagen, randdocumenten van de teamvergadering van de Producenten- en Studiedienst.	/	Idem.	De stukken bieden veel informatie over het beleid en de concrete werking van de dienst.
Agenda’s, verslagen, randdocumenten van de Algemene Vergadering van de vzw.	/	Zolang deze van nut kunnen zijn voor de dienst. Voorstel: 5 j.	Deze serie wordt permanent bijgehouden door het Directiesecretariaat van de vzw.
Agenda’s, verslagen, randdocumenten van de Raad van Bestuur van de vzw.	5 jaar na de opheffing van de vennootschap.	Idem.	Art. 195 §1 1° van het Wetboek van Vennootschappen. De CV en de vzw delen immers de Raad van Bestuur. De stukken worden permanent bijgehouden door het Directiesecretariaat van de vzw..
Agenda’s, verslagen, randdocumenten van het Managementteam van de vzw.	/	Idem.	Idem.
Agenda’s, verslagen, randdocumenten van het Managementteam van de CV.	/	Idem.	Deze serie wordt bijgehouden door het Directiesecretariaat van de CV.
Verslagen, briefwisseling en randdocumenten met betrekking tot de occasionele deelname aan interne overlegorganen.	/	Permanent of zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	Deze stukken worden veelal permanent bijgehouden op andere diensten binnen het nationaal secretariaat. Indien dat niet zo is, moet men toch overwegen deze stukken permanent bij te houden.
Verslagen, briefwisseling en randdocumenten met betrekking tot de occasionele deelname aan externe overlegorganen.	/	Idem.	Idem.

[187] Sn., Oxfam-Wereldwinkels. Wat, waarom, wie en hoe?..., pp.3-6.

[188] Sn., Vacature Directeur vzw, R-document 03-08, 14 februari 2003; BONTEMPS (M.), MATHEUSEN (F.), Een hertekend nationaal secretariaat…, p. 10.

[189] Max Havelaar is een Europese keurmerkorganisatie voor eerlijke handel. www.maxhavelaar.be (Laatst geraadpleegd op 24 juli 2004).

[190] De European Fair Trade Association (EFTA) een vereniging van elf eerlijke handelsorganisaties uit negen Europese landen. Ze bundelen hun krachten om ondermeer gemeenschappelijk goederen aan te kopen, handel- en partnercriteria voorop te stellen. www.eftafairtrade.org/efta.asp (Laatst geraadpleegd op 25 juli 2004).

[191] De International Federation for Alternative Trade (IFAT) is een wereldwijde organisatie met meer dan tweehonderd leden uit vijfenvijftig landen. Zowel de eerlijkehandelsorganisaties als de effectieve partners uit het Zuiden waarmee handel wordt gedreven zijn erbij aangesloten. www.ifat.org/whatisifat.html (Laatst geraadpleegd op 25 juli 2004).

[192] De Raad van Bestuur van de vzw is ook de Raad van Bestuur van de CV. Volgens het Wetboek van Vennootschappen moeten de notulen van de Raad van Bestuur tot vijf jaar na de opheffing van de vennootschap worden bewaard. Art. 195 §1 1° van het Wetboek van Vennootschappen (BS, 06/08/1999).

[193] Wat de vzw-wetgeving betreft moeten de statuten, de notulen van de Algemene Vergaderingen en de notulen van de Raad van Bestuur niet wettelijk bewaard blijven. Toch raden diverse auteurs aan om de stukken toch bij te houden tot vijf jaar na de opheffing van de vzw.

www.uitdemarge.be/intern/modules.php?name=News&file=article&sid=18 (Laatst geraadpleegd op 25 juli 2004).

[194] Toch verdient het aanbeveling om deze stukken met een pak aan belangrijke informatie per type document afzonderlijk in de archieven van de directie te bewaren.

[195] FLO (Fairtrade Labeling Organisations) is een wereldwijde koepel van 18 fairtradekeurmerkorganisaties waaronder Max Havelaar. De koepel stelt, in samenspraak met haar leden, onder meer criteria op waaraan handelspartners uit het Zuiden moeten voldoen opdat hun producten een keurmerk zouden verkrijgen. Daarbij doen ze ook aan monitoring en controle van de partners en producten. www.fairtrade.net (Geraadpleegd op 14 april 2004).

