De coördinerende diensten van het stadsbestuur van Brugge na 1945: een structuurstudie. (Dominiek Dendooven)

Een status quaestionis omtrent het onderzoek naar structuur en archiefvorming van een gemeentebestuur kan eigenlijk heel kort gehouden worden: het is huilen met de pet op. Nagenoeg niemand heeft de administratieve organisatie van de Belgische lokale besturen al onder handen genomen. Dat is ook heel moeilijk want er bestaan nauwelijks algemene regels of reglementen voor de organisatie van het gemeentebestuur. Door de gemeentelijke autonomie is het zo dat ieder Belgisch gemeentebestuur zijn eigen particulariteiten kent. Eenvormigheid is ver zoek. Vergelijkingsmateriaal uit het buitenland zoeken, had sowieso al geen zin, gezien de eigenheid van de Belgische situatie.

Wat betreft het wettelijk kader, konden we ons beperken tot het praktisch handboek voor gemeenterecht van DUJARDIN, SOMERS, VAN SUMMEREN en DEBYSER. Verdere informatie, vooral omtrent de functie van de gemeentesecretaris, werd gehaald uit het Tijdschrift van het Gemeentekrediet. Voor informatie met betrekking tot de specifieke organisatie van het stadsbestuur van Brugge werd primair beroep gedaan op archiefbronnen en mondeling verstrekte inlichtingen en secundair op de eigen publikaties van het stadsbestuur, zoals jaarverslagen, infobrochures en het gemeenteblad.

Wat betreft de archiefvorming, staan we er iets beter voor, doch ook hier zien we dat door de specifieke eigenheid van elk gemeentebestuur het niet mogelijk is algemene uitspraken te doen die geldig zijn voor alle Belgische gemeenten. Ook het feit dat we over de meest recente periode, na 1945, werken heeft er niet toe bijgedragen dat er veel bibliografische informatie voorhanden was. Toch hebben we veel gehad aan en vooral gewerkt met de studies over gemeentearchieven, zoals het archiefschema van G.GADEYNE en de bewaar- en vernietigingslijsten opgesteld o.l.v. G. MARECHAL, de inspectieverslagen van diverse rijksarchivarissen en enkele specifieke studies, zoals het dossier omtrent de fusieproblematiek die in het Tijdschrift van het Gemeentekrediet verscheen in juli 1979. Voor de situatie in Brugge, konden we naast mondeling verstrekte inlichtingen van archief- en ander personeel en naast de archiefbronnen zelf, informatie putten uit de studies van J. D'HONDT betreffende de afdeling handel en nijverheid van het stadsbestuur van Brugge. Vanzelfsprekend waren ook de reeds gepubliceerde inventarissen van deelgemeenten en de voorlopige inventaris (op fiches) van het hedendaags archief, evenals de overdrachtslijsten een onmisbaar werkinstrument.

De administratieve geschiedenis van het Brugse stadsbestuur wordt gekenmerkt door een steeds verder doorgedreven decentralisatie, vooral in de laatste eeuw. Bovendien is de evolutie binnen de stedelijke administratie zeer moeilijk exact na te gaan. Vreemd genoeg - en met de bijhorende moeilijkheden voor de onderzoeker - maken Gemeenteblad, jaarverslagen noch de notulen gewag van enige verandering binnen de administratieve organisatie van het gemeentebestuur, enige uitzonderingen die de regel bevestigen daargelaten. Het vereist bijgevolg enige nattevingerwerk en veel geluk om het schaarse archiefmateriaal dat daarover handelt, terug te vinden. Enkel in de laatste twee decennia werd door L. Maricou, binnen het stadsbestuur verantwoordelijk voor de interne communicatie, enkele pogingen ondernomen om de structuur van de stedelijke administratie te doorgronden en op papier te stellen[1].

Aangezien de evolutie van de stedelijke administratie van de Franse tijd tot aan de Eerste Wereldoorlog reeds eerder uitgebreid besproken is[2] en wij ons toegespitst heb op de periode na 1945, kunnen we ons hier beperken tot een korte schets van de administratieve geschiedenis van het stadsbestuur van Brugge in de periode voor de Tweede Wereldoorlog.

In 1796 bestond de stedelijke administratie van Brugge uit vier bureaus, onderverdeeld in verschillende 'sections'. Enkele jaren later, in 1799, werd het algemeen secretariaat uit dit keurslijf van vier bureaus gelicht.[3]

Vanaf 1835 is er opnieuw een duidelijk beeld van het Brugse stadsbestuur. De administratie, gevestigd in het stadhuis op de Burg, bestond uit vijf bureaus: secretariaat, financiën, burgerlijke stand, openbare werken en het bureau van militie, burgerwacht, paspoorten en militaire logementen.[4]

Op 1 januari 1850, vond er onder impuls van stadssecretaris Deljoutte een reorganisatie van de stedelijke administratie plaats. Naast een inkrimping van vijf naar vier bureaus, behelste die ook een verschuiving van de bevoegdheden. De nieuwe stedelijke organisatie zou vrij solide zijn, want nagenoeg ongewijzigd blijven tot na de Tweede Wereldoorlog.

Eerste Afdeling: financiën (met inbegrip van de besturen onder voogdij van de gemeente, zoals de kerkfabrieken, bureel van weldadigheid, burgerlijke godshuizen, etc.) en openbare werken (boekhouding, bouwvergunningen, rooilijnen, etc.)

Tweede afdeling: militie, burgerwacht, militaire logementen, vergoeding van reiskosten, politie & openbare veiligheid, in vrijheid gestelde gevangenen, markten en foren, mercurialen, postkoetsen en beurtschepen, stadsofficiën, handel & nijverheid, hinderlijke inrichtingen, octrooien, landbouw, openbare verlichting, krankzinnigen, kerkhoven, naturalisaties, veranderingen van verblijfplaats, bevolking en statistieken, werkboekjes, wettigen van handtekeningen, nationale en andere vergoedingen, aanvragen voor hulp, vertoningen, concerten en openbare feestelijkheden, maten en gewichten, akten van moed en zefopoffering etc.

Secretarie: + toezicht op en verdeling van werk over de ver- schillende bureaus

Voor de Eerste Wereldoorlog zien we dan nog de oprichting van een stedelijke gezondheidsdienst, in 1894, en de afsplitsing van de dienst bevolking in een apart bureau, na 1900.[6] Daarmee was de trend gezet voor steeds meer afsplitsingen uit bovenstaande structuur met vier grote afdelingen. Merkwaardig is wel dat er nooit een reorganisatie heeft plaatsgevonden die afgesplitste diensten in een of andere nieuwe afdeling onderbracht. Neen, de structuur met vier afdelingen bleef steeds bestaan, alleen vielen steeds meer diensten buiten deze structuur. In 1959 was de situatie als volgt[7]:

begroting, comptabiliteit, belastingen, toezicht op ondergeschikte besturen, eigendommen, giften & legaten, stadspersoneel (bezoldiging-pensioen), havens, slachthuis, vismijn, markten, intercommunales, verzekeringen, betwiste zaken, kadaster, stadsgrondgebied, oorlogsschade

openbare onderstand, militie, politieverordeningen, eretekens, maatschappijen (toelagen), feesten & plechtigheden, telefoon, strand & baden, brandweer, landbouw, geboortepremies, bouwpremies, tombola's & geldinzamelingen, vervoerdiensten

bevolkingsregisters, identiteitskaarten, reispassen, vreemdelingendienst, leurhandel, kiezerslijsten

openbare gezondheid, medisch schooltoezicht, preventieve inentingen tegen besmettelijke ziekten, hinderlijke en gevaarlijke inrichtingen, opruiming der krotwoningen, Julien Saelensstadion

Algemeen bestuur, protocol, ontvangsten & uitnodigingen, gemeenteraad & schepencollege, berekken & commissies, ingekomen & uitgaande brieven, gemeenteblad & jaarverslag, stadspersoneel (aanwerving, examens, tucht, bevordering, ontslag), economaat, schouwburg & concertgebouw, archief, bibliotheek, meifoor & wijkkermissen, coöordinatie & algemene zaken der diensten

stedelijke bewaar- en lagere scholen, aangenomen bewaar- en lagere scholen, leerplicht, middelbare nijverheids- en handelsschool, erkende technische scholen, muziekconservatorium, academie voor schone kunsten, orgelzaal, nationaal studiefonds, gemeentelijke studiebeurzen, studie- en beroepsoriëntering, middelbaar onderwijs: rijksscholen-schoolraden, hoger onderwijs: toelagen, schoolverzekeringen

werken aan het openbaar en privaat domein, B.P.A., voetpaden - rooilijnen, verkeerssignalisatie, feestmateriaal, bouwvergunningen, stadsgebouwen (onderhoud, verlichting & verwarming), onderhoud van de openbare wegen

aangiften en akten van geboorten, overlijdens en huwelijken, huwelijksbekendmakingen, echtscheidingen, nationaliteit, erkenningen, grondvergunningen, kerkhoven

Algemene propaganda en ruchtbaarheid, geleide bezoeken aan de stad, documentatie en publiciteitsartikelen, propagandamateriaal, stedelijke publiciteitsartikelen, ruchtbaarheid en propaganda voor H. Bloedprocessie, Gouden Boomstoet,..., tentoonstellingen, beiaardconcerten

Musea, kunstverzamelingen, toezicht op de kunstwerken, uitleningen van kunstwerken, inrichten van tentoonstellingen, stedelijke kulturele kalender, licht- en klankspel

verwijderen van huisvuil, ruimen van gemakstoelen, reinigen van greppels, voetpaden, markten & slachthuis, reinigen van rioolputten, wegruimen van sneeuw en vuil op de reien, onderhoud en herstelling van de stadsautowagens, verstrekken van benzine, olie en vet aan de stadsdiensten, grasbestrijding op de openbare weg

alle ontvangsten voor de stad, betalingen voor de stad, afleveren van uitreksels uit de belastingkohieren, boekhouding van gewone en buitengewone dienst, vervolgingen en waarschuwingen, bewerkingen voor orde, jaarlijkse stadsrekening, ontvangsten en uitgaven van het Bedrijf voor Waterbedeling

Leggen van waterleidingen en uitvoeren van huisaansluitingen, herstellen, vervangen en controle van watermeters, ontsnappingen op het waterleidingsnet, boekhouding, fakturatie en inning, nazicht en onderhoud der openbare pompen, nazicht en onderhoud der brandkranen

Sinds 8 september 1945 staat aan het hoofd van elk van de vier grote afdelingen een afdelingshoofd (dus vier in totaal). Aan het hoofd van elk 'bureau' een bureauchef.[8] Aan het hoofd van de stedelijke administratie, als ondergeschikte van de stadssecretaris en vanaf 1962 ook diens vervanger, staat een directeur.[9]

Met de fusie op 1 januari 1971 kent de stedelijke administratie een gevoelige uitbreiding, doch geen grondige reorganisatie. Zo worden er administratieve afdelingen opgericht in de voormalige randgemeenten, hetgeen een reorganisatie van de derde afdeling tot gevolg heeft. Tevens wordt er een coördinatiebureau ingericht, die de burgemeester moet bijstaan bij het dagelijks beleid en die vooral bevolkt wordt door ere-gemeentesecretarissen van de gefusioneerde randgemeenten. De veranderingen binnen de gemeentelijke administratie worden in de kaderwijziging[10] als volgt samengevat:

derde bureau: economaat, expeditie, recepties,ceremoniemeester, mechanografie, administratieve bureaus

In de praktijk echter, bleven het eerste en het derde bureau, met uitzondering van de administratieve bureaus in de randgemeenten, één dienst vormen (de secretarie).

Na de fusie moet er een zekere dynamiek binnen de stedelijke administratie ontstaan zijn, die enkele verschuivingen van taken en naamsveranderingen van diensten tot gevolg gehad heeft. Daarom werd in opdracht van adjunct-stadssecretaris De Meyer door de derde afdeling in november en december 1976 een onderzoek uitgevoerd naar de takenverdeling van de diensten van het stadsbestuur.[11] Daarbij kwam men tot de volgende structuur en taakverdeling:

4de bureau: diverse administratieve taken waaronder verkoop van materiaal, toezicht op C.O.O. en kerkfabrieken, verzekeringen, verenigingen, haven,...

III. Tweede afdeling: militie, handel & nijverheid, bevolking, verkiezingen, maatschappelijke werken, gezondheid

F. culturele, maatschappelijke en sociale aangelegenheden (jubilea, laureaten van de arbeid, pensioenaanvragen,...)

A. maatschappelijke werken (babydagdienst, kinderopvang, gehandicapten, bejaardenpaviljoenen)

IV. Derde afdeling: secretarie, personeel, economaat, recepties, regionale bureaus, drukkerij, onderwijs

A. gemeenschappelijk voor stadstoelagen en bewaarscholen, stedelijk technisch en kunstonderwijs

XII. Elfde afdeling: Musea, stedelijk kunstpatrimonium, kunst- tentoonstellingen

XVI. gemeentebedrijven: slachthuis en markten, waterbedrijf, vismijn en haven, grond- en bouwbeleid

Op het einde van de jaren '70 en in de jaren '80 werden dan nog een informatiedienst, een milieudienst waaraan de gezondheidsdienst gekoppeld werd, en een aparte dienst centrale garage ingericht. Verder zagen we de privatisering van de gemeentelijke bedrijven.

Door de voortdurende uitholling van de oorspronkelijke vier afdelingen tot de huidige structuur met heel wat nevengeschikte, kleinere diensten en dienstjes, werd het behoud van de structuur met afdelingen en bureaus, die in de praktijk alleen voor de eerste vier afdelingen gebezigd bleef, totaal onnuttig. Men bekwam het volgende organigram[12]:

Zeer recent, in de nieuwe onthaalbrochure voor personeelsleden[13], werden de verschillende stadsdiensten op een ideële wijze gehergroepeerd in twaalf 'afdelingen':

In de praktijk blijft het echter bij de structuur van heel wat nevengeschikte kleinere diensten en dienstjes, waartussen er onderling nauwelijks enige, of zo weinig mogelijk, interactie is. Deze opsplitsing wordt in sommige gevallen zelfs gepersonaliseerd, bijvoorbeeld in het geval van de protocolchef, veiligheidschef en stadswoordvoerder. Van een overkoepelende 'afdelingenstructuur' is er dus in de praktijk absoluut geen sprake meer. De enige 'cordinerende' instanties zijn de bevoegde schepen, het schepencollege en de stadssecretaris. De coördinatiedienst, waarover later meer, volgt verschillende dossiers specifiek ten behoeve van de burgemeester. Een en ander heeft tot gevolg dat het organigram van het Brugse stadsbestuur bestudeerd moet worden samen met de bevoegdheidsverdeling tussen burgemeester en schepenen. Daaruit zal blijken dat de structuur van de Brugse gemeentelijke administratie door de verregaande versplintering zeer soepel geworden is en er haast voor iedere functie een dienst(je) bestaat. Taken die vroeger onder één bepaalde dienst vielen, diensten die vroeger onder de bevoegdheid van één bepaalde schepen vielen, ressorteren nu onder verschillende schepenen. Zo was de informaticacel tot het einde van de vorige legislatuur een deel van de coördinatiedienst. Nu is zij er van afgesplitst en valt ze ook niet langer onder de bevoegdheid van de Burgemeester. Zo zijn twee verschillende schepenen ambtenaar van de burgerlijke stand respectievelijk voor het eerste, dan wel voor het tweede district. Jeugd en sport, die voordien nagenoeg één dienst vormden, worden opgesplitst in twee afzonderlijke diensten, elk onder de bevoegdheid van een andere schepen,... .

Samenvattend kunnen we zeggen dat de gemeentelijke administratie van Brugge momenteel uiterst gediversifieerd is in heel wat nevengeschikte diensten, elk met zijn eigen specifieke functie. Door deze doorgedreven functionele opsplitsing is de structuur van het stadsbestuur zeer soepel en verandert zij ook gemakkelijk, zowel na als tijdens een legislatuur. Cordinatie en overkoepelende instanties zijn tot het uiterste minimum beperkt. Dit blijkt niet alleen in het geval van Brugge zo te zijn, maar het lijkt een algemene tendens te zijn binnen de Belgische gemeentebesturen.[14]

Voor het archief heeft dit tot gevolg dat de structuur van de administratie niet zo maar kan overgenomen worden, anders komt men hopeloos in de knoei met functies die voortdurend van dienst veranderd zijn. Daarom is de voorlopige inventaris op fiches van het hedendaags archief van de stad Brugge ingedeeld in veertien afdelingen die geen ware afspiegeling zijn van de structuur van de stedelijke administratie:

Elke afdeling van het hedendaags archief werd op zijn beurt onderverdeeld in rubrieken. Telkens werd het criterium gebruikt van de bevoegdheden en de bemoeienis van het gemeentebestuur. Hierbij werd voor Brugge ook gesteund op de structuur van het jaarverslag.

Met andere woorden, in het inventarisatieschema, dat niet zo veel verschilt met dat dat het Algemeen Rijksarchief voor gemeentearchieven ontworpen heeft[15], wordt gesteund op een ordening naar functies. Vanzelfsprekend primeert, waar mogelijk, het principe van het respect voor de archiefvormer.[16]

Brugge heeft twee fusies gekend. Tijdens de Tweede Wereldoorlog waren verscheidene omliggende gemeenten met Brugge samengevoegd tot Groot-Brugge. Tot een volledige centralisatie van de gemeentelijke diensten is het toen echter nooit gekomen. Buiten de financiële diensten, waren er dan ook geen problemen toen Groot-Brugge op 18 november 1944, met het ratificeren van een besluit van het comité van burgemeesters, ontbonden werd.[17] Van deze fusie en defusie zijn nauwelijks sporen terug te vinden in het archief.

Merkwaardig is echter ook dat de fusie van 1 januari 1871, toen de gemeenten Lissewege, Dudzele, Koolkerke, Sint-Kruis, Assebroek, Sint-Michiels, Sint-Andries en Brugge fusioneerden, zeer weinig sporen heeft nagelaten in het archief. Ik bedoel hiermee dat er geen aparte dossiers i.v.m. de fusie of geen archief van een of andere werkgroep, opgericht ter voorbereiding van de fusie, terug te vinden zijn. Alleen in het kabinetsarchief van de eregemeentesecretaris van Sint-Michiels en erestadssecretaris van Brugge, De Meyer, is een dossier over de fusie te vinden.[18] Verder is het natuurlijk wel zo dat de archieven van de voormalige randgemeenten statisch werden en naderhand op het stadsarchief werden gedeponeerd.[19]

Net als later in Aalst[20], werd de fusie in Brugge vooral voorbereid door de secretaris en het secretariepersoneel van de centrumgemeente en verder werden enkel de secretarissen van de randgemeenten nauw bij de operatie betrokken. Als belangrijkste administratieve lasten ten gevolge van de fusie zag men: het aanpassen van meubilair, het klasseren van het archief (!), het vervangen van drukwerk, het uniformiseren van de uitrusting, het aanpassen van de administratie en de verhuis van diensten/centralisatie.[21]

Bij de fusie was het bijgevolg zo dat de nieuwe gemeente Brugge de administratieve organisatie van de oude gemeente Brugge overgenomen heeft en dat het personeel van de voormalige randgemeenten in deze structuur ingepast werd. Zoals in de vorige paragraaf gezien, kwamen er 'regionale bureaus' in de voormalige randgemeenten. De verwerking en het bijhouden van de gegevens gebeurde en gebeurt echter centraal. Nieuw was ook de oprichting van een coördinatiebureau, vooral een middel om de ere-gemeentesecretarissen van de voormalige randgemeenten een plaats te bezorgen als 'adviseurs' van de burgemeester. Voor het overige had de fusie alleen een uitbreiding van het kader en van de werkzaamheden tot gevolg, hetgeen vanzelfsprekend de nodige moeilijkheden met zich meebracht.[22]

In het kader van deze verhandeling leek het ons nuttig na te gaan hoe de administratieve organisatie was in de voormalige randgemeenten. Daarom hebben we een blik gericht, enerzijds op de kleinere, landelijke poldergemeente Dudzele en de grotere, verstedelijkte randgemeente Sint-Kruis.

