Probleemstelling

In België heeft de archiefwereld lange tijd vooral oog gehad voor overheidsarchieven.[1] Dat kwam onder meer tot uitdrukking in de Belgische archiefwetgeving van 1955, die bepaalde dat de bescheiden van de rechtbanken van de rechterlijke macht, de Raad van State, de rijksbesturen en de provincies verplicht in het Rijksarchief in een geordende en toegankelijke staat moesten worden neergelegd. Ook de gemeenten en de openbare instellingen kunnen hun archieven ouder dan honderd jaar op het Rijksarchief neerleggen, met een verplichting voor de gemeenten die de gemeentewet niet correct naleven.[2]

In tegenstelling tot de archiefwetgeving in diverse Zuid-Europese landen[3] worden de ‘private’ archieven[4] in België niet geviseerd.[5] Een permanente bewaring van deze vaak interessante archieven is niet verplicht, ook al bieden ze een enorm interessante invalshoek op een maatschappij en haar verleden[6]. Het economisch en sociaal weefsel, in de vorm van ondernemingen en het maatschappelijk middenveld, zijn niet alleen een essentieel onderdeel van een samenleving, ze bepalen ook in zeer sterke mate het uitzicht ervan.[7] De laatste decennia is de archiefwereld zich echter steeds meer bewust geworden van het belang van deze rijke bronnen. Private archiefinstellingen zoals het Amsab - Instituut voor Sociale Geschiedenis, het KADOC of het Liberaal Archief probeerden in eerste instantie te redden wat er nog te redden was, en trachten nu ook actief de sporen van de maatschappelijke activiteit in de bedrijfswereld en het zogenaamde middenveld veilig te stellen[8]. De archiefwetgeving is echter nog steeds niet aangepast, waardoor archivarissen over geen enkele dwingende macht beschikken om private archieven te laten neerleggen in de Rijksarchieven of de private archiefinstellingen.[9]

De afwezigheid van enige wettelijke verplichting, met uitzondering van een aantal wettelijk opgelegde bewaartermijnen, maar ook de vaak allesoverheersende primaire aandacht binnen een onderneming of organisatie voor de eigen kerntaken, hebben veelal gezorgd voor een relatieve ongevoeligheid voor een uitgewerkt archiefbeleid.[10] Heel wat ondernemingen en andere organisaties hebben zich dan ook lange tijd weinig bekommerd om een systematische en gecentraliseerde aanpak van zowel hun dynamisch als hun statisch archief.[11]

Met de evolutie naar een tertiaire samenleving, de kennismaatschappij en de welvaartsstaat zijn de interacties tussen organisaties en de informatie-uitwisseling echter sterk toegenomen. Door de snelle technologische evolutie ontstonden uitgebreide mogelijkheden om snel documenten te creëren en te reproduceren. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering van de administraties hebben vandaag de dag geleid tot een ingewikkeld hybride systeem waardoor het beheer van documenten er de laatste decennia niet makkelijker op is geworden.[12] Wanneer de individuele medewerker binnen een organisatie zonder centraal archiefbeleid zelf kan of moet beslissen wat wel en niet bewaard blijft of hoe en waar de archieven worden bijgehouden, heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een onderneming.[13] Een niet-gesystematiseerd archiefbeleid veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archiefmateriaal, maar leidt evengoed tot het ongecontroleerde verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken.[14]

Toch hebben organisaties en bedrijven alle belang bij een goed gestructureerd en centraal gecoördineerd archiefbeheer. Archiefdocumenten vormen namelijk, zowel in de dynamische als tijdens de statische fase, de basis voor alle bedrijfsprocessen binnen een onderneming of organisatie. Door hun primaire informatiewaarde zijn ze van essentieel belang bij het nemen van beslissingen of bij het uitstippelen van het toekomstige beleid. Daarnaast zijn de archieven belangrijk verantwoordings-, rechts- en bewijsmateriaal van alle gevoerde activiteiten tegenover derden. Het hoeft dan ook geen betoog dat zowel het dynamisch als het statisch archief van een onderneming of instelling intens gebruikt wordt. Tot slot, maar niet minder belangrijk, bezitten de archieven van deze private instellingen ook een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak[15]. Ze vormen niet alleen de basis voor de geschiedenis van het bedrijf zelf, maar zijn vaak ook een bredere maatschappelijke getuigenis.[16]

Het nationaal secretariaat van de vzw Oxfam-Wereldwinkels en de CV Oxfam Fairtrade is een goed voorbeeld van deze problematiek. Oxfam-Wereldwinkels ontstond in de jaren ’70 als een nieuwe sociale beweging die via politieke actie en het voeren van een eerlijke handel ijverde voor een rechtvaardige wereld.[17] De organisatie is sindsdien sterk gegroeid en heeft meerdere structuurveranderingen doorgemaakt, onder meer op vlak van het juridisch statuut.[18] Het bedrijf heeft echter nooit echt werk gemaakt van een gecentraliseerd archiefbeleid, waardoor het sinds enkele jaren geconfronteerd wordt met de hierboven geschetste problemen. Als geëngageerde ngo tracht de organisatie bovendien via een samenwerkingsakkoord met het Amsab – Instituut voor Sociale Geschiedenis te garanderen dat haar archieven omwille van de historische waarde van de activiteiten bewaard blijven.