[196] BONTEMPS (M.), MATHEUSEN (F.), Een hertekend nationaal secretariaat…, p.3; Sn., Functiekaart voor de Campagnedienst, DGIS/03-07, p.1.

[197] Sn., Functiekaart voor de Campagnedienst.., p. 6.

[198] Sn., Functiekaart Peter situatie najaar 2003, p. 1.

[199] Idem.

[200] Sn., Functiekaart voor de Campagnedienst…, p. 3.

[201] DE GENDT (L.), JESPERS (G.), op.cit., pp.54–55.

[202] Ibid., pp. 55.

[203] Kleur Bekennen kadert in een samenwerking van de Belgische Technische Coöperatie met het Ministerie van Ontwikkelingssamenwerking, DGIS, de Vlaamse provincies, de Vlaamse Gemeenschapscommissie en talrijke ngo’ s en educatieve organisaties. Ook Oxfam-Wereldwinkels werk hieraan mee. www.kleurbekennen.be (Laatst geraadpleegd op 25 juli 2004).

[204] Sn., Functiekaart voor de Campagnedienst, p.3.

[205] Idem.

[206] Coprogram is de Vlaamse federatie van ngo's voor ontwikkelingssamenwerking. Ngo's bundelen hun krachten in koepels (11.11.11 voor de Vlaamse ngo's en CNCD voor de Franstalige ngo's) en federaties (Coprogram voor de Vlaamse ngo's en Acodev voor de Franstalige ngo's). De federaties verdedigen de belangen van de ngo's zelf, werken aan kwaliteit en onderhandelen over bestuurlijke aspecten. (Bron: www.coprogram.be (Laatst geraadpleegd op 24 juli 2004))

[207] Sn., Functiekaart voor de Campagnedienst, , p.3

[208] Het Netwerk Bewust Verbruiken is een informatie- en actienetwerk dat mens- en milieubewust verbruiken wil stimuleren in Vlaanderen. Het werd door een groot aantal consumenten-, derdewereld- en milieuorganisaties midden 1998 opgericht om een antwoord te bieden op de stijgende interesse in duurzame consumptie. www.bewustverbruiken.org (Laatst geraadpleegd op 24 juli 2004).

[209] Sn., Functiekaart voor de Campagnedienst, pp. 3-4.

[210] Ibid., p. 2.

[211] Sn., Functiekaart voor de Campagnedienst, p. 4.

[212] Idem; Sn., Functiekaart Anke, p. 1; Sn., Vacature Lobbyistdiensthoofd Campagnedienst, p. 1

[213] COPPENS (H.), op.cit., pp.137-140.

[214] BOUDREZ (F.), Duurzame magnetische dragers. Digitaal Archiveren: richtlijn en advies nr. 6, www.antwerpen.be/david/website (Laatst geraadpleegd op 1 mei 2004) , pp.3-4.

[215] DEN TEULING (A.J.M.), Archiefvorming, in: VAN GIESSEL (A.), Archiefbeheer in de Praktijk, pp.0500-6 tot 0500-6a; COPPENS (H.), op.cit., p.108.

[216] Globelink is een organisatie waar jongeren ijveren voor een duurzame en rechtvaardige wereld. Globelink, dat enkele jaren geleden werd opgestart, groeide uit meerdere jongerenorganisaties waaronder Oxfam-Wereldwinkels-Jongeren (de Jong-vzw). www.globelink.be (Laatst geraadpleegd op 24 juli 2004.).

[217] Het NCOS (Nationaal Commissariaat voor de Ontwikkelingssamenwerking) is opgevolgd door het huidige 11.11.11.

[218] JESPERS (G.), DE GENDT (L.), op.cit., pp.18-20.; VANDENBROUCKE (J.), Ondertussen schommelde de koffieprijs…, pp.7-19.

[219] Sn., Een boontje voor de strijd…, p. 20.

[220] Ibid., pp. 20-22.

[221] Sn. Oxfam-Wereldwinkels. Wat, waarom, wie en hoe?..., p.6.

[222] Afdeling Wereldwinkelnetwerk, Doel van de afdeling Wereldwinkelnetwerk. Omkadering van de functiekaarten, 24 oktober 2000 (Archieven Personeelsdienst. Serie Functiekaarten).

[223] JESPERS (G.), DE GENDT (L.), op.cit., pp.18, 51.

[224] Ibid., p.27, 51.

[225] Ibid., p.24.

[226] Ibid., p.51.

