Bijlagen

Bijlage 1. Vragenlijst

Openbaarheid van bestuur in de gemeente

Sinds 1997 is er een wettelijk kader voor de openbaarheid in de gemeente. Dit jaar is er op Vlaams niveau een nieuwe openbaarheidsdecreet uitgevaardigd dat ook voor de gemeenten geldt. De vraag is echter hoe de gemeenten met die openbaarheid omgaan. Daarin hoop ik via dit onderzoek enige klaarheid te brengen. Daarbij is uw bijdrage natuurlijk zeer belangrijk. Het invullen van de enquête neemt slechts een weinig tijd in beslag, en het zou mij een heel stuk verderhelpen. Gelieve de vragen zo correct mogelijk in te vullen. Ik wil u hierbij ook alvast bedanken voor uw medewerking aan het onderzoek. U kan de vragen beantwoorden door een kruisje naast het juiste antwoord te zetten, of het juiste antwoord in het daarvoor voorziene kadertje te schrijven.

1.Wat is de naam van de gemeente waarvoor u werkt?

2.Hoeveel inwoners zijn er in uw gemeente?

3.In welke Vlaamse provincie ligt uw gemeente?

4. Er is een wettelijk kader voor openbaarheid van bestuur. Sommige gemeenten stellen daarnaast ook nog een reglement op om de openbaarheid verder en concreter uit te werken. Heeft uw gemeente een eigen reglement openbaarheid van bestuur opgesteld?

4 a. Sinds wanneer bestaat dit reglement?

4b. Was het nodig dit reglement aan te passen aan het nieuwe Vlaamse decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur?

5. Is het spreekrecht voor ambtenaren van de gemeente bij reglement geregeld?

5 a. Hoe is het spreekrecht geregeld?

6. In welke mate is het regelen van openbaarheid van bestuur een politiek gevoelige aangelegenheid (geweest)?

7. Is er binnen de gemeente een interne opleiding geweest over het omgaan met openbaarheid van bestuur?

8. Is er externe opleiding gevolgd? (georganiseerd door het Instituut voor de overheid en gesubsidieerd door de Vlaamse Gemeenschap)

9. Zijn er andere initiatieven geweest om de ambtenaren van de gemeente vertrouwd te maken met openbaarheid van bestuur

10. Is de invoering van openbaarheid van bestuur (wanneer die ook ingevoerd is) gepaard gegaan met een informatiecampagne voor de bevolking hierover?

10 a. Op welke manier is de bevolking daarover geïnformeerd?

11. Wordt in uw gemeente de nadruk gelegd op de actieve of op de passieve openbaarheid?

Dan volgen er nu enkele vragen in verband met de informatieverstrekking door de gemeente uit eigen initiatief, de zogenaamde actieve openbaarheid. Eerst is er een algemene vraag, daarna gaan we dieper in op enkele aspecten van openbaarheid.

 

12. Welke initiatieven worden genomen om de vier wettelijke dimensies van de voorlichtingsverplichting te realiseren? (met name: de voorlichtings- ( of communicatie-) ambtenaar; het wegwijsdocument (een document met de bevoegdheden en de interne organisatie van de gemeente en de diensten die er onder ressorteren), het vermelden van de beroepsmogelijkheden; en ten slotte de contactambtenaar bij briefwisseling)

13. Heeft u gemeente een gemeentelijk informatieblad?

13 a. Wat is de naam van het informatieblad?

13 b. Wat is de periodiciteit?

13 c. Bestaat er een redactieraad van het informatieblad?

13 c 1. Hoe is die samengesteld?

13 d. Is er ruimte voorzien voor politieke standpunten in het informatieblad?

13d 1. Van wie?

13 e. Hoe gebeurt de verspreiding van het informatieblad?

13 f. Wat is de kostprijs van één exemplaar? (één individueel infoblad, zonder portkosten)?

14. Worden een aantal bladzijden in een huis-aan-huisblad of reclameblad gereserveerd voor de gemeente?

14 a. Hoe vaak verschijnt dit reclameblad?

15. Heeft uw gemeente een communicatie-ambtenaar (voorlichtingsambtenaar, informatie-ambtenaar)? (Dit kan ook het hoofd van een communicatie- of infodienst zijn.)

15 a. Wat is zijn/haar hiërarchische graad en niveau?

15 b. Wat is zijn/haar diploma?

15 c. Is de voorlichtingsambtenaar statutair of contractueel aangeworven?

15 d. Is de tewerkstelling als voorlichtingsambtenaar voltijds of deeltijds

16. Heeft uw gemeente een wegwijsdocument opgesteld (d.i. een document met de beschrijving van de bevoegdheden en de interne organisatie van alle administratieve overheden die eronder ressorteren)?