Vooral wat betreft Dudzele zijn we goed ingelicht, dankzij een gesprek die we hadden met de voormalige gemeentesecretaris, thans nog werkzaam bij het Brugse stadsbestuur.[23] In het polderdorpje Dudzele (2112 inwoners in 1970) berustte nagenoeg al het administratieve werk bij de gemeentesecretaris, tevens secretaris van de COO. Enkel voor wat betreft burgerlijke stand, werd hij bijgestaan door een part-time kracht.[24] De gemeenteraad kwam er onregelmatig samen, wanneer er genoeg punten op de agenda stonden om te kunnen vergaderen (gemiddeld zo'n zes maal per jaar). Voor de bijeenkomsten van het schepencollege werd zelfs geen agenda gehanteerd. De notulen werden ter plaatse onmiddellijk opgeschreven of later uit het hoofd getypt. Inkomende correspondentie werd onregelmatig en vanaf 1962 helemaal niet meer ingeschreven. Samenvattend kunnen we zeggen dat Dudzele een éénmans-administratie kende. Het archief van de gemeente was in het begin van de jaren '60 geklasseerd volgens de decimale ordeningsmethode van de Vereniging van Belgische Steden en Gemeenten[25], doch de orde is vlug verloren gegaan. Thans bedraagt de omvang van het gemeentearchief van Dudzele 25 meter. Enkele stukken, die reeds vroeger overgedragen waren, worden momenteel nog in het Rijksarchief te Brugge bewaard.[26]

Ook het archief van Sint-Kruis (114 meter) was oorspronkelijk geklasseerd volgens een rubriekenstelsel, doch ook hier is de orde vrij vlug verloren gegaan.[27] Sint-Kruis was een vrij grote en verstedelijkte randgemeente: 13522 inwoners in 1970. Voor inlichtingen omtrent de administratieve organisatie van het gemeentebestuur van Sint-Kruis konden we alleen beroep doen op de inventaris en het archief zelf, zodat we niet te veel uitspraken durven doen. Uit de bronnen blijkt dat de gemeentelijke administratie onderverdeeld was in een aantal diensten, zoals bevolking-burgerlijke stand en een dienst der werken. De cordinatie lijkt ons echter ook hier volledig bij de gemeentesecretaris berust te hebben. Al bij al heeft St.-Kruis een eenvoudige administratie, die sterk gecentraliseerd is bij de gemeentesecretaris. Dat was ook zo bijvoorbeeld in de gemeente Sint-Andries, waar het secretariaat alles op zich nam dat niet met financiën of met openbare werken te maken had.[28]

Hoewel we over deze twee randgemeenten uiteindelijk niet zo heel veel informatie hebben, kunnen we toch concluderen dat in beide gevallen de administratieve organisatie van het gemeentebestuur eenvoudig of zeer eenvoudig was. Dé coördinerende figuur is steeds de gemeentesecretaris. Een en ander staat in schril contrast met de centrumgemeente Brugge. Ook daar is de stadssecretaris weliswaar de coördinator, maar zeer vele zaken ontsnappen toch aan zijn aandacht door de sterk gedecentraliseerde structuur met (toen reeds) veel verschillende diensten. Zoals eerder gezegd, bleef die administratieve structuur met vele diensten ook na de fusie behouden en werd ze zelfs voortdurend uitgebreid.

De secretarie is altijd al de belangrijkste dienst van het stadsbestuur geweest. Het was, en is nog voor een groot stuk, de spil waaromheen de stedelijke administratie draait. Als dienst van de stadssecretaris staat ze in voor de voorbereiding van het College en de Gemeenteraad en voor de opmaak van de notulen, zonder enige twijfel de belangrijkste bescheiden die een gemeente voortbrengt. Daarnaast heeft ze steeds nog heel wat andere taken uit te voeren gehad, waarvan de behandeling en doorsturen van de briefwisseling niet de minste is. Vooreerst moet ik er op wijzen dat hetgeen men in de algemene terminologie 'de boekhouding van het gemeentesecretariaat' noemt[29], in Brugge nooit de taak van de secretarie geweest is, doch dit was steeds de bevoegdheid van één van de financiële diensten. Momenteel is dit de exclusieve taak van de dienst boekhouding.[30]

In 1850 zagen de taken van de secretarie, een van de vier afdelingen van de stedelijke administratie, er als volgt uit[31]:

- opstellen van proces-verbalen van het schepencollege en de gemeenteraad (de notulen)

Omstreeks 1955, wanneer de secretarie een van de bureaus is van de derde afdeling, naast de dienst voor onderwijs, het 'bevolkingsbureel', het 'bureel burgerlijke stand' en de stadskas, blijken haar taken uitgebreid te zijn, maar met behoud van de oorspronkelijke taken: algemeen bestuur, personeel, schone kunsten, bibliotheken, schouwburg, foren en wijkkermissen, afschriften van diploma's e.d., deurwaardersexploten en economaat.[32] Alleen onderwijs blijkt inmiddels aan een eigen aparte dienst toevertrouwd te zijn.

Wanneer enkele jaren later, in 1959, de 'bevoegdheden der verscheidene bestuurlijke diensten' opgesomd worden[33], en de derde afdeling slechts uit twee diensten meer blijkt te bestaan, met name de secretarie en dienst onderwijs, wordt de functie 'algemeen bestuur' gepreciseerd: protocol, ontvangsten en uitnodigingen, gemeenteraad-schepencollege-berekken[34]-commissies, ingekomen brieven en verzending der brieven, gemeenteblad en jaarverslag en coördinatie van algemene zaken der diensten. De functie 'personeel' wordt verduidelijkt als: aanwerving, examens, tucht, bevordering en ontslag (dus niet het financile aspect). Van 'deurwaardersexploten' wordt niets meer vermeld.

In 1964 dan, gaat de functie 'feesten' over naar de dienst voor toerisme.[35] 'Recepties en plechtigheden'(protocol)

blijft echter expliciet bij de secretarie. Men heeft het in die periode voortdurend over de dienst 'secretarie en mechanografie'.[36]

Bij de fusie van 1 januari 1971, wordt er een aparte personeelsdienst opgericht. Tevens wordt de secretarie ontlast van personeelszaken, toezicht op de culturele diensten, meifoor en kermissen en het beheer van de administratieve bureaus.[37] Na de kleine reorganisatie kent de derde afdeling de volgende bureaus met hun taakomschrijving[38]:

1ste bureau: secretarie, PV's[39], Gemeenteraad, Schepen- college, commissies en berekken 2de bureau: personeelszaken

3de bureau: economaat, expeditie, administratieve bu- reaus, recepties (regionale bureaus, ceremo- niemeester, mechanografie)

Hierbij dient de opmerking gemaakt te worden dat onderwijs en personeelszaken inderdaad aparte diensten vormen, maar dat het eerste en het derde bureau in feite één dienst vormen, namelijk de secretarie, met uitzondering van de regionale administratieve bureaus. Het betreft hier in feite een functionele scheiding: hoewel het in feite één dienst betreft, zijn de functies van het derde bureau volledig gescheiden en te onderscheiden van de secretariaatstaken. Ook het archief van deze functies werd apart bijgehouden.[40] Deze feitelijk te onderscheiden taken werden dus wel door dezelfde mensen verricht: zo was de bureauchef van de secretarie tegelijk ceremoniemeester.

Voor 1974 beschikken we over twee overzichten van de taken van de secretarie[41]. Zij zijn beide tamelijk gedetailleerd en wanneer men hen samenlegt, komt men tot een perfect overzicht van de verschillende opdrachten van de secretarie:

Daarbij preciseert men dat deel uitmaken van de secretarie: de drukkerij en de bodendienst (taken: bijstand bij het openen van briefwisseling, verdeling van de stukken onder de verschillende diensten, vervoer van burgemeester en schepenen, bijstand tijdens recepties). Verrichtingen in verband met foren en kermissen was toen toevertrouwd aan de afdelingschef van de derde afdeling.[43]

Vanaf eind de jaren '70 verhuist de 'service aan de pers' naar de pas opgerichte informatiedienst en later naar de coördinatiedienst. In 1988 wordt de functie van ceremoniemeester, tot dan toe was dit tegelijk de bureauchef van de secretarie, afgeschaft, en wordt de functie van protocolchef in het leven geroepen.[44] Alle protocolaire zaken (recepties, jumelages, ...) verhuizen, samen met deze persoon, van de secretarie naar dienst cultuur. De zorg voor de huisstijl, met inbegrip van het stadswapen, wordt een taak van het stadsarchief.

We zien dus binnen de secretarie dezelfde evolutie als voor de gehele Brugse stedelijke administratie: een uitholling van haar takenpakket en een steeds verder afkalven van haar taken. Bijgevolg kunnen we de taken van de secretarie omschrijven als het echte secretariaatswerk (correspondentie, voorbereiden Gemeenteraad en College,...) en economaat. Zelf omschrijft de dienst haar taken als volgt[45]:

Bij bovenstaand schema kunnen we wel enkele bemerkingen plaatsen. Wat betreft de correspondentie wil ik erop wijzen dat alleen de 'belangrijkste stukken' ingeschreven worden. Men kan zich de vraag stellen wat nu belangrijk genoeg is om ingeschreven te worden en wat niet. Het betreft hier immers een hoogst subjectief criterium: wat belangrijk is voor de een, is het niet voor de ander. In principe zou alles moeten ingeschreven worden, met uitzondering van bijvoorbeeld vragen om toeristische informatie e.d.. De uitgaande briefwisseling wordt niet ingeschreven in een register; de dubbels worden alleen in chronologische volgorde bijgehouden zonder dat er een nadere toegang gecreëerd is.

Wat betreft het schepencollege en de gemeenteraad, vestig ik de aandacht erop dat met 'dagorde' de agenda bedoeld wordt en met 'processen-verbaal' de notulen. Tijdens een aantal jaren werd er geen inhoudstafel op de notulen gemaakt (maar daarover later meer).

De documentatie die men bijhoudt, heeft uitsluitend betrekking op wetgeving (staatsblad, bestuursmemoriaal,...). Qua informatisering: de secretarie mag dan wel het centrum zijn van een lokaal netwerk, het oplossen van technische en praktische problemen i.v.m. hard- en software gebeurt op de eerste plaats door de informaticacel.[46] Deze dienst maakt ook de back-ups. Het eensluidend verklaren van afschriften en het wettigen van handtekeningen worden nog door meerdere andere diensten verricht.

Bij een gesprek die we hadden met de bureauchef van de secretarie, mevr. K. De Grande, kwamen we heel wat meer te weten over hoe de dienst zelf tegen haar taken aankijkt. Als belangrijkste taken worden genoemd: de behandeling van in- en uitgaande briefwisseling, de opmaak van de agenda en de notulen van het schepencollege en de gemeenteraad en van het stenografisch verslag van de gemeenteraad, en het onthaal. Het zijn ook net deze opdrachten die al sinds het ontstaan van de secretarie tot haar bevoegdheden behoren. Als bijkomende taken noemt men het economaat en het toezicht op de stadsdrukkerij. De stadssecretaris is de directe opdrachtgever van de secretarie. Het enige reglement dat rechtstreeks van belang is voor de werking van de secretarie is het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad. Er is geen aparte postkamer: de postregistratie en het sorteren/doorsturen van de post gebeurt in de secretarie zelf, hetgeen een voortdurend aan- en uitlopen van bodes en andere personen teweegbrengt.

Samenvattend zouden we kunnen stellen dat de secretarie de schrijvers- of notarisfunctie van de stadssecretaris overneemt.[47]

Laat ik eerst omschrijven wat ik als 'archief van de secretarie' beschouw. Vanzelfsprekend die bescheiden, opgemaakt of ontvangen door de secretarie, die zich momenteel nog op de dienst zelf bevinden. Daarnaast ook al die bescheiden, opgemaakt of ontvangen door de secretarie, die momenteel in het stadsarchief berusten, voor zover het functies betreft die kunnen omschreven worden als 'algemeen bestuur', meer bepaald tot de secretariaatstaken behoren. Op die manier hebben we ons ingepast in de filosofie van de voorlopige inventaris (op fiches) van het hedendaags archief van de stad Brugge, dat, zoals eerder gemeld, ingedeeld is op basis van de verschillende functies binnen het stadsbestuur dan eerder op basis van de bestaande, voortdurende veranderende administratieve organisatie.

We hebben dus consequent het transmissiebeginsel toegepast. Dit is bijvoorbeeld het geval met het archief van de protocolchef dat in mei 1989 werd overgedragen aan het stadsarchief, op het ogenblik dat deze functie van de secretarie overging naar dienst cultuur. Dit archief heb ik dus niet gerekend onder het archief van de secretarie. Nu betreft het hier ook een mooi, duidelijk afgescheiden geheel, gezien protocolaire zaken een duidelijk aparte functie was en onder de bevoegdheid van één bepaald persoon viel. Ook de bescheiden, overgedragen door de secretarie aan het stadsarchief op 23 juni 1961, heb ik niet tot het secretarie-archief gerekend: het betreft hier 11 archiefdozen met betrekking op het politiepersoneel. Ook de op 22 februari 1963, 17 oktober 1963, 6 februari 1979 en 26 juni 1980 overgedragen stukken heb ik niet tot het archief van de secretarie gerekend: het gaat hier om bescheiden van culturele en protocolaire aard en in verband met feestelijkheden. In de overdracht van 22/02/1963 bevonden zich ook notulen van gemeenteraad en schepencollege en een aanwezigheidsregister van de berekken. Deze bescheiden werden wel tot het secretarie-archief gerekend. Zij werden trouwens al eerder bij de betrokken reeksen ondergebracht.

Het archief van de secretarie, dat dateert van na 1945, beslaat momenteel in totaal, volgens eigen berekeningen, zo'n 101 meter, de collectie gemeentebladen 1840-1992 (8 meter) niet inbegrepen. Hét probleem is echter dat dit secretariaatsarchief over maar liefst vier bewaarplaatsen verdeeld is.

- Op de secretarie zelf (stadhuis) bevindt zich vanzelfsprekend het dynamisch en semidynamisch archief, evenals de belangrijkste nog niet overgedragen bescheiden van het statische archief (notulen): zo'n 13 meter, samen met de collectie gemeentebladen ruim 21 meter[48].

- In de kelder van de secretarie wordt ongeveer 45 meter bewaard, vooral bescheiden van de jaren '70 tot begin van de jaren '90.

- In de stadsdrukkerij (Vlamingdam) wordt er in erbarmelijke omstandigheden een kleine 26 meter archief van de secretarie bewaard, waarvan vooral de kopieën van uitgaande brieven (1958-1980) het leeuwenaandeel vormen. Hier bevinden zich echter ook indicateurs van de secretarie vanaf 1848 !!!

- In kelder 1 van het stadsarchief, ten slotte, is er een kleine 16 meter archief van de secretarie, daterend van na 1945. Enigszins ongemakkelijk is het feit dat niet al het archief van de secretarie hier tesamen staat.[49]

Op zolder 2 van het stadsarchief, bevinden zich dan nog in het archief van de protocolchef een vijftal dozen (nrs 81-85[50]) die kunnen gerekend worden tot het secretariaatsarchief, en in ongeordend archief een vijftal dozen met het label 'algemeen bestuur' uit de jaren '50 waarvan de inhoud ook betrekking heeft op de taken van de secretarie: samen dus ruim 1 meter.

Daarnaast bevinden zich in het stadsarchief nog drie kabinetsarchieven die sterk gelieerd zijn met de secretarie: dat van burgemeester Van Hoestenberghe uit 1945-1955 (zolder 2,

Hier moeten we grotendeels de bovenstaande beschrijving hernemen. Het statisch archief van de secretarie is over de vier eerder vermelde depots (stadsarchief, stadsdrukkerij, secretarie en de kelder van de secretarie) verspreid, met dien verstande dat in de secretarie enkel de ingebonden notulen vanaf 1971 (van zowel schepencollege als gemeenteraad) als statisch beschouwd kunnen worden. Het archief dat zich in de kelder van de secretarie bevindt, kan voor het grootste deel als statisch omschreven worden. Enkele dozen echter, zoals die met de dossiers van de meest recente gemeenteraadszittingen, moeten als semidynamisch aanzien worden. Er wordt daar immers nog regelmatig een stuk of doos uitgehaald. Het archief dat zich in het stadsarchief en in de stadsdrukkerij bevindt, is statisch. Wij moeten ons hier nog de vraag stellen of er niet in een of ander verborgen hoekje van het Brugse stadhuis nog wat archief van de secretarie verloren ligt. De kans daartoe is reëel, maar acht ik klein, gezien de regelmatige verhuizingen én het tamelijk volledige karakter van het statisch secretarie-archief.

Wat de materiële bewaring betreft: van de vier depots is die (vanzelfsprekend) het meest optimaal in het stadsarchief. Het is de enige plaats waar temperatuur en vochtigheid gemeten worden. Toch heeft men onlangs hals over kop een rek met secretarie-archief moeten ontruimen omdat een buis van de waterleiding het begeven had. Ook de notulen in de secretarie worden in goede omstandigheden bewaard. In de kelder van de secretarie echter, kan gerust nog één en ander verbeteren. Aangezien er geen verwarming noch verluchting is, zijn de documenten er enigszins onderhavig aan de wisselende weersomstandigheden. Daarbij komt dat verschillende dozen op de grond of tegen een (in januari althans vochtige) muur opgestapeld staan. Stof, vocht en temperatuurswisselingen hebben er dus vrij spel. Ook is het zo dat sommige dozen werkelijk in de rekken geperst zijn. Ook de bewaringsomstandigheden in de stadsdrukkerij laten heel wat te wensen over. De archivalia worden er bewaard op lange rekken van spaanplaat in een grote ruimte die blijkbaar nu en dan gebruikt wordt om te timmeren. Het gevolg is een zeer stoffige omgeving, die eveneens verlucht noch verwarmd wordt. Deze zaken zijn des te erger wanneer men beseft dat hier belangrijke documenten bewaard worden: registers en minuten van uitgaande brieven, maar vooral indicateurs van de secretarie vanaf 1848.

Wat betreft de toegankelijkheid van de bescheiden die behoren tot het statisch archief, moeten we verwijzen naar het archiefreglement en naar het reglement op de openbaarheid van bestuur.[51] Dit houdt dus in dat alle archief ouder dan 30 jaar toegankelijk is, met uitzondering van bescheiden betreffende persoonlijke aangelegenheden, waarvan de termijn 100 jaar is. 'Belanghebbenden' kunnen echter altijd inzage krijgen in de stukken waarin ze een belang hebben.

Voor het statisch secretarie-archief geldt deze regeling vanzelfsprekend ook. Bovendien zijn steeds toegankelijk voor om het even wie en zonder enige restrictie wat termijn betreft: jaarverslagen, agenda's en notulen van de gemeenteraad, bescheiden met betrekking tot bekendmakingen en de schriftelijke vragen van gemeenteraadsleden aan het college en de antwoorden daarop. Voor 'belanghebbenden'[52] zijn toegankelijk: de registers van ingekomen en uitgaande briefwisseling en de dossiers van gemeenteraad en/of college. Niet openbaar zijn de notulen en agenda's van het schepencollege en "documenten met betrekking tot een aangelegenheid waarin nog geen eindbeslissing genomen is en daardoor op zichzelf een onvolledig of vertekend beeld zouden geven".

Hoewel beide reglementen zonder enige twijfel een uitstekende leidraad zijn voor zowel archivaris/kantoorbediende als de persoon die ter inzage vraagt, zijn er toch enkele praktische probleempjes in verband met de uitvoering ervan. Zo kunnen in een bepaald dossier of een bepaalde doos zowel stukken die betrekking hebben op de persoonlijke levenssfeer als andere, die dat niet hebben, voorkomen. En quid met de notulen van het schepencollege die ouder zijn dan 30 jaar? Aangezien zij veel informatie bevatten met betrekking tot de persoonlijke levenssfeer (benoemingen, tuchtstraffen,...) zouden zij in principe pas na 100 jaar toegankelijk mogen zijn. Het gaat hier echter om een van de belangrijkste bescheiden binnen een stadsbestuur, zodat enige soepelheid vanwege de documentverschaffer naar de aanvrager toe gewenst is. De toelating tot inzage zou hier vooral afhankelijk moeten zijn van het doel dat de inzage heeft en van enkele voorwaarden met het oog op een eventuele publicatie (waarvan de meest voor de hand liggende is: geen namen noemen).

Vanaf de vroege 19de eeuw tot in de jaren '50 van deze eeuw waren het klassement en de mogelijkheid tot opvolging van een zaak met elkaar verweven. Men werkte op de secretarie immers met indicateurs[53]. Op de derde afdeling, waartoe de secretarie behoorde, werden een algemene agenda en een indicateur bijgehouden: in de agenda werden alle inkomende stukken voor het stadsbestuur ingeschreven en de indicateur had enkel betrekking op de de derde afdeling. Wat heel verwarrend werkt, is het feit dat de administratie beide documenten, zowel de agenda als de indicateur, 'repertorium' noemt en beide genummerd zijn met een letter.[54]

Het systeem, dat in voege was van 1835 tot ongeveer 1960, werkte als volgt: alle ingekomen stukken werden door de secretarie ingeschreven in de 'algemene indicateur' of het 'algemeen repertorium', zijnde de agenda. Naast een doorlopend nummer en andere gegevens betreffende het ingekomen stuk, werd er aangegeven naar welk bureau het werd doorgestuurd om te worden afgehandeld. Soms werd ook vermeld in welke indicateur ("boek" + letter) en onder welke rubriek (nummer) een zaak op de dienst ingeschreven werd, doch dat blijkt na 1945 zelden nog gebeurd te zijn.