[227] Ibid., p.23, 58; JESPERS (G.) ,Functiekaart Syntia Van Erdeghem, 10 oktober 2003, p.1.

[228] JESPERS (G.), DE GENDT (L.) op.cit., p.18. Alle functiekaarten van de medewerkers van de Dienst In Beweging beschrijven uitgebreid deze begeleidende taak.

[229] Ibid., pp.52-53.

[230] Ibid., p.53.

[231] Ibid., p.19; JESPERS (G.), SIECKELINCK (S.), Functiekaart Jongerenwerker-Groepsbegeleider, 13 november 2003.

[232] JESPERS (G.), Functiekaart Syntia Van Erdeghem.

[233] JESPERS (G.), Functiekaart Lies De Gendt 2003-2004, 2003, 3p.; JESPERS (G.), Functiekaart Marleen Dierickx, 26 juni 2003, 4p..

[234] JESPERS (G.), Functiekaart Karin Hanus, 24 juni 2003, 4p.; JESPERS (G.), Functiekaart Lies De Gendt 2003-2004.

[235] De Week van de vrijwilliger is een week vol activiteiten die bedoeld zijn om vrijwilligers eens extra in de bloemetjes te zetten en om het vrijwilligerswerk te promoten bij sympathisanten.

[236] De Wereldwinkeldag wordt jaarlijks georganiseerd. Het is een soort congres waar medewerkers van het nationaal secretariaat, wereldwinkeliers en sympathisanten elkaar ontmoeten. Op deze wereldwinkeldag discussieert men heel vaak over thema’s als de maatschappijvisie. Sn., Een boontje voor de strijd…, p.13.

[237] JESPERS (G.), DE GENDT (L.), op.cit., p.14; JESPERS (G.), SIECKELINCK (S.), Functiekaart Jongerenwerker-Groepsbegeleider.

[238] Deze Commissie is samengesteld uit jonge vrijwilligers en twee medewerkers van het nationaal secretariaat.

[239] NEWS! is de koepelorganisatie van Europese wereldwinkels. Niet alleen de wereldwinkels van de Oxfam-familie zijn bij NEWS! aangesloten. Ook de heel wat andere, kleinere en meer onafhankelijke wereldwinkels maken deel uit van NEWS!. www.worldshops.org (Laatst geraadpleegd op 27 juli 2004).

[240] JESPERS (G.), Functiekaart Karin Hanus.

[241] De huidige Dienst In Beweging en de Dienst Verkoop en Marketing van de vzw vormden vóór mei 2003 één geheel.

[242] Sn., Functiekaart Verkoop en Marketing vzw, p.1; DE GENDT (L.), JESPERS (G.), op.cit., pp.19-26.

[243] Het solidariteitsfonds is een dochterorganisatie van Oxfam-Solidariteit.

[244] COPPENS (H.), op.cit., pp.118-119.

[245] Sn., Verslag herstructureringsinfo Partners&Productie, 2 december 2003, p.2.

[246] GHEYSELS (L.), Functieomschrijving Partnercommissie, 21 januari 2004. www.oww.be/beweging/documents/doc1378_1doc (Geraadpleegd op 26 juli 2004))

[247] International Labour Organization.

[248] Sn., Partnerwerking. Een vernieuwende aanpak, www.oww.be/beweging/documents/doc1357, p.4. (Geraadpleegd op 26 juli 2004).

[249] Idem.

[250] Sn., Verslag herstructureringsinfo Partners&Productie, p.1.

[251] GHEYSELS (L.), Functiekaart Elke Van Lerberghe, 18 september 2002, p.1. Deze functie past in feite niet in het takenpakket van de Producenten- en Studiedienst, maar eerder in het takenpakket van de Dienst Aankoop en Productie. Dat deze taak toch wordt waargenomen door een medewerker van de Producenten- en Studiedienst kent een historische reden. Vóór de aanzienlijke herstructurering van Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade, werkte de huidige Producenten- en Studiedienst samen met de huidige Dienst Aankoop en Productie. De medewerker die toen voor de kwaliteitscontrole instond, werkt is bij de Producten- en Studiedienst. Toch is de medewerker deze taak blijven uitoefenen.

[252] The Centre for the Promotion of Imports from developing countries gebruikt nog het oude letterwoord CBI, hoewel deze afkorting niet langer klopt. De organisatie steunt projecten om de productkwaliteit te verbeteren. www.cbi.nl (Laatst geraadpleegd op 27 juli 2004).