In het verleden heeft de organisatie al geprobeerd om een efficiënt en centraal gestuurd archiefbeleid te voeren. Het archief werd immers te omvangrijk en was door het gebrek aan structuur moeilijk toegankelijk. Aan de hand van enkele interne richtlijnen, gesteund door de directie, probeerde men het beheer van het dynamisch en statisch archief beter te structureren, maar de resultaten waren pover. Ook het Amsab-ISG trok vorig jaar aan de alarmbel toen bleek dat de statische archieven die het nationaal secretariaat van Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade had neergelegd, door dit ongestructureerd archiefbeleid zelfs niet voor inventarisering vatbaar waren. Om een verdere samenwerking met het nationaal secretariaat van Oxfam-Wereldwinkels en Oxfam Fairtrade mogelijk te maken, stelde het Amsab-ISG voor om onder begeleiding van het Amsab-ISG werk te maken van een goed centraal archiefbeleid. Het nationaal secretariaat stemde onmiddellijk in met dit voorstel. Het is in deze context dat deze scriptie tot stand gekomen is.

Na overleg met de betrokken partijen werd ervoor geopteerd om de opdracht te concentreren op het dynamisch documentbeheer binnen het nationaal secretariaat. Het snel kunnen terugvinden van de stukken is voor een vlotte werking van de organisatie of onderneming immers van essentieel belang, en is bovendien aanzienlijk kostenbesparend op het vlak van archiefruimte en opzoektijd.[19] Bovendien is het een opstap naar een goed statisch archief. Een eerste belangrijke stap om wegwijs te raken in de massa’s papier en de vele computerbestanden is de regelmatige en grondige selectie en vernietiging van alle archiefstukken met een geringe administratieve en juridische waarde die niet of niet langer gebonden zijn aan wettelijke bewaartermijnen.[20] Daarnaast is ook het regelmatige schonen van het archief belangrijk. Door deze processen slinkt de omvang van het archief, bevat het archief enkel nog essentiële archiefstukken met een hoge informatiegraad en vergemakkelijkt tot slot de overdracht naar een archiefinstelling.

Na een eerste studie van het nationaal secretariaat van de vzw Oxfam-Wereldwinkels en de CV Oxfam Fairtrade bleek dat het opstellen van een selectielijst voor elke dienst op het nationaal secretariaat de beste resultaten zou opleveren om aan de eisen voor een beter toegankelijk, minder omvangrijk en beter overdraagbaar archief te voldoen.

De selectielijst kan men het best omschrijven als een ‘staat van categorieën archiefbescheiden en archiefbestanddelen die voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komen, voorafgegaan door een verantwoording, onder opgave van de termijnen na het verstrijken waarvan de vernietiging wel of niet mag plaatsvinden’[21]. De selectielijst kan het best worden gehanteerd als een handleiding. Vooraleer men effectief overgaat tot de selectie en vernietiging, voert men beter een extra controle uit, waardoor extra rekening wordt gehouden met de specificiteit van het archief.[22]

In het eerste deel van deze eindverhandeling wordt in een eerste hoofdstuk stilgestaan bij de diverse theoretische invalshoeken om de archiefselectie van een overheidsinstelling, een bedrijf of een andere organisatie te benaderen. De voor- en nadelen van de verschillende aanpakken worden tegenover elkaar afgewogen. Rekening houdend met de specificiteit van het bestudeerde archief wordt vervolgens de meest adequate selectiemethode verder toegelicht. Ook de specifieke werkmethode die werd gehanteerd tijdens het onderzoek, wordt besproken.

In een tweede hoofdstuk wordt uitgebreid ingegaan op de geschiedenis en de organisatiestructuur van zowel de vzw Oxfam-Wereldwinkels als de CV Oxfam Fairtrade. Beide elementen vormen bij het opzetten van een selectielijst een belangrijke parameter om de lijst functioneel en overzichtelijk te houden.[23]

Het derde en laatste hoofdstuk van het eerste deel van deze eindverhandeling worden tot slot een aantal vaak voorkomende problemen op een rijtje gezet waarmee alle diensten op het nationaal secretariaat te kampen hebben. Voor elk van deze problemen wordt getracht een aantal duidelijk aanbevelingen te formuleren die passen binnen het archiefbeheer van de CV en de vzw.

In het tweede deel van de eindverhandeling wordt telkens per hoofdstuk één dienst van het nationaal secretariaat besproken. In een korte inleiding raken we kort de historische en functionele plaats van de dienst binnen de organisatie aan en overlopen we in grote lijnen het takenpakket, de personeelssterkte en de taakverdeling. In een eerste paragraaf worden vervolgens meer in detail de taken en functies besproken, een vereiste om de verschillende series en onderwerpsmappen te kunnen situeren binnen de werking van de dienst.[24] In tweede instantie wordt per taak en functie van deze dienst de archiefvorming overlopen. Telkens wordt vermeld wat al dan niet in aanmerking komt voor een permanente bewaring. Indien de stukken niet permanent dienen te worden bijgehouden, wordt de administratieve bewaartermijn er telkens duidelijk bij vermeld. Tot slot wordt aan het eind van elk hoofdstuk een overzichtelijke schematische selectielijst opgesteld die nogmaals alle bewaartermijnen van de archieven per dienst vermeldt.