Elk bureau hield dan op zijn beurt ook een 'repertorium' bij, met als gekend gevolg dat de derde afdeling twee 'repertoria' bij te houden had. In deze indicateur werd ook een doorlopend nummer toegekend aan elk ingekomen stuk dat een nieuwe zaak startte. Indien het stuk geen nieuwe zaak betrof, werd het ingeschreven onder het nummer waaronder de zaak, waarop het betrekking had, behandeld werd. Met andere woorden, men werkte in feite met onderwerpsrubrieken en elk stuk werd ingeschreven onder die rubriek waar hij hoorde. Verder vermeldt de indicateur welk gevolg er aan de zaak gegeven is en waar het stuk of het dossier betreffende de zaak uiteindelijk geklasseerd werd. In deze indicateurs werden ook dossiers en uitgegane brieven opgenomen die niet het gevolg waren van een eerder ingekomen stuk. Onder 'naam en adres der onderteekenaars' staat dan aan wie het stuk gericht was en onder 'gevolg aan de zaak gegeven' de andere administratieve handelingen die daarvan het gevolg waren. Ten slotte werd er ook een register van uitgaande briefwisseling bijgehouden.

Een en ander kan het best verduidelijkt worden aan de hand van enkele voorbeelden:

vb. A (bijlage 1): Een brief van de gouverneur d.d. 10/8/45 wordt ontvangen door het stadsbestuur op 14/8/45. Het wordt ingeschreven in de agenda (repertorium L) onder nr 1416 (A1). Op dezelfde dag wordt het doorgezonden naar de derde afdeling en ingeschreven in de indicateur (repertorium O) onder rubriek 51 (A2). De brief van de gouverneur geeft een maand later aanleiding tot een antwoord, die ingeschreven wordt in 'repertorium O' naast de eerdere inschrijving van de ontvangst van het stuk op de derde afdeling (A2). Deze brief wordt verzonden en bijgevolg ingeschreven in het register van uitgaande briefwisseling onder volgnummer 11085 (A3). Uiteindelijk zal dit dossiertje geklasseerd dienen te worden onder de rubriek "Stadspersoneel-Maatregelen ingevolge besluitwet van 5-5-1945" (A2).

vb. B (bijlage 2): Het betreft hier uitgaande briefwisseling die niet het gevolg is van een ingekomen stuk. De uitgaande brief wordt ingeschreven op de derde afdeling in de indicateur (repertorium O) onder rubriek 51, waarop het betrekking heeft: "Aan gouverneur W.Vl." (B1). De brief wordt verstuurd en bijgevolg ingeschreven in het register van uitgaande briefwisseling onder volgnummer 11524 (B2). Er wordt naderhand een herinneringsbrief opgesteld en dat wordt op zijn beurt in de indicateur (repertorium O) genoteerd naast de eerst geschreven brief (B1). De herinneringsbrief wordt verzonden hetgeen zijn weerslag vindt in de inschrijving van het stuk in het register van uitgaande briefwisseling onder nummer 12463 (B3). Het antwoord van de gouverneur arriveert op het stadhuis op 26/2/46 en wordt ingeschreven in de agenda van ingekomen briefwisseling (repertorium L) onder volgnummer 4932 (B4). Het wordt dezelfde dag doorgezonden naar de derde afdeling waar het ingeschreven wordt in de indicateur (repertorium P) onder het vorige stuk in verband met deze zaak (zijnde de herinneringsbrief) en op datum van het stuk (B1).[55] De brief van de gouverneur heeft een andere brief vanwege het stadsbestuur aan een derde tot gevolg en die wordt op zijn beurt genoteerd in repertorium P (de indicateur) onder het vorige stuk (zijnde het antwoord van de gouverneur) (B1). Deze brief wordt ook verzonden en ingeschreven in het register van uitgaande briefwisseling onder nummer 289 (B5). Het hele dossier dient ten slotte geklasseerd te worden onder de rubriek

In verband met de hierboven geschetste wijze waarop een zaak gevolgd kan worden, dienen toch enkele opmerkingen gemaakt te worden: het terugvinden van een zaak is alleen mogelijk via de index van een agenda/indicateur of via het chronologisch doorlopen naar een stuk met een bepaalde datum. De indices van deze agenda's en indicateurs zijn niet zelden onvolledig, een enkele keer ontbreken ze zelfs, en ze verwijzen naar de -vaak uitgebreide- rubrieken zodat enig zoekwerk en veel geduld vereist blijft. Ook op het chronologisch doorlopen naar een stuk met een bepaalde datum staan restricties: dit is alleen mogelijk bij de agenda's van ingekomen en uitgaande stukken, en niet bij de indicateurs want die zijn immers in rubrieken ingedeeld. De onderzoeker moet dus of over de datum van een ingekomen of een uitgaand stuk beschikken, of over zeer veel geduld en moed beschikken. Daarbij komt momenteel nog het praktische probleem dat de algemene agenda's van ingekomen brieven in het stadsarchief bewaard worden terwijl de indicateurs van de derde afdeling zich nu nog in de stadsdrukkerij bevinden.

De archiefverwijzingen in de indicateurs, zoals hier "Stadspersoneel - Maatregelen ingevolge besluitwet van 5-5-1945" zijn meestal te beperkt om bepaalde bescheiden op een efficinte manier terug te kunnen vinden. Bovendien werden deze archiefverwijzingen niet altijd even accuraat ingevuld. Daarbij valt aan te stippen dat er evenmin sprake is van echte precieze dossiervorming: in de voorbeelden ging het om een zaak van schorsing van stadspersoneelsleden bij wijze van tuchtmaatregel. Welnu, de stukken in verband met het einde van de schorsing van een bepaald personeelslid staan niet vermeld en worden niet bewaard bij de stukken die verband houden met de schorsing zelf. Zodoende blijft enig zoekwerk steeds vereist.

Vanzelfsprekend blijven de indicateurs ondanks deze tekortkomingen een interessante bron. Ten laatste vanaf 1960, vanaf dat het systeem met de indicateurs volledig verlaten is, is het immers zo dat een zaak niet meer, of niet meer zo gemakkelijk, kan opgevolgd worden. De indicateurs vormen immers de spil van de registratuur: de essentiële link tussen ingekomen en uitgaande stukken.

Een gelijkaardig rubriekenstelsel als dat van de stedelijke administratie, werd in het begin van onze eeuw gebruikt door stadsarchivaris Gilliodts voor de klassering van het modern archief.[56] Gilliodts heeft het modern archief ingedeeld in 22 afdelingen. Deze afdelingen omvatten volgens hem de verschillende 'branches' van de stedelijke administratie. Van de 22 afdelingen zijn er vijf die specifiek betrekking hebben op de secretarie:

Van deze rubrieken zijn de laatste vier nummers series. Het doel van deze ordening betrof vooral de nood van de administratie om stukken snel terug te vinden, en niet in eerste instantie het bevorderen van het historisch onderzoek. Binnen deze archiefafdelingen werd het archief dan meestal geklasseerd volgens de rubrieken van de administratie, waarschijnlijk gewoon omdat ze op deze wijze overgedragen werden. De meeste portefeuilles tot in de jaren '50 dragen dan ook de vermelding zoals die in de indicateur genoteerd staat. De werkelijkheid toont echter aan dat, net zoals J. D'Hondt voor de negentiende eeuw constateerde, het ordeningsstelsel een aantal gebreken vertoont zoals foute vermeldingen. Af en toe lijkt er zelfs geen overeenkomst te zijn tussen de archiefverwijzing in de indicateur en de reële situatie in het archief.

Het systeem van de indicateurs is dus ten laatste verlaten in 1960. De laatste indicateur waarover we beschikken, is 'repertorium R' die loopt van 1956/01/12 tot 1960/03/29. Dit register is maar voor de helft ingevuld, vertoont zeer veel lacunes en heeft geen index. Vanaf 1958/09/16 worden de uitgaande brieven ook niet meer ingeschreven in een register van uitgegane briefwisseling, maar worden de minuten van deze uitgegane briefwisseling in een reeks bijgehouden zonder dat hierop een nadere toegang is. We zitten dus met een overgangsperiode van 1958 tot 1960.

Dat het verlaten van het systeem van de indicateurs (en bijgevolg van een rubriekentelsel voor het dynamisch en semidynamisch archief) niet vanzelfsprekend was, wordt aangetoond door een dossiertje uit 1957 dat de titel draagt "Bijzonder repertorium - reorganisatie".[57] Daaruit blijkt dat de secretarie in 1957 onderzocht hoe de registratuur gereorganiseerd kon worden. Men was niet tevreden met het oude systeem omdat "de inschrijving van deze stukken... minstens één tot soms 2 uren werk vraagt voor de te verzenden stukken, en een mindere tijd voor de inschrijving van de ontvangen stukken en (het)... uit de korte inhoud niet mogelijk is duidelijk de inhoud van de verzonden brief nauwkeurig te bepalen en bij het zoek geraken of het verlies van een dossier toch niet meer mogelijk is dit dossier opnieuw samen te stellen met deze 'korte inhoud'". Aangezien de secretarie geen alternatief zag voor de registratie van de ingekomen stukken, heeft men enkel "een zekerder stelsel" uitgewerkt voor de uitgaande briefwisseling, hetgeen dus bestond uit het in chronologische volgorde bijhouden van de minuten van de uitgaande stukken. Om het opzoeken te vergemakkelijken zouden de afschriften van de brieven in de kleur, "zoals de kleur der farden door deze dienst gebruikt" zijn (geel=onderwijs, groen=secretarie, rood=rekendienst,...). Om niet hals over kop te werk te gaan, werd nagegaan of het inschrijven van de briefwisseling wettelijk verplicht was, hetgeen niet het geval bleek. Daarenboven vroeg het Brugse gemeentebestuur om inlichtingen bij de secretarissen van Leuven, Gent en Oostende. Hoewel zij alle drie meldden nog steeds alle in- en uitkomende brieven te registreren, werd er in Brugge blijkbaar toch beslist om de registratuur te veranderen in de zin zoals hierboven beschreven staat.

In de twee jaren die daarop volgen, werden ook de indicateurs niet meer correct bijgehouden, zodat de gehele registratuur in gebreke kwam, een zaak niet meer opgevolgd kon worden, en we met de indicateurs een toegang tot het archief verliezen.

Het is bijgevolg moeilijk te weten hoe het dynamisch en semidynamisch archief verder bijgehouden werd. Wellicht, en dat wordt bevestigd door de overdrachtslijsten, werd voor de dossiers het rubriekenstelsel gewoon verder gebruikt. Voor de secretarie zelf stelt dit probleem zich veel minder, aangezien we hier vooral te maken hebben met een seriestelsel.

Het is hier ook het juiste moment om een woordje te plaatsen over het archiefbeheer bij de andere stadsdiensten. De archiefvorming was/is volledig gedecentraliseerd. Elke dienst hield/houdt zijn eigen archief bij. Hoe er geklasseerd wordt, is dus afhankelijk van dienst tot dienst. Van een centraal beheer van dynamisch en semidynamisch archief was en is dus geen sprake. Toen er nog per afdeling indicateurs bijgehouden werden, was het in ieder geval zo dat het archiefbeheer per afdeling gecentraliseerd was. De indicateurs van de derde afdeling behandelden de afdoening en het klassement van al wat tot de derde afdeling behoorde: secretariaatstaken, onderwijs, personeel,... . Met het verdwijnen van de indicateurs verliezen we dus die bredere kijk en moeten we, in ons geval, terugvallen op de loutere secretariaatstaken.

Wat betreft het secretarie-archief 'pur sang' zitten we met een aantal series en reeksen. De belangrijkste hiervan, gaan reeds terug tot de vroege negentiende eeuw. Zij kunnen tevens tot de belangrijkste bescheiden van een gemeentearchief gerekend worden. Op de hierna volgende bladzijden beschrijven we de verschillende series en reeksen die behoren tot het statisch archief van de secretarie na 1945.

Eerst is het echter aangeraden een blik te werpen op de verschillende stappen die een dossier moet volgen tot er een bepaalde beslissing genomen wordt. Niet elke stap in dit traject geeft aanleiding tot archiefvorming.

Een bepaald dossier kan door een dienst of door meerdere diensten gevormd worden naar aanleiding van een ingekomen stuk of vanuit het gemeentebestuur zelf. Wanneer een en ander het gevolg is van een ingekomen stuk, dan is deze ingekomen brief in principe[58] ingeschreven in de agenda van ingekomen briefwisseling, met aanduiding van de dienst waarnaar het verwezen is. Wanneer echter een ingekomen brief/ een bepaald dossier meerdere diensten aanbelangt, is er een probleem. Daarom werd er in 1974 voorgesteld om het dossier in dat geval te centraliseren bij de 'belangrijkste' dienst en de secretarie zou beslissen welke dienst dat was.[59] De andere betrokken diensten zouden dan hun voorstellen aan de centraliserende dienst bezorgen. Vanaf 1977 is deze werkwijze effectief in voege getreden.[60] Gaat het evenwel om een zaak waarbij de bevoegdheid niet duidelijk omlijnd was of waarbij geen enkele dienst als de meest betrokkene kon aangeduid worden, dan werden die dossiers gecentraliseerd in de secretarie.[61] Volgens de heer Bob Warnier, momenteel protocolchef maar toen bureauchef van de secretarie, is deze centralisatie, die vooral met het oog op de briefwisseling gebeurde, nooit echt opgevolgd.[62] In drie jaar tijd werden slechts 34 kleine en relatief onbelangrijke dossiertjes vanuit de secretarie beheerd.

- de nodige adviezen opvragen bij de andere stadsafdelingen die bij de zaak betrokken zijn

- het volledige dossier, voorzien van alle adviezen en eventuele voorstellen aan het college (en eventueel andere instanties) voorleggen

Wanneer een dossier gevormd is en er een beslissing moet genomen worden, dan is de procedure minstens vanaf 1977[63] als volgt[64]:

1. De dossiers, met het voorstel of advies van de bevoegde dienst(en), worden door de diensthoofden bezorgd of voorgelegd aan de schepenen tot wiens taakverdeling zij voor onderzoek behoren. Deze schepen ziet het dossier na en geeft zijn advies schriftelijk op de begeleidende nota. Indien de bevoegde schepen oordeelt dat een dossier nog verder onderzocht moet worden, dan laat hij het coördinatiebureau/de coördinatiedienst verwittigen. Deze dienst volgt dan het verdere onderzoek van het dossier op de voet.

2. Elke woensdagmorgen komen de diensthoofden met de door de schepen geadviseerde dossiers naar het zogenaamde 'precollege'. Daar worden de dossiers door de diensthoofden besproken met de burgemeester, stadssecretaris en/of adjunctstadssecretaris. De burgemeester beslist a) welke dossiers onmiddellijk aan het college kunnen voorgelegd worden en b) welke dossiers verder dienen onderzocht te worden in het coördinatiebureau/de cordinatiedienst.

3. Met de dossiers die onmiddellijk aan het college kunnen voorgelegd worden stelt de secretarie woensdagnamiddag de agenda van dit schepencollege op. Deze agenda wordt aan alle leden van het college van burgemeester en schepenen overgemaakt en op donderdag liggen alle te behandelen dossiers ter inzage in de collegekamer.

4. De dossiers die voor verder onderzoek naar het coördinatiebureau/de coördinatiedienst verwezen werden, worden, indien mogelijk, de week daarop terug voorgelegd in het precollege, langs de administratieve dienst vanwaar zij uitgaan en die deze dossiers terug ontving van het coördinatiebureau/de coördinatiedienst, dit met het nieuwe advies van de bevoegde schepen.

5. Op vrijdag vergadert dan het college van burgemeester en schepenen. Daar wordt onder meer beslist welke dossiers die niet tot het dagelijks bestuur van de gemeente behoren, aan de gemeenteraad zullen voorgedragen worden. Wanneer er voldoende dossiers voor bespreking in de gemeenteraad in aanmerking komen, stelt de secretarie de agenda op, waarna de dossiers door de gemeenteraadsleden kunnen ingekeken worden.

6. Voor de gemeenteraad zelf plaatsvindt, vergaderen de verschillende berekken. Daar worden de dossiers vooraf in extenso besproken om een te uitgebreid debat in de gemeenteraad te vermijden.[65] In de gemeenteraad zelf ten slotte worden de definitieve beslissingen genomen of bekrachtigd.

De laatste zes jaar zien we onder impuls van voormalig adjunctstadssecretaris en huidig stadssecretaris Devriese ook enkele initatieven om de belasting van het schepencollege te verlichten. Hier hanteert men het principe van meer bevoegdheden te geven aan de diensthoofden.[66] Zo worden ingekomen brieven die wensen dat een pas genomen collegebeslissingen gewijzigd worden, sinds 1990 vooraf 'gekeurd' door het diensthoofd. Indien dergelijke brief geen nieuwe argumenten aanhaalt, volstaat een parafering door de bevoegde schepen om als afgehandeld beschouwd te worden. Enkel indien wel nieuwe argumenten aangehaald worden, komt de zaak terug voor het schepencollege. Ook de vragen waarvan de beslissing van het college "kan voorspeld worden uit hoofde van eerder genomen princiepsbeslissingen of afspraken" worden nu op deze wijze afgehandeld.

Vanaf 1 januari 1994 is het ook zo dat de diensten vooraf bij elk collegedossier een ontwerp van besluit moeten maken ten einde de bijeenkomsten van het schepencollege vlotter te laten verlopen.[67]

Niet alle van de hierboven vermelde stappen die een dossier volgt tot er een besluit genomen wordt, geven aanleiding tot archiefvorming. De bespreking in het precollege vindt slechts occasioneel zijn weerslag in het archief doordat bijvoorbeeld een nota bij het dossier gevoegd wordt. Bespreking door het cordinatiebureau/de coördinatiedienst vindt (normaal gezien) zijn weerslag in een dossier van deze dienst. Ook de berekken laten nauwelijks archief na, op het aanwezigheidsregister en de agenda's na. Dat er (voor zover wij konden achterhalen) geen verslag van de berekken opgemaakt en/of bewaard wordt, is wel jammer omdat vaak vooral hier de discussie gevoerd wordt in plaats van in de gemeenteraad.[68]

Na deze schets, kunnen we overgaan tot de systematische beschrijving van de verschillende series. Vooraf moet ik er nog op wijzen dat het onderscheiden van de verschillende series vaak puzzelwerk was. Hiermee bedoelen we: we kunnen hier wel de verschillende soorten bescheiden opsommen, waarvan het overgrote deel ook effectief als reeks bewaard wordt, doch in de realiteit bevinden vele van deze stukken zich (nog) in een chaotische toestand aangezien het archief van de secretarie (nog) geen systematisch klassement kent. De bedoeling van deze paragraaf is dus niet een inventaris te zijn, wel om de verschillende soorten bescheiden in het archief van de secretarie te leren kennen.

Ook werd reeds aangehaald dat niet alle soorten bescheiden die in het archiefschema van GADEYNE[69] en in de bewaar- en vernietigingslijsten voor gemeentearchieven van het Algemeen Rijksarchief[70] onder de secretarie vernoemd worden, ook effectief in Brugge in de archivalia van deze dienst te vinden zijn. Naast de kabinetsarchieven, protocol en de zogenaamde 'boekhouding van het secretariaat', konden bijvoorbeeld onder andere geen repertorium van verleden akten, geen registers met reglementen en verordeningen, geen persoonsdossiers van gemeenteraadsleden en schepenen en nauwelijks dossiers over rechtsgedingen teruggevonden worden.

Dit wil niet zeggen dat deze ontbrekende bescheiden er niet zijn, het wil enkel zeggen dat ze zich niet bevinden in het archief van de secretarie (zoals bijvoorbeeld de onderzoeken 'de commodo et incommodo').

Na deze tamelijk uitgebreide inleiding, kunnen we overgaan tot de systematische bespreking van de verschillende soorten bescheiden in het archief van de secretarie. In de opschriften van deze bescheiden (en in de administratie in het algemeen) worden meestal de afkortingen GR, voor gemeenteraad, en CBS, voor college van burgemeester en schepenen, gehanteerd.

Dit zijn wellicht dé belangrijkste bescheiden van een gemeentearchief. In zowel de oude als de nieuwe gemeentewet zijn er drie artikels die handelen over het opmaken van de notulen of daarmee in verband gebracht kunnen worden. Deze preciseren dat de notulen opgesteld worden door de gemeentesecretaris, eventueel bijgestaan door enkele helpers, dat de notulen geen uitgebreid verslag moeten zijn en aan strikte vormvereisten moet beantwoorden, dat het ontwerp van notulen in de volgende vergadering moet goedgekeurd worden en dat na goedkeuring de notulen in het register moeten ingeschreven worden en getekend worden door burgemeester en secretaris.[71] Als minimum vereisten, waaraan de notulen moeten voldoen, meldt de Bond van Gemeentesecretarissen in 1951: aanduiding van vergaderend korps (gemeenteraad of schepencollege), aard van de vergadering (geheim of publiek), datum, vermelding van voorzitter en aanwezige leden, de genomen beslissingen en het resultaat van de stemming.[72] Aangezien de notulen geen beknopt verslag moeten zijn, raadt de Bond aan niet de 'incidenten' in de vergadering te vermelden, die niet rechtstreeks met een beslissing in verband staan noch de voorstellen op te nemen die niet gevolgd werden door een stemming. Deze zaken kunnen eventueel wel opgenomen worden in het stenografisch verslag. Het hangt natuurlijk van de secretaris af wat er wel en niet opgenomen wordt in de notulen.