[253] GHEYSELS (L.), Functiekaart Leo Gheysels, 16 september 2002, p.2.

[254] Het MINTH (Maison International / Internationaal Huis) probeert als forum voor ontmoeting en debat een breed publiek te sensibiliseren voor de Noord-Zuidverhoudingen en de internationale samenwerking. (Bron: www.annoncerlacouleur.be/nl/minth/minth1.htm (Laatst geraadpleegd op 25 juli 2004).

[255] Deze werkgroep zorgt ook voor de organisatie van de voorfinanciering van producenten in het Zuiden. www.annoncerlacouleur.be/fr/fairtrade/fairtrade6.htm (Laatst geraadpleegd op 25 juli 2004)

[256] TRIO (W.), Voorstel taakverdeling/functiekaart beleidsmedewerkers voor de periode tot 30 juni 2003, 11 september 2002, pp.1-2.

[257] BONTEMPS (M.), MATHEUSEN (F.), Een hertekend nationaal secretariaat, p.4.

[258] TRIO (W.), op.cit., pp.1-2.

[259] Idem.

[260] IRFT (International Resources for Fairer Trade), is een Indiase organisatie die ondermeer leningen en hulp voorziet voor de opstart en/of uitbouw kleinere ondernemingen in het land. www.irft.org (Laatst geraadpleegd op 24 juli 2004).

*Beschrijving*	*Wettelijk bewaartermijn*	*Archivalische* *bewaartermijn*	*Verantwoording*
2.1. Lobbyen
Lobbydossiers.	/	Permanent.	Deze stukken bieden een goed beeld van het lobbywerk van Oxfam-Wereldwinkels.
2.2. Documentatiemateriaal voor het lobbywerk
Reeks onderwerpsmappen ter ondersteuning van het lobby- en campagnewerk.	/	Zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 10 j.	Het betreft hier een aantal documentatiemappen voor campagnes en lobbywerk. Deze mappen moeten eigenlijk worden bewaard door de Producenten- en Studiedienst.
Documentatie betreffende acties en lobbywerk van andere ngo’s.	/	Zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j	De stukken hebben geen enkele permanente informatiewaarde voor de werking van Oxfam-Wereldwinkels.

*Beschrijving*	*Wettelijke bewaartermijn*	*Archivalische* *bewaartermijn*	*Verantwoording*
Diverse interne beleidsdocumenten van Oxfam-Wereldwinkels.	/	Zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De informatie wordt bijgehouden op de respectieve diensten.
Functiekaarten van de medewerkers.	/	Permanent.	Deze stukken moeten door hun informatiewaarde zeker permanent worden bijgehouden, en bij voorkeur op de Personeelsdienst. Dit gebeurt er momenteel echter niet op een structurele manier.
Kopieën van facturen en bestelbonnen.		Zolang ze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 1 j.	De originele bestelbonnen en facturen zijn terug te vinden op de Dienst Financiën.

*Beschrijving*	*Wettelijke bewaartermijn*	*Archivalische* *bewaartermijn*	*Verantwoording*
4.1. De partnerwerking.
Stukken over het algemene beleid, organisatie en werking van Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade.	/	Zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	Deze stukken, vaak van uiteenlopende aard, worden door andere diensten op een meer structurele manier en in functie van hun taken bijgehouden.
Warenkennisgids.	/	Zolang deze van nut kunnen zijn voor de werking van de dienst. Voorstel: 5 j.	De stukken moeten worden bijgehouden door de Marketingdienst van de CV of door het Directiesecretariaat van de CV.
Documentatiemap over duurzaam reizen.	/	Idem.	‘Duurzaam reizen’ is een actie die werd gevoerd door de Campagnedienst samen met andere organisaties. Het archief moet dan ook integraal worden bijgehouden door de Campagnedienst.
4.2. De Studiedienst.
Serie platformteksten ondertekend door Oxfam-Wereldwinkels.	/	Permanent.	Deze serie biedt erg belangrijke informatie over het beleid van Oxfam-Wereldwinkels.
Stukken betreffende gegeven presentaties in opdracht van de Wereldwinkeluniversiteit.	/	Idem.	De stukken moeten bewaard blijven in de dossiers met betrekking tot de vormingsthema’s voor wereldwinkeliers op de Dienst In Beweging.