Bijlagen

Bijlage 1: gehanteerde vragenlijst

Dit interview kadert binnen een onderzoek naar het uitbesteden van HR-activiteiten bij private organisaties met hoofdzetel en/of vestiging(en) in Vlaanderen. Er wordt onderzocht waarom en in welke mate organisaties aan HR outsourcing doen, of waarom juist niet.

Bij de aanvang worden een aantal organisatiekenmerken onderzocht die eventueel een invloed kunnen hebben op de beslissing tot uitbesteden. Het is gebaseerd op eerder empirisch onderzoek rond HR outsourcing.

Vervolgens gaan we dieper in op het beleid rond HR outsourcing binnen het bedrijf.

Onderstaande vragenlijst is een indicatie van de aspecten die zullen behandeld worden. Op bepaalde aspecten kan, via bijkomende vragen, dieper worden ingegaan.

I. Organisatiekenmerken op HR gebied

1. Bedrijfsspecifieke HR processen (idiosyncrasie)?

Ja

Neen

2. Heeft dit kenmerk een invloed op de beslissing tot uitbesteden van HR-activiteiten?

Ja

Neen

3. Strategische betrokkenheid van HR?

Hoog

Laag

4. Heeft dit kenmerk een invloed op de beslissing tot uitbesteden van HR-activiteiten?

Ja

Neen

5. Wat is de functie van de HR afdeling binnen de organisatie?

Eerder sturend

Eerder ondersteunend

6. Heeft dit kenmerk een invloed op de beslissing tot uitbesteden van HR-activiteiten?

Ja

Neen

7. Mogelijkheid tot outsourcing eventueel verhinderd door ontastbare kennis? (tacit knowledge)

Ja

Neen

8. Heeft dit kenmerk een invloed op de beslissing tot uitbesteden van HR-activiteiten?

Ja

Neen

9. Zijn er doorgroeimogelijkheden / verhoogd personeelsverloop?

Ja

Neen

10. Heeft dit kenmerk een invloed op de beslissing tot uitbesteden van HR-activiteiten?

Ja

Neen

11. Onzekerheid mbt de toekomst: worden er grote schommelingen verwacht?

Ja

Neen

12. Heeft dit kenmerk een invloed op de beslissing tot uitbesteden van HR-activiteiten?

Ja

Neen

13. Zijn de lonen gemiddeld hoger of lager dan de lonen van concurrenten binnen de sector?

Hoger

Gemiddeld

Lager

14. Heeft dit kenmerk een invloed op de beslissing tot uitbesteden van HR-activiteiten?

Ja

Neen

15. Bent u op de hoogte van het HR outsourcing gedrag van de concurrerende organisaties?

Ja

Neen

16. Welke oorsprong hebben deze concurrerende organisaties?

Enkel Belgische oorsprong

Enkel Europese oorsprong

Wereldwijde oorsprong

17. Heeft het HR beleid van de concurrerende organisaties een invloed op de beslissing tot uitbesteden van HR-activiteiten?

Ja

Neen

18. Zijn er nog andere kenmerken waarop de beslissing tot HR outsourcing werd gebaseerd?

19. Welk organisatiekenmerk geeft de doorslag bij het al dan niet uitbesteden van HR-activiteiten?

II. Outsourcing kenmerken van de onderneming

20. Besteedt de onderneming bepaalde activiteiten uit? (algemeen, incl. HR)

Ja

Neen

21. Zo ja, in welke mate? (percentage)

22. Besteedt de onderneming bepaalde HR-activiteiten uit?

Ja

Neen

23. Zo ja, in welke mate? (percentage)

24. Welke van onderstaande activiteiten worden uitbesteed?

Employee assistance: Registratie, payroll, info en advies, etc.

Benefits: Extra-legale voordelen: verzekering, wagen, GSM, etc.

Employee training/education: Training en opleiding

Management development: Bijsturen van de managementcompetenties

Legal affairs: Opvolgen wet: arbeidscontracten, nieuwe regelgeving, etc.