De notulen van de gemeenteraad komen praktisch als volgt tot stand: Met de agenda van de gemeenteraad, wordt een toelichtende nota voor gebruik tijdens de zitting opgesteld. Tijdens de zitting maakt de secretaris notities op een agenda van de vergadering waar daartoe de nodige ruimte voor gelaten is.[73] Tijdens de zitting worden ook stenografische notities genomen door mensen van de secretarie.[74] Sinds 1967 worden de gemeenteraadsvergaderingen ook opgenomen met een bandopnemer. Aan de hand van deze stenografische notities wordt de minuut van de notulen gemaakt. Deze ontwerpteksten kunnen door de raadsleden verbeterd worden, waarna het verbeterde verslag aangevuld wordt met de exacte tekst van de genotuleerde beslissing, zoals die door de verschillende diensten voorbereid is. Het drukklaar ontwerp wordt dan ten slotte gedrukt en afgewerkt tot een boekje in de stadsdrukkerij. Nadat alle gemeenteraadszitttingen van een jaar afgewerkt en gedrukt zijn, worden zij gebundeld.[75]

De notulen van de gemeenteraad worden bewaard in het stadsarchief (Kelder 1, rek XVIII, 1945-1970, 26 vols) en in de secretarie (1971-1992, 26 vols). De laatste jaargangen zijn nog niet ingebundeld. In totaal vormen de notulen van de gemeenteraad een serie die tot nu toe loopt van 1800 tot 1992 en 145 registers telt.

In het stadsarchief bevinden zich ook de (losse) minuten van de notulen (Kelder 1, rek XIX, 1945-1961, 15 pfs. en rek XLIV, dozen A[76] , 1971-1979 ), meestal 'Processen-Verbaal van de Gemeenteraad' genoemd. Deze hoeven volgens de bewaar- en vernietigingslijst van het Algemeen Rijksarchief niet bewaard te worden; zij zijn bij nader toezien inderdaad identiek aan de notulen.

De agenda van de gemeenteraad, net als die van het schepencollege, wordt in Brugge meestal 'dagorde' genoemd. Deze agenda's worden niet bewaard in een formele serie, maar bevinden zich meestal in de dossiers van de gemeenteraadszittingen. Op die manier zijn zij echter zonder veel nut want de punten van de 'dagorde' zijn natuurlijk ook opgenomen in het stenografisch verslag, de notulen enz. Als afzonderlijke serie kunnen ze wel hun nut kunnen bewijzen als toegang op de notulen, maar enkel voor de jaren 1981-1986 en 1987-1988 konden we de dagordes als een afzonderlijke serie terugvinden in de kelder van de secretarie. Er bestaat ook wat men de toelichtende nota van de gemeenteraad (soms ook: 'persbericht') heet. Het betreft hier in feite niets meer dan een uitgebreide dagorde van de gemeenteraadszitting die voor publiek en pers bedoeld is. Deze nota is meestal opgenomen in de dossiers van de gemeenteraadszittingen.

Het stenografisch verslag van de gemeenteraad is het resultaat van het woordelijk uitschrijven van de debatten en interpellaties in de zittingen. Zij verschilt met de notulen daarin dat hier niet de exacte tekst van de beslissingen in weergegeven wordt. Het is deze tekst die gebruikt wordt voor het gemeenteblad. Vaak, en dat is zeker het geval de laatste jaren, is er niet zo veel verschil tussen het stenografisch verslag en de notulen in die zin dat de notulen nu meestal ook de interpelllatie en debatten weergeven.[77]

De opmaak van het stenografisch verslag wordt geregeld in het 'reglement van orde en inwendige dienst van de gemeenteraad'[78] Daarin wordt onder meer gespecifieerd dat de tussenkomsten van raadsleden voor de eindredactie aan hen voorgelegd worden. Indien een raadslid niet akkoord gaat met de weergave van zijn interventie, dan beslecht de voorzitter van de gemeenteraad de betwisting.

Er is geen aparte serie met deze verslagen, zij zijn opgenomen in de dossiers van de gemeenteraadszittingen. In het archief van de secretarie konden we geen stenografische verslagen terugvinden ouder dan 1970. We beschikken natuurlijk wel over de gemeentebladen om de tussenkomsten van raadsleden te kunnen nagaan. Het ontbreken van de stenografische verslagen is in het geval van Brugge dus geen gemis.

Het aanwezigheidsregister van de gemeenteraad bevat per zitting de namen van de personen aanwezig op de zitting en hun handtekeningen, de namen van de geëxcuseerde raadsleden en de afwezigen. Deze zaken worden ook vermeld in de notulen, waardoor deze bron van weinig waarde is. In het stadsarchief worden er twee aanwezigheidsregisters van de gemeenteraad bewaard (kelder 1, rek XXXVII, 1951-1965, 1 reg. en kelder 1, rek XLIV, 1966-1980, 1 reg.).

Deze dossiers groeperen alle bescheiden die betrekking hebben op de organisatie, het verloop en het notuleren van een gemeenteraadszitting. Zij kunnen de volgende bescheiden bevatten: minuten van de oproepingsbrieven voor de raadsleden, de agenda, vragen tot toevoeging van punten aan de agenda, stenografisch verslag, schriftelijke antwoorden op vragen van raadsleden, door de secretaris geannoteerde agenda, aanwezigheidslijsten, vragen om vrijstelling van dienst, de toelichtende nota (soms 'persbericht' genaamd), agenda van de berekken, een lijst van de punten op de agenda per verantwoordelijke dienst gegroepeerd, teksten van interpellaties, de minuut van de notulen en ontwerpen van beslissingen vanwege de diensten. Het spreekt vanzelf dat het niet noodzakelijkerwijs zo is dat elk dossier al deze bescheiden bevat. Meestal bevatten zij slechts enkele van deze bescheiden. Soms (onder andere van de periode 1970-1977) zijn de minuten van de notulen apart bijgehouden van de rest van het dossier maar wel in dezelfde doos. De dossiers van de gemeenteraadszittingen worden bewaard in het stadsarchief (kelder 1, rek XLIV, 1971-1979, dozen A, 32 dozen) en in de kelder van de secretarie (verspreid over verschillende rekken, 1980-1994/4/26, 62 dozen). De meeste van de gegevens die deze documenten verschaffen, kunnen ook elders teruggevonden worden, bijvoorbeeld in de notulen. De schriftelijke antwoorden op vragen van raadsleden en de lijsten van de punten op de agenda gegroepeerd per verantwoordelijke dienst zijn echter originele bronnen die in geval van een eventuele optie tot vernietigen uit deze dossiers moeten gelicht worden.

Gerelateerd met deze dossiers is een doos Q uit het stadsarchief (kelder 1, rek XXXVII) dat de periode 1971-1976 beslaat en het opschrift 'algemeen bestuur' draagt. In mapjes per jaar worden er alle stukken met betrekking op organisatorische problemen, procedurekwesties, gelukwensen en rouwbetuigingen, vragen van raadsleden, incidenten met publiek en moties gericht aan de hogere overheid, bewaard.

Deze berekeningen van de presentiegelden voor de raadsleden zitten in dezelfde doos als de aanwezigheidsregisters van de berekken, althans in het stadsarchief (kelder 1, rek XXXVII, 1930-1981, 2 dozen). In de kelder van de secretarie (1983-1988, 1 doos) worden deze documenten apart bewaard, in mapjes per jaar. Volgens de bewaar- en vernietigingslijst van het Algemeen Rijksarchief mogen ze vernietigd worden.

Deze documenten die zich vanaf 1982 ook in de dossiers van de gemeenteraadszittingen bevinden, vermelden de 'punten aan de dagorde' van de verschillende berekken, waaronder de 'verenigde berekken', nu meestal het 'algemeen berek' genaamd. Dit is alle berekken samen en heeft dus de facto dezelfde samenstelling als de gemeenteraad. Op de agenda (ook hier 'dagorde' genaamd) van de berekken staan de verschillende punten op exact dezelfde manier beschreven als op de agenda van de gemeenteraad. Van de berekken wordt (bijna) nooit een verslag wordt opgemaakt, wel werden meestal de agenda's geannoteerd door de 'verslaggever' van het berek (dit kan de schepen zijn die dezelfde bevoegdheden heeft als het berek, de burgemeester of de secretaris). Deze geannoteerde agenda's van de berekken van 1971 tot 1979 worden in dozen per jaar in het stadsarchief bewaard (kelder 1, rek XXXVII en LIV, dozen J, 8 dozen).

Vanaf 1989 worden deze agenda's blijkbaar niet meer apart bewaard, maar alleen in de dossiers van de gemeenteraad (kelder secretarie, 1 doos 'data berekken 1978-1977 - data berekken 78-87', 1 doos 'dagorden GR 1981-1986 - Alg. Berek 1981-1988' en 5 dozen 'berekken 1980-1988').

De aanwezigheidsregisters van de berekken vermelden in chronologische volgorde welk berek er vergaderd heeft en wie er deel van uit maakt. Aanwezigen hebben hun handtekening naast hun naam geplaatst en voor de afwezigen staat 'afwezig' vermeld. In het stadsarchief worden er vijf bewaard (kelder 1, rek XXXVII, 1950-1982/01/20, 2 dozen en 1 los register). Deze documenten kunnen de vorser slechts heel weinig informatie bieden.

Voor het opstellen van de notulen van het schepencollege gelden nagenoeg dezelfde wettelijke bepalingen als voor die van de gemeenteraad. De enige specifiëring die de Gemeentewet vermeldt is dat de notulen van het college van burgemeester en schepenen in een eigen register moeten geschreven worden.[79]

Onder andere gezien het grote aantal, staan de genomen beslissingen er echter veel beknopter en in meer stereotiepe vorm genoteerd dan in de notulen van de gemeenteraad. Zoals eerder geschreven, worden de ontwerpen van besluit minstens vanaf 1994 door de diensten opgesteld.[80]

Van de collegevergaderingen wordt er geen ander verslag opgesteld dan de notulen. Hun belang mag dus zeker niet onderkend worden. Het betreft hier zonder twijfel een van de meest belangrijke bescheiden van een gemeente, waar zeer veel informatie in terug te vinden is. Van de notulen wordt ook de minuut bewaard (het 'proces-verbaal') maar die zijn identiek aan de notulen zelf en hoeven dus niet bewaard te worden, hoewel zich op het stadsarchief een ononderbroken reeks minuten van de notulen bevindt van 1817 tot 1961 (kelder 1, rek XIX, 1945-1961, 15 pfs). De collegenotulen zelf worden bewaard in het stadsarchief (kelder 1, rek XVIII, 1945-1970, 26 vols) en in de secretarie (1971-1993, 45 vols).

De notulen van het College zijn meestal zeer uitgebreid (de laatste jaren drie boekdelen per jaar) en het aantal bladzijden neemt nog elk jaar toe (van 1395 bladzijden in 1972 naar 1753 in 1989). Voor de meest recente notulen van het schepencollege stelt er zich een ernstig probleem van raadpleegbaarheid: van 1987 tot 1993 hebben de notulen immers geen index. Wel worden sinds dan per collegevergadering de verschillende bevoegdheden duidelijker onderscheiden. Dit neemt niet weg dat het een haast onmogelijke opgave is om elk notulenboek volledig te doorbladeren op zoek naar de inlichtingen die men nodig heeft. Daar werd trouwens ook op gewezen door de arrondissementscommissaris (zie verder).

Net zoals voor de gemeenteraad bestaan er ook agenda's van het schepencollege. Zij zijn er in twee versies: een gewone, met alle punten die op een bepaalde collegevergadering moeten genomen worden, en een die per schepen de punten opsomt die door deze bepaalde schepen voorgelegd moeten worden. Deze laatste documenten zijn op naam van de schepen geordend en dragen het opschrift: 'dossier schepen... college + jaartal'. Deze bescheiden, waarvan de informatie ook terug te vinden is in de notulen, bevinden zich in de kelder van de secretarie (7 dozen met opschrift 'CBS: dagordes, aanwezigheidslijsten en varia', 1987-1993).

In de dossiers van de gemeenteraadszittingen bevinden zich ook lijsten met de punten van de agenda, per collegevergadering, die (eventueel) naar voor gebracht moeten worden in de gemeenteraad. Zij zijn geordend per gemeenteraadszitting waarop ze behandeld worden. Deze stukken vermelden de datum van de collegevergadering, het onderwerp, het berek waarnaar toe verwezen moet worden, de aard (openbare of gesloten gemeenteraadszitting) en opmerkingen (stadsarchief, kelder 1, rek LIV, dozen A3 en A3bis, 1970/01/30- 1975/01/27).

Voor de periode 1987-1990 konden we ook aanwezigheidslijsten van het schepencollege terugvinden (kelder secretarie, 7 dozen met opschrift 'CBS: dagordes, aanwezigheidslijsten en varia (1987-1993) ). Aangezien ook de notulen de aanwezigheden vermelden, is het bewaren van deze documenten nutteloos.

Over de precieze werking van de agenda's van ingekomen briefwisseling hebben we het eerder al uitgebreid gehad. Het betreft hier een serie die al loopt sinds het ancien régime. Een agenda van ingekomen briefwisseling is steeds een boekdeel die een bepaalde letter draagt. Vanaf 1944 tot op vandaag worden aan elke brief volgende kenmerken toegekend: volgnummer, datum stuk en datum ontvangst, namen ondertekenaars, onderwerp, inhoud, datum verzending en dienst waarnaar het verzonden is.

In het stadsarchief worden volgende agenda's (van na 1937) bewaard (rek XX, in totaal 46 registers):

In de secretarie zelf ten slotte vindt men volgende agenda's van ingekomen brieven terug (10 in totaal):

Alles samen gaat het hier om een omvangrijke serie die sinds 1937 75 registers beslaat. En ondanks het feit dat, zoals reeds eerder gezegd, niet alle ingekomen brieven ingeschreven worden, blijft dit een zeer belangrijke bron. Door de verwijzing naar een dienst is het immers mogelijk om via deze agenda's na te gaan welke dienst een bepaald dossier behandeld heeft.

Ook over deze indicateurs hebben we het eerder al uitgebreid gehad. Deze registers vermelden dus het nummer van het 'repertorium' waarin en het nummer waaronder de zaak voordien behandeld is, datum van het stuk en datum ontvangst, namen der ondertekenaars, onderwerp, beknopte inhoud, opvolging onderzoek en beslissing van de zaak, het nummer waaronder de zaak opnieuw behandeld is en een archiefverwijzing. Alle registers, uitgenomen de laatste, die maar voor de helft ingevuld is, beschikken over een inhoudstafel. Door de structuur van deze indicateurs is het zo dat verschillende registers elkaar overlappen. Door plaatsgebrek bijvoorbeeld moest men de opvolging van de ene zaak eerder verder beschrijven in een volgend register dan de opvolging van een andere zaak, waarvoor er in het eerste register nog plaats genoeg was. Verder rest er ons alleen nog eens het belang van deze bron te onderstrepen en op te sommen waar welke registers zich juist bevinden. Alle indicateurs bevinden zich momenteel nog in de stadsdrukkerij alhoewel het sterk aangeraden is om hen (en zeker de oudste) over te brengen naar het stadsarchief. Deze registers zijn gekenmerkd door een letter[81], met uitzondering van het 'repertorium 2' (1943-1944) waarvan we niet konden achterhalen waarvoor het diende. De indicateurs die de periode na 1945 beslaan zijn de volgende: O. 1943-1950

Ook over deze bescheiden hebben we het voordien al gehad. Deze registers vermelden een volgnummer, de afdeling die de brief opgesteld heeft, eventueel de letter van de indicateur van die afdeling waarin de opvolging van de zaak beschreven staat en het nummer waaronder de zaak daarin behandeld is, de datum van de verzending, de bestemming, het onderwerp en de beknopte inhoud. Vanaf september 1958 worden de uitgaande brieven niet meer ingeschreven, maar worden in de plaats de minuten hiervan bijgehouden.

In het stadsarchief worden 10 agenda's van uitgaande briefwisseling van na 1945 bewaard (kelder 1, rek XX), namelijk van 1944/07/31 tot 1952/02/14. De 16 registers waarin de uitgaande brieven vanaf die datum ingeschreven staan tot 1958/09/22 worden momenteel nog in de stadsdrukkerij bewaard.

Deze bijzonder uitgebreide serie, in totaal ruim 50 meter, is verdeeld over drie bewaarplaatsen: de stadsdrukkerij

Het opstellen van antwoordbrieven gebeurt in Brugge op de dienst zelf onder verantwoordelijkheid van het diensthoofd. Ondanks deze decentralisatie valt de verscheidenheid van de brieven nogal mee dankzij het voorgedrukt briefpapier. Alle uitgaande brieven worden getekend door de burgemeester en de stadssecretaris (of de adjunctstadssecretaris).

Bij de verzending ontvangt de minuut een nummer en een datumstempel. Men telt per 10 000. Van 1959 tot 1979 werden deze minuten in chronologische volgorde per 1 000 exemplaren gebundeld, daarna per 500 en momenteel per 250. Zo beslaan de uitgegane brieven van 1981 (23971 minuten) 41 volumes, 1992 (28 579 eenheden) 102 volumes, 1993 117 volumes en 1994 80 volumes.

Bij het in voege trede van het systeem in 1958, was voorzien dat er van elke uitgaande brief twee afschriften gemaakt zouden worden in de "kleur van de afdeling"[82], hetgeen de bundels met de minuten van uitgaande brieven een bont uitzicht geeft. Eén afschrift was voor de secretarie bestemd en één afschrift voor de afdeling/dienst zelf. Er zijn echter geen garanties dat elke dienst nauwkeurig zijn minuten van uitgaande brieven bijgehouden heeft. Indien dat wel degelijk het geval is, dan heeft het nog eens bewaren op centraal niveau geen enkele zin en neemt dat alleen maar plaats en energie in. Maar, ook indien de diensten niet zelf over de minuten van uitgaande brieven beschikken, dan nog is het nut van deze centraal bewaarde reeks bijna nihil! Dat komt omdat de bruikbaarheid ervan quasi nihil is: de enige manier om er toegang toe te hebben is door de exacte datum van een uitgegaan stuk te kennen. Het is immers praktisch onmogelijk om zo'n massa documenten te doorploegen op zoek naar een bepaald stuk. Daarom kan het verlaten van het inschrijven van uitgaande stukken in een daartoe bestemde agenda, zoals dat in 1958 gebeurd is, alleen maar betreurd worden en pleiten wij voor het herinvoeren van zo'n registratie.

16. Affiches ter bekendmaking van beslissingen van de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen of de burgemeester

Tot 1951 (stadsarchief, kelder 1, rek XXI 1-3) en voor de jaren 1972-1979 (stadsarchief, kelder 1, rek XLIV, dozen H2-H8, 7 dozen) beschikken we over een reeks van de affiches met bekendmakingen aan de bevolking. Voor andere jaren konden we geen aanplakbrieven terugvinden, hetgeen wel jammer is aangezien het een serie betreft die al loopt vanaf het jaar IV. Het is wel niet duidelijk in hoeverre de collectie volledig is. De affiches van 1973 en 1974 nemen elk twee dozen in beslag, terwijl die van 1977, 1978 en 1979 samen in één doos kunnen.

Dergelijk registers, waarin de affichage van beslissingen van het stadsbestuur in genoteerd zijn, zijn er voor de periode 1914- 1962 (stadsarchief, kelder 1, rek XXXVII, doos I2, 2 registers) en 1962/01/25-1983/01/18 (stadsarchief, kelder 1, rek XXXVII, 1 register). Per jaar werden daar volgende gegevens ingeschreven: een volgnummer (per jaar), datum besluit, datum aanplakking en een korte inhoud. Van 1962 tot 1967 ontbreken de data van het besluit en vanaf april 1980 ontbreken de data van aanplakking, maar vermeldt men wel het aantal exemplaren dat gedrukt werd. Deze registers zijn niet strikt chronologisch (affiches gedateerd in oktober worden vermeld voor affiches gedateerd in september,...).

Het gaat hier om minuten van de berichtgevingen aan de gouverneur dat een bepaald besluit of reglement aangenomen is, meestal 'getuigschriften van ruchtbaarheid' en soms ook 'afkondigingen' of 'bekendmakingen' genaamd. Dergelijke stukken bevinden zich in het stadsarchief (kelder 1, rek XLIV, doos H1, 1955-1970[83] en rek XXXVII, doos I1, 1971-1972 en 1978-1979) en in de kelder van de secretarie (4 dozen, 1980-1985, 1987 en 1988).