16 a. Vraagt uw gemeente een vergoeding voor dit document?

16a 1. Zo ja, Hoeveel vraagt de gemeente voor dit document?

17. Zijn er initiatieven die uw gemeente neemt in het kader van actieve openbaarheid, zonder dat die bij de wet verplicht zijn?

18. Dan volgen nu een aantal vragen in verband met de informatieverstrekking op verzoek, de passieve openbaarheid.
In welke mate worden de aanvragen geregistreerd?

18 a. Op welke manier gebeurt deze registratie?

18 b. Sinds wanneer gebeurt deze registratie?

19 a. Hoeveel aanvragen zijn er geregistreerd vóór 1998?

19 b. Hoeveel aanvragen zijn geregistreerd in 1998?

19 c. Hoeveel aanvragen zijn geregistreerd in 1999?

19 d. Hoeveel aanvragen zijn geregistreerd in 2000?

19 e. Hoeveel aanvragen zijn geregistreerd in 2001?

19 f. Hoeveel aanvragen zijn geregistreerd in 2002?

19 g. Hoeveel aanvragen zijn geregistreerd in 2003?

19 h. Hoeveel aanvragen zijn er tot nu toe geregistreerd in 2004?

20. Kan u een idee geven van het totaal aantal aanvragen die gemiddeld jaarlijks gebeuren op alle diensten samen? (Indien er geen of onvolledige registratie is in uw gemeente, geef dan indien mogelijk een schatting om toch een idee te hebben van de ordegrootte.)

21. Denkt u dat het aantal aanvragen in stijgende lijn is?

22. Welk soort documenten worden het meest opgevraagd? Documenten in verband met:

23. Hoeveel procent (ongeveer) van de aanvragen worden op basis van de uitzonderingsgronden geweigerd?

24. Welke uitzonderingsgronden worden ingeroepen om de openbaarheid van bestuur te weigeren? U kan naast meerdere antwoorden een kruisje plaatsen.

25. Zijn er al beroepsprocedures opgestart door burgers na een weigering tot inzage?

25 a. Kunt u zeggen hoeveel dergelijke beroepsprocedures al zijn opgezet?

26. Wie beslist over het al dan niet inzage geven in bestuursdocumenten? (Volgens het nieuwe Vlaamse decreet is dit de secretaris, maar de bevoegdheid kan gedelegeerd worden.)

26 a. Welke is die centrale dienst waar de (moeilijke) aanvragen naar toe worden gestuurd?

Dan volgen nu enkele vragen die peilen naar uw mening over de effecten van openbaarheid.

27. Meent u dat openbaarheid van bestuur de kloof tussen burger en gemeentebestuur verkleint? Is het vooral de informatieverstrekking uit eigen initiatief (actief) of de informatieverstrekking op verzoek (passief) die daarvoor zorgt?

28. Meent u dat de burger het bestuur meer vertrouwen heeft dankzij openbaarheid, m.a.w. dat het bestuur meer legitimiteit heeft?

29. Waar hecht u het meeste belang aan: actieve of passieve openbaarheid? (de resultaten voor deze vraag zijn niet voorgesteld in de eindverhandeling. De respondenten konden in deze vraag namelijk niet aangeven dat zij aan beide evenveel belang hechten. Omwille van deze tekortkoming werd er voor gekozen om deze vraag niet te gebruiken.)

Dan volgen nu enkele stellingen waar u telkens u mening over kunt geven.

 

30. Openbaarheid van bestuur is vooral een boel extra werk dat niet echt iets oplevert.

31. Er is openbaarheid van bestuur in deze gemeente omdat het van bovenaf opgelegd wordt, maar de gemeente zelf zou daar liever niet in meegaan.

32. Openbaarheid van bestuur is een noodzakelijke bouwsteen voor onze democratische rechtsstaat.

34. Documenten worden vooral aangevraagd door advocaten in rechtszaak met de gemeente, mensen verwikkeld in burenruzies en wantrouwige mensen

35. Als mensen bestuursdocumenten opgevraagd hebben, aanvaarden ze gemakkelijker de beslissingen van de gemeente omdat ze de dossiers hebben gezien.

Hartelijk dank voor uw medewerking aan dit onderzoek.

Bijlage 2. Eerste e-mail naar de gemeenten

Geachte,

Voor mijn eindverhandeling aan de KULeuven over openbaarheid van bestuur voer ik een onderzoek over openbaarheid van bestuur in de gemeente (met als promotor dr. Frankie Schram). Ik heb hiervoor, samen met mijn promotor, een vragenlijst opgesteld voor de gemeenten waarin ik vragen stel over de manier waarop met de openbaarheid wordt omgegaan in de gemeentes. Het is noodzakelijk dat deze enquête door zo veel mogelijk gemeenten wordt ingevuld om daar een correct beeld van te krijgen. Gelieve dan ook de vragenlijst in te vullen door op de volgende link te klikken

( http://www.itfigures.nl/enquete?0rzYgWgnwcq5eVIApmvHAM6l ) of deze mail door te sturen naar diegenen in uw gemeente die op de hoogte zijn van hoe openbaarheid van bestuur in uw gemeente in zijn werk gaat.