Recruitement: Rekrutering

HR Information System: Ontwikkeling, implementering en onderhoud van HRIS

Compensation: Uitbetaling van werknemers

Affirmative action: Beleid specifiek voor vrouwen, allochtonen, gehandicapten

Competency assessment: Assessment

Employee record keeping: Databasebeheer

Organization development: Structuur van de organisatie aanpassen

Selection: Selectie van kandidaten

Career planning: Opvolgen en sturen van loopbanen

Union relations: Vakbondscontacten en -onderhandelingen

Organization design: Ontwikkelen van de structuur in functie van doelstellingen

Performance apparaisal: Prestatiebeoordeling

Strategic planning: Strategische planning

HR planning: HR Planning

25. Indien het HR Informatiesysteem wordt uitbesteed, van welk aard is het?

Standaardpakket

Gecustomiseerd pakket

26. Gebeurt de HR outsourcing bij één externe partner, of zijn er contracten afgesloten met meerdere organisaties?

Éen externe partner

Meerdere externe partners

27a. Indien er met meerdere externe partners wordt samengewerkt: welk motief schuilt hierachter?

Specialisatie

Diversificatie

Ander:

27b. Indien er met meerdere externe partners wordt samengewerkt: hoeveel zijn dit er?

28. Heeft de organisatie reeds bepaalde slechte ervaringen gehad bij samenwerking met een externe partner?

Ja

Neen

29a. Indien ja, van welke aard waren deze problemen?

Hogere prijs dan overeengekomen

Lagere kwaliteit dan overeengekomen

Andere:

29b. Indien ja, hoe vaak doen dergelijke problemen zich voor?

30. Hoe worden de resultaten gemeten? Heeft u hierbij problemen ervaren?

31. Wordt er gewerkt met standaardcontracten bij HR outsourcing?

Ja

Neen

Niet van toepassing

32. Is de opvolging van een contract een intensieve bezigheid? Hoe vaak gebeurt er communicatie met een partner?

Dagelijks

Wekelijks

Maandelijks

Jaarlijks

33. Welke zijn de ervaren voordelen?

Tijdswinst (focus op kernactiviteiten)

Kostenbesparing

Flexibiliteit (golven opvangen)

Expertise van de externe partner

Nieuwe ideeën en benaderingen van buiten de bedrijfsmuren

Andere:

34. Welke zijn de ervaren nadelen?

Hogere kostprijs dan verwacht

Meer tijd en kennis dan verwacht

Opportunistisch gedrag: lagere kwaliteit, hogere prijs, etc.

Voldoet niet aan de vooropgestelde eisen

Blootstelling aan risico’s (specifieke investeringen, gevoelige informatie, etc.)

Minder controle, verhoogde afhankelijkheid

Negatieve impact op de bedrijfscultuur

Andere:

35. Indien de organisatie aan HR outsourcing doet: zou de organisatie het opnieuw doen mocht ze de kans krijgen opnieuw te beginnen?

36. Doen zich volgens u bepaalde trends voor binnen HR BPO?

37. Wat verwacht u hieromtrent naar de toekomst toe? Zal het fenomeen zich verder uitbreiden?

III. Classificatie van de onderneming

38. Identificatie:

Naam Bedrijf:

Adres:

Activiteit:

Contactpersoon:

Functie:

Realia: Tel:

E-mail:

39. Hoeveel mensen worden tewerkgesteld binnen de onderneming?

40. Hoeveel bedraagt de omzet?

41. Hoeveel bedraagt het balanstotaal?

IV. Aanvullingen, bijkomende informatie, opmerkingen

Bijlage 2: gecontacteerde bedrijven

Via diepte-interview:

1. Barco N.V.

Adres: President Kennedypark , 8500 Kortrijk

Activiteit: beeldvormingtechnologie

Aantal medewerkers: 4400 (Groep)

Contactpersoon: Donald Defoort

Functie: President HR & Corporate affairs

Gesprek: vrijdag 18 februari 2005

2. Volvo Cars N.V.

Adres: J. Kennedylaan 25, 9000 Gent

Activiteit: automobielassemblage

Aantal medewerkers: 5500 (enkel Vlaanderen)

Contactpersoon: Katrien Ally

Functie: HR Manager

Gesprek: vrijdag 25 februari 2005

3. Bekaert N.V.

Adres: Bekaertstraat 2, 8550 Zwevegem

Activiteit: staaldraad

Aantal medewerkers: 17000 (incl. Joint ventures); 11000 (excl. Joint ventures)