Het betreft hier registers waarin genoteerd werd dat een bepaalde beslissing afgekondigd werd, overeenkomstig art. 102 van de (oude) gemeentewet, cf. de 'getuigschriften van ruchtbaarheid'. De notities in deze registers werden ondertekend door de burgemeester en de secretaris en afgestempeld. Zij duiden slechts minimaal aan over wat het exact gaat. Verwarrend is dat deze registers in het stadsarchief in dezelfde doos bewaard worden als twee registers van aanplakkingen (kelder 1, rek XXXVII, doos I2, 1849-1926 en 1926-1967). Ook in de kelder van de secretarie bevinden zich twee registers (1968/09/16-1981/09/29 en 1981/09/30-1987/10/12).

20. Losse stukken in verband met de werking van de gemeenteraad en protocol

In vier dozen op het stadsarchief (kelder 1, rek XLIV, dozen C) bevindt zich een amalgaam van stukken die men nergens anders kon plaatsen en die vooral betrekking hebben op de werking van de gemeenteraad en protocol.[84] Het gaat hier om een vermenging van kabinetsarchief (met persoonlijke brieven en partijpolitieke documenten) en gemeentearchief. Hierin bevinden zich volgende pakken:

- briefwisseling van de stad met raadslid Verbeke, 1933 - 'nieuwe statie- bundel van den heer burgemeester', 1935-1936

- allerhande briefwisseling, 1935-1959 (o.m. i.v.m. Groot-Brugge 1942, taakverdeling van de verschillende stadsdiensten,....)

- 'Algemeen bestuur - allerhande', 1960-1963: uitnodigingen, algemene vragen, congressen, ...

Ondanks het feit dat de jaarverslagen gedrukt zijn en dat daarin ook alle informatie te vinden is, worden voor een aantal jaren toch de manuscripten bewaard, samen met begeleidende nota's voor de drukker (stadsarchief, kelder 1, rek XLIV, dozen D, 1970-1979, 3 dozen).

Onder deze noemer werden alle bescheiden geklasseerd die betrekking hebben op de raadgevende commissies die actief zijn in de schoot van het gemeentebestuur. Ook hebben enkele bescheiden betrekking op intercommunales, onderzoekscommissies (w.o. de onderzoekscommissie Groot-Brugge uit 1945) en onafhankelijke verenigingen zoals de Stichting Marcus Gerards. Het gaat vooral om stukken zoals de samenstelling, oprichting, mededelingen, mutaties en verslagen (stadsarchief, kelder 1, rek XLV, dozen E, 1914-1977, 2 dozen).

Dergelijke stukken bevinden zich occasioneel ook in de dossiers van de gemeenteraadszittingen. Het gaat om schriftelijke vragen van gemeenteraadsleden en de minuut van het antwoord hierop, eventueel met voorbereidende documenten. In het stadsarchief worden twee dergelijke dozen bewaard (kelder 1, rek XLIV, dozen F, 1971-1978, 2 dozen), waarin deze brieven en hun antwoorden gebundeld zijn per gemeenteraadszitting. Ook in de kelder van de secretarie bevinden zich dergelijke dozen (1 doos 'vragen van raadsleden 1979-1980', 1 doos 'samenstelling berekken 1971-1977, data berekken 1978-1987, coor raadsleden, dagorde GR 1987-1988'). De laatste jaren worden de schriftelijke vragen van raadsleden niet langer door de secretarie, maar door de coördinatiedienst behandeld: in 1993 waren er zo'n 173.[85]

Per verkiezing en installatie wordt een dossier aangelegd met volgende documenten: vragen om inlichtingen, tabel van rangorde van de gemeenteraadsleden (cf. art. 107 van de oude gemeentewet), inlichtingen van andere gemeenten, eventueel arresten van de Raad van State, proces-verbaal van de optelling der stemmen, eedaflegging schepenen, verkiezingen schepenen, taakverdelingen en samenstellingslijsten, ontslagen en eedaflegging gemeenteraadsleden, onderzoek geloofsbrieven, samenstelling berekken, materiële inrichting raadszaal, benoeming burgemeester. Het gaat meestal om afschriften. Ook ontslagen en aanstellingen in de loop van een legislatuur en overlijdens van schepenen worden in deze dossiers bewaard.

Deze stukken worden bewaard in het stadsarchief (kelder 1, rek XLIV, dozen G, 1905-1976, 3 dozen) en in de kelder van de secretarie (twee mappen tussen de dossier van de gemeenteraadszittingen met opschriften 'GR zitting 1975- aanstelling nieuwe GR 4/1/1983' en 'GR verkiezing 10/10/1982' en doos 'legitimatiebewijzen GR 1972-1983 - huishoudelijk reglement GR 1971'). Doos G1 uit het stadsarchief bevat ook het dossier van de aanstelling van Victor Van Hoestenberghe tot burgemeester, 1924.

25. Stukken in verband met installatie College van Burgemeester en Schepenen

Een doos K in het stadsarchief (kelder XLIV, doos K, 1880-1970[86]) bevat de volgende pakken:

In de kelder van de secretarie bevindt zich 1 doos met de 'taakverdelingen van het schepencollege 1965-1972' en 'afwezigheden burgemeester 1924-1972' (waarin vastgelegd staat wie er de burgemeester vervangt).

Het gaat hier om vijf dozen (stadsarchief, kelder 1, rekken XXXVII en XLIV, dozen L, 1977-1979) met mapjes waarin de verschillende facturen per bestelnummer bewaard worden. Het spreekt vanzelf dat de historische waarde van deze documenten quasi nihil is en dat ze admininstratief ook nutteloos geworden zijn.

Het gaat hier om een vrij uitgebreide (75 dozen in de kelder van de secretarie en 9 dozen in het stadsarchief) verzameling prijsoffertes, bestellingen, aankopen, vragen om tot betaling over te gaan van van alles en nog wat die met het gemeentebestuur te maken heeft (van dienstuniformen over trouwboekjes tot papier) die volgens de bewaar- en vernietigingslijst van het Algemeen Rijksarchief na verlies van hun administratieve waarde vernietigd mogen worden[87] (stadsarchief, rek XXXVII, dozen M, 1960-1980, 9 dozen; kelder secretarie, dozen 'economaat', 75 dozen). Ook in het archief van de protocolchef (doos 82) is er een doos die hierbij hoort en vooral abonnementen betreft.

Tot 1977 behoorde informatie tot de taken van de secretarie, waarna het de bevoegdheid werd van het coördinatiebureau.[88] In 1967 werd het stedelijk infobulletin 'Nota Bene' boven de doopvont gehouden. Hoewel uitgegeven door de Dienst van Toerisme, werd het opgesteld door de secretarie aan de hand van berichten tot dat doel door de verschillende diensten aan haar bezorgd. Het bulletin verscheen wekelijks met een maandelijkse editie die als evenementenkalender dienst deed. In 1975 werd 'Nota Bene' opgedoekt. De dozen N op het stadsarchief (kelder 1, rek XXXVII, 1967-1975, 6 dozen) bevatten deze infobulletins, telkens in afgewerkte gedrukte vorm als in minuut. Daarnaast bevinden zich hier ook de gedrukte maandelijkse statistieken van de MBZ (Maatschappij voor Brugse Zeevaartinrichtingen) voor 1969-1972. Doos N1 bevat naast de Nota Bene's van 1967 en 1968 ook losse persberichten, adressen van journalisten en stukken in verband met de centralisatie van mededelingen aan de pers vanaf 1961.

De inventarissen van het meubilair (stadsarchief, kelder 1, rek XXXVII, doos P, 1960-1967, 1 doos) geven per 'bureel' weer welke meubels er zich bevinden, maar ook welke kunstwerken er hangen/staan. Het gaat om allemaal losse stukken. Hierbij bevindt zich ook een lijst van boeken en tijdschriften en in welke dienst die voorhanden zijn, 1965.

Naast al deze bescheiden, bevinden zich ook in enkele andere, verwante archieven, stukken die op zijn minst gelieerd zijn met de secretarie. We vernoemen hier uit het archief van de protocolchef, dozen 83-84: Vereniging van Belgische Steden en Gemeenten, met in doos 83 onder meer een classificatievoorstel voor het archief, en de eerder vermelde doos 81: centralisatie diverse dossiers in secretarie.

Tot slot valt ook op te merken dat we in de hierboven gestelde lijst bijna nooit verwezen hebben naar de fiches van de voorlopige inventaris van het hedendaags archief. Dat komt gewoon omdat de meeste bescheiden daarin opgenomen dateren van voor 1945 en dus buiten het bestek van deze verhandeling vallen.

Het ligt niet in onze bedoeling om even systematisch als hierboven gebeurd is, alle soorten bescheiden die zich momenteel in de secretarie bevinden of in de administratie circuleren te beschrijven. Dat kon ook niet omdat we dan de personeelsleden in hun drukke dagelijkse bezigheden hadden moeten storen. Bovendien lopen de belangrijkste reeksen gewoon door en valt daaromtrent nog weinig meer te zeggen. Wel wil ik in deze paragraaf de veranderingen aangeven die zich de laatste jaren in de secretarie hebben voorgedaan en die repercussies hebben op het archief.

In januari 1995 hadden we een gesprek met mevr. K. De Grande, bueauchef van de secretarie. Uit dat gesprek en uit persoonlijke waarnemingen, konden we de volgende zaken vernemen (waarbij sommige eerder vermelde opmerkelijke zaken herhaald worden).

De secretarie bewaart dus geen dossiers, met uitzondering van die die betrekking hebben op de praktische organisatie van de gemeenteraad.

Er is geen aparte postkamer. Het inschrijven van de ingekomen briefwisseling en het verdelen naar de verschillende diensten toe gebeurt op de dienst zelf, hetgeen een voortdurend af- en aanlopen van verschillende personen meebrengt.

Niet alle ingekomen brieven worden ingeschreven. Men selecteert de belangrijkste. Gevraagd naar de gehanteerde criteria van wat belangrijk is, wordt geantwoord: waar veel geld mee gemoeid is, wat nieuwe feiten aanbrengt, bezwaarschriften, hetgeen aangetekend verzonden is,... Op die manier worden van de gemiddeld 300 dagelijks inkomende brieven er 20 geselecteerd. Het spreekt vanzelf dat de hierboven vermelde criteria zeer subjectief zijn. Door die selectie is de agenda van ingekomen briefwisseling minder betrouwbaar en verliest ze veel van haar wetenschappelijke EN administratieve waarde.

Van alle brieven, uitgaande van het schepencollege, wordt op de secretarie de minuut bijgehouden. Zij worden evenwel niet ingeschreven in een register. Daardoor wordt de bruikbaarheid ervan ernstig verminderd.

Er wordt geen archiefboek bijgehouden, noch is er enige andere toegang tot het semidynamisch archief. In dat archief steekt nauwelijks orde en alles staat er door elkaar. Overdracht aan het stadsarchief hangt alleen af van plaatsgebrek. Met de overdracht eindigt ook de administratieve verantwoordelijkheid van de secretarie voor de overgedragen stukken. In de kelder van de secretarie wordt al het semidynamisch archief van de dienst opgeborgen, met uitzondering van de belangrijkste series zoals beide notulen en de agenda's van ingekomen briefwisseling. Deze bescheiden worden bij overdracht rechtstreeks van de dienst naar het archief gebracht.

De jaarlijkse aangroei wordt op een kleine 5 meter geschat, waarvan het grootste deel ingenomen wordt door de minuten van uitgaande brieven (jaarlijks zo'n 30 000). De enige bescheiden die vernietigd worden, zijn de exemplaren van de notulen die de ronde van de diensten gedaan hebben.

Wat de materiële zorg voor het archief betreft: losse stukken, omslagen en pakken worden in archiefdozen gestoken en op rekken gezet. Er wordt niet geschoond. In de kelder van de secretarie is er verder geen mogelijkheid tot het regelen van temperatuur en/of vochtigheid. Het weer heeft er dus quasi vrij spel. Ook staan er vrij veel dozen op de grond en tegen de muur gestapeld en lijkt er binnenkort geen plaats meer te zijn (zodat het stadsarchief zich aan een nieuwe overdracht mag verwachten).

Op de dienst heeft men geen tijd om aandacht te hebben voor huisstijl en formulierenbeheer. Wat dat laatste betreft, beschikte men vroeger over voorgedrukte exemplaren. Nu zit dat opgeslagen in het computernetwerk maar dat heeft onder meer als gevolg dat het aanbod formulieren veel gevarieerder geworden is.

Eerder hebben we ook al even aangeraakt dat er geen index bestaat op de notulen van het schepencollege van 1988 tot 1993.[89] Dat heeft tot gevolg dat ze zeer moeilijk raadpleegbaar zijn, ondanks het feit dat de verschillende rubrieken nu duidelijker afgebakend worden. Vanaf 1994 is er gelukkig opnieuw een index op de notulen van het college. De omvang van de notulen, zeker van die van het college van burgemeester en schepenen neemt voortdurend toe. In 1993 bijvoorbeeld heeft de gemeenteraad in 10 zittingen 1324 dossiers behandeld, het schepencollege in 37 zittingen maar liefst 10 322 dossiers.[90]

Qua documentatie bewaart men op de secretarie vooral stukken van regelgevende aard: het bestuursmemoriaal van de provincie, het staatsblad en een volledige collectie van het gemeenteblad.

Eerder werd al gezegd dat er buiten het Gemeenteblad geen collectie van stedelijke reglementen en verordeningen bestaat. Hierbij horen niet de dienstnota's, waarvan er wel degelijk een volledige verzameling op de secretarie bewaard wordt (nrs 1-2286, in vier classeurs).

Omtrent het reglement op een open en behoorlijk bestuur en omtrent het gebruik van recyclagepapier, zie verder.

De belangrijkste evolutie van de laatste jaren in de secretarie, net als in de andere stadsdiensten, was de intrede van de computer.[91] Net zoals ook in de andere diensten van de stedelijke admnistratie heeft de komst van de computer niet alleen positieve gevolgen gehad.

Volgens de informaticacel van Stad Brugge werden voor de secretarie computerprogramma's ontworpen voor:

Ondanks deze opgave, blijkt er alleen voor de gemeenteraad een speciaal programa geschreven te zijn, voor het schepencollege gebruikt men een eenvoudige tekstverwerker. De notulen van de gemeenteraad worden ongeveer om de maand uitgeprint (tegen de volgende zitting), de notulen van het schepencollege om de week (ook tegen de volgende zitting) en het register van ingekomen briefwisseling om de twee weken. Voor de kwaliteit van de outprints van de notulen van 1990 tot 1992 valt te vrezen: er werd dun papier gebruikt en de inkt is zeer licht. Voor het uitprinten van de notulen van 1992 werd wel betere inkt of een betere printer gebruikt, doch het papier is hier zo flinterdun dat de letters aan de andere zijde zichtbaar zijn.

Het is ook de informaticacel die de zogenaamde 'archivering' doet, de backups neemt. Toch verliest de secretarie, in tegensteling tot sommige andere diensten[93], op die manier niet de controle over haar gegevens aangezien zij alles ook laat uitprinten. Alleen 'voorbereidingen' worden gewist, 'eindresultaten' nooit. Die worden naar diskette overgeschreven, waardoor we ook hier geconfronteerd worden met de problematiek van de houdbaarheid van dragers van elektronische gegevens.

Ook de inschrijving van ingekomen briefwisseling is door de komst van de computer veranderd. Hoewel dat sinds januari elektronisch gebeurd, worden de outprints elk jaar uitgeprint en ingebonden. Het volgnummer dat elke ingeschreven brief krijgt, is nu per jaar (van 9300001-9307758), terwijl er vroeger per boek genummerd werd, en men beschrijft nu ook de aard van de zending (gewoon of aangetekend).

De secretarie is ook het centrum van een lokaal netwerk waarop enkele stadsdiensten aangesloten zijn. Het beheer van dit netwerk gebeurt echter in de praktijk door de informaticacel.

Op de secretarie toont men zich wel degelijk bewust van alle problemen in verband met het archief. Evenwel, onder meer door het personeelstekort -het kader wordt voortdurend afgebouwd, terwijl het aantal taken toeneemt- kan men er geen prioriteit aan geven.

Over het optreden van de arrondissementscommissaris als archiefinspecteur in het verleden, werd zeer recentelijk een artikel gepubliceerd door G.MARECHAL[94]. De auteur heeft het echter niet over de (beperkte) inspectie van het dynamisch archief die de arrondissementscommissaris, als spil tussen het lokale en het provinciale bestuur, nu nog steeds uitvoert. Daarbij gaat het vooral om die bescheiden, waarvan de opmaak door de gemeentewet verplicht is. Voor wat betreft de secretarie zijn dat dus de notulen (art. 108 N.G.W.).

Een eerste dergelijke inspectie, in opdracht van de gouverneur[95], vond plaats in mei 1990.[96] Naast het veranderen van enkele formuleringen, raadde de arrondissementscommissaris toen ook aan om voortaan bij de paginering ook de zittingsdatum te vermelden, hetgeen sindsdien effectief ook gedaan wordt. Het grootste punt van kritiek betrof echter het feit dat de notulen te lang losbladig bleven, waardoor het mogelijk is verslaggedeelten te substituëren.

Een tweede dergelijke inspectie gebeurde in oktober 1993. De nieuwe commissaris constateerde voor de notulen van de gemeenteraad geen problemen, maar voor wat betreft het schepencollege, werd opgemerkt dat de notulen slechts ingebonden waren tot 1987 door problemen met het opstellen van de index: de beslissingen waren namelijk genotuleerd zonder volgnummer en zelfs zonder titel. Net zoals bij de vorige inspectie moest men nu dus opnieuw vaststellen dat de notulen veel te lang in losbladige vorm bleven. Daarnaast werd ook het feit gesignaleerd dat de notulen (van het schepencollege) zelden klaar waren tegen de volgende zitting omdat de diensten te laat de eindbeslissingen, zoals die door het college werden aangenomen, aan de secretarie laten geworden.

Het Brugse stadsbestuur nam de raad ter harte: vanaf 1994 wordt er automatisch gelijktijdig met het notuleren met de computer een index aangelegd en krijgt elk dossier voor het college én een ontwerp van besluit, én een volgnummer en titel mee. Alleen de inhoudstafels van de notulen van het college van burgemeester en schepenen van 1987 tot 1993 zijn er, in tegenstelling tot een schriftelijke belofte vanwege het stadsbestuur aan de gouverneur, nooit gekomen.

Vanzelfsprekend van enig belang voor het dynamisch archief, althans voor de raadpleging ervan, is het reglement op een open en behoorlijk bestuur. Toch mag het gewicht dat dat reglement heeft op het archief niet overschat worden: in 1993 waren er maar 23 aanvragen tot inzagen, waarvan er 21 een volledige toelating bekwamen en één een gedeeltelijke toelating.[97]

Het reglement op een open en behoorlijk bestuur werd op 30 juni 1992 unaniem door de gemeenteraad goedgekeurd en werd op 1 september van dat jaar van kracht.[98] De stedelijke bestuursdocumenten werden ingedeeld in drie categorieën, waarbij een onderscheid gemaakt werd tussen belangstellenden en belanghebbenden. Een 'belanghebbende' is iemand die betrokken is bij de zaak en er belang bij heeft, m.a.w. iemand die een goede en aanvaardbare reden kan opgeven om inzage te vragen. Een derde categorie zijn de documenten die niet openbaar zijn. De bescheiden kunnen ingezien worden bij de stedelijke informatiedienst of bij de diensten waar ze worden bijgehouden. Verder heeft het publiek nu het recht om "manifest onjuiste of onvolledige gegevens te laten aanpassen".

- schriftelijke vragen van gemeenteraadsleden aan het college en de antwoorden daarop

- al het archief ouder dan 30 jaar, met uitzondering van die gevallen bepaald in het archiefreglement[99].

- gegevens beschermd door het geheim van de beraadslaging - documenten m.b.t. de persoonlijke levenssfeer van de burger

- schriftelijke vragen van raadsleden en de antwoorden van het gemeentebestuur m.b.t. gegevens die niet open- baar zijn of waarvan de raadsleden te kennen geven deze niet openbaar te maken

Enigszins met het reglement op een open en behoorlijk bestuur samenhangend, zijn de pogingen van het gemeentebestuur in het begin van de jaren 1990, om een eigen huisstijl te bevorderen. Het doel daaran was: duidelijkheid en eenduidigheid van presentatie en een verbetering van de in- en externe communicatie. Met een degelijk formulierbeheer wou men streven naar eenheid in vormgeving. Dat moest bereikt worden door een inventarisatie van alle bestaande formulieren, het opschonen van dit formulierenbestand en een nieuwe duidelijke vormgeving en begrijpelijke taal.[100] Wat er van deze voorstellen concreet geworden is, konden we niet achterhalen. In de secretarie althans, leek men er nauwelijks van gehoord te hebben.

Een recent en steeds groter wordend gevaar dat het archief bedreigt, is het toenemend gebruik in de administratie van recyclagepapier. Momenteel is de situatie in de secretarie zo dat gerecycleerd en niet gerecycleerd materiaal er door elkaar gebruikt wordt. Van de 'belangrijkste documenten', waaronder de notulen, houdt men steeds één exemplaar die niet op gerecycleerd materiaal is, bij.