Alvast mijn oprechte dank voor uw medewerking.

Hoogachtend,

Gert Kerckhof

2^e licentie politieke wetenschappen

Optie bestuurskunde.

PS. Er is helaas een klein foutje in de vragenlijst geslopen: bij de vragen over actieve openbaarheid staat een vraag over welke initiatieven de gemeente neemt om de vier wettelijke dimensies van actieve openbaarheid te realiseren. Daarbij staan slechts twee dimensies uitgelegd. De twee ontbrekende dimensies zijn: de vermelding van de beroepsmogelijkheden bij administratieve handelingen van individuele strekking, en het vermelden van een contactambtenaar bij briefwisseling.

Bijlage 3. Tweede e-mail naar de gemeente

Geachte,

Iets meer dan een week geleden kreeg uw gemeente een e-mail van mij, waarin ik vroeg een enquête in te vullen voor mijn onderzoek in het kader van mijn eindverhandeling over openbaarheid van bestuur in de gemeente. Bij deze wil ik uw gemeente hartelijk danken als ze al geantwoord heeft en herinner ik er u graag nog eens aan die enquête, mocht u ze uit het oog zijn verloren. U zou mijn onderzoek goed vooruithelpen door ze in te vullen of door te laten invullen door diegenen in uw gemeente die zich met de materie van openbaarheid bezighouden. U kan de enquête invullen door te klikken op de volgende link ( http://www.itfigures.nl/enquete?0rzYgWgnwcq5eVIApmvHAM6l ).

Ik heb ook gemerkt dat bij sommige gemeenten de link niet werkte. Daarom heb ik een word-document met de vragenlijst in bijlage gestopt. Als de link niet werkt kan u dat document invullen en in bijlage via e-mail terugsturen, of indien u dat wenst met de post opsturen naar Kuurnsestraat 55B 8531 Hulste (Harelbeke).

Ook als de link wel werkt kan het zeker nuttig zijn eerst de vragen eens te overlopen aan de hand van het word-document.

Als u de enquête niet kan invullen via de link of het word-document, gelieve dat te laten weten, zodat ik via de post een papieren versie kan opsturen.

Ik wil nog eens benadrukken dat het van belang is dat zo veel mogelijk gemeenten de enquête invullen om een representatief beeld te hebben van de openbaarheid van bestuur in de gemeente. Uw bijdrage is dus zeker en vast van belang.

Als u een samenvatting van de onderzoeksresultaten wenst, gelieve dat te laten weten via een antwoord op deze e-mail.

Dank bij voorbaat voor uw medewerking,

Hoogachtend,

Gert Kerckhof

Kuurnsestraat 55B

8531 Hulste

gert.kerckhof@student.kuleuven.ac.be

Bijlage 4. Derde e-mail naar de gemeenten

Geachte,

Een aantal weken geleden heeft uw gemeente u een e-mail ontvangen van mij in verband met een onderzoek over openbaarheid van bestuur in het kader van mijn eindverhandeling. Ik heb al een groot aantal antwoorden ontvangen van verschillende gemeenten, maar het is belangrijk voor het onderzoek dat zo veel mogelijk gemeenten antwoorden. Uit mijn gegevens blijkt dat ik voor uw gemeente nog geen antwoord heb ontvangen. Daarom zou ik u vriendelijk willen verzoeken of u de enquête nog zou willen invullen. U kan dit doen op 3 verschillende manieren, naargelang uw voorkeur:

- U kan de enquête online invullen via de volgende link: http://www.itfigures.nl/enquete?0rzYgWgnwcq5eVIApmvHAM6l

- U kan de enquête invullen door het word-document in bijlage (het document 0nlineSurvey2.doc) in te vullen en in bijlage terug te sturen naar gert.kerckhof@student.kuleuven.ac.be

- U kan het document dat in bijlage zit afdrukken en op papier invullen, en dat dan opsturen naar:

Gert Kerckhof

Kuurnsestraat 55B

8531 Hulste

Als u de enquête toch liever per post opgestuurd krijgt, gelieve dat dan te laten weten, dan zorg ik daarvoor. Aanvullende opmerkingen over openbaarheid van bestuur bij uw gemeente zijn ook altijd welkom. De bijdrage van uw gemeente is belangrijk en wordt zeer gewaardeerd.