Contactpersoon: Joris De Snoeck

Functie: Group Manager Training & Development

Gesprek: vrijdag 4 maart 2005

4. Elanco Confectiebedrijven N.V.

Adres: Hogenhovenstraat 51-53, 8700 Aarsele

Activiteit: confectie

Aantal medewerkers: 40

Contactpersoon: Peter Haenebalcke

Functie: Zaakvoerder

Gesprek: vrijdag 4 maart 2005

5. Cobelguard N.V.

Adres: Albert Brachetlaan 22, 1020 Brussel

Activiteit: statische bewaking en toezicht

Aantal medewerkers: 600

Contactpersoon: Jeroen Vermeire

Functie: HR Director

Gesprek: vrijdag 4 maart 2005

6. Lannoo N.V.

Adres: Kasteelstraat 97, 8700 Tielt

Activiteit: uitgeverij

Aantal medewerkers: 155

Contactpersoon: Fleur Braekevelt

Functie: HR Manager

Gesprek: vrijdag 18 maart 2005

7. Injextru Plastics N.V.

Adres: Szamotulystraat 15, 8700 Tielt

Activiteit: kunststofprofielen

Aantal medewerkers: 80

Contactpersoon: Ivan Lowie

Functie: HR Manager

Gesprek: vrijdag 18 maart 2005

8. Roularta Media Group N.V.

Adres: Meiboomlaan 33, 8800 Roeselare

Activiteit: media

Aantal medewerkers: 3000 (incl. Joint ventures), 1800 (excl. Joint ventures)

Contactpersoon: Kathy Corneillie

Functie: Stafmedewerker Human Resources

Gesprek: vrijdag 11 maart 2005

9. Vabor N.V.

Adres: Ruisbroekdorp 40, 2870 Ruisbroek-Puurs

Activiteit: metaalconstructie

Aantal medewerkers: 30

Contactpersoon: Paul Mortier

Functie: Managing Director

Gesprek: donderdag 9 september 2004

Via e-mail:

10. Deceuninck N.V.

Adres: Bruggesteenweg 164, 8830 Hooglede-Gits

Activiteit: PVC-constructies

Aantal medewerkers: 2900

Contactpersoon: François De Landsheer

Functie: Corporate Human Resources

E-mail: francois.de_landsheer@deceuninck.com

11. Promedia N.V.

Adres: De Keyserlei 5, 2018 Antwerpen

Activiteit: media

Aantal medewerkers: 700

Contactpersoon: Bram De Pooter

Functie: HR Coördinator

E-mail: bram.depooter@promedia.be

12. Balta N.V.

Adres: Wakkensteenweg 2, 8710 Sint-Baafs-Vijve

Activiteit: vloer- en muurbekleding

Aantal medewerkers: 3500 (Groep)

Contactpersoon: Carine Rommens

Functie: Personeelsverantwoordelijke (Dienst Mens & Organisatie)

E-mail: carine.rommens@baltagroup.com

13. 3M Belgium N.V.

Adres: Hermeslaan 7, 1831 Diegem

Activiteit: Innovatie in technologie op diversie gebieden

Aantal medewerkers: 310 (enkel Vlaanderen)

Contactpersoon: Gerlinde De Meulenaer

Functie: Site HR manager

E-mail: gdemeulenaer1@mmm.com

14. Makro N.V.

Adres: Bisschoppenhoflaan 643, 2100 Deurne

Activiteit: distributie

Aantal medewerkers: 3600 (enkel België)

Contactpersoon: Lieven Vandendriessche

Functie: Learning & Development manager

E-mail: lieven.vandendriessche@makro.be

Andere:

15. Unilin N.V.

Adres: Ooigemstraat 3 – 8710 Wielsbeke

Activiteit: hout- en vlasspaanplaten

Aantal medewerkers: 1600 (Groep)

Contactpersoon: Dirk Van De Maele

Functie: HR manager

E-mail: info@unilin.com

Bron: “West @ Work. Voor en door bedrijvige mensen”, WTV, zondag 27 maart 2005

Bijlage 3: mate waarin HR-activiteiten worden uitbesteed

In welke mate worden welke HR-activiteiten uitbesteed?

Onderstaande tabel geeft de percentages weer van de respondenten die de opgesomde HR activiteit helemaal niet, deels of volledig uitbesteden (cijfers voor 2001).

(Bron: E.E. Lawler en S. Mohrman (2003) Creating a Strategic Human Resouces Organization, Palo Alto: Stanford University Press.)

Bijlage 4: belang van de personeelsafdeling

“Is er een personeelsafdeling binnen uw onderneming?”