Op 8 mei 1992 nam het Brugse college van burgemeester en schepenen de princiepsbeslissing over te schakelen op het gebruik van recyclagepapier "voor de agenda van de gemeenteraad en waar mogelijk voor intern gebruik". Naar aanleiding daarvan wees hoofdarchivaris dr. A. Vandewalle op het belangrijk criterium van de al dan niet permanente waarde van de informatie, waarbij hij het voorstel deed een bewaar- en vernietigingslijst op te stellen. Later, in augustus 1992, breidde het schepencollege haar princiepsbeslissing uit naar alle documenten van het stadsbestuur, met uitzondering van die stukken waarvan de informatie een blijvende waarde heeft, cf. het advies van de hoofdarchivaris.

In oktober '92 werd op het stadsarchief een mededeling van de Algemeen Rijksarchivaris ontvangen, waarin hij onder meer liet weten dat voor alle bescheiden die na hun administratieve fase permanent bewaard moeten blijven, geen gerecycleerd papier mag gebruikt worden, daarbij verwijzend naar de bewaar- en vernietigingslijsten voor gemeentearchief van het Algemeen Rijksarchief. Naar aanleiding van dit schrijven van de Algemeen Rijksarchivaris, had de Brugse hoofdarchivaris enkele gesprekken met de secretarie en de stadsdrukkkerij. Voorgesteld werd om voor alle blanco papier dat geleverd wordt aan de diensten voor gebruik in fotocopiemachines, printers en schrijfmachines, de kwaliteit 'chloorvrij/niet-gerecycleerd' te gebruiken. Voor alle drukwerk in de stadsdrukkerij zou zoveel mogelijk recyclagepapier gebruikt worden, behalve wanneer het uitdrukkelijk anders vereist is om wille van het archiefstandpunt. Daartoe zou door het stadsarchief een lijst moeten opgemaakt worden van de documenten met blijvende waarde. De voorgestelde regeling kwam tegemoet aan de mededeling van de Algemeen Rijksarchivaris en was eveneens milieuvriendelijk aangezien er voor de documenten met permanente waarde geen gerecycleerd doch wel chloorvrij gebleekt papier gebruikt zou worden.

Dit voorstel werd door het College van Burgemeester en Schepenen aanvaard en is ook uitgevoerd, met dat verschil dat er tot op heden door het stadsarchief nog steeds geen echte bewaar- en vernietigingslijst opgesteld is.

keer onder de aandacht van het gemeentebestuur gebracht toen gemeenteraadslid B. Van Haverbeke in november 1994 daaromtrent een schriftelijke vraag stelde. Daarbij opperde hij het idee om een werkgroep op te richten die zich met de problematiek van het bewaren van papier zou bezig houden. Dat paste met een voorstel dat hoofdarchivaris dr. A. Vandewalle net daarvoor gedaan had om in het kader van het beheer van het 'Historisch Fonds' van de Brugse stadsbibiotheek een 'Stuurgroep Papieren Cultuurdragers' op te richten, met vertegenwoordigers van het archief, de bibliotheek en de musea. Hoewel in verband met dit voorstel in eerste instantie gedacht werd aan oude historische papieren bescheiden, heeft de hoofdarchivaris na de brief van het gemeenteraadslid gesuggereerd om de opdracht van de stuurgroep uit te breiden tot de problematiek van alle te bewaren papier, met inbegrip dus van de problematiek recyclagepapier/kwaliteitspapier. Deze werkgroep is er inmiddels ook effectief gekomen. Aangezien het hier een zeer recente gebeurtenis betreft, hebben we nog geen weet van eventuele beslissingen en adviezen.

Aangezien er binnen de stedelijke administratie over de problemen met recyclagepapier reeds meermaals gediscussieerd is, is het probleem er wel degelijk bekend. Een stap naar een definitieve oplossing is het feit dat men, in ons geval in de secretarie, van de belangrijkste documenten, waaronder de notulen, één exemplaar bewaart die niet op niet gerecycleerd en houtvrij papier gedrukt is. We kunnen ons wel de vraag stellen of bij een belangrijk document als het stenografisch verslag van de gemeenteraad (het gemeenteblad) één exemplaar niet wat te weinig is. Indien dit exemplaar om de een of de andere reden verloren of beschadigd raakt, is men gezien. Vanzelfsprekend is ook het bestaan van een Stuurgroep Papieren Cultuurdragers onverdeeld positief te noemen. Het valt te hopen dat deze werkgroep snel onder meer met definitieve richtlijnen en bewaar- en vernietigingslijsten mag naar buiten treden.

Wij hopen alvast van onze kant een steentje bij te dragen door het 'vertalen' van de bewaar- en vernietigingslijst voor gemeentearchieven van het Algemeen Rijksarchief naar de concrete situatie van de secretarie van het Brugse stadsbestuur.

Deze lijst is gebaseerd op de bewaar- en vernietigingslijst van het Algemeen Rijksarchief, samengesteld door G. MARECHAL. Zij heeft ook de lijst voor secretarie-archief opgesteld.[101] Voor de argumentatie verwijs ik dus hoofdzakelijk naar dit werk. Bijkomende eigen argumentatie werd in voetnoten opgenomen. Daarbij was het voornaamste criterium: komt de informatie ook elders voor (in casu de notulen) ? Indien dat het geval is, mag tot vernietiging worden overgegaan, tenzij men om documentaire of andere redenen de betreffende bescheiden toch wenst te bewaren.

Voor de (eventuele) praktische toepassing van deze lijst zouden vernietigingsborderellen, op te stellen door het stadsarchief, moeten gebruikt worden. Vooraleer tot vernietiging over te gaan zou steeds moeten nagegaan worden of het basisdocument wel bewaard is. De bewaringstermijnen moeten ook goedgekeurd worden door het college van burgemeester en schepenen. De beslissing tot vernietigen van documenten ouder dan 1945 is onderhavig aan de toelating van de Algemeen Rijksarchivaris.

Tot slot van deze inleiding moeten we er nog eens de nadruk op leggen dat elk dossier moet geschoond worden, d.i. het wegdoen van paperclips, elastiekjes, dubbels, lege formulieren, kladontwerpen e.d., vooraleer overgebracht te worden naar het statisch archief.

Wat betreft het omvangrijke archief van de protocolchef, dat wij slechts oppervlakkig bekeken hebben: over protocol luidt het advies van het Algemeen Rijksarchief dat "enkel die waarin de gemeente aktief betrokken is" bewaard moet worden. Dat is echter volgens ons een onhanteerbaar criterium gezien het gaat om het archief van een gemeentelijk ambtenaar en de gemeente bijgevolg steeds betrokken is. Het archief van de protocolchef vereist dus een nader onderzoek en andere criteria vooraleer eventueel tot selectie te kunnen overgaan.

De coördinatiedienst is een zeer recente dienst. Hij kom voort uit het 'coördinatiebureel' dat opgericht werd na de fusie. Naar aanleiding van de schaalvergroting die de fusie met zich meebracht, heeft de toenmalige burgemeester Van Maele enkele medewerkers om zich heen verzameld om een uitgebreid kabinet te vormen. Dat werd toen het 'coördinatiebureel' gedoopt. Tevens was het een ideale manier om een groot deel van de secretarissen en ontvangers van de voordien onafhankelijke randgemeenten op te vangen en te integreren in de administratie van de nieuwe gemeente Brugge. Het coördinatiebureel telde in 1971 de volgende functies: een eerste adviseur, een financieel adviseur, een juridisch adviseur, een ingenieur (parttime), een bureauchef, een onderbureauchef, een opsteller en twee klerk-typisten.[114]

Tot 1980 dan, wordt deze dienst 'Coördinatiebureau-Kabinet van de Burgemeester' of kortweg 'coördinatiebureau' genoemd. In 1974 geeft eerste adviseur Lombaerts zes personeelsleden op als deel uitmakend van het coördinatiebureau.[115] Als taken noemt hij de volgende:

- volgen van belangrijke dossiers inzake aankopen, wegentracé, waterwegen en grote ontwerpen

- deelnemen aan vergaderingen van intercommunales en verenigingen (CEVI, Imenwest, Bond van Steden en Gemeenten)

In 1976 en 1977[116] worden dezelfde taken vermeld, met uitzondering van de fusieproblemen (die toen allemaal opgelost waren?). Wel vernoemt men nu ook het opstellen van en toezicht op statuten als behorende tot de taak van het coördinatiebureau.

Onmiddelijk na het aantreden van Frank Van Acker als nieuwe burgemeester in mei 1977, worden alle persmededelingen gecentraliseerd "in het coördinatiebureau van de heer burgemeester".[117] Dat het coördinatiebureau inderdaad als kabinet van de burgemeester fungeert, wordt ook aangetoond door de mutaties in het personeelskader die plaatsvinden na de komst van de nieuwe burgemeester.

In 1980 dan wordt het coördinatiebureau omgevormd tot een coördinatiedienst, met de huidige stadssecretaris Fernand Devriese als hoofdadviseur-coördinator. Haar taken/ supervisieopdracht wordt ook sterk uitgebreid. Als argumentatie voor het bestaan van een aparte dienst met coördinatie-opdracht, naast de functies van secretaris en adjunct-secretaris, noemt men dat het coördineren van de stadsactiviteiten zowel binnen de stedelijke administratie als in de relaties met de hogere overheid een dermate omvangrijke taak is, dat zij niet door één persoon kan worden waargemaakt. Bovendien hebben de wettelijke graden reeds elk hun eigen taak. Bij de omvorming tot coördinatiedienst, werd de hoofdadviseur-coördinator de eerst-gerangschikte ambtenaar onder de wettelijke graden van secretaris en adjunct-secretaris, en dit met het argument dat "een lagere ambtenaar de hogere niet kan coördineren".[118]

We zouden dus kunen zeggen dat de coördinatiedienst van de secretaris en de adjunct-secretaris overgenomen heeft wat DEPRE en FREDERICKX[119] de beleidsfunctie van de gemeentesecretaris noemt (voorafgaand onderzoek van zaken en voorbereiding), terwijl de secretarie de schrijvers- of notarisfunctie overgenomen heeft.

Eerder was ook de informatiedienst opgericht, die op zijn beurt enkele taken van de secretarie en van het coördinatiebureau overnam.

Ondanks de naamsverandering, werd en wordt de coördinatiedienst toch nog altijd door de meeste andere stadsdiensten bekeken als het kabinet van de burgemeester, als het instrument bij uitstek dat de burgemeester heeft om zijn stempel op het gemeentelijk beleid te drukken. Of zoals iemand het wellicht te sterk uitdrukte: "Wij (i.e. de 'andere' stadsbeambten) zijn ambtenaren ten dienste van de bevolking, zij (i.e. de coördinatiedienst) zijn politieke beambten ten dienste van hun broodheer". Het is inderdaad wel zo dat de coördinatiedienst een belangrijke taak van de secretaris overneemt en de coördinatie dichter bij het politiek gezag brengt, waarbij we ons de vraag kunnen stellen in hoeverre de coördinatiedienst nog onder het toezicht van de secretaris staat, zoals dat wettelijk behoort, en in hoeverre de coördinatiedienst, net als de kabinetten van de schepenen, niet de functies van de gemeentesecretaris in de weg staat, die zich zonder tussenpersoon moet kunnen richten tot alle ambtenaren die onder zijn gezag staan.[120]

De exacte taken van de coördinatiedienst verschillen van legislatuur tot legislatuur naargelang de bevoegdheden van de burgemeester. Naast het algemeen beleid, staat hij momenteel in voor informatie, huisvesting, politie en verkeer. Tot de coördinatiedienst behoren ook het kabinet van de burgemeester, de pers- en vertaaldienst en de fotografische dienst.[121] Tot voor kort viel ook de informaticacel onder de dienst. De pers- en vertaaldienst en de fotografische dienst werken ondersteunend voor de service die de andere diensten aan de bevolking leveren en behoren bijgevolg tot het takenpakket algemeen beleid. De specifieke taken van het kabinet van de burgemeester hebben betrekking op het regelen van de vergaderingen, besprekingen en afspraken met de burgemeester en op de verwerking van dienstbetoon. In de praktijk waren de taken en opdrachten van coördinatiedienst in eigenlijke zin en kabinet van de burgemeester tot voor kort met elkaar verweven omdat het één zeer nauw in verband staat met het andere. Sinds enkele maanden tracht men de taken van het kabinet (dienstbetoon) en van de coördinatiedienst (beleidsdossiers) zo veel mogelijk uit elkaar te houden. Vanuit de dienst wordt er voorgesteld om de naam te veranderen in 'dienst algemeen beleid'.

Het archief van de coördinatiedienst kan theoretisch onderverdeeld worden in kabinetsarchief (persoonlijke papieren burgemeester), dat in feite privé-archief is, en gemeentelijke archief, voor wat de beleidsdossiers betreft. Tot voor kort was er echter helemaal geen feitelijke scheiding tussen kabinet en coördinatiedienst, hetgeen er voor gezorgd heeft dat beide archieven in feite één zijn. Dat schept een probleem, aangezien gemeentelijk archief de stad toekomt, terwijl kabinetsarchief eigendom is van de burgemeester. Bij dossiers van dienstbetoon stelt de vraag zich niet: deze dossiers worden dan ook na een bestuurswissel door de uittredende burgemeester meegenomen. Voor het overige archief was de discussie bij de voorbereiding van deze verhandeling nog gaande. Wellicht volgt er een overdracht na selectie door de betrokkenen (i.e. de vorige burgemeester en zijn voormalige privé-secretaris). De bestuurswissel in Brugge heeft inderdaad tot gevolg gehad dat men alle dossiers en documenten die betrekking hadden op de vorige drie legislaturen in archiefdozen gestopt heeft en in een aparte ruimte opgeborgen heeft, met uitzondering van de lopende dossiers. De coördinatiedienst bouwt zijn archief als het ware weer van nul op sinds de bestuurswissel.

De coördinatiedienst bezit archief vanaf 1977, toen Frank Van Acker burgemeester werd. Van het coördinatiebureau van voor 1977 is er dus geen archief bewaard, tenzij in het kabinetsarchief van enkele betrokkenen. Het archief van de vorige drie legislaturen heeft een omvang van zo'n 300 dozen. Uit plaatsproblemen is er vroeger al een en ander uit het archief verdwenen, doch het ging hier volgens de verantwoordelijke van de dienst om zaken die "niet relevant" waren.

Het dynamisch archief van de coördinatiedienst wordt centraal bijgehouden in een aparte ruimte en in kasten met hangmappen. Er bevindt zich daar geen archief vreemd aan de dienst, doch in de dossiers zijn er natuurlijk wel documenten, afkomstig van andere diensten, te vinden.

Qua documentatie bewaart men enkele tijdschriften en de mappen van de persdienst. Die persknipsels zijn geklasseerd per dag, maar hebben ook een index.

Ingekomen brieven worden geregistreerd en bijgehouden, ook die waaraan geen gevolg gegeven wordt. Enkel brieven gericht aan de burgemeester persoonlijk, worden niet geopend en niet geregistreerd. Ook de uitgaande brieven worden geregistreerd en de minuut wordt tweemaal bijgehouden: in het dossier waarop het betrekking heeft én in een chronologische reeks. De correspondentie die uitgaat van de coördinatiedienst wordt verstuurd via de secretarie (en dus daar nog eens bijgehouden), brieven die uitgaan van de burgemeester of zijn secretaris niet.

De dossiers worden geordend per beleidsonderwerp: het betreft hier dus een rubriekenstelsel (zie bijlage 3). De rubrieken worden regelmatig aangepast (nieuwe ingevoegd, niet meer gebruikte er uitgehaald) en worden toegekend en bijgehouden met een computerprogramma. Elk nieuw dossier wordt in een bepaalde rubriek ondergebracht en er worden trefwoorden aan gekoppeld. Binnen de rubriek krijgt elk dossier een eigen code, automatisch toegekend door de computer en chronologisch op datum van invoer. Deze code wordt dan aangebracht op de kaften en hangmappen en wordt, bij het statisch en semidynamisch archief, ook op de archiefdozen geschreven. Regelmatig neemt men een outprint van de voorhanden zijnde rubrieken en van alle dossiers met hun archiefcode. Aan de hand van de trefwoorden die men aan een bepaald dossier koppelt, wordt een index aangelegd. Op die manier kan een bepaald dossier ook snel teruggevonden worden.

Bij het begin van de nieuwe legislatuur werd een nieuw klassement begonnen, met nieuwe dossiernummers. Van de dossiers die onlangs in dozen zijn opgeborgen en in een apart lokaal zijn ondergebracht, berust een outprint van het klassement en van de dossiernummers bij de betrokken verantwoordelijken (de vorige burgemeester en zijn toenmalige privé-secretaris).

De nu verdwenen dossiers van dienstbetoon van de vroegere burgemeesters Van Acker en Bourdon waren numeriek geklasseerd. De computer koppelde aan elke naam een nummer.

De dossiers van de coördinatiedienst zijn uniek in die zin dat zij onderzoeksnota's bevatten die het gevoerde beleid weergeven. Ook deze beleidsdossiers bevatten vaak gegevens met betrekking tot de persoonlijke levenssfeer van de burger.

Wat betreft de kwaliteit van het gebruikte papier: in de vorige legislatuur werd praktisch alles op recyclagepapier gedrukt en geprint. De huidige burgemeester legt voor zijn persoonlijke papieren een voorkeur aan de dag voor kwaliteitspapier. De coördinatiedienst zelf gebruikt nog altijd bijna uitsluitend gerecycleerd materiaal. Minuten van brieven zijn op computerpapier (listing). Alleen de uitnodigingsagenda van de burgemeester wordt slechts als een databank bijgehouden en niet uitgeprint. Er worden geen computerbestanden gewist en de back-ups worden gemaakt via het netwerk en dus ook in dit geval bijgehouden door de informaticacel.

Samenvattend kunnen we zeggen dat het archief van de coördinatiedienst tenminste rigoureus en op een consequente manier bijgehouden wordt. Indien men regelmatig outprints maakt en bewaart van het klassement, dan stelt er zich geen probleem voor de ontsluiting. Wel speelt ook hier de problematiek van het recyclagepapier. Bovendien is het opstellen van een bewaar- en vernietigingslijst voor de coördinatiedienst, die zou kunnen toegepast worden bij de keuze van het papier, geen evidentie. Het gaat hier immers vooral om dossiers, waarin heel wat verschillende stukken samengebracht zijn. Ten slotte moet er geijverd worden naar een overdrachtsregeling voor wat betreft het archief van de vorige drie legislaturen.

Kabinetsarchief wordt "omwille van zijn belang voor de besluitvorming" geschoond bewaard.[122] In het vorige hoofdstuk hebben we al aangeraakt dat kabinetsarchief beescchouwd wordt als privé-archief. Dergelijke archieven, worden, als ze al overgedragen worden, in bewaring gegeven met een contract.

Ook het stedelijk reglement op een behoorlijk en open bestuur heeft dat zo begrepen. De 'persoonlijke nota's en briefwisseling van de leden van het college' worden gerangschikt onder de niet-openbare documenten.[123] Het reglement vermeldt: "Het betreffen persoonlijke documenten en bijgevolg geen bestuursdocumenten. Uitzondering: wanneer betrokkene zich niet tegen de openbaarheid verzet of wanneer het een stuk van een dossier betreft dat ter inzage is en waarover een beslissing werd genomen".

In het kader van deze verhandeling werd er nagegaan welke kabinetsarchieven, die betrekking hebben op de centrale diensten van de stedelijke administratie, op het stadsarchief bewaard werden. Voor archieven van schepenen, onder wiens bevoegdheid noch de secretarie noch de coördinatiedienst viel, hebben we dus geen aandacht gehad. In concreto hadden drie kabinetsarchieven wel onze aandacht: dat van burgemeester Van Hoestenberghe, dat van stadssecretaris Lombaerts en dat van stadssecretaris De Meyer. Hieruit kunnen we al concluderen dat slechts weinig burgemeesters en stadssecretarissen hun archief gedeponeerd hebben: dat van burgemeester Van Hoestenberghe dateert van 1945-1955 en is gewoon blijven liggen na diens vertrek als burgemeester. Van de overige na-oorlogse burgemeesters Vandamme, Van Maele, Van Acker en Bourdon wordt dus (nog) geen archief bewaard. Lombaerts en De Meyer waren respectievelijk stadssecretaris van 1979 tot 1986 en van 1986 tot 1992. Van de hen voorafgaande secretarissen Delva en Bernolet kon dus eveneens geen kabinetsarchief gevonden worden. Het ontbreken van meer kabinetsarchieven is wel enigszins jammer te noemen omdat uit het doornemen van deze archieven blijkt dat ze inderdaad heel wat informatie bevatten omtrent het dagelijks bestuur van de stad, die nergens anders terug te vinden is.

Alles samen gaat het om zo'n 3,6 meter kabinetsarchieven: 4 dozen van Van Hoestenberghe, 16 dozen van stadssecretaris Lombaerts en 13 dozen van stadssecretaris De Meyer.