Als u meent dat uw gemeente de vragenlijst al heeft ingevuld, gelieve dat dan te laten weten, zodat ik nogmaals mijn gegevens kan nakijken.

Dank bij voorbaat,

Hoogachtend,

Gert Kerckhof

Kuurnsestraat 55B

8531 Hulste

gert.kerckhof@student.kuleuven.ac.be

P.S. Na afloop van het onderzoek stuur ik de resultaten op naar alle gemeenten die de enquête ingevuld hebben.

Bijlage 5. Vierde e-mail naar de gemeenten

Geachte,

In het kader van mijn eindverhandeling aan de KUL (promotor: Dr. Frankie Schram) voer ik een onderzoek over openbaarheid van bestuur in de gemeente. Ik heb uw gemeente al gecontacteerd met de vraag of degene die zich bezighoudt met die materie in uw gemeente de bijgevoegde enquête wil invullen. Ik heb nog geen gegevens ontvangen voor uw gemeente, en, daar het onderzoek binnenkort afgesloten wordt, richt ik mij een laatste keer tot u, met de vraag om de vragenlijst in te vullen, of te laten invullen door diegene die zich met deze materie bezig houdt.

Een groot aantal gemeenten heeft reeds de enquête ingevuld, en ik hoop ook voor uw gemeente nog de resultaten te ontvangen, want de resultaten van het onderzoek hangen af van het aantal antwoorden.

De vragenlijst kan op verschillende manieren worden ingevuld

- U kan de vragenlijst online invullen, via de link http://www.itfigures.nl/enquete?0rzYgWgnwcq5eVIApmvHAM6l

(als de link niet werkt kan u hem kopiëren en plakken in de adresbalk van uw browser)

- U kan de vragenlijst (in bijlage in een word-document) invullen op uw computer en via e-mail terugzenden naar gert.kerckhof@student.kuleuven.ac.be

- U kan de vragenlijst afprinten, invullen en opsturen met de post naar

Gert Kerckhof

Kuurnsestraat 55B

8531 Hulste

Als u de vragenlijst wil invullen gelieve dit dan te doen ten laatste woensdag 16 februari, want dan sluit ik het onderzoek af. Ik hoop dat u de tijd vindt om de enquête in te vullen. De gemeenten die de enquête ingevuld hebben krijgen ook een samenvatting van de resultaten opgestuurd.

Dank bij voorbaat,

Hoogachtend,

Gert Kerckhof

Kuurnsestraat 55B

8531 Hulste

gert.kerckhof@student.kuleuven.ac.be

Bijlage 6. E-mail na-onderzoek

Geachte,

Een drietal maanden geleden kreeg u van mij een e-mail waarin ik u vroeg een vragenlijst in te vullen over openbaarheid van bestuur. Ik wil u vooreerst hartelijk bedanken voor de medewerking aan het onderzoek. Het onderzoek is ondertussen afgesloten, en alle resultaten zijn binnen. Er zijn echter een aantal onduidelijkheden in de gegevens omtrent de registratie van de aanvragen. Daarom stuur ik deze mail naar uw gemeente met de vraag of diegene die de vragenlijst ingevuld heeft nog een antwoord wil geven op de drie vragen hieronder. Het beantwoorden deze van drie korte vragen zal nauwelijks tijd in beslag nemen, maar toch een grote verduidelijking zijn voor mijn onderzoek. U kan gewoon deze mail in antwoord terugzenden, met de antwoorden die voor uw gemeente gelden. Dank bij voorbaat.

1. Worden mondelinge aanvragen aan het loket, die meteen kunnen worden ingewilligd, ook geregistreerd?

- Ja, mondelinge aanvragen worden geregistreerd.

- Nee, mondelinge aanvragen, die meteen kunnen worden afgehandeld, worden niet geregistreerd.

2. Bestaat er in uw gemeente een formulier waarmee de aanvraag tot openbaarheid kan gebeuren, in het geval dat de aanvrager zich ter plaatse aanbiedt. (Zo krijgt de mondelinge aanvraag een schriftelijke neerslag)

- Ja, mijn gemeente beschikt over een dergelijk formulier en het wordt ook gebruikt.

- Ja, mijn gemeente beschikt over een dergelijk formulier, maar het wordt zelden of nooit gebruikt.

- Nee, mijn gemeente beschikt niet over een dergelijk formulier.

- Een dergelijk formulier wordt opgesteld, maar is nog niet in gebruik.

3. Gebeurt de registratie van aanvragen elektronisch of op papier?

- Elektronisch.

- Op papier.

Hartelijk dank voor de medewerking.

Gert Kerckhof

Kuurnsestraat 55B

8531 Hulste

gert.kerckhof@student.kuleuven.ac.be