(Uit: Human Resources management in België, Randstad Belgium, April 2003, 112 pp.)

a = % ondernemingen met HR afdeling

b = % ondernemingen met HR verantwoordelijke in directiecomité

“Hoeveel medewerkers telt de personeelsdienst binnen uw onderneming?”

(Uit: Ibidem)

Deze bevraging werd uitgevoerd bij willekeurig gekozen mensen in België die stonden te wachten of uit te rusten. De voorwaarde was dat de respondenten tewerkgesteld waren bij een Belgische onderneming. De steekproefgrootte bij dit onderzoek omvat meer dan 3000 respondenten. De responsgraad was meer dan 90 %.

Verder cijfermateriaal hieromtrent vinden we in onderstaande tabel[127] . Deze geeft de HR-ratio weer van 225 Vlaamse organisaties (cijfers voor 2005).

Bijlage 5: Grenzen voor KMO

Een KMO is volgens de Europese definitie een bedrijf of onderneming:

• met minder dan 250 werknemers

• de jaaromzet bedraagt niet meer dan € 50 miljoen of het jaarlijks balanstotaal bedraagt niet meer dan € 43 miljoen

• voor de berekening van deze criteria moet er tevens geconsolideerd worden wanneer het bedrijf geen zelfstandig bedrijf is. Het bedrijf is niet zelfstandig wanneer er één of meer partnerondernemingen en/of verbonden ondernemingen zijn.
   

Verbonden ondernemingen zijn ondernemingen waarbij de ene firma op de andere firma controlebevoegdheden uitoefent of wanneer zij een consortium vormen. Over verbonden ondernemingen wordt steeds geconsolideerd.

Partnerondernemingen zijn ondernemingen die geen verbonden onderneming zijn maar waartussen wel een deelnemingsrelatie bestaat. Er wordt hier geconsolideerd wanneer deze deelnemingsrelatie 25% of meer van het kapitaal of de stemrechten omvat.

Bijlage 6: ESS bij Barco N.V.

Bijlage 7: Bijkomende toelichting bij tabel 3.1.

We hebben uit tabel 3.1. ("Hoe organiseren bedrijven HR taken?”, bron: Acerta Mini-enquête, 2005) geconcludeerd dat transactionele activiteiten frequent worden uitbesteed, terwijl de eerder strategische activiteiten niet (vaak) worden uitbesteed.

In de tabel zien we dat er een nuancering wordt gemaakt tussen de samenwerkingsvormen ‘Uitbesteed’ en ‘Ingehuurd’. Lut Crijns, Manager Outsourcing,Training&Development bij Acerta, verschaft ons bijkomende uitleg bij deze tabel.

Uitbesteed betekent in deze tabel dat organisaties een beroep doen op een gespecialiseerde dienstverlener die de HR taak volledig op zich neemt, en zelf beheert. Voorbeelden hierbij zijn het berekenings- en betalingsproces van de salarissen, een rekruteringscampagne, het volledige opleidingsbeheer, etc.

Ingehuurd is een minder diepgaand samenwerkingsverband. De uitbestedende organisatie werkt wel samen met externe dienstverleners, maar het beheer en de verantwoordelijkheidvan de HR taken blijven intern. Het belangrijkste verschil met ‘uitbesteed’ zit in wat Lut Crijns de “intellectuele eigendom van de kennis en tools” noemt; dit zijn bijvoorbeeld de bedrijfsspecifieke aanpak en werking van bepaalde HR-activiteiten. Zij blijven bij deze vorm van HR outsourcing binnen de uitbestedende organisatie.

Dit verklaart meteen waarom de som van de percentages (per rij) niet overal 100 % is. “De beantwoording op de vraag was niet beperkt tot 1 mogelijkheid. Bijvoorbeeld "Staffing": bedrijven plaatsen zelf een personeelsadvertentie, screenen de cv's en besteden de eindselectie (via assessment) uit”.

De conclusie van Lut Crijns over deze tabel luidt: “Zelf menen wij dat een aantal cruciale HR-domeinen (ontwikkeling, competentie,..) niet ge-outsourced kunnen/mogen worden maar men kan er wel specialisten -letterlijk- voor in huis halen”.

[127] Uit: Acerta Mini-enquête over HR outsourcing bij 225 Vlaamse organisaties, 2005