Het betreft hier persoonlijke documenten van burgemeester Van Hoestenberghe die na diens vertrek uit het stadhuis achtergebleven zijn en door de secretarie op 17 oktober 1963 aan het stadsarchief overgedragen zijn. Het gaat om vier dozen (stadsarchief, zolder 2) en elke doos beslaat ongeveer drie jaar: 1945-1947, 1947-1949, 1950-1952 en 1953-1955. De bescheiden steken in omslagen per jaar. Enkel de doos 1953-1955 kent een onderverdeling in 'private correspondentie', 'uitnodigingen' en 'allerhande'.

De inhoud is zeer verscheiden maar kan globaal samengevat worden onder de noemer 'correspondentie'. Het gaat zowel om ingekomen als uitgaande brieven met onder meer stukken in verband met dienstbetoon, uitnodigingen, kennisgevingen en zelfs privé-correspondentie met familie. Het geheel is wel interessant uit documentair (het bevat onder meer foto's) en biografisch oogpunt, maar informatie in verband met het bestuur van de stad kan men er nauwelijks in terugvinden.

Raoul Lombaerts is op 27 augustus 1979 Joseph Bernolet opgevolgd als stadssecretaris van Brugge en heeft op 30 september 1986 zijn functie neergelegd.[124] Voor de fusie was hij gemeentesecretaris van Sint-Andries en na de fusie maakte hij deel uit van het coördinatiebureau als eerste adviseur.

Zijn archief (stadsarchief, zolder 5, rek XVIII) beslaat 16 dozen en omvat de periode 1966-1986 met vooral bescheiden uit de jaren '70 die verband houden met zijn functie als eerste adviseur. Dankzij een zeer gedetailleerde overdrachtslijst is zijn archief zeer goed toegankelijk. De inhoud is kort samengevat de volgende (per doos):

16. Personeel, taakverdelingen, vergaderingen van dienst- hoofden e.d., 1972-1979

Het enige wat op de overdrachtslijst op te merken valt is de niet-consequente volgorde, cf. de twee dozen 'briefwisseling', de twee dozen 'Nieuw St.-Janshospitaal' en de twee dozen 'Examens'.

Ook hier bevindt zich tussen de briefwisseling veel stukken m.b.t. dienstbetoon. Meestal gaat het in dit kabinetsarchief echter om beleidsdossiers. Dit archief is dan ook vanuit verschillende oogpunten interessant, gezien de veelheid aan onderwerpen waarvoor het over informatie beschikt. In dit archief bevinden zich vele stukken die beschouwd kunnen worden als deel uitmakend van het archief van het coördinatiebureau uit de periode 1971-1977.

Edmond De Meyer is Raoul Lombaerts op 30 september 1986 als stadssecretaris opgevolgd.[125] Daarvoor was hij vanaf kort na de fusie adjunct-stadssecretaris en voor de fusie was hij gemeentesecretaris van Sint-Michiels.

Zijn archief (stadsarchief, zolder 5, rek XXXIII), dat 13 dozen beslaat, werd gedeponeerd in november 1992, kort nadat hij als stadssecretaris opgevolgd werd door de huidige secretaris, Fernand Devriese. Bij de overdracht werd bepaald dat dit archief openbaar is op 1 november 2002, dus na 10 jaar. Voor die datum kunnen derden slechts inzage krijgen na toestemming van de archiefvormer.

Het archief van stadssecretaris De Meyer is, ondanks een zeer beknopte overdrachtslijst, goed toegankelijk dankzij een gedetailleerde inventaris op fiches die in de eerste doos bewaard wordt. Ook in dit archief vindt men informatie die nergens anders te vinden is, onder meer in verband met de fusie. De bescheiden beslaan dateren vooral uit de jaren '70 en '80. Het archief is als volgt opgebouwd:

zes dozen 'algemene zaken', met dossiertjes genummerd van AZ 1 tot AZ 61 (dozen I-VI)

1 doos 'persoonlijke dossiers' met omslagen genummerd van 1 tot 49. Dit bevat vooral dienstbetoon (doos VII)

3 dozen 'stadsdiensten' met dossiers in alfabetische volg- orde per stadsdiensten (dozen VIII-X). Doos IX (perso- neel) bevat persoonlijke gegevens van leden van het stedelijk personeel.

1 doos met een organigram van de stedelijke administratie en administratieve cursussen (doos XIII)

Uit een steekproef blijkt dat dit archief, meer dan dat van Lombaerts, veel informatie bevat omtrent de organisatie en de werking van het stadsbestuur.

De Brugse stadsadministratie evolueert voortdurend. Niet alleen na elke legislatuur, maar ook tijdens een legislatuur, worden nieuwe diensten opgericht en verschuiven bevoegdheden van de ene dienst naar de andere. Op zich kan dat een positief teken zijn, namelijk van een soepele administratie die vlot inspeelt op nieuwe situaties, maar voor het archief schept dit enigszins wel enkele problemen. Bescheiden met betrekking op een bepaalde functie worden zo bijvoorbeeld niet samen gerangschikt. Het archiefschema dat het Brugse stadsarchief gebruikt voor het modern archief kan hier wel soelaas brengen, maar net als overal kampt men er met een back-log in de inventarisatie en worden de meest recente overdrachten bewaard zoals ze overgebracht zijn en met de overdrachtslijsten als voorlopige toegang.

Het komt er dus op aan om goed de evolutie in taken en functies van de verschillende stadsdiensten te kunnen volgen. Helaas is dit niet zo eenvoudig aangezien dit niet systematisch bijgehouden wordt en er slechts om de zoveel jaar een beknopt organigram opgesteld wordt, die dan meestal al niet meer up-to-date is. Zo'n organigram is bovendien niet alleen voor het stadsarchief, maar voor de gehele stedelijke administratie van nut en het bevordert de 'interne communicatie'. Aangezien er binnen het Brugse stadsbestuur een dienst interne communicatie bestaat, zou het met enige regelmaat opstellen van zo'n organigram, gepaard gaande met de verschillende functies van de diensten, in principe geen probleem mogen zijn.

Een merkwaardige vaststelling, waaraan nauwelijks besluiten kunnen geknoopt worden, is dat de fusie-operatie, waarbij toch acht gemeenten betrokken waren, nauwelijks enig archief heeft achtergelaten. Ik bedoel hiermee dossiers waarin de fusie voorbereid en geëvalueerd werd want natuurlijk zijn er wel de gemeente-archieven van de voormalige randgemeenten.

Het archief van de secretarie werd nooit geschoond vooraleer het overgedragen werd en dat heeft zo zijn gevolgen: sommige documenten van nauwelijks 10 jaar oud zitten onder de roestvlekken (door de paperclips). Ook blijken nogal wat dubbels, kladblaadjes en blanco papieren in het archief te steken. Sommige dozen zijn ook maar halfvol zodat heel wat kostbare ruimte verloren gaat. Andere dozen zitten dan weer propvol. Er zou dus, en niet alleen bij de secretarie, moeten aangedrongen worden om het archief te schonen vooraleer het over te dragen. De overdrachtslijsten zijn (zeker de laatste jaren) van een goede kwaliteit, maar beter wordt er aangedrongen op een vaste overdrachtstermijn om overhaaste ontruimingen uit plaatsgebrek, en de daarmee gepaard gaande wanorde in het overgedragen archief, te vermijden. Ook een uniforme overdrachtslijst die er hetzelfde uitziet voor alle diensten kan hierbij helpen.

Verder is het evident dat het archief dat zich nu nog in de stadsdrukkerij bevindt, overgebracht wordt naar het stadsarchief, aangezien zich daar toch belangrijke documenten bevinden en aangezien de plaats helemaal niet aangewezen is om er archief te bewaren. Daarnaast is het ook aangeraden om in de kelder van de secretarie grote kuis te houden. Niet alleen letterlijk, maar ook figuurlijk. De meeste dozen staan er door elkaar en het is onmogelijk een goed overzicht te hebben.

Vanzelfsprekend raden wij ook de invoering van een bewaar- en vernietigingslijst aan. Deze lijst kan dan eerst toegepast worden op het archief dat zich in het stadsarchief en de kelder van de secretarie bevindt, vooraleer veralgemeend te worden voor het dynamisch archief en dit met het oog op het al dan niet gebruiken van recyclagepapier.

Samen met het schonen van de dossiers zou een dergelijke lijst voor heel wat plaats en meer orde en duidelijkheid zorgen. Net als bijvoorbeeld in Gent, zou er een vernietigingsborderel moeten komen, waarmee de diensten aan de stadsarchivaris toelating tot vernietiging moeten vragen.

Wat betreft de dossiers 'centralisatie in de secretarie' die zich in het archief van de protocolchef bevinden: zij horen in feite thuis in het archief van de secretarie aangezien zij van die dienst afkomstig zijn en daarop betrekking hebben en aangezien zij niets van doen hebben met protocol (archief protocolchef, doos 81).

Wat betreft het dynamisch archief van de secretarie: we stellen vast dat de opvolging van een zaak en de neerslag daarvan op het archief niet verzekerd is. Hoewel we beseffen dat hiervoor (momenteel nog) personeel tekort is, dringen we aan op het terug inschrijven van alle ingekomen brieven (met uitzondering van vragen om informatie e.d.) en op het terug opvolgen van een zaak. Nu is er op een zodanige wijze gedecentraliseerd dat een helder overzicht van de stand van zaken in een bepaald dossier onmogelijk is. Het spreekt vanzelf dat dit ook niet het behoorlijk en open bestuur, waar men in Brugge naar streeft, ten goede komt. Wij maken ons sterk dat met een goed uitgewerkt softwarepakket de opvolging van een zaak gemakkelijk weer kan ingevoerd worden en dat zoïets zowel in manuren als in nut meer voor- dan nadelen zal brengen. Het beheer van het dynamisch archief van de provinciale administratie van Oost-Vlaanderen kan hier misschien als inspirerend voorbeeld werken.[126]

Ook het terug inschrijven van de uitgaande brieven zou overwogen moeten worden. Het bewaren van de minuten van uitgaande brieven in een chronologische reeks heeft immers bijzonder weinig nut als er geen toegang op is. Bovendien zou steekproefsgewijs moeten nagegaan worden in hoeverre de verschillende stadsdiensten de minuten van hun uitgaande correspondentie bewaren, hetzij in de dossiers, hetzij in een chronologische reeks. Indien dat inderdaad het geval blijkt te zijn, dan is het helemaal niet opportuun om nog een tweede maal deze bijzonder uitgebreide reeks minuten van uitgaande brieven te bewaren.

Verder zou het aanleggen van een index op de verschillende dienstnota's, indien die nog niet bestaat, eveneens erg nuttig kunnen zijn, evenals een aparte verzameling, met index, van stedelijke reglementen en verordeningen.

Voor wat betreft het statisch archief van de coördinatiedienst. Hiervoor zou er moeten een voorstel gedaan worden aan de vorige burgemeester en zijn voormalige privé-secretaris om tot een overdracht te komen, gezien het hier vooral om (uit historisch oogpunt interessante) beleidsdossiers gaat. Zo'n voorstel zou eruit kunnen bestaan om het archief van de cordinatiedienst van 1977 tot 1994 onder contract te deponeren in het stadsarchief, eventueel met uitzondering van die dossiers/dozen die men nog nodig zou kunnen hebben. Ook met de huidige burgemeester en zijn secretaris kan nu al overeengekomen worden wat als kabinetsarchief en wat als gemeente-archief beschouwd zal worden. Wat betreft de toegankelijkheid zou er geen probleem mogen zijn, gezien het bestaan van outprints van het klassement.

Hoewel moeilijk, want het betreft dossiers, zou door het stadsarchief in samenspraak met de coördinatiedienst een bewaar- en vernietigingslijst kunnen opgesteld worden, zodat men op die dienst weet waarvoor er recyclagepapier mag gebruikt worden en waarvoor niet.

Aan de leden van het College van Burgemeester en Schepenen zou tegen het einde van elke legislatuur of bij ontslag kunnen gewezen worden op de mogelijkheid om (onder contract) archief in het stadsarchief te deponeren. Op die manier zou de waardevolle en unieke informatie die kabinetsarchieven blijken te bevatten, door het stadsarchief gerecupereerd kunnen worden.

Hoewel we ten volle beseffen dat het ten uitvoer brengen van deze adviezen gemakkelijker gezegd dan gedaan is, ben zijn we er van overtuigd dat zij een betere en vlottere samenwerking tussen het stadsarchief en de betrokken stadsdiensten tot stand zullen brengen. Binnen de stadsdiensten, die in de meeste gevallen zelf vragende partij zijn naar duidelijke richtlijnen, zullen zij ons inziens leiden tot een vlottere en kwalitatief betere verwerking van het dynamisch archief en tot een grotere mogelijkheid tot (zelf)controle.

- ABSOLON (M.). Effecten op archiefvorming door computergebruik in openbare administraties. Een doorlichting: Brugge. Brussel, onuitgeg. licentiaatsverh., 1995, 30 p. + bijlagen.

Leuven. Inspectierapport. Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1991, 55 p. (Miscellanea Archivistica Studia 15).

- ARNOUTS (L.). Een klein archief in de fusie van gemeenten: Erembodegem (1800- 1976). Archiefinitiatie(f), 2. Brussel, VUBpress, 1993, pp. 67-91.

- BOVY (M.). De gemeentesecretaris: van 'klerk' tot 'manager'? Gemeentekrediet van België, 177 (1991/3), pp. 49-56.

- COPPENS (H.). Archiefterminologie. Archieftermen voor gebruik in het Rijksarchief. Brussel, Algemeenn Rijksarchief, 1990, 108 p. (Miscellanea Archivistica Manuale 5).

- CROMBE (I.). Automatisering en beheer van dynamisch archief. Casus: de provinciale administratie van Oost-Vlaanderen. Brussel, VUB, onuitgeg. licentiaatsverh., 1990, 106 p.

- CROMBE (I.). Automatisatie en beheer van dynamisch archief. Archiefinitiatie(f), 1. Brussel, VUBpress, 1991, pp. 121-129.

- DECAVELE (J.) & VANNIEUWENHUYSE (J.)(Eds). Hoe functioneert het archief in de administratie en bij het bestuur van de gemeente? Handelingen van het colloquium Gent, 20 november 1992. Gent, Stadsarchief, 1993, 87 p.

- DE HERDT (R.) & VANNIEUWENHUYSE (J.). Historie op perkament. Op zoek naar het verleden in het Gentse stadsarchief. Gent, stadsarchief, 1988, 149 p.

- DELPEREE (F.). De nieuwe gemeentesecretaris. Gemeentekrediet van België, 187 (1994/1), pp. 45-51.

- DEN TEULING (A.J.M.). Ordening volgens organisatie van een instelling. Archiefbeheer in de praktijk. Alphen aan de Rijn, Samsom, 1986-, p. 3030 e.v.

- DEN TEULING (A.J.M.). Dossierinventaris en beschrijvingstechniek. Archiefbeheer in de praktijk, p. 3050 e.v.

- DEN TEULING (A.J.M.). Selectie in de praktijk. Archiefbeheer in de praktijk, p. 4020 e.v.

- DEPRE (R.) & FREDERICKX (R.). De gemeentesecretaris en het management. Gemeentekrediet van België, 174 (1990/4), pp. 83-91.

- D'HONDT (J.). Structuurstudie van de afdeling handel en nijverheid van het hedendaags archief van de stad Brugge (1795-1914). Brussel, VUB, onuitgeg. licentiaatsverh., 1990, IX + 86 p.

- D'HONDT (J.) & GEIRNAERT (N.). Inventaris van het archief van de gemeente Sint-Kruis (1794-1971). Brugge, Stadsarchief, 1990, 137 p.

- D'HONDT (J.). De structuur van de archiefafdeling handel, nijverheid en landbouw van het hedendaags archief van de stad Brugge (1795-1914). Archiefinitiatie(f), 1. Brussel, VUB-press, 1991, pp. 61-71.

- DUJARDIN (J.), SOMERS (W.), VAN SUMMEREN (L.) & DEBYSER (J.). Praktisch handboek voor gemeenterecht. Brugge, Die Keure, 1988, 286 p.

- GADEYNE (G.). Archiefschema voor de ordening van een ongestructureerd statisch gemeentearchief (1795-ca 1977). Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1993, 99 p.

- LACOMBE-MASEREEL (B.) & HELIN (E.). De standpunten van de vorsers. in: Problemen rond het gemeentelijk archiefwezen na de fusies van de gemeenten. Gemeentekrediet van België, 33 (juli 1979), 129, pp. 195-204.

- LAUREYS (V.). De archivaris in de lokale overheidsdiensten. Bibliotheek- en Archiefgids, 67, 1991/3, pp. 320-327.

- LESAGE (X.). De inventarisatie van het moderne stadsarchief van Nieuwpoort (1796-1945). Kritische noot bij de decimale ordeningsmethode van de Vereniging van Belgische Steden en Gemeenten. Archiefinitiatie(f), 1, Brussel, VUBpress, 1991, pp. 43-59.

- MARECHAL (G.). Gemeentearchief: om beter te bewaren verantwoord vernietigen een noodzaak. Gemeentekrediet van België, 42 (okt. 1988), pp. 37-49.

- MARECHAL (G.). Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven. Richtlijn en advies. Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1986-1993, 3 dln.

- MARECHAL (G.). De arrondissementscommissaris, een provinciaal archiefinspecteur 'manqué'? De lokale archiefinspectie: verleden en toekomst. Een kompas met vele streken. Huldealbum G. Asaert. Antwerpen, VVBAD, 1994, pp. 127-136.

- [MARICOU (L.)].Stad Brugge. Takenverdeling van de diensten van het stadsbestuur. Brugge, gemeentebestuur, 1977, 30 p. (gestencild) + organigram.

- [MARICOU (L.)]. Wegwijs. Onthaalbrochure voor nieuwe personeelsleden. Brugge, gemeentebestuur, s.d. en 1995 (volledig hernieuwde versie).

- NUYTTENS (M.). Fonds en transmissiebeginsel: oude begrippen in een nieuw daglicht. Bibliotheek- en archiefgids, 70 (1994), 5, pp. 225-229.

- De oprichting van 'Groot-Brugge' door samenvoeging van Assebroek, Brugge, Dudzele, Koolkerke, Lissewege, Sint-

Andries, Sint-Kruis en Sint-Michiels. Globale benadering van de belangrijkste aspekten en de rechtstreekse gevolgen van de geplande samenvoeging. Brussel, Gemeentedienst van België - Vereniging van Belgische Steden en Gemeenten, 1970, 46 + 17 p.

- De samenvoeging van gemeenten vanuit het standpunt der gemeentearchieven. Een verwezenlijking van de stad Walcourt. Gemeentekrediet van België, 129 (juli 1979), pp. 217-221.

- SCHOUPS (I.). Het archiefdossier: noodzakelijk element in het archiefbeheer. Actief in archief. Huldeboek Hilda Coppejans-Desmedt. Antwerpen, VVBAD, 1989, pp. 137-145.

- Stad Brugge. Gemeentelijk reglement op een behoorlijk en open bestuur, 1 september 1992. Brugge, gemeentebestuur, 1992

- Stad Brugge. Infowijzer. Gemeentelijk reglement op een behoorlijk en open bestuur: de grote lijnen. Brugge, Stedelijke Informatiedienst, 1992, folder.

- Stad Brugge. Jaarverslagen 1940-1993.(tot 1980 in het gemeenteblad, daarna afzonderlijke publicatie).

- VAN DER EYCKEN (M.). Inventarisatie van provinciale en lokale archieven. Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1988, 25 + 15 p. (Miscellanea Archivistica Manuale. Preprint 18).

- VANDEWALLE (A.)(Red.). Het profiel van het Vlaamse gemeentearchief en zijn archivaris: handelingen van de studiedag van 9 september 1988. Antwerpen, VVBAD, 1989 (Archiefkunde 3)

- VAN GIESSEL (A.), KETELAAR (F.C.J.), DEN TEULING (A.J.M.). Archiefbeheer in de praktijk. Alphen aan de Rijn, Samsom, 1986-, losbladig, 2 vols.

- VANSTRAELEN (C.). Aspecten omtrent de classificatie van de gemeentearchieven. De Gemeente, 1958, pp. 490-494.

- VERHELST (J.). Toezicht op en selectie van archief. Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1988, 14 p. + bijlagen (Miscellanea Archivistica Manuale. Preprint 9).

- VERHELST (J.). Departement I van het Algemeen Rijksarchief 1978-1989. Actief in archief. Huldeboek H. Coppejans-Desmedt. Antwerpen, VVBAD, 1989, pp. 177-

- WYFFELS (C.). De gemeentearchieven, de décimale classificatiestelsels en de gemeentewet. De Gemeente, 1958, pp. 546-548.

[1] [MARICOU (L.)]. Stad Brugge. Takenverdeling van de diensten van het stadsbestuur. Brugge, gemeentebestuur, 1977, 30 p. (gestencild) + organigram. en [MARICOU (L.)]. Wegwijs. Onthaalbrochure voor nieuwe personeelsleden. Brugge, gemeentebestuur, s.d. en 1995 (volledige herziene versie).

[2] D'HONDT (J.). Structuurstudie van de afdeling handel & nijverheid van het hedendaags archief van de stad Brugge (1795-1914). Brussel, VUB, onuitgeg. Licentiaatsverh., 1990, pp. 1-30.

[3] D'HONDT (J.). o.c., pp. 2-3.

[4] D'HONDT (J.). o.c., pp. 5-6 en D'HONDT (J.). De structuur van de archiefafdeling handel, nijverheid en landbouw van het hedendaags archief van de stad Brugge (1795-1914). Archiefinitiatie(f), 1. Brussel, VUBpress, 1991, p. 62.

[5] D'HONDT (J.). Structuurstudie..., pp. 7-8.

[6] D'HONDT (J.). o.c., p. 9.

[7] Stadsarchief Brugge (SAB), Hedendaags Archief (HA), Secretarie, overdracht van 19 april 1989, doos C1, pak 'gemeentebestuur-briefwisseling-allerhande-1935 tot 1959', 'bevoegdheden der verscheidene bestuurlijke diensten' (1959).

[8] Gemeenteblad, 1945, p. 265.

[9] Gemeenteblad, 1962, p. 537 (19 oktober 1962).

[10] Gemeenteblad, 1971, bijlage 77.

[11] [MARICOU (L.)]. Stad Brugge. Takenverdeling van de diensten van het stadsbestuur. Brugge, gemeentebestuur, 1977, 30 p. (gestencild) + organigram.

[12] [MARICOU (L.)]. Wegwijs. Onthaalbrochure voor nieuwe personeelsleden. Brugge, gemeentebestuur, s.d., p. 4.

[13] [MARICOU (L.)]. Wegwijs. Onthaalbrochure voor nieuwe personeelsleden. Brugge, gemeentebestuur, 1995.

[14] DEPRE (R.) & FREDERICKX (R.). De gemeentesecretaris en het management. Gemeentekrediet van België, 1990/4, p. 86.

[15] GADEYNE (G.). Archiefschema voor de ordening van een ongestructureerd statisch gemeentearchief (1795- ca. 1977). Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1993, 99 p. (Miscellanea Archivistica Manuale 13).

[16] D'HONDT (J.). Structuurstudie..., pp. 42-44.

[17] Gemeenteblad, 1944, pp. 327-329.

[18] SAB, HA, archief E. De Meyer, doos XI: dossier fusie Brugge.

[19] Momenteel worden deze archieven geïnventariseerd. Reeds verschenen is: D'HONDT (J.) & GEIRNAERT (N.). Inventaris van het archief van de gemeente Sint-Kruis (1794-1971). Brugge, Stadsarchief, 1990, 137 p. en GEIRNAERT (N.). Inventarissen van gemeentearchieven: Dudzele, Koolkerke, Lissewege. Brugge, Stadsarchief, 1992, 190 p.

[20] ARNOUTS (L.). Een klein archief in de fusie van gemeenten: Erembodegem (1800-1976). Archiefinitiatie(f), 2. Brussel VUBpress, 1993, p. 75.

[21] De oprichting van 'Groot-Brugge' door samenvoeging van Assebroek, Brugge, Dudzele, Koolkerke, Lissewege, Sint-

[22] Gemeenteblad, 1972, p. 1535.

[23] Gesprek met Carlos Peere, eregemeentesecretaris van Dudzele op 22 december 1994.

[24] SAB, HA, gemeentearchief Dudzele, 4, dossier betreffende de toestand van de gemeente, 1950-1960.

[25] Zie hieromtrent: LESAGE (X.). De inventarisatie van het moderne stadsarchief van Nieuwpoort (1796-1945). Kritische noot bij de decimale ordeningsmethode van de Vereniging van Belgische Steden en Gemeenten. Archiefinitiatie(f), 1. Brussel, VUBpress, 1991, pp. 43-59 en WYFFELS (C.). De gemeentearchieven, de decimale classificatiestelsels en de gemeentewet. De Gemeente, 1958, pp. 546-548.

[26] GEIRNAERT (N.). o.c.

[27] D'HONDT (J.) & GEIRNAERT (N.). o.c., p. 7 en SAB, HA, gemeentearchief Sint-Kruis, 1-3, oude inventarissen en stukken i.v.m. archief.

[28] Gemeenteblad Brugge, 1971, jaarverslag 1970, p. 292.

[29] cf. GADEYNE (G.). o.c., p. 43.

[30] [MARICOU (L.)]. o.c., 1995, p. 9.

[31] D'HONDT (J.). Structuurstudie..., p. 8.

[32] SAB, HA, secretarie, overdracht van 19 april 1989, doos C1, pak: 'gemeentebestuur-briefwisseling-allerhande-1935 tot 1959'.

[33] Ibidem.

[34] Met de berekken worden de voorbereidende commissies in de schoot van de gemeenteraad bedoeld, zowat te vergelijken met de parlementaire commissies, bijvoorbeeld het berek van financiën, het berek van handel, nijverheid en toerisme,... . Zij bereiden de discussie in de gemeenteraad voor en zijn louter samengesteld uit gemeenteraadsleden. De stedelijke commissies daarentegen, zijn raadgevend en zijn samengesteld uit specialisten ter zake (meestal niet-gemeenteraadsleden), bijvoorbeeld de archiefcommissie en de landbouwcommissie.

[35] Gemeenteblad, 1964, p. 288.

[36] Ibidem, bijlage 15 en Gemeenteblad, 1965, p. 55: "Mechanografie omvat het typen van het gemeenteblad en het jaarverslag onder boekvorm, en van allerlei eenvoudig en ingewikkeld administratief drukwerk voor alle stadsdiensten, het maken van fotokopieën, stencilen, bedienen van snij- en plooimachines, de aankoop van papier en andere voor de drukkerij". De mechanograaf en hulpmechanograaf zijn tegelijk ook administratieve bedienden van de secretarie.

[37] SAB, HA, archief stadssecretaris De Meyer, doos XI, dossier fusie Brugge, 'Benadering van het probleem der aanpassing van beheer en bestuur der gefusioneerde gemeente Brugge'.

[38] Gemeenteblad, 1971, bijlage 77: kaderwijziging.

[39] Hiermee bedoelt men de notulen.

[40] Gesprek met Bob Warnier, protocolchef en voormalig bureauchef van de secretarie, op 10 januari 1995.

[41] SAB, HA, archief stadssecretaris Lombaerts, doos 16, 'taakverdeling in de administratieve diensten', 1974-1976.

[42] "Nota Bene" was vanaf 1967 het wekelijks perscommuniquée van het stadsbestuur.

[43] [MARICOU (L.)]. Stad Brugge. Takenverdeling...., p. 8.

[44] Gemeenteblad, 1988, p. 360 en Jaarverslag, 1988, p. 2/2 en 3/5.

[45] Uit de voorbereiding tot kaderwijziging, 1994-1995, momenteel (april 1995) nog in voorbereiding.

[46] ABSOLON (M.). Effecten op archiefvorming door computergebruik in openbare administraties. Een doorlichting: Brugge. Brussel, onuitgeg. licentiaatsverh., 1995, p. 27.

[47] DEPRE (R.) & FREDERICKX (R.). De gemeentesecretaris en het management. Gemeentekrediet van België, 1990/4, p. 84 schrijven dat de gemeentesecretaris drie essentiële functies uitoefent: de schrijvers- of notarisfunctie, de beheerdersfunctie (hoofd van het personeel) en de beleidsfunctie (voorafgaand onderzoek van zaken en voorbereiding).

[48] Naast de volledige collectie van het gemeenteblad in de secretarie, bezit ook het stadsarchief een volledige collectie. Daarnaast worden er voor de meeste jaargangen ook dubbels bewaard. Het gemeenteblad, zoals die uitgegeven is, heb ik niet tot het archief van de secretarie stricto sensu gerekend.

[49] Dat komt deels omdat het om duidelijk afzonderlijke en belangrijke reeksen gaat (zoals notulen en agenda's van ingekomen en uitgaande brieven), deels omdat men vorig jaar in allerijl een rek heeft moeten omruimen omdat een waterleiding lek gesprongen was.

[50] Deze dozen dragen de volgende etiketten:

81: 'centralisatie diverse dossiers in secretarie'

82: 'allerlei (economaat-correspondentie)'

83-84: 'VBSG' (=Vereniging Belgische Steden en Gemeenten)

85: 'Instituut Administratieve Universiteit'

[51] Stad Brugge. Gemeentelijk reglement op een behoorlijk en open bestuur, 1 september 1992. Brugge, gemeentebestuur, 1992; Stad Brugge. Infowijzer. Gemeentelijk reglement op een behoorlijk bestuur. Brugge, Stedelijke Informatiedienst, 1992, folder; Archiefreglement. Gemeenteblad Brugge, 1978, bijlagen, pp. 28-31 (24/10/1978).

[52] De term 'belanghebbende' wordt niet uitgebreid omschreven. Het Gemeentelijk reglement op een behoorlijk en open bestuur, p. 15, preciseert dat "een belang moet worden aangetoond om deze stukken te kunnen inzien. De inzage van een stuk uit deze lijst wordt afhankelijk gesteld van een aanvraag, waarvoor een formulier ter beschikking wordt gesteld."

[53] COPPENS, nr. 259: "Een indicateur is een agenda, die bovendien de plaats van de stukken in het archiefbestand aangeeft".

[54] Met uitzondering van een 'repertorium n° 2' dat zich in de stadsdrukkerij bevindt. Het betreft hier een indicateur uit de periode 1943/2/16-1944/2/3. Vreemd is wel dat we geen weet hebben van een 'repertorium 1' of een 'repertorium 3' en dat het register niet binnen het schema past. Ook vertonen de indicateurs van de secretarie geen lacune in deze periode. Het stuk draagt enkel op de frontpagina de vermelding: "voor alles wat voorafgaat, zie de repertoria van de secretarie".

[55] Bemerk dat het stuk wordt ingeschreven op de datum die het zelf draagt en niet op datum van ontvangst. Dit heeft tot gevolg dat het moeilijker terug te vinden is in de algemene agenda van ingekomen brieven.

[56] D'HONDT (J.). Structuurstudie..., pp. 26-27.

[57] SAB, HA, Secretarie, overdracht van 19 april 1989, doos C2.

[58] Ik schrijf "in principe" want, zoals eerder gezegd, worden alleen de 'belangrijkste stukken' ingeschreven.

[59] SAB, HA, Archief stadssecretaris Lombaerts, doos 16, vergaderingen van de diensthoofden, verslag vergadering

1974/01/16.

[60] Dienstnota 1316 d.d. 28/10/1977.

[61] Dienstnota 1315 d.d. 28/10/1977 en SAB, HA, Archief protocolchef, doos 81, centralisatie diverse dossiers in secretarie, 1977-1980. Deze dossiers worden in het archief van de protocolchef bewaard omdat de toenmalige ceremoniemeester (die bureauchef op de secretarie was) deze centralisaties voor zijn rekening nam. Deze doos behoort in feite onder het archief van de secretarie te berusten.

[62] Gesprek op 10 januari 1995.

[63] Wij konden nergens achterhalen hoe de procedure voordien verliep.

[64] Dienstnota 1285 d.d. 13/05/1977.

[65] Aangezien er van de vergaderingen van de berekken geen notulen opgesteld worden, is het dus niet altijd mogelijk om het debat omtrent een bepaalde zaak na te kunnen gaan.

[66] SAB, HA, archief stadssecretaris De Meyer, AZ 6, 'College Burgemeester en Schepenen', 'dossiers CBS'.

[67] Dienstnota FD/79 d.d. 23/12/1993.

[68] In 1979 werd voorgesteld om ook van de berekken een verslag op te stellen.(Gemeenteblad 1979, pp. 1618-1620, 27/11/1979) Aangezien in het archief geen verslagen van de berekken aangetroffen worden, vermoed ik dat het voorstel het niet gehaald heeft. Het is ook mogelijk dat deze verslagen zich bevinden in de persoonlijke archieven van de verslaggever van het berek: dat is meestal de bevoegde schepen en soms, zoals bij de 'verenigde berekken' de stadssecretaris.

[69] GADEYNE (G.). o.c., pp. 37-43.

[70] MARECHAL (G.). Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven. Richtlijn en advies. Deel 3. Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1993, pp. 29-43.

[71] DUJARDIN (J.), SOMERS (W.), VAN SUMMERREN (L.) &

DEBYSER (J.). Praktisch handboek voor gemeenterecht. Brugge, Die Keure, 1988, pp. 106, 127 & 130.

[72] SAB, archief Koolkerke, 819: 'stukken betreffende de Bond der Gemeentesecretarissen, TEERLYNCK (V.). Over het opmaken van de verslagen van de gemeenteraad en het schepencollege. Stencil, 1951, 6 p.

[73] Deze notities door de secretaris gemaakt zijn meestal uiterst beknopt, zoals 'ggk' voor goedgekeurd.

[74] SAB, HA, Notulen CBS, 1967, zitting van 13/1/1967.

[75] Ibidem, dossiertje 'secretarie'.

[76] Deze dozen A bevatten verschillende soorten bescheiden, gegroepeerd per jaar en volgens de gemeenteraadszitting waarop ze betrekking hebben.

[77] We moeten er op wijzen dat het debat normaal gezien reeds gevoerd is in de berekken. In de zitting van de gemeenteraad wordt meestal alleen nog eens de verschillende partijstandpunten vermeld.

[78] SAB, HA, Archief stadssecretaris De Meyer, AZ 10: 'Gemeenteraad', Reglement van orde en inwendige dienst,

art. 20.

[79] DUJARDIN (J.), SOMERS (W.), VAN SUMMEREN (L.) & DEBYSER (J.). o.c., p. 130.

[80] dienstnota FD/79 d.d. 23/12/1993.

[81] Indicateur B, die in de periode 1864-1884 van dienst was, ontbreekt en een indicateur J is er nooit geweest, om verwarring met de I te vermijden.

[82] SAB, HA, secretarie, overdracht van 19 april 1989, doos C2, dossier 'Bijzonder repertorium - reorganisatie', 1957.

[83] De overdrachtslijst meldt ten onrechte dat het hier om aanplakkingen van 1955-1960 gaat.

[84] De overdrachtslijst meldt ten onrechte dat het hier alleen om briefwisseling gaat.

[85] Stad Brugge. Jaarverslag 1993, deel 1, p. 1.

[86] De overdrachtslijst meldt te onrechte dat de stukken hierin van 1927-11970 dateren. Er blijken ook veel oudere documenten in te zitten.

[87] Aangeraden wordt voor facturen een bewaringstermijn van tien jaar te hanteren. Zie: DEN TEULING (A.J.M.). Selectie in de praktijk. Archiefbeheer in de praktijk in de praktijk, p. 4020-81.

[88] SAB, HA, notulen CBS, 1977, p. 518 (6 mei 1977).

[89] Deze notulen moesten ingebonden worden op last van de arrondissementscommissaris en daarom gebeurde dat maar zonder index. Het was immers nog altijd mogelijk om in het computerbestand van de notulen een zoekopdracht te laten uitvoeren.

[90] Stad Brugge. Jaarverslag 1993, dl 2, p. 7.

[91] Zie: ABSOLON (M.). Effecten op archiefvorminng door computergebruik in openbare administraties. Een doorlichting: Brugge. Brussel, onuitgeg. verhandeling KUL-UG-VUB, 1995.

[92] Inlichtingen verkregen van de informaticacel op 29 december 1994.

[93] Zie de verhandeling van Marc Absolon.

[94] MARECHAL (G.). De arrondissementscommissaris, een provinciaal archiefinspecteur 'manqué'? De lokale archieefinspectie: verleden en toekomst. in: Een kompas met vele streken. Huldealbum G. Asaert. Antwerpen, VVBAD, 1994, pp. 127-136.

[95] Bestuursmemoriaal van de provincie West-Vlaanderen, Nr. 21, 30 mei 1990, pp. 239-241.

[96] Voor volgende gegevens konden we beroep doen op een dossiertje van Mevr. De Grande, waarvoor dank.

[97] Stad Brugge. Jaarverslag 1993. Dl. II, p. 23.

[98] Volgende gegevens komen uit: Stad Brugge. Gemeentelijk reglement op een behoorlijk en open bestuur, 1 september 1992. Brugge, gemeentebestuur, 1992, en Stad Brugge. Infowijzer. Gemeentelijk reglement op een behoorlijk en open bestuur: de grote lijnen. Brugge, Stedelijke Informatiedienst, 1992, folder.

[99] Archiefreglement van de stad Brugge. Gemeenteblad Brugge, 1978, bijlagen, pp. 27-31.

[100] SAB, HA, archief stadssecretaris De Meyer, dossier AZ61, 'huisstijl'.

[101] MARECHAL (G.). Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven. Richtlijn en advies. Brussel, Algemeen Rijkksarchief, deel 3, 1993, pp. 29-43.

[102] Met uitzondering voor de agenda's van het college voor de jaren 1987-1993 aangezien die dienst kunnen doen als toegang op de notulen die voor deze jaren niet over een index beschikken. Ook de 'toelichtende nota van de gemeenteraad', zijnde een geannoteerde agenda ten gerieve van pers en publiek kan soms bijkomende informatie geven en dient dus bewaard te worden.

[103] Deze informatie komt namelijk niet voor in de notulen.

[104] Deze informatie wordt ook door de notulen gegeven.

[105] Hier moeten steekproeven genomen worden om na te gaan in hoeverre deze dossiers informatie bevatten die niet voorkomen in de notulen. Zo raadt ik aan doos A3 en A3bis uit het stadsarchief (kelder 1, rek XLIV) te bewaren, aangezien daar unieke informatie te vinden is, met name over het doorverwijzen van punten op de agenda van het college naar de gemeenteraad en de berekken.

[106] Stadsarchief, kelder 1, rek XLIV, dozen C.

[107] Voorlopig zouden we opteren om deze uitgebreide serie te bewaren, ondanks de zeer moeilijke toegankelijkheid en de aanwezigheid van heel wat routinebriefwisseling. De reden hiervoor is dat het helemaal niet verzekerd is dat ook de diensten nauwgezet de minuten van hun uitgaande post hebben bijgehouden, hetzij in een chronologisch geordende reeks, hetzij in de dossiers. Indien na een uitgebreide steekproef zou blijken dat dit inderdaad het geval is, dan zou eventueel tot vernietiging van deze serie mogen overgegaan worden. Indien zou blijken dat deze serie in sommige gevallen de enige plaats is waar de minuten van uitgaande brieven bewaard zijn, dan moet zeker gekozen worden voor bewaring, aangezien selectie in een ingebonden reeks onmogelijk is.

[108] Wij opteren voor bewaring aangezien er geen 'register van processen-verbaal van openbaar onderzoek' is, en dit register enigszins aan dat euvel kan verhelpen.

[109] Aangezien zij ook opgenomen worden in het gemeenteblad.

[110] Het grootste deel van de informate die deze documenten ons verschaffen, komen nergens anders voor.

[111] Want meestal informatie die niet in de notulen voorkomen.

[112] Stukken waarvan de informatie ook in de notulen voorkomt, mogen vernietigd worden (cf. akten van eedaflegging).

[113] De 'Nota Benes', evenals de losse persberichten en de stukken i.v.m. centralisatie van mededelingen aan de pers moeten bewaard worden. De minuten van de 'Nota Benes' mogen vernietigd worden.

[114] Gemeenteblad Brugge, 1972, bijlagen, jaarverslag 1971.

[115] SAB, HA, archief stadssecretaris Lombaerts, doos 16, 'taakverdeling diensten', 1 omslag.

[116] Stad Brugge. Taakverdeling..., p. 2.

[117] SAB, HA, notulen College van Burgemeester en Schepenen, 1977, p. 518 (6 mei 1977).

[118] SAB, HA, archief stadssecretaris De Meyer, nota voor schepen F. Peuteman van Fernand Devriese, d.d. 28/01/1980.

[119] DEPRE (R.) & FREDERICKX (R.). o.c., p. 84.

[120] DELPEREE (F.). De nieuwe gemeentesecretaris. Gemeentekrediet van België, 187 (1994/1), p. 47.

[121] Volgende gegevens komen uit het voorstel tot kaderwijzigng, eind 1994 en uit een gesprek die we hadden met het diensthoofd, de heer Luc Vael, op 10 februari 1995.

[122] MARECHAL (G.). Bewaring en vernietiging..., dl. 3, p.42.

[123] Stad Brugge. Gemeentelijk reglement..., p. 20.

[124] jaarverslag 1979, in Gemeenteblad, 1980.

[125] Stad Brugge. Jaarverslag 1986, p. 3/1.

[126] CROMBE (I.). Automatisatie en beheer van dynamisch archief. Archiefinitiatie(f) 1, pp. 121-129 en CROMBE (I.). Automatisering en beheer van dynaisch archief. Casus: de provinciale administratie van Oost-Vlaanderen. Brussel, onuitgeg. licentiaatsverh. VUB, 1990, 106 p.